Anche se gli affari sono cambiati drasticamente nell'era di Internet, questi SOP secolari possono ancora salvare la sanità mentale
Contrariamente alla credenza popolare di alcuni dipendenti, uno stile di gestione che si basa su procedure operative standard (SOP) non ha l'obiettivo principale di far impazzire tutti con guano guano con la documentazione orientata ai dettagli. In realtà, l'intero punto delle SOP, fatto correttamente, è quello di rendere più efficiente un'organizzazione, risparmiando tempo e fatica di fronte a situazioni ricorrenti. Con l'accelerazione della trasformazione digitale del business e il restringersi del mondo, non è mai stato più importante mettere in atto processi che supportassero il ridimensionamento delle aziende in una posizione tale da sfruttare il potenziale di profitto nei mercati internazionali.
Quando Internet è rientrato nella coscienza di massa a metà degli anni '90, era impossibile per la maggior parte delle aziende comprendere l'effetto finale che avrebbe avuto. Ora, nel giro di pochi decenni nel XXI secolo, possiamo guardarci attorno e vedere che la trasformazione digitale, se non del tutto completa, è più vicina alla fine della piena assimilazione che all'inizio.
In altre parole, quasi ogni azienda è un business digitale. Anche lo specialista della cura del prato locale ha probabilmente un sito Web, una pagina Facebook o entrambi e trascorre metà della giornata mandando sms e inviando email ai clienti attuali e potenziali.
Riposiamo la cipolla …
1. Hai processi, giusto?
Prima di immergerci nel trasformazione digitale e il lato del marketing internazionale delle cose, dovremmo coprire un altro territorio di base. Hai processi che esistono solo nella tua testa o forse non del tutto? Ecco il problema con questo. Prendiamo ad esempio il processo di onboarding di un nuovo cliente.
C'è una moltitudine di informazioni da raccogliere, ma il modo peggiore per farlo è prendere un pezzo di carta e iniziare a scrivere le risposte a qualsiasi domanda casuale che si pensa di fare. Se sei il capo o un impiegato di lunga data, probabilmente conosci le domande giuste, ma la nuova receptionist che hai appena assunto non lo fa e forse non ti rendi conto di quale terribile lavoro lui o lei stia facendo fino in fondo alla strada. Un documento o un modulo di elaborazione testi per raccogliere informazioni complete e pertinenti farebbe miracoli e – sorpresa – è un SOP.
2. Ogni processo dovrebbe essere un processo digitale
Indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione o dalla selezione di prodotti / servizi, è una buona idea sedersi e analizzare tutti i processi che si utilizzano (o dovrebbero) su base giornaliera. Potrebbe essere interessante scrivere in realtà quanti sono digitali e quanti sono, per mancanza di una parola migliore, analogici. Una volta che hai scritto la tua lista – o, meglio, digitato in un documento di elaborazione di testi – è il momento di mettere il cappello di gestione e capire come far passare tutti i processi analogici persistenti nel regno digitale.
Non passeremo troppo tempo a convincerti di tutti i motivi per passare al digitale. Se non lo hai ancora fatto, allora saluta i dinosauri quando li incontri a Extinct-ville. Non intendiamo essere severi qui, ma la realtà bussa alla porta. Ora è il momento di rendere digitali tutti i tuoi processi.
3. Marketing internazionale: non colpire il pulsante di autodistruzione
Una volta era una piccola impresa che non doveva pensare troppo oltre i confini della città in cui operava, tanto meno il mondo più vasto degli altri paesi. Il pianeta in qualche modo sembra più piccolo ora, però, grazie a Internet e alla trasformazione digitale. Potresti trovarlo metà dei tuoi clienti vivi dall'altra parte del mondo. Forse di più.
Se pensate che la mancanza di SOP creerà un mal di testa a livello locale, non si vedrà ancora nulla. Aspetta di avere a che fare con più fusi orari, barriere linguistiche e tutti i tipi di agenzie governative diverse. Senza una lista di controllo per guidare ogni dipendente attraverso i processi associati, sarà difficile scalare in un business internazionale di successo. Invece, aspettati di diventare un maestro nel caos poco prima di cavalcare la bancarotta.
4. Nuove risorse – Nuova strategia
Gli account dei social media sono un'area in cui un'azienda può fallire miseramente. Non è insolito che un account aziendale contenga migliaia, persino milioni di follower che probabilmente sono stati acquistati a basso costo o senza alcun costo. Questo è un pozzo di petrolio che sta lì seduto in attesa di sputare soldi nel cielo. Tutto quello che devi fare è capire come sfruttare questa risorsa digitale.
Un secolo fa, gli imprenditori avrebbero dato via un rene per questo tipo di accesso ai potenziali clienti. Quindi … cosa stai facendo con le tue nuove risorse? Avete un SOP sul posto che li commercializza su una base coerente? Stai seguendo il tipo di post con cui interagiscono e che tipo richiama un clamoroso "Meh" dalla folla? Per il successo del ridimensionamento del business oggi, assolutamente, non puoi permetterti di lasciarti sfuggire questo tipo di opportunità.
5. SOP per Micromanager
Per questo ultimo punto, vorremmo avere una parola con tutti voi micromanagers, anche se i nostri commenti potrebbero cadere nel vuoto. Questo tipo di stile di gestione è letteralmente male per la tua salute a causa dello stress che provoca, per non dire che è un uso del vostro tempo in modo grave inefficiente.
Devi farti una domanda. Se devo passare il mouse, controllare e ricontrollare un prodotto di lavoro degli impiegati in ogni fase del processo, a cosa serve il dipendente effettivo? Perché non licenziarli e fai tutto da solo?
Ovviamente, siamo qui per suggerire di prendere in considerazione la creazione e l'implementazione di SOP che un dipendente semi-cosciente potrebbe seguire per portare a termine un lavoro secondo gli standard di micromanager. Se la competenza rimane fuori dalla loro portata, anche con un SOP, potrebbe essere il momento di trovare qualcuno che possa fare il lavoro senza supervisione con istruzioni chiare in atto.
La tua posizione di sicurezza non dovrebbe essere più difficile da gestire. Invece, pianifica buoni processi e persone che possono seguirli.
Pensieri finali
Ecco il quadro generale pensato per riflettere. Forse la principale barriera per aumentare il tuo business in una versione sempre più grande ed energica di se stessa non sono concorrenti ma piuttosto un fallimento nel fornire prodotti o servizi correttamente e in tempo. In altre parole, incompetenza organizzativa. SOP sono FANTASTICI a risolverlo.
Grazie a Gary Stevens per i suoi pensieri e opinioni in questo post. Gary è uno sviluppatore front-end. È un appassionato di blockchain a tempo pieno e un volontario che lavora per la fondazione Ethereum e un collaboratore attivo di Github.