Come definire un budget appropriato, realistico ma che tiene conto delle aspirazioni e delle opportunità disponibili per la tua organizzazione
Questo è un difficile equilibrio, e mai più che per i progetti di trasformazione digitale. Qui, condividiamo alcuni suggerimenti per offrirti un budget che soddisfi in modo efficace i tuoi obiettivi di trasformazione, aiutandoti a massimizzare l'impatto delle tue iniziative.
Con così tante diverse parti in movimento, i progetti di trasformazione digitale richiedono fondamenta solide da cui partire per costruire – incluso un budget che riflette accuratamente la scala e la complessità dell'iniziativa, pur rimanendo realizzabile e realistico.
Tuttavia, definire un budget di questo tipo, per non dire di averlo firmato, può essere difficile. Tutti abbiamo sentito le storie dell'orrore di progetti che superano il budget, si bloccano o addirittura vengono abbandonati del tutto.
Se sei attualmente nelle prime fasi del tuo viaggio di trasformazione digitale e vuoi evitare un destino simile, questo post condivide suggerimenti pratici per metterti sulla strada giusta fin dall'inizio, coprendo alcune delle considerazioni chiave che dovrai affrontare per garantire che il tuo budget supporti veramente i tuoi requisiti organizzativi e gli obiettivi strategici.
Modello di business case
Se la tua organizzazione non ha un modello definito per il caso aziendale, presentare i tuoi argomenti al senior management utilizzando questo modello strutturato potrebbe essere impegnativo. Il nostro semplice modello ti aiuterà a creare e costruire il caso di investimento per trasformare la tua attività.
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1. Coinvolgere tutti
Ovviamente, non puoi coinvolgerti tutti da tutta la tua organizzazione nel processo di budgeting, e non vorresti farlo. Tuttavia, per quanto riguarda la trasformazione digitale è importante considerare alternative a quegli approcci di budgeting tradizionali che sono stati tipicamente gestiti su base dipartimentale, con il direttore finanziario che approva un budget di alto livello che viene poi distribuito attraverso il team.
Questi modelli semplicemente non sono fattibili oggi, quando il digitale si estende tra diversi reparti, ruoli e luoghi per toccare tutte le parti dell'azienda. Invece, la natura onnipresente delle chiamate digitali per un approccio collaborativo che facilita una comprensione globale dei processi di core business, per garantire che ogni elemento di questi sia preso in considerazione nel budget. Senza questo quadro olistico, si corre il rischio di creare colli di bottiglia che attireranno gli investimenti verso il basso e lontano dalle attività generatrici di entrate che contano veramente.
2. Valuta potenziali costi "nascosti"
Accanto alle disparate esigenze delle diverse funzioni aziendali all'interno della tua organizzazione, ci saranno quasi certamente altre aree che dovranno essere inserite nel tuo budget di trasformazione digitale. Questi possono essere facilmente trascurati, quindi assicurati di intraprendere rigorosi requisiti raccogliendo attività per scoprire eventuali richieste supplementari.
Ad esempio, considera quanto segue:
Infrastruttura. Come saranno supportate le tue soluzioni digitali?
- Dati. Avete informazioni / contenuti vitali che devono essere migrati dai vostri sistemi esistenti?
- È necessario un investimento per soddisfare gli standard di conformità e sicurezza pertinenti?
- Quali sono le competenze e le conoscenze necessarie per garantire che la tua squadra possa funzionare in modo efficace?
- Cambio gestione. Se la tua trasformazione avrà un impatto sui tuoi processi, come verranno apportate le modifiche necessarie?
… e non dimenticare i costi associati alle tue attività di raccolta dei requisiti stessi!
3. Creare una visione condivisa
Come menzionato nell'introduzione a questo post, la definizione del budget è solo una parte della battaglia. Dovrai anche assicurarti la firma, il che significa che quegli individui che hanno il controllo delle corde della borsa devono essere acquistati nella tua visione. È quindi fondamentale aumentare la consapevolezza della necessità e dei benefici della trasformazione digitale in una fase iniziale.
Anche se pensi che questo sia già compreso in tutta la tua organizzazione, spesso non è così. Infatti, poiché i budget sono generalmente concordati in anticipo senza alcuna comprensione della complessità o delle dipendenze coinvolte, è facile farlo assumere una visione condivisa all'inizio, solo per scoprire più avanti sulla linea che non hai le risorse necessarie per muoverti quanto vuoi, o ottenere i risultati desiderati.
Una fase di "scoperta" dedicata può aiutarti a articolare in modo più chiaro la tua visione, e quindi a comunicarla agli stakeholder, in particolare se include la realizzazione di deliverable a bassa fedeltà come prototipi e proof of concept, che ti permettono di dimostrare le tue idee e obiettivi un modo altamente visivo e fornisce maggiore sicurezza per contribuire al buy-in sicuro.
4. Dimostrare valore
Il driver chiave dietro ogni progetto di trasformazione digitale dovrebbe essere quello di fornire valore. Se ti concentri esclusivamente sulle funzionalità che vuoi consegnare senza pensare a come servono la tua visione generale, è improbabile che il progetto fornisca i risultati che cerchi. Quando definisci il tuo budget, pensa ai motivi precisi per cui vuoi intraprendere il lavoro che stai pianificando.
Ciò non solo ti aiuterà a giustificare il tuo budget fornendo esempi specifici dei vantaggi che miri a realizzare che puoi fare riferimento – ad esempio, processi semplificati, entrate maggiori o una base di utenti più ampia – ma fornirà una base di riferimento preziosa rispetto alla quale puoi misurare il successo delle vostre iniziative e quindi informare i futuri programmi di lavoro e i relativi budget associati.
5. Facilitare l'agilità
Se stai intraprendendo un progetto di trasformazione digitale, sei senza dubbio molto consapevole del rapido tasso di cambiamento guidato dai progressi tecnologici e dal cambiamento dei comportamenti degli utenti. Ma il tuo budget è anche flessibile e abbastanza fluido da permetterti di capitalizzare su nuove tendenze e condizioni di mercato in modo tempestivo?
Mentre molte organizzazioni hanno adottato modalità di lavoro più agili nei loro processi operativi, gli elementi commerciali di un progetto in genere seguono ancora approcci più tradizionali e sono spesso incentrati su costi fissi, requisiti definiti, cicli annuali e spesa allocata. È chiaro che è necessario un cambiamento di mentalità per fornire il massimo valore possibile dalle iniziative di trasformazione digitale, ei seguenti suggerimenti esplorano in modo più dettagliato alcuni dei modi in cui ciò può essere realizzato.
6. Supportare la modifica dove richiesto
Sebbene piani di budget rigorosi possano offrire alti livelli di prevedibilità, possono avere un serio impatto sulla tua capacità di rispondere ai cambiamenti, e quindi lasciarti a rischio di essere sopraffatto dai tuoi sforzi di trasformazione digitale da parte di concorrenti più snelli e snelli. Tuttavia, quando si introduce una maggiore flessibilità, è comunque necessario fornire la governance richiesta da coloro che assegnano il budget, che è improbabile che vogliano abbandonare del tutto il controllo.
Un modo per raggiungere un equilibrio tra queste richieste in competizione consiste nell'adottare un modello che prevede budget per "epiche" (grandi progetti globali) trasferendo la responsabilità di decisioni più granulari dai titolari di budget a coloro che hanno una conoscenza più attiva delle singole iniziative.
La struttura stessa dei tuoi budget può anche essere adattata, per darti una guida più vicina alla realtà. Poiché il tasso di cambiamento nel panorama digitale continua a superare i cicli annuali di budget tradizionali, alcune organizzazioni scelgono invece di pianificare due budget di sei mesi, aumentando la frequenza con cui possono valutare i deliverable del progetto e monitorare il mercato per le potenziali opportunità. Ciò consente di reinvestire più rapidamente il budget nelle aree produttive e di fermarlo dove il valore non viene realizzato, minimizzare gli sprechi e accelerare il tasso di rendimento.
7. Consentire l'innovazione
Un altro modo per sostenere il cambiamento mantenendo i budget sotto controllo è investire in progetti dedicati di "innovazione". Offrendo l'opportunità di provare nuove idee su parti specifiche del pezzo di trasformazione più ampio, questo tipo di iniziative ti consente di dimostrare il caso aziendale in un ambiente a basso rischio e di avere un'idea delle sfide e dei benefici associati a un progetto prima di impegnarsi risorsa significativa.
Potresti anche voler includere una linea dedicata di ricerca e sviluppo (R & S) nel tuo budget, utilizzando questa opzione per esplorare varie opportunità di innovazione e interruzione al di fuori delle strutture e dei processi più rigidi che potresti avere in atto altrove. Eliminando le spese generali non necessarie puoi raccogliere i frutti dell'aumento della velocità e dello stato di primo traslatore che spesso si accompagna a questo.
8. Continua così!
Forse la cosa più importante da ricordare quando si fa il bilancio per la trasformazione digitale è che non si tratta di un singolo, distinto lavoro, ma di un viaggio in corso. Anche se probabilmente non lo farai (e probabilmente non dovresti) cercare di capitalizzare ogni nuova tendenza e tecnologia che emergerà, dovrai assicurarti che la tua roadmap strategica sia allineata con le ultime condizioni e priorità e che disponga delle risorse necessarie per eseguire Questo.
Adottare un approccio iterativo che incoraggi il miglioramento continuo può rivelarsi estremamente utile qui. Concentrandosi su consegne regolari e cicli di feedback brevi, questo modo di lavorare ti fornirà un modello che si adatta perfettamente alla natura complessa ed evolutiva della trasformazione digitale, che può quindi essere adattata ed estesa oltre il lancio iniziale per assicurarti di continuare a fornire valore in ogni fase del tuo viaggio.
In sintesi
Raggiungere gli obiettivi della trasformazione digitale non è un processo rapido o semplice, ma richiede invece una strategia coordinata a lungo termine. Tuttavia, mettendo in essere un budget appropriatamente definito e gestito, ti aiuterai a prepararti per il successo all'inizio e sosterrai un cambiamento di mentalità che ti aiuterà a garantire che il tuo investimento sia mirato dove offrirà i maggiori benefici in ogni fase del tuo viaggio. Ricordati solo di continuare così!
