Puoi dire per quanto tempo qualcuno ha lavorato sui social media chiedendo della loro più grande gaffe. Il tweet errato che è stato eliminato tanto rapidamente quanto è stato inviato. Il tempo in cui Facebook è andato in diretta da un telefono in tasca. Gli incidenti accadono, certo. Ma quando i social media entrano nel suo secondo decennio di lavoro di qualcuno, gli incidenti possono diventare reati gravi. Anche quelli a fuoco.
Nessuno vuole perdere il lavoro a causa dei social media, quindi dipendenti e datori di lavoro devono allinearsi sui modi adeguati di utilizzare i social media nel tempo dell'azienda. I confini e le conseguenze devono essere definiti accanto alle altre regole aziendali, di solito in un manuale per i dipendenti.
Che cos'è una politica sui social media?
Una politica sui social media serve a proteggere i dipendenti tanto quanto la società per la quale lavorano. Fornisce linee guida ai dipendenti per l'uso personale dei social media in un modo non completamente ovvio e controllato, ma protegge anche il dipendente e il datore di lavoro.
Storia delle politiche sui social media
Ciò che è nato negli anni 2000 come "Politica sui blog" era essenzialmente un avvertimento su ciò che i dipendenti potevano e non dovevano postare sul blog o pubblicare su un forum online. Ciò si è rapidamente evoluto in linee guida per "contenuti online" e, in particolare, attività sui social media.
La politica rapida e semplice di Zappos, "Sii reale e usa il tuo miglior giudizio", potrebbe aver superato il test dell'annusamento delle risorse umane un decennio fa. Oggi, tuttavia, le organizzazioni con poche o migliaia di dipendenti devono definire le aspettative su come "essere reali" su una varietà di social network e sul significato del "miglior giudizio" per loro.
quando Le risorse umane possiedono la politica dei dipendenti e il manuale di accompagnamento, possono fare affidamento su esperti in materia di comunicazione, marketing o digitale per assistere nella creazione di una politica dei dipendenti. All'inizio, cerca e leggi alcune politiche simili nel tuo settore per capire come affrontare l'inclusione di problemi di privacy, informazioni legali e responsabilità personale.
Utilizza gli esempi di politica sui social media di seguito e scarica il nostro modello gratuito per dare forma alla tua politica dei dipendenti. Ricorda di rivedere la tua politica sui social media con un avvocato prima che sia adottata formalmente.
Cosa dovrebbe essere in una politica sui social media
Parte 1: Scopo
Inizia una politica sui social media con una dichiarazione di intenti sul perché l'azienda utilizza i social media e su come affrontare questo come strumento di comunicazione. Mantenerlo sintetico e applicabile a coloro che lo leggeranno.
Ecco un ottimo esempio della Brown University. Usano tre frasi per inquadrare l'introduzione di questa politica sui social media:
“I social media sono potenti strumenti di comunicazione. Ogni account relativo a Brown svolge un ruolo cruciale, integrato e di supporto nel raccontare la storia dell'Università.
L'Ufficio delle comunicazioni universitarie di Brown utilizza i social media per interagire con un pubblico globale, compresi studenti, docenti, personale, ex studenti attuali e potenziali, genitori, media esterni e membri della comunità locale ".
Parte 2: Definizioni
Definire i "social media" come la società considera. In genere, i social media si riferiscono a conversazioni e contenuti condivisi tra una o più persone attraverso Internet, inclusi blog, wiki, bacheche di messaggi, forum online, chat room e siti e app di social network.
Identificare chi all'interno dell'azienda può essere una risorsa per i dipendenti con domande sull'uso professionale e personale, incluso lo sviluppo di strategie per nuovi account.
Parte 3: marchio
Spiegare come utilizzare le risorse del marchio (o meno) nei social media. Considera come gli standard di marchio esistenti per l'uso del logo e dei colori possono essere estesi per l'uso sui social media. L'azienda fornirà versioni compatibili del logo e delle risorse di branding per adattarsi ai profili dei social media? Esistono convenzioni di denominazione per un account relativo all'azienda, per una divisione, un prodotto / servizio o un individuo?
Ecco come la Tufts University gestisce questo:
Uso del nome Tufts
"Oltre a soddisfare i requisiti stabiliti nelle Linee guida sull'uso dei nomi e delle insegne di Tufts, ci sono sfide uniche associate all'uso del nome Tufts nei social media, come la potenziale necessità di abbreviare un nome di programma o entità per un Account Twitter.
- L'uso del sigillo o del marchio denominativo Tufts come foto del profilo su Facebook, Twitter o altri account di social media non è consentito.
- Sii il più chiaro possibile quando assegni un nome ai tuoi account sui social media, tenendo presente i limiti del personaggio. Evita di usare acronimi che potrebbero non essere universalmente riconosciuti. "
Parte 4: Distinguere come vengono utilizzati i social media
Quando i dipendenti pubblicano sul proprio account personale sui social media, lo fanno come individuo e non necessariamente come dipendente. I datori di lavoro devono rispettarlo e possono incoraggiarli a presentare la migliore versione di se stessi online.
I dipendenti sono anche la prima linea di sostenitori e influencer dell'azienda. Nella maggior parte dei casi, non è necessario che abbiano accesso all'account del marchio per amplificare i contenuti dell'azienda. In effetti, i programmi di advocacy dei dipendenti sono progettati per incoraggiare i dipendenti ad amplificare il contenuto delle loro reti personali. Ciò apre l'azienda e il dipendente al rischio aggiuntivo che dovrebbe essere identificato e spiegato nella politica. I dipendenti che contribuiscono alla contabilità aziendale con marchio dovrebbero disporre di un'altra serie di linee guida che sono più strettamente legate alle loro responsabilità lavorative.
Parte 5: non agire come portavoce
I singoli dipendenti non parlano per l'azienda su account personali di social media.
Ecco un ottimo esempio di Wal-Mart:
“Ricorda che abbiamo un team dedicato incaricato di rispondere alle richieste o alle critiche dei clienti. Il nostro team social Walmart ufficiale è responsabile per coinvolgere i clienti attraverso la nostra pagina. Per evitare confusione, ti chiediamo di non tentare di rispondere alle richieste o ai commenti dei clienti indirizzati specificamente alla Società o che chiedono una risposta ufficiale della Società su questo sito. "
Parte 6: possiedi la tua opinione
I dipendenti hanno la responsabilità esclusiva di ciò che viene pubblicato nei loro account e profili di social media. Le comunicazioni sui social media sono di dominio pubblico e possono essere scoperte e condivise.
In questo esempio di Adidas, sottolineano che "Internet non dimentica mai:"
“Sei personalmente responsabile del contenuto che pubblichi su blog, wiki o qualsiasi altra forma di media generato dagli utenti. Ricorda che Internet non dimentica mai. Ciò significa che tutto ciò che pubblichi sarà visibile al mondo per molto, molto tempo. Il buon senso è un fattore enorme qui. Se stai per pubblicare qualcosa che ti mette persino a disagio, rivedi. ”
Parte 7: Divulgazione
Rivelare il proprio lavoro e il proprio datore di lavoro quando è pertinente, ad esempio condividere un collegamento al sito Web dell'azienda o avviare una conversazione online sull'azienda.
Diamo un'occhiata all'esempio della politica sui social media di Tufts:
“Per motivi di trasparenza, ai dipendenti che utilizzano canali di social media personali per parlare di lavoro o di questioni relative a Tufts è richiesto di rivelare la propria affiliazione con Tufts. I dipendenti possono prendere in considerazione l'aggiunta di una dichiarazione di non responsabilità nei loro account sui social media affermando che i loro pensieri sono propri. Ad esempio, su Twitter, gli utenti possono utilizzare il campo "Bio" per notare che le opinioni e i pensieri espressi sono propri e non riflettono le opinioni di Tufts. "
Parte 8: guarda le parole
Astenersi da un linguaggio volgare e osceno sull'azienda e sui collaboratori.
Ecco come il National Labor Relations Board gestisce questo:
"Come l'attività non è protetta se dite cose sul vostro datore di lavoro che sono egregiamente offensive o consapevolmente e deliberatamente false, o se denigrate pubblicamente i prodotti o i servizi del datore di lavoro senza mettere in relazione i vostri reclami con controversie di lavoro ".
Parte 9: Riservatezza e privacy
I dipendenti generalmente sanno di mantenere private le informazioni riservate sull'azienda e le parti interessate, ma potrebbero non sapere esattamente quali informazioni si applicano a questa regola. È utile pre-identificare i tipi di informazioni riservate e private sulla società che non devono essere condivise online in qualsiasi momento.
Ecco come Linee guida per il social computing di IBM gestisce la riservatezza e la privacy:
5. Rispettare le leggi sul copyright, sul fair use e sulla divulgazione finanziaria.
6. Non fornire informazioni riservate o di altro tipo di proprietà di IBM o di un cliente, di un partner o di un fornitore e non discutere mai pubblicamente le prestazioni aziendali di IBM o altre questioni sensibili relative a risultati o piani aziendali.
7. Non citare o fare riferimento a clienti, partner o fornitori su questioni commerciali senza la loro approvazione. Quando si fa un riferimento, ricollegarsi alla fonte e non pubblicare contenuti che potrebbero consentire di trarre inferenze che potrebbero danneggiare una relazione del cliente con IBM.
Parte 10: Copyright
Chiedere ai dipendenti di rispettare le leggi sul copyright e includere le attribuzioni appropriate quando necessario.
Parte 11: Conseguenza
Identificare le conseguenze della mancata osservanza della politica, inclusa la risoluzione. Prendi nota, il National Labor Relations Board ha stabilito che l'utilizzo dei social media può essere un forma di attività "protetta protetta" – anche se questo non regge per l'aderenza individuale su un post o un video sui social media.
"I post inappropriati che possono includere commenti discriminatori, molestie e minacce di violenza o simili comportamenti inappropriati o illeciti non saranno tollerati e potrebbero essere soggetti ad azioni disciplinari fino alla risoluzione inclusa."
La legalità delle politiche dei dipendenti
Non esistono due politiche sui social media uguali. Esistono limiti legali per quanto possano essere restrittivi. Alcune organizzazioni prestano maggiore attenzione a cosa non fare, mentre altre sono utili nell'elaborare le linee guida in modo da aiutare i dipendenti a comprendere meglio come utilizzare i social media personalmente e professionalmente.
Le politiche dei dipendenti sono soggette a revisione da parte del National Labour Relation’s Board (NLRB). Nel corso degli ultimi 10 anni, il NLRB ha preso decisioni e fornito indicazioni su regole specifiche del manuale per i dipendenti. Recentemente, è stata emessa una decisione in risposta a The Boeing Company che ha ridefinito alcune regole come presumibilmente lecite e illegali.
Le regole generali, o quelle onnicomprensive per i dipendenti indipendentemente da situazioni specifiche, sono le regole ritenute per lo più illegali dal NLRB. Quando si scrive una politica del manuale del dipendente, è meglio essere consapevoli di evitare quanto segue:
- Regole generali che vietano ai dipendenti di fare commenti denigratori o negativi sulla società;
- Regole generali che vietano ai dipendenti di criticare il datore di lavoro;
- Regole generali che vietano ai dipendenti di fare dichiarazioni false o inesatte;
- Regole generali a condizione che i salari, i benefici o le condizioni di lavoro siano confidenziali o impediscano ai dipendenti di discuterne; e
- Regole generali che vietano ai dipendenti di aderire a organizzazioni esterne.
Imposta un promemoria annuale per rivedere e aggiornare la tua politica sui social media. La politica dovrebbe essere un documento vivente per riflettere quanto velocemente cambiano le norme del comportamento e delle attività online.
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