Come creare un webinar da zero in 10 semplici passaggi

Negli ultimi 12 anni, il nostro team di Convince & Convert ha creato, ospitato e promosso centinaia (forse anche migliaia) di webinar e conferenze virtuali. Fatto bene, sono un modo incredibile per generare contatti e connettersi con il pubblico.

In effetti, uno studio del Content Marketing Institute ha scoperto che il 58% dei marketer B2B implementa webinar nella loro strategia di content marketing. Non è una sorpresa, poiché i webinar possono essere molto coinvolgenti e non sono molto costosi da creare o distribuire.

In oltre 12 anni di esperienza nel marketing e nelle vendite B2B, nessun altro tipo di contenuto è stato in grado di spostare l'ago nel processo di vendita tanto quanto un webinar può fare.

Poiché i webinar sono così importanti per i marketer B2B di oggi (e anche per alcuni marketer B2C), abbiamo messo insieme i seguenti suggerimenti per aiutarti a creare un webinar da zero.

1. Scegli la tua squadra

Un webinar di solito ha tre giocatori principali. Il successo della sessione dipende da questi e ti consiglio di considerare attentamente le tue opzioni quando selezioni quanto segue:

• L'organizzatore: L'organizzatore o il facilitatore è il principale responsabile dello sviluppo di contenuti per il webinar. Sono anche responsabili della ricerca di un oratore adatto e della promozione dell'evento. Sono responsabili delle registrazioni e della comunicazione con i partecipanti all'inizio e alla fine del webinar.
• I presentatori: I relatori o gli esperti in materia dovrebbero concentrarsi sullo sviluppo e la consegna della presentazione del webinar. Si occupano della programmazione e risoluzione dei problemi dei webinar, della registrazione degli eventi e di altri dettagli per aiutarli a fornire una presentazione accattivante.
• Assistant (s): Gli assistenti aiutano a rispondere alle domande per le quali il Presentatore e il Facilitatore non hanno molto tempo. Aiutano rispondendo alle domande tecniche. (Ad esempio, "L'audio e il video non sono sincronizzati!" O "Non c'è audio!") Gli assistenti sono spesso richiesti per i webinar con un vasto pubblico.

Una grande squadra di webinar comprende tre tipi di giocatori principali: Organizzatori, Presentatori e Assistenti Clicca per Tweet

2. Decidi il formato del webinar

Il prossimo passo è decidere il formato del tuo webinar. Ti suggerisco di scegliere un formato che trasmetta al meglio il tuo messaggio mentre coinvolgi il tuo pubblico. Puoi considerare i seguenti quattro formati di webinar:

• Altoparlante singolo: Come suggerisce il nome, ciò implica che un singolo oratore comunica con i partecipanti. L'oratore mostrerà anche i contenuti del webinar e risponderà a tutte le domande poste dai partecipanti. Consiglio questo tipo di webinar se hai un pubblico ristretto.
• Formato intervista: Ciò implica un oratore che funge da intervistatore e che pone una serie di domande predeterminate all'esperto / i di argomento. Questo tipo di webinar può essere molto coinvolgente, con i partecipanti che guardano le PMI rispondere alle domande. Inoltre li incoraggia a porre domande, rendendolo interessante.
• Discussione moderata del panel: Come una discussione di gruppo, un webinar di gruppo ha diversi oratori che parlano di un argomento predeterminato. Un moderatore dovrà facilitare questo tipo di webinar.
• Q & A: Simile al formato dell'intervista, questo tipo di webinar consente anche al relatore di rispondere alle domande, ma questa volta le domande provengono direttamente dal pubblico. Ti consiglio di raccogliere in anticipo le domande. Questo ti assicurerà di rimanere nei tempi previsti e controllare le domande provenienti dal pubblico. I segmenti di domande e risposte vengono generalmente aggiunti alla fine di tutti i formati di webinar.

3. Pianifica gli elementi visivi per il tuo webinar e prepara i tuoi presentatori

Essendo un seminario basato sul web, i webinar si basano in gran parte su materiali audio e visivi per dimostrare il loro contenuto. Le diapositive piene di testo non saranno utili.

In effetti, i migliori webinar dovrebbero sembrare più simili all'esperienza faccia a faccia, dovresti richiedere ai presentatori di usare la loro web cam durante la presentazione.

La nostra Anna Hrach presenta un webinar per esperti di marketing con la sua fotocamera abilitata.

Ciò consente al pubblico di vedere l'oratore durante la presentazione, che aggiunge un altro livello di informazioni come segnali non verbali, ecc.

Tuttavia, ciò richiede che ogni presentatore non solo abbia una fotocamera decente (idealmente, migliore della sua cam per laptop di bordo) e un'illuminazione adeguata.

Questa non è necessariamente una grande sfida, ma è un'altra ruga con cui i presentatori non devono confrontarsi in un evento faccia a faccia (ed è un'altra ragione per cui hai bisogno di run-through).

In termini di diapositive, Incluso suggerisci di considerare i seguenti punti quando prepari le immagini per il tuo prossimo webinar:

• Avere una diapositiva introduttiva con informazioni come l'ora di inizio e i punti da discutere nel webinar. Ma rendilo divertente!
• Successivamente, fai una diapositiva che mostri una sinossi degli argomenti che verranno trattati nel webinar.
• Includi una diapositiva di strumenti e siti Web che verranno utilizzati nel processo. Ti consiglio di utilizzare gli strumenti e i siti Web in tempo reale durante il webinar in modo da poter avere un impatto migliore sul pubblico.

4. Seleziona una soluzione webinar

Qui a Convince & Convert, siamo grandi fan di Zoom. In passato abbiamo utilizzato molte soluzioni, tra cui GoToWebinar, BigMarker, Adobe Connect, WebEx, ClickMeeting e altro ancora. Tutti hanno i loro pro e contro. Non esiste una soluzione perfetta (siamo felici di aiutarvi a esplorare i pro ei contro di ciascuno – fatecelo sapere).

Puoi anche utilizzare la tua soluzione webinar per condurre sondaggi e sondaggi dopo la sessione. Questo ti aiuterà a ottenere preziose informazioni per migliorare ulteriormente i tuoi webinar.

Ecco alcune domande che dovresti porti quando selezioni uno strumento webinar su cui investire:

Quali sono gli obiettivi del tuo webinar?

Prima di selezionare un servizio webinar, dovresti pensare agli obiettivi del webinar. Se si tratta di un lancio o di una promozione del tuo business, è probabile che tu stia prendendo di mira un pubblico più vasto. In questo caso, hai bisogno di un servizio webinar che ti aiuti a interagire con un gran numero di partecipanti.

Quanto è facile da usare il prodotto?

Poiché i webinar prevedono un limite di tempo, è essenziale scegliere lo strumento di servizio giusto in modo da poterne trarre il massimo vantaggio entro i tempi previsti per il webinar. Se stai pianificando un webinar nel formato a singolo oratore, cercherai il software più semplice possibile in modo da poter dimostrare con successo i tuoi contenuti aziendali ai partecipanti.

Quanto costa?

Con così tanti strumenti di servizio webinar disponibili sul mercato, è facile confondersi scegliendo lo strumento di servizio webinar corretto per il tuo webinar. Trovo che sia meglio considerare il pubblico target quando si considera il costo. Ad esempio, se stai prendendo di mira un vasto pubblico, avrai bisogno di un pacchetto aziendale. Con un pubblico di medie o piccole dimensioni, tuttavia, puoi facilmente andare avanti con un'edizione premium.

Le risposte a queste tre domande determineranno quanto dovresti spendere per uno strumento di servizio.

5. Installare l'attrezzatura e lo spazio giusti

Avrai bisogno di un posto tranquillo per condurre il tuo webinar. Considerare una sala conferenze o qualsiasi altro luogo che sarà libero da rumori di fondo e interruzioni.

La selezione dell'attrezzatura giusta è fondamentale anche per il tuo webinar. Prendi in considerazione i telefoni fissi e i microfoni delle cuffie, poiché è meno probabile che si interrompano mentre interagisci con il tuo pubblico.

Avere un mantenere un laptop di backup completamente carico, con tutti i dati copiati e memorizzati in esso. Ciò garantirà che tutto vada per il meglio anche se si riscontrano difficoltà tecniche con il proprio sistema informatico primario.

Scegliere l'attrezzatura e lo spazio giusti non solo migliorerà la qualità del webinar, ma garantirà anche un'ottima esperienza per il tuo pubblico.

6. Pubblicizza e promuovi il tuo webinar

Per garantire che il tuo webinar ottenga la massima partecipazione, è fondamentale promuoverlo il prima possibile. Ecco come ti suggerisco di promuoverlo:

• Inizia creando una landing page che introduce l'argomento del webinar, i relatori, le date e l'ora e un invito all'azione affinché le persone si iscrivano per partecipare all'evento.
• Crea un banner o visualizza un annuncio sulla home page del tuo sito Web per rendere i visitatori consapevoli del prossimo evento.
• Usa siti di social media come Facebook e Twitter per spargere la voce. Crea un hashtag dedicato e originale per pubblicizzare l'evento. Questo hashtag ti sarà utile al momento dell'evento, poiché lo utilizzerai per interagire con i partecipanti.
• Invia e-mail di promemoria multipli per mostrare il conto alla rovescia al tuo evento. Il 45 percento degli esperti di marketing afferma che le e-mail sono le più efficaci nel guidare le registrazioni (nella mia esperienza, questo è vero).
• Il giorno dell'evento, assicurati di inviare e-mail con il link diretto al tuo webinar.
• Il martedì è generalmente il giorno migliore per promuovere il tuo webinar, come rivelato in un rapporto GoToWebinar.

7. Scegli la data e l'ora giuste

Tieni presente che non tutti i membri del tuo pubblico provengono dalla stessa posizione. Il webinar dovrebbe essere ospitato in una data e ora specifiche che consentano la presenza del numero massimo di partecipanti. Se il tuo pubblico di destinazione è a Los Angeles e ti trovi a New York, inizia un webinar alle 18:00. potrebbe non essere una buona scelta, poiché sarà tardi per i partecipanti che vivono a Los Angeles.

È importante selezionare la data e l'ora giuste per il tuo evento webinar. Il momento migliore per condurre il tuo webinar dipende dal target demografico, ma un sondaggio condotto da ON24 lo suggerisce i giorni migliori per ospitare i tuoi webinar sono martedì e mercoledì alle 10 e alle 11 GMT.

Puoi utilizzare Google Analytics per individuare le regioni del mondo da cui proviene la maggior parte del mio traffico online. Puoi anche inviare sondaggi ai tuoi potenziali partecipanti chiedendo loro i momenti più convenienti per loro di partecipare al webinar.

Questi sono i principali fattori che dovrebbero non solo essere considerati, ma prioritari. Ricerche e pianificazioni significative dovrebbero essere condotte su di loro in modo che tu possa aspettarti il ​​massimo dal tuo webinar e potenziare la tua attività.

8. Scegli un argomento di interesse

Se il tuo argomento non interessa il tuo potenziale pubblico, sarà davvero difficile per te attirarli a partecipare al tuo webinar. Dal momento che i webinar durano di solito un'ora, puoi scegliere di parlare vagamente di molti argomenti o parlare di un singolo argomento e approfondirti.

Ecco perché ti consiglio sempre di essere molto specifico quando selezioni un argomento per il tuo webinar. Ad esempio, invece di parlare semplicemente del marketing digitale in generale, potresti parlare delle tendenze del marketing digitale o del budget per il marketing digitale, ecc.

Durante la ricerca di un argomento interessante, dovresti considerare:

• Contenuto precedentemente prodotto: Durante la ricerca di un argomento interessante, considera di esaminare il contenuto che hai già prodotto. Può essere un post sul blog, un post sui social media o un articolo. Cerca tra i post e gli articoli per trovare quello che ha ricevuto più attenzione. Questo ti aiuterà a capire a quali argomenti è interessato il tuo pubblico. Ora puoi approfondire l'argomento specifico che hai selezionato in modo da poter fornire una comprensione approfondita al pubblico e, nel processo, mantenerlo coinvolto.
• Partecipare ad altri webinar: Inizia a frequentare vari altri webinar che si svolgono nel tuo campo. Questo non solo ti aiuterà a ottenere nuove idee dall'argomento del tuo concorrente, ma ti aiuterà anche a capire le tendenze nei tipi di argomenti discussi. Attraverso queste intuizioni, puoi decidere su un argomento praticabile e perfezionarlo attraverso la ricerca.

Dopo aver selezionato l'argomento, è necessario porsi le seguenti domande:

• C'è una domanda particolare che i tuoi clienti e il potenziale pubblico spesso ti chiedono di poter affrontare in un webinar?
• Quali sono i tuoi punti di forza e cosa sarebbe davvero divertente insegnare a te?
• Quale sarebbe la cosa più preziosa che puoi offrire in 40 o 60 minuti?

Se trovi le risposte più adatte a queste domande, congratulazioni! Hai appena trovato il tuo argomento per il tuo prossimo webinar. Se è il contrario, continua a cercare fino a quando non ne trovi uno migliore.

9. Continua a praticare

Mi assicuro sempre di allenarmi per un webinar diversi giorni prima di andare in diretta per assicurarmi che tutto vada per il meglio.

Inizia a fare corse a secco che aiuterà tutte le persone coinvolte nel webinar a ottenere un quadro completo. Controllare tutte le apparecchiature per assicurarsi che funzionino correttamente. Un'ultima prova a secco due o tre giorni prima del webinar live assicurerà quanto segue:

• Conferma se tutti sono esperti della tecnologia del software webinar e dei contenuti del webinar.
• Finalizza le diapositive della presentazione per evitare modifiche dell'ultimo minuto.
• Scegli i metodi di comunicazione più adatti alla squadra.
• Assegna attività individuali che devono essere monitorate durante il webinar come sondaggi, domande e risposte, chat di gruppo, ecc.
• Revisione della registrazione finale in base a dettagli quali nomi dei partecipanti, rispettivi settori, ecc. L'host deve essere pienamente consapevole di tali informazioni.

10. Follow-up con i partecipanti

Ho notato che alcuni esperti di marketing non riescono a dare seguito ai partecipanti al loro webinar. Questo può essere un grave errore, poiché stai perdendo l'opportunità di continuare a coinvolgere il tuo pubblico.

Invia loro un'email ringraziandoli insieme a un sondaggio che chiede loro di condividere il loro feedback e valutare la loro esperienza, oltre a un invito all'azione per i webinar futuri. Assicurati di inviare un'e-mail di follow-up con una registrazione del webinar alle persone che si sono iscritte al webinar ma non sono state in grado di parteciparvi. Il follow-up farà molto per incoraggiare il pubblico a partecipare a futuri eventi webinar e persino essere coinvolto con la tua azienda.

Dopo aver ospitato correttamente il tuo webinar, inizia a valutare i tuoi sforzi. Utilizza il feedback fornito dai partecipanti nelle e-mail di follow-up. Considerali e apporta delle modifiche per garantire che i tuoi futuri webinar abbiano ancora più successo.

I grandi webinar sono ben pianificati, organizzati ed eseguiti da un team affiatato. Dovresti dedicare tempo sufficiente per pianificare e testare il programma per rimuovere eventuali difetti.

Questo post è stato originariamente scritto da Shane Barker nel 2018 e aggiornato da Megan Leap nel 2020.