Tutti ti dicono di fare SOP come proprietario di un’agenzia. È l’unico modo per crescere, giusto?
Sì e no.
La tua agenzia di marketing ha bisogno di SOP. Quello è un fatto. Ma la tua agenzia non ha bisogno di perdere tempo a creare documenti che raccolgono polvere digitale. Se crei SOP per ogni singola attività della tua azienda, il tuo processo di assunzione sarà un gioco da ragazzi. Ma presto scoprirai che i tuoi dipendenti e appaltatori non stanno nemmeno aprendo quelle SOP. Hanno trovato il modo di portare a termine il compito ed è più efficiente.
Tutto il tempo che hai dedicato a quelle SOP è sprecato e avrebbe potuto essere utilizzato in un modo migliore. Al Summit Traffic and Conversion di quest’anno, Ryan Deiss ha parlato dell’importanza di creare SOP e non creazione di SOP.
Questo è il segreto delle SOP funzionali che i tuoi dipendenti usano effettivamente.
Ti spieghiamo…
Come creare SOP funzionali
Le SOP funzionali sono il cervello della tua attività. Non stiamo dicendo che non hai bisogno di SOP. Lo fai sicuramente. Le procedure operative standard (SOP) ti aiutano ad assumere, spostare i dipendenti in posizioni diverse e capire dove sei inefficiente. Soprattutto come proprietario di un’agenzia, le SOP sono il tuo migliore amico in assoluto.
Se vuoi scalare la tua agenzia da 5 clienti a 10 e alla fine a 20+, le SOP sono il modo per farlo. Ma solo se li usi nel modo giusto. Se dedichi troppo tempo alle SOP che i tuoi dipendenti non utilizzano, hai perso tempo che avrebbe potuto essere speso per la generazione di lead o i risultati finali.
Ecco i 3 passaggi per creare SOP funzionali aperti, utilizzati e condivisi dai dipendenti.
Passaggio 1: scegli le attività principali per le quali hai bisogno delle SOP
Il primo passo nella creazione di SOP funzionali è capire quali attività ne hanno bisogno. Si è tentati di creare una SOP per ogni singola parte della tua attività perché sembra efficiente. Ma se la tua squadra non li usa, allora è stata una perdita di tempo. Come ha parlato Ryan nella sua sessione del Summit sul traffico e sulle conversioni, hai solo bisogno di SOP per le attività più importanti.
Tutto il resto raccoglierà polvere digitale sui desktop dei tuoi dipendenti, mai più aperti. Qual è un compito importante? Questo può variare dall’esecuzione delle riunioni, al caricamento di contenuti su WordPress o alla scrittura di note sui podcast. I compiti importanti della tua attività sono quelli che muovono l’ago e sono costantemente nelle liste delle cose da fare.
- Attività esternalizzate a VA (come scrivere note di podcast show)
- Modelli di riunione (Gino Wickman condivide i modelli di riunione in Traction)
- Istruzioni tecniche (come pubblicare un post del blog su WordPress)
Ecco parte di una vecchia SOP che usavamo per scrivere il file Podcast sul traffico perpetuo mostra le note:
Questa è stata una SOP importante per noi perché 1) abbiamo caricato un nuovo podcast ogni settimana (attività ricorrente), e 2) dovevamo creare un’esperienza coerente con i nostri ascoltatori (per spostare l’ago crescita del pubblico).
Una volta che hai capito i compiti che muovono l’ago e sono una parte consistente della tua agenzia, è il momento di scrivere le tue SOP.
Passaggio 2: annota ogni passaggio con una spiegazione
Ogni compito che muove l’ago e è fatto in modo coerente ha il via libera per una SOP. Nel passaggio 2, non preoccuparti di nient’altro che scrivere ogni passaggio di un’attività o di un processo nel modo più dettagliato possibile. Il tuo obiettivo è essere in grado di consegnare questo documento a qualcuno per strada e fare in modo che sia in grado di svolgere quell’attività o eseguire quel processo.
Sì, la tua SOP deve esserlo quello dettagliato.
Quando scriviamo le SOP, le dividiamo in sezioni. Ciò rende facile per la persona che esegue l’attività o esegue il processo sapere di cosa ha bisogno prima di iniziare e passare al passaggio successivo.
Per esempio, ecco il Sommario del nostro Blog Post Uploading SOP:
Lavorare con il documento del blog:
- Sezione 1: Ottieni post finalizzato
- Sezione 2: Prepara il post per il layout
- Sezione 3: Elabora immagini
- Sezione 4: Caricamento della copia del post in WordPress
- Sezione 5: Compila le informazioni SEO e sidebar
- Sezione 6: Pubblica post
In ogni sezione è presente una descrizione dettagliata della procedura operativa standard. Ecco come appaiono le due prime sezioni del nostro Blog Post Uploading SOP:
A questo punto, stai solo annotando tutto ciò che è coinvolto nell’attività. Il prossimo passo è dare alla tua SOP la lucidatura finale.
Passaggio 3: elimina il maggior numero di parole possibile
Ogni SOP dovrebbe essere il più breve possibile. Più lunga è la SOP, più complicata stai facendo l’attività o la procedura. Compiti e procedure complicate sono l’opposto della crescita in un’azienda. Non vuoi che i tuoi dipendenti siano bloccati su una singola attività tutto il giorno perché ci vogliono più di 30 pagine per superare la SOP.
Solo leggerlo suona irrealistico.
Nel passaggio 3, hai un obiettivo: eliminare quante più parole possibili dalla tua SOP. Accorcia le tue frasi. Rafforza le tue spiegazioni. Usa più immagini. Rendi la tua SOP un’esperienza senza interruzioni invece di una lezione di cartografia.
La nostra SOP per l’e-mail settimanale del partner certificato è lunga due pagine. Non è necessario che il nostro team di posta elettronica lo ottenga scritto e fuori dalla porta. Questa SOP è suddivisa in due sezioni:
- Procedura
- Schema e-mail
Nella parte superiore del documento c’è il programma per l’ideazione, la stesura, la revisione e l’invio dell’e-mail di ogni settimana. Di seguito è riportato lo schema dell’e-mail da seguire.
Questa SOP potrebbe essere lunga più di 10 pagine? Assolutamente. Se aggiungessimo tutti i dettagli possibili alla scrittura dell’e-mail e al suo caricamento sul nostro provider di posta elettronica, probabilmente potrebbe essere più lungo. Ma non abbiamo bisogno di ogni dettaglio per farlo bene. Abbiamo solo bisogno che il nostro team conosca il programma (in modo che l’e-mail venga scritta!), Per capire chi è responsabile di quale parte del processo e per avere lo schema.
Questo è tutto.
Ora hai una SOP che il tuo team utilizzerà effettivamente perché ne ha davvero bisogno! Ahh, la magia delle SOP funzionali. 🪄
I tuoi dipendenti *veramente* utilizzano le tue SOP?
Potrebbero non essere oggi… ma possono essere domani. Semplicemente semplificando quante SOP crei e come le scrivi, la tua agenzia di marketing può cambiare dall’oggi al domani. Puoi passare dallo spegnere piccoli incendi tutto il giorno al sapere che qualsiasi attività/procedura che sposti l’ago e avvenga in modo coerente viene gestita.
In qualità di proprietario, dirigente o manager di un’agenzia di marketing, questa è una boccata d’aria fresca. Se sei concentrato sullo spegnimento dei piccoli incendi (coerenti) che derivano da dipendenti e liberi professionisti che non utilizzano le SOP perché sono troppo complicate, ingombranti e richiedono molto tempo, come puoi guidare la tua nave verso acque più tranquille?
C’è un modo difficile per far crescere la tua agenzia e un modo semplice. Parte del modo più semplice è creare SOP funzionali in modo che i tuoi dipendenti le utilizzino effettivamente. L’altra parte è la consapevolezza che non sai tutto e non dovresti. Ci sono strategie di marketing, tattiche di crescita dell’agenzia e conoscenze di marketing che non hai, che potrebbero aiutare la tua agenzia a raggiungere il tuo grande obiettivo quest’anno.
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