21 funzioni di Google Doc che non sapevi esistessero (ma che dovresti assolutamente)

Qualche anno fa, mentre stavo scorrendo il mio feed di notizie su Facebook senza pensare, ho trovato un articolo che mi diceva che stavo usando tazze di ketchup di carta tutte sbagliate.

Si scopre che dovresti far esplodere i lati della tazza per aumentare la capacità di ketchup, in questo modo. Chi lo sapeva? Bene, di recente ho applicato quel senso di avventura a un'altra cosa che amo: Google Documenti. E quello che ho scoperto è stato altrettanto che mi ha cambiato la vita.

Certo, potresti aver utilizzato Google Documenti per anni, ma proprio come ho scoperto, ci sono probabilmente diverse funzioni utili che devi ancora scoprire. Ad esempio, sapevi di poter esaminare l'intera cronologia delle revisioni di un documento per capire cosa è stato modificato e quando?

Ecco 21 dolci funzioni che Google Documenti ha da offrire che non sono presenti nel radar di molte persone.

1. Aggiungi caratteri

Quando crei un nuovo documento, Google Documenti ti avvia con quasi due dozzine di caratteri nativi che puoi scegliere utilizzando l'elenco a discesa sulla barra degli strumenti di modifica in alto. Ma ci sono dozzine di più tipi di carattere e caratteri disponibili nello stesso menu a discesa.

Per aggiungere altri caratteri Google Doc, apri il documento e fai clic sulla terza casella a discesa dei caratteri da sinistra sulla barra degli strumenti di modifica. Il font predefinito dovrebbe essere Arial, come mostrato nella schermata qui sotto.

Quando viene visualizzato l'elenco dei caratteri iniziale, fai clic sull'opzione "Altri caratteri …" – la prima opzione verso il basso, come mostrato nella schermata sopra. Questo aprirà una finestra di caratteri aggiuntivi, come mostrato di seguito.

Dalla finestra che appare, mostrata sopra, seleziona i caratteri che desideri aggiungere al tuo elenco a discesa iniziale di caratteri. Quindi selezionare "OK" in fondo. Puoi anche esplorare nuovi caratteri in base al loro tema e aspetto generale utilizzando il menu a discesa "Mostra".

Quando torni alla visualizzazione del documento, dovresti vedere i caratteri selezionati inclusi nel menu a discesa dei caratteri.

2. Modelli

Perché iniziare da zero quando è possibile utilizzare un modello? Sia che tu stia utilizzando Google Documenti per scrivere il tuo curriculum, redigere una proposta di progetto, creare una lettera commerciale, formalizzare gli appunti delle riunioni o progettare un opuscolo, puoi scommettere che c'è un modello per quello. In realtà, ci sono modelli per quasi tutte le esigenze della tua azienda. E per ogni categoria, troverai più modelli tra cui scegliere.

Questa funzione non è esattamente nascosta, ma è spesso trascurata. Troverai tutti questi modelli nella parte superiore della tua home page di Google Doc. Clic Di Più in alto a destra per sfogliare tutte le opzioni.

3. Sommario Barra laterale

Scrivere un lungo documento con molte sottosezioni in cui i lettori potrebbero voler saltare? Il pratico componente aggiuntivo "Sommario" crea automaticamente una barra laterale di navigazione. Fai semplicemente clic su intestazioni e sottotitoli nella barra laterale per passare facilmente da un punto all'altro del documento. Può essere un po 'lento se il tuo documento è davvero lungo, ma fa il trucco – ed è ancora meglio dello scorrimento.

Per trovare il componente aggiuntivo, fai clic qui o apri il documento e fai clic Componenti aggiuntivi dal menu nella parte superiore della pagina. Scegliere Ottieni componenti aggiuntivi … e cerca "Sommario".

4. Crea o rimuovi intestazione

Intestazioni e piè di pagina sono particolarmente utili quando si crea un documento Google con molte pagine. Puoi creare un'intestazione che includa il titolo del documento, ciascun numero di pagina o entrambi su ogni pagina contemporaneamente.

Per creare un'intestazione

A creare un'intestazione su Google Documenti, doppio click nella parte superiore di una delle tue pagine e inizia a digitare il testo dell'intestazione. Puoi anche selezionare "Inserire" dalla barra degli strumenti di navigazione in alto, quindi passa il cursore sopra "Intestazione e numero di pagina" per un'opzione di scorrimento che consente di ordinare le pagine aumentando i numeri.

Usando entrambi i processi, creerai un'intestazione simile all'immagine seguente. Questo apparirà su ogni pagina.

Per rimuovere un'intestazione

Ma rimuovere questa intestazione dopo averla creata non è un'opzione così ovvia. Per rimuovere un'intestazione da Google Documenti, è sufficiente rimuovere il testo incluso nell'intestazione, quindi fare clic fuori dallo spazio dell'intestazione e tornare al testo del corpo del documento.

Per modificare le dimensioni dell'intestazione

A ridurre le dimensioni di un'intestazione da un documento Google e utilizzare questo spazio per più testo del corpo, modificare i margini della pagina. Per fare ciò, clicca "File" nella barra di navigazione in alto, quindi "impostazione della pagina…"

Da qui, è possibile restringere i margini della pagina a un formato personalizzato o utilizzare un "Formato carta" predefinito tra le opzioni mostrate nello screenshot seguente. Ciò ti consentirà di inserire o estrarre i margini dell'intestazione a tuo piacimento.

5. Cancella formattazione

Se hai mai incollato del testo in un documento Google da un'altra posizione, probabilmente hai riscontrato problemi di formattazione. Può succedere anche per una serie di altri motivi. Invece di modificare manualmente quel testo per adattarlo alla formattazione corretta, puoi semplicemente evidenziare il testo offensivo e andare a Formato> Cancella formattazione proprio nella barra degli strumenti. Boom: formatterà il testo esterno per adattarlo al resto del documento.

6. Creare una cartella

Poiché Google Drive archivia i tuoi documenti sul cloud, più persone utilizzano spesso lo stesso account Drive per condividere file tra loro. Nel tempo, questo può rendere difficile organizzare il tuo proprio documenti. Per conservarli tutti in un luogo pulito e sicuro, crea una cartella di Google Documenti solo per te o il tuo team.

Per creare una nuova cartella per i tuoi documenti Google, seleziona il blu "Nuovo" pulsante in alto a sinistra nel tuo account Drive. Qui puoi anche creare un documento Google, come mostrato di seguito.

Dalle opzioni visualizzate, selezionare "Cartella" e dai un titolo alla tua cartella con un'etichetta che ricorderai. Questa cartella verrà quindi visualizzata nella sezione "Cartelle" di "I miei file", come mostrato di seguito.

7. Lo strumento di ricerca

Lo strumento di ricerca è una manna dal cielo per chiunque scriva qualcosa in Google Documenti che richiede una ricerca online. Perché? Ti consente di ricercare e fare riferimento a informazioni e immagini online senza dover lasciare il documento. Ciò significa che non è più necessario fare clic avanti e indietro all'infinito tra le schede.

Puoi aprire lo strumento di ricerca su un computer in tre modi:

1. Apri il documento e apri il Utensili menu nella parte superiore dello schermo, quindi fai clic su Ricerca dal menu a discesa.
2. Fare clic con il tasto destro su una parola specifica e selezionare Ricerca.
3. Usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + Cmd + Maiusc + I (Mac) o Ctrl + Alt + Maiusc + I (PC).

Ecco come appare quando faccio clic con il pulsante destro del mouse sulla frase "Welsh corgi" nel mio documento:

Quando scelgo "Research 'Welsh Corgi", lo strumento di ricerca viene visualizzato sul lato destro del mio documento. Sembra così:

Quando apri per la prima volta lo strumento di ricerca, potrebbero mostrarti argomenti relativi a ciò su cui pensi che stai lavorando in base a ciò che hai già scritto. Puoi cercare quegli argomenti suggeriti facendo clic su di essi oppure puoi digitare i termini di ricerca nella barra di ricerca.

Puoi anche scegliere quale tipo di contenuto vuoi che lo strumento sputi indietro quando cerchi un termine. Utilizza il menu a discesa accanto alla barra di ricerca per visualizzare i diversi tipi di informazioni per quell'argomento.

Ecco cosa significa ogni tipo, secondo il supporto di Google:

• Qualunque cosa: Testo e immagini relativi al tuo argomento da qualsiasi fonte.
• Immagini: Immagini relative al tuo argomento trovate sul web.
• Studioso: Informazioni educative relative al tuo argomento che puoi leggere, aggiungere al tuo file o citare in una nota a piè di pagina.
• Citazioni: Citazioni relative al tuo argomento che puoi aggiungere al tuo file.
• Dizionario: Definizioni, sinonimi e contrari relativi al tuo argomento.
• Personale: Risultati dai tuoi documenti personali, fogli di calcolo, presentazioni e foto che puoi aprire, citare o collegare dal tuo file.
• tabelle: Dati presentati in tabelle relative all'argomento che è possibile aprire, citare o esportare.

Al momento, lo strumento di ricerca è disponibile solo su computer e dispositivi mobili Android. (Scopri come utilizzare lo strumento sui dispositivi Android qui.)

8. Modalità suggerimento

Mentre la capacità di modificare e apportare modifiche in un documento è eccezionale, ci sono momenti in cui si desidera solo suggerire cambiamenti – senza effettivamente apportare. Ecco dove è utile la modalità "Suggerimenti" in Google Documenti.

Funziona in modo molto simile ai commenti in Microsoft Word. Innanzitutto, passa dalla modalità "Modifica" alla modalità "Suggerimenti" facendo clic sull'icona della matita in alto a destra in un documento aperto, quindi scegliendo "Suggerimenti".

Da lì, tutto ciò che aggiungi, elimini o altrimenti modifichi apparirà come segni colorati nel documento, accompagnato da dettagli sul lato destro come il nome del suggeritore e un timestamp.

Credito immagine: supporto Google

9. Commenti

Se desideri porre domande, prendere appunti o evidenziare le modifiche apportate in un documento Google su cui stai lavorando, puoi lasciare commenti direttamente nel documento. I commenti possono fungere da thread di conversazione, in quanto le persone possono rispondere e continuare una conversazione. È possibile chiudere il thread dei commenti al termine. Puoi anche modificare o eliminare i tuoi commenti in qualsiasi momento o i commenti di altri se possiedi il documento.

Per aggiungere un commento, evidenzia il testo o l'immagine su cui desideri commentare. Quindi, scegli Inserire dal menu nella parte superiore dello schermo e scegli Commento dal menu a discesa.

Da lì, un commento vuoto apparirà sul lato destro dello schermo.

Tagga le persone nei commenti

Vuoi commentare un documento e attirare l'attenzione di una persona specifica? Puoi farlo taggandoli nel tuo commento. Tutto quello che devi fare è aggiungere un segno @ o +, quindi iniziare a digitare il loro nome o indirizzo e-mail. Google Documenti ti offrirà un paio di opzioni in base ai tuoi contatti di Gmail e, una volta inviato il commento, notificherà a quella persona che hai menzionato inviando loro un'email.

Se quella persona non ha già accesso al documento, ti verrà chiesto di scegliere i livelli di autorizzazione per loro.

10. Note a piè di pagina

Le note a piè di pagina sono semplici e veloci da aggiungere ai tuoi documenti Google, ma non molte persone ne sono a conoscenza. Per aggiungere una nota a piè di pagina, posiziona il cursore nella parte del documento in cui vuoi che appaia la nota a piè di pagina e vai a Inserisci> Nota a piè di pagina. Da lì, digita semplicemente nella tua nota a piè di pagina quello che desideri e fai clic sul documento per salvarlo.

11. Trova e sostituisci

Hai mai desiderato individuare più istanze di un errore in un documento di testo e correggerle tutte contemporaneamente? Google ha ascoltato la tua chiamata con questa scorciatoia elegante.

Se hai mai usato "Trova e sostituisci" in Microsoft Word, sei fortunato: Google Documenti lo rende altrettanto facile.

Per trovare qualcosa di specifico nel tuo documento, seleziona "Modificare" nella barra di navigazione in alto e fai clic "Trova e sostituisci" nella parte inferiore del menu a discesa. Puoi anche digitare Comando + F su una tastiera Apple (o Ctrl + F su una tastiera Windows), quindi fare clic su "…" icona nella casella che appare in alto a destra in Google Doc.

Entrambi i processi richiamano la finestra mostrata di seguito, in cui è possibile digitare il testo che si desidera trovare e sostituirlo con il testo corretto. Se l'errore appare più di una volta, fai clic su "Sostituisci tutto".

12. Cronologia delle revisioni

A proposito di rivedere i contenuti … hai mai desiderato vedere tutte le modifiche che tu (o qualcun altro) hai apportato in un documento Google? Meglio ancora, hai mai desiderato tornare indietro nel tempo e tornare a una versione precedente del tuo documento? Grazie alla funzione Cronologia revisioni, puoi farlo. Ed è fantastico.

Tutto quello che devi fare è aprire il documento e andare a File> Visualizza cronologia revisioni. Apparirà un pannello sul lato destro dello schermo che mostra una panoramica di chi ha effettuato le modifiche e quando. Per una visione più approfondita delle modifiche apportate, fai clic sul pulsante delle revisioni dettagliate sotto l'elenco di riepilogo.

13. Digitazione vocale

Hai Google Chrome come browser? Hai un microfono funzionante integrato nel tuo dispositivo o collegato esternamente? Quindi puoi "digitare" in un documento Google utilizzando solo la tua voce. Per indicare un segno di punteggiatura, pronuncia semplicemente il nome ad alta voce, ad esempio "punto", "virgola", "punto esclamativo" o "punto interrogativo". Per iniziare una nuova riga o un nuovo paragrafo, pronunciare "nuova riga" o "nuovo paragrafo" ad alta voce.

Per ottenere la digitazione vocale, apri un documento e fai clic Utensili dal menu nella parte superiore della pagina. Scegliere Digitazione vocale … dal menu a discesa. Quando sei pronto a pronunciare il tuo testo, fai clic sul microfono o premi Cmd + Maiusc + S (su un Mac) o Ctrl + Maiusc + S (su un PC) per iniziare la registrazione.

Want to voice type in Google Docs on your phone? Voice typing only works for computers, but many iOS and Android mobile devices have built-in microphones you can use with a document.

14. Keyboard Shortcuts

There's something so satisfying about knowing the keyboard shortcuts for whatever application you're using, and Google Docs has a ton of them to choose from. A lot of them are the same as in other applications, such as Cmd + C (Mac) or Ctrl + C (PC) to paste, or Cmd + B (Mac) or Ctrl + B (PC) to bold something. But it has a few unique ones, too. Here are a few of my favorites:

• Shift + T = Create a new document.
• Ctrl + Alt + M = Insert a comment.
• Alt + I (in Google Chrome) or Alt + Shift + I (in other browsers) = Open the "Insert" menu.
• Hold Ctrl + Alt, press N then H = Move to the next heading.

See the full list here.

To display the list of commonly used shortcuts while you're working in a document, press Cmd + / on a Mac, and Shift + / o Ctrl + / on Chrome OS or Windows. You can also just click the gear icon in the upper left hand corner of your screen and choose "Keyboard Shortcuts" from the dropdown menu.

15. Create Your Own Shortcuts

Google Docs may have a lot of shortcuts available to us, but what if we want to make a few of our very own? To create custom shortcuts, go to Tools > Preferences > Automatic Substition. You might find there are a few in there already (like changing 1/2 to ½), but feel free to add in some of your own.

16. Conference Calls

Google Docs is a collaborative platform — and the "UberConference" add-on makes it even more collaborative by letting you conduct an audio conference call right from the document. All you have to do is turn on the add-on and invite your friends or colleagues. When they accept, everyone will be able to view and edit the document while participating in a conference call.

To find the add-on, click here or open your document and click Add-ons from the menu at the top of the page. Scegliere Get add-ons… and search for "UberConference."

17. Image Editing

Once you've inserted an image into your document, you can still edit it within the document. Click the image in your document, and the toolbar at the top will change to all the tools you can use to edit your image. Crop it, mask it, add borders to it … there are a lot of possibilities in there.

Below are two examples of great image editing tricks: cropping and adding a border. (And if you ever want to reset an image back to its original form, simply select the image and click the "Reset Image" icon in your toolbar.)

Cropping Tool

Select an image in your document and click the crop icon in your toolbar. From there, drag and drop the blue handles until you've cropped the image to your liking. To save it, click "Enter" on your keyboard or just click back into your document.

Borders

To add a black or colored border to any image, select the image and click the line color icon in your toolbar (which looks like a pencil). Select the color you want the border to be, and voilà! To save it, simply click off of the image.

18. Dictionary

Ever written a word and wanted to double-check you're using it correctly? What about writing a word that you want to find a synonym for? Instead of opening up a new browser window, you can look up the definition for that word right inside your document — as well as get synonym suggestions.

All you have to do is highlight the word, right-click on it, and choose Define. The Research tool will look up the word on the internet for you, and its definition will appear on the right-hand side of your screen.

19. Language Accent Buttons

Gone are the days of memorizing accent shortcuts (and getting them wrong), opening up international keyboards and clicking keys manually, and copy/pasting from other documents. If you ever find yourself writing in a language other than English, the "Easy Accents" add-on could save you a lot of time. It lets you insert accents for 20 different languages directly from a sidebar in your document.

To find the add-on, click here or open your document and click Add-ons from the menu at the top of the page. Scegliere Get add-ons… and search for "Easy Accents."

20. Add a New Page

If your Google Doc doesn't automatically add new pages, you can add your own. To do this, scroll down, click and place your cursor where you'd like the page to break. Then go to Insert, click Break, and then Page Break. You'll see one page end and another begin.

21. Insert Today's Date

Unfortunately, there isn't a quick way to insert the date into a Google document. You'll need to use the document's Script Editor for this. Luckily, there are a number of pre-created codes online that you can insert into the Script Editor to make "Insert Date" pop up on the page's settings. Here's one code from Quora, and another from SlackExchange.

To begin the process, go into your document, click Tools and then click on Script Editor.

You'll be brought to a page where you can paste in script. Once the script you've chosen is inserted and you've saved your work, you should be able to refresh your document and see a new button on the tool bar with new items to insert, including the date.

Keep in mind that this button might have different options depending on the code you choose. While some codes may just ass an "Insert Date" button to your toolbar, others might add a button that says something like "Utilities" or "More Tools."

For those who aren't super into coding, it might be less time consuming to just insert the date manually, or type it in a header so it appears on all pages.

More Ways to Work With Google

I'll bet you didn't know at least a handful of these … Now that you do, put them to good use in your next Google Doc. Want more ways to use Google to create an effective marketing campaign? Download the free guide below.