11 hack e-mail gratuiti per aumentare la tua produttività

Se sei come me, una buona parte della tua giornata sta setacciando la tua casella di posta, inviando e-mail alla posta indesiderata e rispondendo a e-mail urgenti.

Hai bisogno di aiuto per gestirlo? Abbiamo trucchi e-mail gratuiti che ti aiuteranno a gestire meglio la tua casella di posta in modo da poterti concentrare sulle cose importanti.

11 hack e-mail gratuiti per aumentare la tua produttività

1. Disattiva le notifiche o metti in pausa le email.

Oltre ai social media, la posta elettronica è il luogo in cui la maggior parte delle persone viene inondata di notifiche. Questo può essere uno dei maggiori ostacoli alla produttività poiché la tua attenzione viene attirata altrove.

Soluzione? Basta disattivare le notifiche e-mail per concentrarsi sulle attività più urgenti. Meglio ancora, puoi sospendere la visualizzazione delle e-mail in arrivo anche nella tua casella di posta, se il tuo provider di posta lo consente.

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Gli utenti di Outlook possono sospendere le notifiche tramite l’app Boomerang e riattivarle quando sono pronti ad affrontarle.

2. Blocca i tempi per la revisione delle e-mail in batch.

Le e-mail possono arrivare a tutte le ore del giorno e se lavori con un team asincrono, non ci sono ore libere.

Quindi, invece di controllare costantemente le tue e-mail e rispondere a ognuna di esse quando arriva, dedica dei momenti durante la giornata per rivederle.

Può essere la mattina presto, il tardo pomeriggio o ogni volta che prevedi di avere dei tempi di inattività.

Consiglio dell’esperto: Una volta deciso questo periodo di tempo, aggiungilo al tuo calendario per evitare conflitti con altre attività lavorative.

3. Creare modelli.

Sai come i siti web hanno sezioni FAQ? Nelle nostre carriere professionali, spesso comunichiamo sempre la stessa cosa ai nostri clienti, colleghi e parti interessate.

Per rendere questo un po’ più semplice, crea dei modelli per evitare di ricominciare da capo ogni volta che redigi un’e-mail.

I tuoi modelli saranno basati sulle domande che ricevi più spesso, sulle frasi che usi di più e sui messaggi che condividi di più. Cose come:

• Email fredde
• Reindirizzamenti ad altri team
• Notifiche settimanali del team
• Ooo messaggio

Per configurarlo in Gmail, vai alle tue impostazioni, fai clic sulla scheda Avanzate e fai clic su “Abilita” accanto alla sezione Modelli.

4. Creare cartelle.

L’organizzazione è la chiave definitiva per la produttività e le e-mail spesso cadono nel dimenticatoio. L’ironia è che tendono a contenere alcune delle informazioni più importanti che utilizziamo quotidianamente.

La creazione di cartelle all’interno della tua e-mail non solo renderà le cose più facili da trovare, ma anche più gestibili quando si assegna la priorità alle e-mail.

Ad esempio, puoi creare categorie per:

• Priorità (ad es. Azione richiesta, informativa)
• Funzione (ad es. risorse umane, finanza, assicurazioni)
• Team (es. Leadership, riporti diretti, colleghi, ecc.)

5. Filtra le email in arrivo.

Perché ordinare le e-mail quando puoi fare in modo che il tuo provider di posta lo faccia automaticamente per te?

La funzione di filtro, disponibile tramite la maggior parte dei provider di posta elettronica, consente di ordinare, eliminare, contrassegnare e inoltrare le e-mail.

Puoi farlo utilizzando le seguenti informazioni:

• Indirizzi email
• Parole e/o frasi
• Linea tematica
• Attaccamento

Una volta creato il filtro, si designa l’azione di follow-up automatizzata.

I casi d’uso includono l’aggiunta di e-mail dalla dirigenza a una cartella specifica, l’eliminazione della posta indesiderata, il contrassegno dei promemoria come già letti.

6. Usa uno scheduler di posta elettronica.

Sono finiti i giorni in cui ti svegliavi alle 6 del mattino solo per inviare un’email che non potevi inviare alle 22 di ieri sera quando l’hai redatta.

Alcuni provider di posta elettronica ti consentono di programmare una data e un’ora per inviare la tua e-mail in modo da poterla impostare e dimenticarla, senza preoccupazioni.

Se il tuo provider non ha questa funzione, prendi in considerazione un’estensione come Boomerang, che puoi integrare con la tua email per programmare le email.

7. Abilitare la funzione “non inviare”.

Lo facciamo tutti: invia un’e-mail, quindi rileggi obbligatoriamente l’e-mail che hai già riletto cinque volte prima di inviarla SOLO nel caso, anche se non puoi farci nulla. Finora.

Gmail e altri provider di posta elettronica ora ti consentono di annullare l’invio di un’email per alcuni secondi dopo aver fatto clic su “Invia”, nel caso in cui avessi notato un errore o semplicemente avessi cambiato idea.

Consiglio dell’esperto: Aggiungi i destinatari solo quando la tua e-mail è pronta per essere inviata: in questo modo non invierai mai più un’e-mail non completata.

8. Impara le scorciatoie.

Le scorciatoie ti consentono di completare rapidamente le tue attività di posta elettronica senza perdere un colpo.

Con le scorciatoie e-mail, puoi:

• Componi nuove email.
• Aggiungi destinatari cc e bcc.
• Inserisci link.
• Apri i suggerimenti ortografici.
• Formatta il testo con grassetto, corsivo, sottolineato, rientri e allineamenti.
• Archivia le email

E questo è solo per citarne alcuni. Se c’è una funzione che usi spesso, c’è probabilmente una scorciatoia per arrivarci con un solo clic o una sequenza di tasti.

Naturalmente, le scorciatoie variano a seconda del provider e del dispositivo. Quindi, prima di iniziare a usarli, assicurati di utilizzare quelli giusti.

9. Annulla l’iscrizione.

Se la tua casella di posta è simile alla mia, ci sono alcune migliaia di e-mail di marchi con cui non interagisci mai.

Sebbene l’eliminazione di queste e-mail richieda molto tempo, puoi iniziare a ripulire la tua casella di posta annullando l’iscrizione alle e-mail che non hai mai letto. Sfortunatamente, non tutti i marchi hanno flussi di lavoro di disimpegno che ti rimuoveranno automaticamente da un elenco di lettura.

In questo caso, dovrai annullare manualmente l’iscrizione. Fidati di me, il tuo sé futuro ti ringrazierà.

10. Ottieni un’estensione del browser grammaticale.

La maggior parte di noi redige le email direttamente dalla casella “Nuova bozza”. Tuttavia, tale strategia comporta alcuni rischi, vale a dire errori di ortografia o frasi scomode.

App come Grammarly fungeranno da correttori di bozze, rilevando i tuoi errori non appena li commetti. Grammarly ha anche funzioni ordinate che ti diranno il tono del tuo messaggio e suggeriranno frasi alternative.

Con questo strumento, non devi mai preoccuparti di come suoni o se c’è un errore di battitura nascosto. Elimina tutte le congetture in modo che tu possa concentrarti solo sulla pressione di “Invia”.

11. Dai la priorità alle tue e-mail.

Se stai ancora lottando con la gestione del grande volume di email che stai ricevendo, prova a seguire questa regola popolare: se l’email richiede una risposta che richiederà due minuti o meno, rispondi immediatamente.

Se ci vorrà più tempo, salvalo per dopo. Questa strategia è progettata per aiutarti a sbarazzarti del disordine senza essere sopraffatto.

Ecco fatto: hack e-mail gratuiti che ti aiuteranno a tenere sotto controllo la tua casella di posta e massimizzare la tua produttività.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell’agosto 2016 ed è stato aggiornato per completezza.