Una delle domande più frequenti che riceviamo dagli aspiranti e attuali marketer inbound è: "Come gestisci tutti questi contenuti?"
Quando diciamo loro che usiamo un calendario editoriale, la prossima domanda è spesso: "Oh, quanto costa?"
Niente. Perché, per la maggior parte, usiamo Google Calendar.
Scarica qui i nostri modelli di calendario editoriale gratuiti per Google Calendar e Microsoft Excel.
Sorpreso? Ci sono un sacco di ottimi strumenti per il calendario che puoi scegliere. (Infatti, per quelli di voi che sono clienti HubSpot, c'è un calendario di marketing incorporato nel software di HubSpot.) Ma dopo aver provato un sacco di altre soluzioni, il nostro team ha scoperto che abbiamo gestito il meglio con un semplice Google Calendar. In realtà, questa è stata la soluzione di calendario editoriale più lunga che il nostro team abbia mai visto.
Ecco come lo impostiamo.
Come creare un blog o un calendario editoriale in Google Calendar [Excel Template]
Passo 1: Clicca qui per scaricare i nostri modelli di calendario editoriale gratuiti.
La prima cosa è la prima: scarica i modelli di calendario, sopra (sono gratuiti). In questo modo avrai tre modelli di calendario editoriali sul tuo computer da utilizzare a tuo piacimento: uno per Google Calendar, uno per Excel e uno per Fogli Google. In questo post del blog, andremo oltre come importare il modello Excel in Google Calendar.
Per impostazione predefinita, le date di pubblicazione sui modelli scaricati verranno timbrate per l'anno 2016. Sentiti libero di modificarle nell'anno in corso nel foglio di calcolo stesso: puoi anche trascinarle nelle date che hai scelto dopo aver caricato il file in Google Calendar.
Passaggio 2. Importare Excel in Google Calendar.
Google Calendar semplifica il caricamento di un calendario che potresti aver pre-creato in un altro programma in Google. Questo include Microsoft Excel. Ecco come importare il modello di calendario Excel scaricato nel passaggio precedente in Google Calendar:
1. Apri Google Calendar.
Una volta scaricato (o, se del caso, creato) un calendario che si apre in Microsoft Excel, è ora di aprire Google Calendar. Assicurati di aver già effettuato l'accesso all'account Gmail a cui desideri che questo calendario dia accesso.
2. Utilizza il menu a discesa a sinistra per creare un nuovo calendario.
Ora è il momento di configurare il tuo Google Calendar per accogliere le informazioni nel tuo foglio di lavoro Excel. Innanzitutto, accedi al tuo Google Calendar e fai clic sui tre punti verticali a destra di "Aggiungi calendario", come mostrato nella schermata qui sotto. Nel menu a discesa visualizzato, seleziona "Nuovo calendario".
3. Compila i dettagli del tuo nuovo calendario.
Compila i campi che compaiono nella schermata successiva. Ciò include una breve descrizione del tuo calendario, come mostrato di seguito, per dare alle persone un contesto appropriato quando li inviti in questo calendario. Quando hai finito di inserire i dettagli, fai clic su "Crea calendario".
4. Importa il tuo file XLS o CSV dallo stesso menu a tendina.
Utilizzando lo stesso menu a tendina che hai utilizzato per creare il tuo calendario editoriale, ora dovrai importare il file Excel stesso in Google Calendar. Fai clic su questi tre punti verticali accanto a "Aggiungi calendario" e seleziona "Importa".
Fai clic sulla casella di caricamento che dice "Seleziona il file dal tuo computer" e individua il file "Calendario editoriale blog – Excel" che è stato incluso nel file ZIP scaricato al passaggio 1, sopra.
5. Seleziona il calendario in cui aggiungere questo file.
Nella seconda casella sotto il file importato, fai clic sul menu a discesa "Aggiungi al calendario". Assicurati di scegliere il nome del calendario appena creato dal menu a discesa, come mostrato di seguito. Quindi, fai clic su "Importa".
6. Fare clic su Importa.
Una volta caricato il file Excel e selezionato il calendario in cui desideri aggiungere questo file, fai clic su "Importa". Dovresti vedere una finestra di dialogo Importa calendario che ti informa che sette eventi sono stati importati correttamente. Fai clic su "Chiudi".
Ora, se non hai modificato le date dei primi sette compiti nel documento Excel originale, puoi farlo ora. Vai al 3 gennaio 2016, che è l'inizio del tuo calendario. Assicurati che tutti gli altri calendari siano temporaneamente nascosti facendo clic sulla casella colorata a sinistra del nome del calendario. Nella settimana del 3 gennaio 2016, dovresti vedere un evento del calendario "Blog TBD" ogni giorno dalle 10 alle 11.
Utilizzare la finestra di modifica di ciascun compito per modificare la data di pubblicazione. Ad esempio, se sei soddisfatto del tempo di pubblicazione delle 10:00, puoi semplicemente modificare la data da gennaio X, 2016 a gennaio X, 2019. Ciascuna assegnazione verrà quindi visualizzata come blocchi di eventi nella vista calendario mensile 2019.
Passaggio 3: determina la pianificazione della pubblicazione.
Ora che hai creato il tuo calendario, è ora di riempirlo con i compiti per l'anno. Questo è quando devi prendere alcune decisioni sulla pianificazione della pubblicazione del tuo blog.
Mentre il file Excel ha importato account per un post sul blog al giorno, questo non significa che devi pubblicare sette giorni a settimana. Forse vuoi pubblicare tutti i lunedì, mercoledì e venerdì. O forse hai in programma di pubblicare solo il giovedì. Ricorda, la chiave del blogging di successo è la qualità rispetto alla quantità. Non superare a un programma di blogging se la qualità dei tuoi contenuti avrà un successo. (Leggi questo post sul blog per alcuni ottimi dati di riferimento su quanto spesso le aziende dovrebbero blog.)
Se decidi di ridurre il numero di giorni che desideri pubblicare, fai clic sull'evento del calendario di quel giorno e seleziona "Elimina".
Anche se volessi pubblicare più volte al giorno, l'aggiornamento di questo calendario è facile come aggiungere un evento. Seleziona uno slot sul tuo calendario per aggiungere un altro evento "Blog TBD" e copia la descrizione predefinita da un altro degli eventi che hai importato.
Successivamente, è il momento di alcune modifiche minori. Attualmente, gli eventi "Blog TBD" sono impostati per le 10:00. Sentiti libero di spostare questi eventi in qualsiasi momento il tuo blog pubblichi durante il giorno. (È curioso sapere a che ora è meglio pubblicare un post sul blog? Leggi questo post sull'esperienza per imparare come creare un rapporto personalizzato di Google Analytics.)
Passaggio 4: impostare eventi ricorrenti.
Ora che hai impostato le date e le ore di pubblicazione, puoi rendere questi eventi ricorrenti sul tuo calendario. Se hai un programma di pubblicazione regolare, come ogni lunedì, mercoledì e venerdì alle 10:00, inseriscilo come uno "slot" ricorrente sul tuo calendario. Va bene se non hai un pezzo di contenuto completato – o anche un titolo funzionante – per metterlo ancora. È solo un promemoria che vuoi pubblicare qualcosa quel giorno.
Per aggiungere lo slot ricorrente, fai clic sul tuo primo evento "Blog TBD" e fai clic sull'icona a forma di matita per modificare il tuo evento. Questo ti porterà ai dettagli del post, in cui puoi creare una pianificazione ricorrente personalizzata per ciascun compito, come mostrato nello screenshot qui sotto.
È possibile impostare il post come post ricorrente in modo che venga visualizzato automaticamente ogni lunedì, mercoledì e venerdì alle 10:00 (o in qualsiasi giorno e ora desiderati).
Una volta selezionati i giorni ricorrenti, premi "Fatto" e "Salva" e avrai un quadro di calendario editoriale con cui lavorare.
Per ora, mantieni il titolo dell'evento come "Blog TBD", ma sentiti libero di personalizzare la descrizione con qualsiasi dettaglio aggiuntivo che vuoi essere sicuro di includere per ogni post. Aspetta di invitare tutti gli ospiti, poiché useremo questo per assegnare i post a un autore una volta che hai iniziato a riempire i tuoi argomenti. Completato tutto, fai clic su "Salva".
Se non hai un programma ricorrente come questo, potresti non avere ancora bisogno di un calendario editoriale – ma è un buon modo per stabilire degli obiettivi per te stesso. Se sai di voler pubblicare un certo numero di post ogni settimana, anche se non colpisci ogni singolo slot, è un buon promemoria per te e il tuo team che questo è qualcosa che dovresti cercare.
Passaggio 5: riempire gli spazi di pubblicazione.
Ora che conosci tutte le slot che hai volere per riempire, devi davvero … lo sai … riempili. (Se non hai ancora idee per argomenti, dai un'occhiata a questo generatore di idee per argomenti gratuiti: ti darà alcune buone idee per i contenuti da inserire nel calendario.)
Supponiamo che uno dei post che vuoi scrivere sia "10 fatti sorprendenti sui tapiri" e uno dei post che hai già scritto e che desideri pubblicare successivamente è "Pensa di essere tagliato per possedere un tapiro?". ". Freddo! Basta aggiungerli entrambi al calendario facendo clic su "Post – TBD" nella data corretta, scegliendo "Modifica evento" e quindi modificando il testo "Post – TBD" sul titolo effettivo del post.
Ora, diciamo che in realtà non vuoi scrivere "10 fatti sorprendenti sui tapiri" e vuoi che il tuo collega lo scriva invece. Per assegnare il post a un autore, li inviterà all'evento come ospite. Per fare ciò, fai clic sull'evento, premi "Modifica evento", quindi invita quel collega al post digitando il suo nome o indirizzo e-mail nella casella "Aggiungi invitati", selezionando "Aggiungi" quando viene visualizzato il loro nome e premendo "Salva" sull'evento una volta che hai finito.
Ora, chiunque può vedere chi è responsabile per scrivere il post che sta salendo in quella fascia oraria.
Puoi fare un ulteriore passo avanti aggiungendo dettagli alla casella "Descrizione" dell'evento, come mostrato nella casella grande nella schermata sopra. Potresti includere una breve sinossi, le parole chiave per le quali hai intenzione di indirizzare il post, il pubblico di destinazione che stai cercando di raggiungere e l'offerta o il CTA che indirizzerai il lettore alla fine del post. Non dimenticare una data di scadenza per la bozza.
Prima che Google Calendar ti consenta di salvare l'evento, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui viene chiesto se desideri modificare solo questo evento o tutti gli eventi della serie. Seleziona "Solo questo evento".
Ripeti questi passaggi per assegnare ciascun argomento del blog oggi e in futuro.
Passaggio 6: condividi il tuo calendario editoriale con altri.
Ora che hai impostato il calendario, puoi iniziare a invitare le persone a vederlo. Ti consiglio di iniziare con il tuo team immediato e con i collaboratori regolari, nonché con chiunque ti chieda regolarmente di pubblicare contenuti sul tuo blog aziendale.
Per condividere questo calendario editoriale con le persone, trova semplicemente il tuo calendario editoriale sotto "I miei calendari", come mostrato di seguito. Fai clic su "Impostazioni e condivisione" quando viene visualizzato nella freccia del menu a discesa e sarai indirizzato alla stessa schermata che abbiamo visto quando hai completato i dettagli del tuo calendario editoriale al punto 2.
Quindi, puoi aggiungere i nomi delle persone con cui desideri condividere il calendario e impostare i giusti livelli di autorizzazione per ciascun invitato.
È consigliabile mantenere quelli con le impostazioni dei permessi per gestire le modifiche e la condivisione al minimo, quindi non ci sono troppi cuochi in cucina, ma ti consiglio di far vedere a tutti i dettagli degli eventi in modo che sia chiaro esattamente quale contenuto sta crescendo in ogni slot.
Sotto l'intestazione "Condividi con persone specifiche", inserisci gli indirizzi email di coloro che fanno parte del team di contenuti e decidi se hanno privilegi di visualizzazione, modifica o amministratore. Salva le tue impostazioni aggiornate.
Perché usare Google Calendar come un calendario editoriale funziona
Ho già detto che abbiamo provato molte diverse soluzioni di calendario editoriale, e questo è l'unico che è rimasto bloccato per più di un paio di mesi. Penso che uno dei motivi sia dovuto al fatto che utilizziamo Gmail per la nostra e-mail aziendale, il che significa che tutti i membri del nostro team sono già in Gmail (e il loro calendario, in particolare) tutto il giorno. Di conseguenza, non è difficile per le persone prendere l'abitudine di controllare il calendario editoriale, perché non è difficile per loro trovarlo.
Google Calendar rende anche le cose molto facili da spostare e pianificare perché … beh … è già un calendario. Ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per pianificare le cose e far sapere alle persone che ne hanno bisogno. Quando stavamo usando altre soluzioni per questo, stavamo cercando di hackerare una funzione di calendario invece di fare affidamento su una funzione già esistente.
In questo modo, aggiungere persone per visualizzare il tuo calendario è semplice, il che rende più facile la collaborazione tra più team, vedere ciò che viene pubblicato e capire quando potrebbero essere in grado di avviare contenuti e campagne.
Infine, questo stabilisce un precedente per gli altri team di coordinarsi con voi in un modo molto semplice. Puoi avere un calendario per le prossime campagne, offerte, spinte sui social media, lanci di prodotti – lo chiami. E puoi condividere tutti questi calendari l'uno con l'altro per una visualizzazione a schermo unico di tutto ciò che sta succedendo così puoi coordinarti più facilmente.
Esistono altre soluzioni per mantenere un calendario editoriale? Ovviamente. Ma se stai cercando un prodotto minimo vitale e uno libero, non è troppo malandato. La nostra squadra di contenuti ha mantenuto il suo team di contenuti sano, agile e trasparente per parecchio tempo – e penso che potrebbe fare lo stesso per te.
