Le capacità comunicative sono più importanti che mai, ma cosa succede se la tua grammatica non riesce a fare il voto?
Cinquant'anni fa, saresti andato alla scrivania del tuo collega o chiamato al secondo piano per fare una domanda. Ora, indipendentemente dal fatto che i tuoi colleghi siano nel prossimo cubo o mezzo mondo, è prassi normale inviarti tramite e-mail, messaggio istantaneo o SMS.
Questo cambiamento nella comunicazione di base ha reso le abilità di scrittura cruciali per essere ascoltate.
Un numero crescente di dipendenti sta "lavorando con persone che non hanno mai incontrato e comunicando con loro in gran parte tramite e-mail", ha detto alla CNBC Will Ellet, professore a contratto di scrittura presso la Brandeis International Business School.
Indipendentemente dal formato della comunicazione scritta, deve essere chiaro e conciso. Le incomprensioni possono portare a errori costosi. Dato che il professionista medio invia e riceve più di 100 email al giorno, nessuno ha il tempo di leggere messaggi vaganti che non arrivano rapidamente al punto.
Potremmo tutti usare un piccolo aggiornamento sulle nostre capacità di scrittura aziendale. E grazie a una vasta gamma di lezioni e risorse gratuite online, possiamo migliorare la grammatica e la scrittura dalla comodità delle nostre sedie da scrivania, senza spendere un centesimo.
Per iniziare, abbiamo messo insieme un elenco di suggerimenti per migliorare rapidamente le tue capacità di comunicazione scritta. Controllali. (E se stai cercando altro, ecco un elenco eccellente di utili siti Web e strumenti che risolvono domande ed errori di grammatica comuni).
Come diventare un writer migliore
- Sviluppa un'abitudine quotidiana per scrivere.
- Prova a leggere tutti i giorni.
- Capitalizza quando devi.
- Evitare l'uso di punti esclamativi.
- Pensa sempre al tuo pubblico.
- Taglia le frasi di riempimento e le parole d'ordine.
- Iscriviti per un corso di scrittura gratuito online.
- Usa i modelli di scrittura.
- Assicurati di indirizzare le persone correttamente.
- Studia parole e frasi comunemente usate impropriamente.
- Lascia cadere la parola "molto" dal tuo vocabolario.
- Leggi il tuo scritto ad alta voce.
- Chiedi un feedback ai tuoi colleghi.
1. Sviluppa un'abitudine per scrivere quotidianamente.
La pratica rende perfetti, quindi prendi da parte solo 10 o 15 minuti ogni giorno per scrivere liberamente. La scrittura libera è un'abitudine quotidiana salutare che ti consente di mettere i tuoi pensieri su carta (o computer) senza preoccuparti di delineare o correggere le tue idee. Pensa ad esso come un diario, ma focalizza la tua entrata quotidiana sulla crescita personale o su un argomento in cui vuoi diventare – o essere visto come – un esperto.
Una volta che hai finito di scrivere ogni giorno, puoi utilizzare uno strumento come Grammatica per individuare gli errori e ricordarli per il giorno successivo.
2. Cerca di leggere tutti i giorni.
Oltre a scrivere ogni giorno, un quotidiano lettura l'abitudine è anche fondamentale per aumentare il tuo vocabolario e ampliare il tuo repertorio di scrittura.
Sii selettivo sulle tue scelte di lettura, però. Mentre la lettura in generale ti aiuta ad assumere nuovi punti di vista, il contenuto che stai leggendo può avere il maggiore impatto su ciò che ne viene fuori. Secondo uno studio dell'Università della Florida, la lettura di riviste accademiche e di narrativa letteraria può effettivamente renderti capace di progetti di scrittura più complessi rispetto alla lettura di contenuti web semplici, curati o di cultura pop.
Quindi, prepara un romanzo accanto al tuo pranzo o sfoglia una rivista. Anche i blog di settore possono essere una grande fonte di scrittura di qualità (se lo diciamo noi stessi).
3. Capitalizza quando devi.
Si noti come l'Università della Florida ha pubblicato quello studio di riferimento nel suggerimento precedente. E nota come l'Università della Florida è in maiuscolo.
Potrebbe sembrare pedante insegnarti le regole basilari della grammatica, ma non è sempre chiaro cosa meriti di essere capitalizzato e cosa no. Qui ci sono due tipi di scrittura che dovresti sempre esaminare da vicino quando intenti le tue parole:
- Nomi propri. Se si tratta di un nome ufficiale di persona, città, azienda, prodotto, libro, pubblicazione, nazione, continente, titolo di lavoro governativo o scuola (probabilmente ne manchiamo alcuni in questa lista), capitalizzalo. Queste parole si riferiscono a persone, luoghi o cose specifiche e dovrebbero essere capitalizzate per rispecchiarle.
- Titolo Ogni volta che stai titolando una nuova storia, un libro, un articolo o anche una nuova sezione di un articolo, avrai bisogno di lettere maiuscole per distinguerlo. Ciò significa che le linee oggetto dell'email, i titoli dei post dei blog e persino i titoli dei report devono essere in maiuscolo. Controlla lo stile di stampa associato per imparare un modo popolare di farlo.
4. Evitare l'uso di punti esclamativi.
Spesso, facciamo affidamento sui punti esclamativi troppo pesantemente come una stampella.
"Non chiedere alla punteggiatura di fare il lavoro di una parola", avverte Beth Dunn, capo redattore e redattore del team di prodotto di HubSpot. "Diluisce il tuo messaggio." Invece, suggerisce di lavorare per rendere le nostre parole più precise di ciò che vuoi dire. In caso di dubbi sull'utilizzo di un punto esclamativo, consultare questo diagramma di flusso.
5. Pensa sempre al tuo pubblico.
Puoi essere casuale con i tuoi colleghi e colleghi, ma quando comunichi con la direzione o i clienti, è una buona idea scrivere usando una grammatica più formale.
Tieni presente che "formale" non significa necessariamente stilato o vecchio stile. Piuttosto, ti chiede di usare le contrazioni con parsimonia ("è" invece di "è"), scegli attentamente le parole di saluto ("ciao" e "ciao" sono più formali di "hey") e scegli il tuo umorismo con saggezza.
È molto più difficile trasmettere il tono sotto forma di parole di quanto non lo sia di persona: i tipi di formalità sopra descritti sono il modo in cui è possibile compensare ciò e garantire che il pubblico non si senta inosservato.
6. Taglia le frasi di riempimento e le parole d'ordine.
Frasi di parole come "dovuto al fatto che" dovrebbero essere scambiate per i loro sinonimi più semplici e diretti. (In questo caso, "perché" ottiene il lavoro fatto).
Alcune parole d'ordine possono essere alla moda, ma questo non significa necessariamente che siano efficaci nel comunicare le idee chiaramente. Rimuovili dalla comunicazione aziendale, a meno che tu non sia sicuro che tutti capiscano esattamente cosa significhi "sinergia".
7. Iscriviti per un corso di scrittura gratuito online.
Saresti sorpreso di ciò che puoi imparare da un corso di scrittura online gratuito. I corsi online massivamente aperti (MOOC) si stanno solo moltiplicando e puoi trovare corsi gratuiti offerti da Coursera, Udemy ed edX, così come università come Harvard, Stanford e MIT.
8. Usa modelli di scrittura.
I modelli possono farti risparmiare tempo e fatica. Se devi inviare lettere o memo simili su base regolare, crea un modello con campi personalizzabili. Puoi sempre personalizzare la tua comunicazione con una frase o due.
Ecco 78 modelli gratuiti di creazione di contenuti per ebook, comunicati stampa, SlideShares, infografiche e altro per aiutarti a iniziare.
9. Assicurati di indirizzare le persone correttamente.
Evita di insultare accidentalmente qualcuno controllando i nomi, il sesso, i pronomi personali e i titoli.
Dustin Wax di Lifehack scrive: "Se non sei positivo riguardo all'ortografia del nome di qualcuno, del titolo di lavoro (e di cosa significa), o del loro genere, a) controlla con qualcuno che sa (come il loro assistente), o b) nel caso di genere, utilizzare un linguaggio neutrale rispetto al genere. "
10. Studiare parole e frasi comunemente usate impropriamente.
E non sbagliare mai.
È "peek", "peak" o "pique"? Quale è corretta: "primo arrivato, primo servito" o "primo arrivato, primo servito"? Ci sono un sacco di parole e frasi comunemente usate impropriamente là fuori che dovresti sapere.
Ad esempio, qual è la differenza tra "that" e "which"? In breve, "that" introduce informazioni essenziali, cioè le cose che potrebbero trasformare la tua frase in sciocchezze se la prendi. Lo fa non prendi una virgola D'altra parte, "che" introduce informazioni non essenziali ed è preceduto da una virgola. (Per una spiegazione approfondita, leggi questo post di Grammar Girl.)
In caso di dubbi, esegui una rapida ricerca su Google. Ne vale la pena.
11. Lascia cadere la parola "molto" dal tuo vocabolario.
Una volta il re di Firenze scrisse: "Molto è la parola più inutile nella lingua inglese e può sempre venire fuori, più che inutile, è infido perché indebolisce invariabilmente ciò che è destinato a rafforzare".
Sareste stupiti dalla differenza che rimuove la parola "molto" nella vostra scrittura. Ecco alcuni esempi:
- Il software è stato creato da un gruppo di ingegneri molto appassionati.
- Sono molto entusiasta di iniziare il nostro prossimo progetto.
- I dati ricevuti dal team di marketing sono stati molto indicativi del traffico del sito Web a partire dal mese scorso.
In tutte e tre le frasi sopra, "molto" diluisce la forza della parola che viene dopo di essa. Ora leggi ogni frase senza "molto". Non suonano molto meglio?
Se vuoi che i tuoi scritti diano volume al tuo pubblico, non aggiungere "molto" – aggiungi un aggettivo migliore. Una volta che gli si attribuisce "molto", si sta dando all'aggettivo un voto di cui non ha bisogno.
12. Leggi il tuo scritto ad alta voce.
Prima di inviare qualcosa di importante, leggi velocemente ad alta voce. Può sembrare un po 'strano, ma leggere i tuoi scritti ad alta voce è uno dei modi più efficaci per catturare errori di battitura, errori grammaticali e fraseggi scomodi.
13. Chiedi un feedback ai tuoi colleghi.
Questo è forse il consiglio più importante di tutti per diventare uno scrittore migliore. Se leggi abbastanza volte la tua scrittura, diventa improvvisamente solo un muro di parole, che ti gioca nella testa senza un vero significato. Il modo migliore per scoprire come la tua scrittura colpirà le orecchie dei tuoi lettori è avere qualcuno altro leggilo.
Fare in modo che i tuoi colleghi e colleghi ti forniscano feedback sulla tua scrittura ti offre una finestra su come le altre persone – che hanno tutte esperienze e modi diversi di interpretare le cose – percepiscono le tue idee. Ad esempio, un paragrafo che hai pensato fosse cristallino potrebbe confondere totalmente il tuo diretto collaboratore. Più spesso prendi questa critica, più sarai capace di rafforzare la tua voce e identificarti con il tuo pubblico.
Questi suggerimenti autoapprendimento e di autoapprendimento ti aiuteranno a migliorare le tue capacità di scrittura e comunicazione in pochissimo tempo.