Con sempre più aziende che spostano le risorse verso eventi virtuali, abbiamo compilato questa guida rapida e pratica su come creare un evento virtuale di successo per la tua azienda.
Non solo ho presentato più di 100 eventi virtuali negli ultimi dodici anni, ma io e il mio team di Convince & Convert organizziamo e produciamo più di 30 eventi e webinar online ogni anno. Sappiamo cosa funziona, cosa no e siamo qui per condividere questo consiglio con te.
Per suggerimenti su come selezionare un webinar / soluzione di gestione di eventi virtuali, dai un'occhiata al nostro post recente, Come creare un webinar da zero.
Immergiamoci ora:
1. Mantieni brevi le sessioni
Un keynote di 60 minuti o una sessione di breakout in un evento faccia a faccia è abbastanza standard e di solito non sembra uno slogan.
Ma ciò è in parte dovuto al fatto che i partecipanti hanno altri stimoli e la capacità di sperimentare presentazioni in un ambiente tridimensionale.
È molto più difficile attirare l'attenzione del pubblico in un evento virtuale, rispetto a una conferenza di persona.
In effetti, abbiamo aperto la strada al concetto di "webinine", un webinar che dura solo nove minuti. La frequenza di visualizzazione del pubblico è molto più elevata per sessioni di quella durata (rispetto a 60 minuti), così come la percentuale di riproduzione.
Ecco un esempio di webinine che ho presentato con i miei amici di ZoomInfo. Un webinine è un breve webinar che ha un tasso di partecipazione più elevato rispetto a un webinar di 60 minuti di durata intera.
Non stiamo suggerendo che ogni sessione nel tuo evento virtuale duri solo nove minuti, ma prendi in considerazione di ridurre di 15 o 30 minuti le fasce orarie che utilizzeresti per un evento fisico.
Ad esempio, un breakout di 60 minuti faccia a faccia dovrebbe essere di 45 o 30 minuti quando consegnato online.
2. Affina i tuoi titoli e le tue descrizioni
Quando vengono presentate più opzioni simultanee per le sessioni tra cui scegliere in un'impostazione di evento fisico, i partecipanti faranno spesso affidamento sul passaparola, chiedendo agli altri partecipanti quale breakout stanno frequentando e perché.
La maggior parte delle conferenze virtuali non ha questa dinamica.
Inoltre, molti eventi online si basano su e-mail, post sui social media e altre tattiche per informare i partecipanti su quali informazioni verranno presentate (nella maggior parte dei casi non esiste una guida alla conferenza scritta o un'app mobile dedicata).
Pertanto, i partecipanti al tuo evento virtuale hanno meno informazioni quando decidono su quali sessioni sintonizzarsi e quali saltare.
Di conseguenza, è ancora più importante che i titoli e le descrizioni delle sessioni per la programmazione della conferenza virtuale siano descrittivi e convincenti.
3. Utilizzare un moderatore o un Emcee
Anche se hai un presentatore, hai comunque bisogno di un MC per mantenere alto il flusso e l'energia.
In un evento faccia a faccia, il moderatore o un esperto aiuta a contestualizzare le informazioni presentate durante la conferenza, contribuendo nel contempo a mantenere alto il livello di energia e a fornire importanti note di pulizia.
Molte organizzazioni che passano a eventi virtuali credono che, poiché la programmazione è ora distribuita su Internet, questo ruolo non è più necessario.
È vero il contrario.
Avere un volto e una voce coerenti che "uniscono" le sessioni virtuali per i partecipanti aggiunge la necessaria familiarità e aiuta ad alleviare la sensazione isolata che a volte gli eventi online possono produrre per i partecipanti.
Il modo migliore per implementare è fare in modo che il moderatore dell'evento apra la conferenza online – proprio come un evento normale – e quindi moderare le domande per gli oratori e tornare online tra le sessioni per chattare con i partecipanti (ho svolto questo ruolo molte, molte volte per principali eventi online).
4. Utilizzare la chat dei partecipanti in anticipo e spesso
La componente di rete degli eventi faccia a faccia viene quasi sempre citata come la parte migliore della conferenza.
Sebbene sia ovviamente più difficile fornire una ricca rete online, puoi aiutare i partecipanti a interagire tra loro e con i presentatori facendo un uso liberale della funzione chat / domande e risposte nella piattaforma di eventi virtuali che hai scelto.
Il moderatore / moderatore dovrebbe porre domande ai partecipanti all'inizio della giornata per abituare i partecipanti alla funzionalità e anche tra le sessioni per facilitare il networking.
Ogni relatore del tuo evento virtuale dovrebbe rispondere alle domande del pubblico utilizzando lo strumento Chat / Domande e risposte.
Inoltre, uno dei vantaggi integrati delle conferenze online è la possibilità di utilizzare la funzione di polling del software per porre domande al pubblico e ottenere risultati matematici immediati.
Dovresti istruire i tuoi relatori su come utilizzare questa funzione di polling per rendere le sessioni più interessanti e interattive.
5. Richiedi passaggi del presentatore
Parlando di relatori di formazione, dovresti davvero rendere obbligatorio che ognuno di loro partecipi a una sfilata del loro materiale una settimana circa prima del tuo evento virtuale.
Certo, è probabile che i tuoi presentatori abbiano partecipato a una sorta di evento online e, ad un certo punto, abbiano persino consegnato un programma.
Tuttavia, OGNI piattaforma software per eventi online è diversa e i presentatori devono comprendere queste sfumature.
Ad esempio, alcuni pacchetti software per conferenze online “nascondono” le note del presentatore quando si è in modalità presentazione. Un oratore abituato a usare le note del presentatore sarà fortemente sorpreso quando all'improvviso scompaiono una volta iniziata la sessione. (SUGGERIMENTO: per gli eventi online, tutti i relatori stampano le loro diapositive e note)
Inoltre, una volta che i presentatori sono chiari sui diversi elementi interattivi del software e sulla "sensazione" intrinsecamente alterata di una presentazione virtuale dal punto di vista del pubblico, dovrebbero apportare modifiche al loro contenuto di conseguenza.
Mettiamolo chiaramente: per il massimo successo non puoi semplicemente prendere le tue diapositive di presentazione offline e distribuirle online.
6. Utilizzare le telecamere
Per rendere la conferenza virtuale più simile all'esperienza faccia a faccia, è necessario richiedere ai relatori di utilizzare la propria webcam durante la presentazione.
Ciò consente al pubblico di vedere l'oratore durante la presentazione, che aggiunge un altro livello di informazioni come segnali non verbali, ecc.
Tuttavia, ciò richiede che ogni presentatore non solo abbia una fotocamera decente (idealmente, migliore della sua cam per laptop di bordo) e un'illuminazione adeguata.
Questa non è necessariamente una grande sfida, ma è un'altra ruga con cui i presentatori non devono confrontarsi in un evento faccia a faccia (ed è un'altra ragione per cui hai bisogno di run-through).
La nostra Anna Hrach presenta un webinar per esperti di marketing con video dei suoi interventi.
7. Garantire un suono di qualità
Alex Shockey, Global Social Media Manager di FedEx, indossa un auricolare in un recente episodio di Social Pros.
Se gli oratori della tua conferenza online non hanno un'illuminazione fantastica o ottime fotocamere, l'evento può comunque funzionare se il contenuto è eccezionale.
Ma se l'audio del presentatore non è solido, il tuo pubblico si disconnetterà IMMEDIATAMENTE.
Proprio come con i podcast, la qualità del suono per un evento virtuale non è negoziabile.
È scioccante la frequenza con cui i presentatori degli eventi online immaginano di poter parlare sul proprio laptop, senza riguardo all'acustica della stanza, al rumore di fondo, ai cani che abbaiano, alle persone che camminano, al cacatua del vicino e altro ancora.
Quando esegui i run-through del presentatore, assicurati che vengano condotti nella stessa stanza e con la stessa configurazione che si verificherà durante la trasmissione effettiva.
Inoltre, considera l'acquisto di microfoni per cuffie USB per tutti i presentatori e l'invio di loro due settimane prima dell'evento, con un collegamento a un video che illustra come usarli. Siamo anche fan dell'altoparlante Yeti.
Infine, se l'altoparlante non può trovarsi in una circostanza accettabile per l'audio quando è programmata la sua presentazione dal vivo, preregistrare quella sessione e quindi effettuare l'accesso del relatore alla fine della parte registrata per rispondere alle domande. Ciò toglie all'oratore l'opportunità di utilizzare i sondaggi del pubblico o di fare domande via chat durante la sessione, ma è meglio dell'audio scadente.
Sommario
In qualche modo gli eventi virtuali sono più facili degli eventi di persona perché non devi preoccuparti di enormi infrastrutture audiovisive, pasti, camere d'albergo, allergie alimentari e altri ostacoli.
Ma in altri modi le conferenze online sono più difficili perché non esiste un "allestimento" per la stanza con gli altoparlanti che ottengono solo un microfono e trasmettono le loro informazioni, back-to-back.
Il tempo necessario per lavorare con ciascun relatore in un evento virtuale per garantire l'eccellenza e la coerenza è significativo.
Ma quel tempo ti ripagherà e un buon emcee / moderatore ti aiuterà a trasformare il tuo evento in un enorme successo.
