11 dei migliori strumenti di pianificazione delle riunioni per organizzare la tua giornata

Ci lamentiamo di aver trascorso innumerevoli ore in riunioni improduttive e mal gestite.

Ma il crimine maggiore è tutto il tempo sprecato che trascorriamo programmazione l'incontro.

L'infinita comunicazione avanti e indietro e passaggi: rivedere i calendari, scoprire il posto migliore per incontrarsi, impostare un numero di chiamata, aggiungere la riunione al calendario e invitare tutti i partecipanti necessari. Il processo rende la riunione una seccatura prima ancora che inizi.

Pianifica facilmente le riunioni senza le fastidiose e-mail avanti e indietro. Ottieni l'accesso gratuito alle riunioni HubSpot qui.

Sia che tu stia cercando di trovare la finestra temporale perfetta per restare in contatto con il tuo team impegnato o che tu stia cercando il modo migliore per coordinarti con i tuoi clienti, questi strumenti di pianificazione delle riunioni sono coperti.

1. HubSpot

Molti strumenti di pianificazione delle riunioni si connettono alla posta in arrivo, ma cosa succede se è necessario che la pianificazione delle riunioni sia disponibile anche nel CRM? Lo strumento di pianificazione delle riunioni di HubSpot si integra sia con il tuo calendario che con HubSpot CRM, quindi impostare riunioni con clienti, potenziali clienti o lead è un processo indolore.

Lo strumento Meetings fornisce agli utenti un link di prenotazione personalizzato che possono condividere via e-mail per invitare le persone a visualizzare la loro disponibilità e il tempo di prenotazione. Quando qualcuno pianifica una riunione, questa verrà automaticamente aggiunta alla tua calendario, e inviato al CRM.

2. Raduno

Trovare un tempo per un gruppo di persone da incontrare può essere un incubo, soprattutto se il tuo team è numeroso o include dipendenti remoti. Rally ti consente di creare un sondaggio semplice e diretto in cui i partecipanti possono votare un giorno per un evento che funziona meglio per loro. Include anche una sezione di commento aperta nella pagina della riunione, in modo che i partecipanti possano pianificare l'agenda della riunione o discutere i dettagli prima dell'evento.

3. Assistant.to

Assistant.to ti consente di lavorare direttamente a partire dal Gmail e Google Calendar per selezionare gli orari di incontro disponibili e condividere gli slot aperti con la persona con cui stai cercando di pianificare un incontro.

Dall'interno della schermata di composizione del messaggio in Gmail, puoi selezionare la durata e il luogo della riunione. Queste informazioni sono incluse in un'e-mail, consentendo al destinatario di fare clic sull'ora che funziona meglio per loro. Una volta concordato un orario, l'app aggiunge la riunione con tutti i dettagli rilevanti al tuo calendario. Attualmente, la pianificazione di gruppo non è un'opzione.

4. Calendario

Calendar, che ha recentemente acquisito Timebridge, è un servizio gratuito che integra i calendari Google e Apple. L'app offre due modi per pianificare le riunioni.

Con il metodo "in uscita", gli host indicano la propria disponibilità, elencano i partecipanti che desiderano partecipare a una riunione e utilizzano il software Calendar per inviare un'e-mail per raccogliere gli orari preferiti da tutti. Dopo che Calendar ha determinato il momento ideale per tutti, l'app pianificherà la riunione per te. Con il metodo "in entrata", Calendar ti offre un URL personale in cui gli utenti possono verificare la tua disponibilità e richiedere gli orari per incontrarti.

5. NeedToMeet

NeedToMeet non richiede la registrazione di un account per utilizzare il loro servizio. È sufficiente inserire una breve descrizione dello scopo della riunione, bloccare la disponibilità su un calendario e inviare il collegamento ai partecipanti. La versione gratuita non si sincronizza con il tuo calendario, ma offre un abbonamento premium che si integra con Outlook.

Questo strumento si differenzia da servizi come Rally e Doodle perché consente ai partecipanti di indicare la data e l'ora preferite, piuttosto che scegliere solo da un elenco di date e orari impostati dall'organizzatore della riunione.

6. YouCanBook.me

Se ti accerti di far conoscere la tua disponibilità ai clienti, prova YouCanBook.me. Questo servizio freemium offre agli utenti un URL personalizzato in cui gli utenti possono visualizzare spot gratuiti sul tuo calendario Google o iCloud e prenotare il tempo con te.

Il servizio ti consente di personalizzare la tua pagina di prenotazione con diversi layout, colorie il logo della tua azienda.

7. Scegli

Scegli scansiona automaticamente i calendari di Gmail per trovare slot aperti, quindi fornisce un elenco di orari reciprocamente disponibili. È quindi possibile inviare un invito del calendario a tutti i partecipanti direttamente dall'app.

Tutti i membri del tuo team devono essere su Pick per condividere la loro disponibilità. L'app fornisce inoltre agli utenti un singolo URL in modo da poter condividere la tua disponibilità con le persone che richiedono una riunione.

8. Doodle

Con Doodle, puoi scegliere Data e opzioni di tempo e sondare un gruppo per vedere cosa funziona meglio per loro. Non è necessario registrarsi per un account Doodle per partecipare a un sondaggio. Puoi anche creare un URL Doodle pubblico, in cui le persone possono richiedere un incontro con te in base alla disponibilità elencata.

9. Calendly

Calendly si integra direttamente con Google o Office 365 calendario, e ti dà un URL personalizzato in cui le persone possono visualizzare la tua disponibilità e pianificare gli orari per incontrarti. Offrono un servizio gratuito di base Piano, e un piano premium a pagamento che consente la pianificazione di gruppo e altre funzionalità aggiuntive.

Per aiutarti a rimanere organizzato, l'app ti consente di impostare tipi di riunioni e durate personalizzate, ad esempio "Check-in di 30 minuti" o "Revisione di progetti di 60 minuti". Puoi anche aggiungere domande personalizzate al modulo utilizzato dalle persone per iscriversi per incontrarti, includere un link a un documento o una pagina Web che le persone dovrebbero rivedere prima della riunione o persino rendere privati ​​gli eventi.

10. Clara

Incontra Clara, un assistente virtuale alimentato dall'apprendimento automatico in grado di pianificare tutte le riunioni e conoscere i tuoi schemi di pianificazione. Dopo esserti registrato, indichi le tue preferenze su quali giorni e orari sono disponibili per le riunioni e le tue preferito posizioni per caffè, pranzo o bevande.

Se qualcuno richiede una riunione, puoi l'indirizzo e-mail di CC Clara (che può essere personalizzato per il dominio della tua azienda) e l'assistente virtuale determinerà ora, data, durata, partecipanti e luogo della riunione. Comprende anche i comandi umani come "Sono malato, puoi riprogrammare i miei incontri martedì?"

Attualmente funziona solo con Gmail e ha un prezzo elevato, ma potrebbe valerne la pena se la pianificazione è un grosso problema per la tua azienda. Soprattutto se si considera che è ancora molto più economico che assumere un assistente personale umano.

11. Google Calendar

Se il tuo team utilizza GSuite e desidera semplificare i processi di pianificazione, puoi pianificare riunioni con altri utenti tramite Google Calendar.

Se l'email di lavoro fa già parte di un abbonamento GSuite, puoi andare al tuo calendario, cercare un altro membro del team nella scheda "Incontra" alla tua sinistra, quindi fare clic sul loro nome per visualizzare il loro calendario con il tuo. Se fai clic su una fascia oraria di quel calendario, puoi pianificare un incontro con te stesso e quel compagno di squadra.

Se i tuoi compagni di squadra non fanno parte di GSuite, puoi premere il pulsante di condivisione e condividere il tuo calendario con il loro indirizzo e-mail. Da lì, possono inserire il calendario e pianificare un appuntamento con te.

Sommario

Le opzioni sono infinite per gli strumenti di pianificazione delle riunioni. Alla fine la scelta spetta a te quale si adatta al tuo flusso di lavoro personale.

Se stai cercando un modo semplice e veloce per prenotare le riunioni più velocemente senza le e-mail avanti e indietro … dai un'occhiata allo strumento di pianificazione delle riunioni di HubSpot.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a luglio 2015 ed è stato aggiornato per freschezza, accuratezza e completezza.