La tabella pivot è una delle più potenti – e intimidatorie – funzioni di Microsoft Excel. Potente perché può aiutarti a riassumere e dare un senso ai grandi insiemi di dati. Intimidazione perché non sei esattamente un esperto di Excel e le tabelle pivot hanno sempre avuto la reputazione di essere complicate.
La buona notizia: imparare a creare una tabella pivot in Excel è molto più facile di quanto si sarebbe potuto credere.
Ma prima di guidarti attraverso il processo di creazione di uno, facciamo un passo indietro e assicurati di capire esattamente che cos'è una tabella pivot e perché potresti doverne usare uno.
Cos'è un tavolo pivot?
Una tabella pivot è un riepilogo dei dati, racchiuso in un grafico che consente di creare report e esplorare le tendenze in base alle informazioni dell'utente. Le tabelle pivot sono particolarmente utili se si dispone di righe o colonne lunghe che contengono valori necessari per tracciare le somme e possono essere facilmente confrontati tra loro.
In altre parole, le tabelle pivot estraggono il significato da quella serie apparentemente infinita di numeri sullo schermo. E più specificamente, ti consente di raggruppare i tuoi dati in modi diversi in modo da poter trarre conclusioni utili più facilmente.
La parte "pivot" di una tabella pivot deriva dal fatto che è possibile ruotare (o ruotare) i dati nella tabella per visualizzarli da una prospettiva diversa. Per essere chiari, non stai aggiungendo, sottraendo o modificando in altro modo i tuoi dati quando fai un pivot. Invece, stai semplicemente riorganizzando i dati in modo da poter rivelare informazioni utili da esso.
Come utilizzare le tabelle pivot
Se ti senti ancora un po 'confuso su cosa realmente fanno le tabelle pivot, non preoccuparti. Questa è una di quelle tecnologie che è molto più facile da capire una volta che l'hai vista in azione. Ecco sette scenari ipotetici in cui si desidera utilizzare una tabella pivot.
1. Confronta i totali di vendita di diversi prodotti.
Supponiamo che tu abbia un foglio di lavoro che contiene dati di vendita mensili per tre prodotti diversi – prodotto 1, prodotto 2 e prodotto 3 – e vuoi capire quale dei tre ha portato il maggior numero di dollari. È possibile, naturalmente, consultare il foglio di lavoro e aggiungere manualmente le cifre di vendita corrispondenti a un totale parziale ogni volta che appare il prodotto 1. Si potrebbe quindi fare lo stesso per il prodotto 2 e per il prodotto 3, fino a quando non si avranno i totali per tutti. Pezzo di torta, giusto?
Ora, immagina che il tuo foglio di lavoro mensile sia composto da migliaia e migliaia di righe. La selezione manuale di tutti loro potrebbe richiedere una vita. Utilizzando una tabella pivot, puoi aggregare automaticamente tutti i dati di vendita per il prodotto 1, prodotto 2 e prodotto 3 e calcolare le rispettive somme in meno di un minuto.
2. Mostra le vendite di prodotti come percentuali delle vendite totali.
Le tabelle pivot mostrano naturalmente i totali di ogni riga o colonna al momento della creazione. Ma non è l'unica cifra che puoi produrre automaticamente.
Diciamo che hai inserito i numeri di vendita trimestrali per tre prodotti separati in un foglio Excel e hai trasformato questi dati in una tabella pivot. La tabella ti fornisce automaticamente tre totali in fondo a ciascuna colonna, con l'aggiunta delle vendite trimestrali di ogni prodotto. Ma cosa succede se si voleva trovare il percentuale queste vendite di prodotti hanno contribuito a tutte le vendite aziendali, piuttosto che ai soli totali di vendita di tali prodotti?
Con una tabella pivot, è possibile configurare ogni colonna per fornire la percentuale della colonna di tutti e tre i totali delle colonne, anziché solo il totale della colonna. Se, per esempio, tre vendite di prodotti ammontavano a $ 200.000 e il primo prodotto a $ 45.000, è possibile modificare una tabella pivot per dire che questo prodotto ha contribuito al 22,5% di tutte le vendite aziendali.
Per mostrare le vendite di prodotti come percentuali delle vendite totali in una tabella pivot, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella che trasporta un totale vendite e selezionare "Mostra valori come" > "% di Grand Total."
3. Combina dati duplicati.
In questo scenario, hai appena completato una riprogettazione del blog e hai dovuto aggiornare un gruppo di URL. Sfortunatamente, il tuo software di segnalazione dei blog non ha funzionato molto bene e ha finito per dividere le metriche di "visualizzazione" per singoli post tra due diversi URL. Quindi nel tuo foglio di lavoro hai due istanze separate di ogni singolo post del blog. Per ottenere dati accurati, è necessario combinare i totali delle visualizzazioni per ciascuno di questi duplicati.
È qui che entra in gioco il tavolo pivot. Invece di dover cercare e combinare manualmente tutte le metriche dei duplicati, è possibile riepilogare i dati (tramite la tabella pivot) per titolo del post del blog e voilà: le metriche della vista da questi post duplicati verranno aggregate automaticamente.
4. Ottieni un numero di dipendenti per dipartimenti separati.
Le tabelle pivot sono utili per il calcolo automatico di elementi che non è possibile trovare facilmente in una tabella Excel di base. Una di queste cose è contare le righe che hanno tutti qualcosa in comune.
Se si dispone di un elenco di dipendenti in un foglio Excel, ad esempio, e accanto ai nomi dei dipendenti sono i rispettivi reparti a cui appartengono, è possibile creare una tabella pivot da questi dati che mostra il nome di ciascun dipartimento e il numero di dipendenti appartengono a quei dipartimenti. La tabella pivot elimina in modo efficace il compito di ordinare il foglio Excel in base al nome del reparto e di contare ogni riga manualmente.
5. Aggiungi valori predefiniti alle celle vuote.
Non tutti i set di dati che inserisci in Excel popoleranno ogni cella. Se stai aspettando l'arrivo di nuovi dati prima di inserirlo in Excel, potresti avere molte celle vuote che sembrano confuse o che necessitano di ulteriori spiegazioni quando mostri questi dati al tuo manager. Ecco dove arrivano i tavoli pivot.
È possibile personalizzare facilmente una tabella pivot per riempire le celle vuote con un valore predefinito, ad esempio $ 0 o TBD (per "essere determinato"). Per tabelle di dati di grandi dimensioni, essere in grado di taggare queste celle rapidamente è una funzione utile quando molte persone riesaminano lo stesso foglio.
Per formattare automaticamente le celle vuote della tabella pivot, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella e fai clic "Opzioni tabella pivot." Nella finestra che appare, seleziona la casella con l'etichetta "Celle vuote come" e inserisci ciò che desideri visualizzato quando una cella non ha altro valore.
Come creare una tabella pivot
- Inserisci i tuoi dati in un intervallo di righe e colonne.
- Ordina i tuoi dati per un attributo specifico.
- Evidenzia le celle per creare la tua tabella pivot.
- Trascina e rilascia un campo nell'area "Row Labels".
- Trascina e rilascia un campo nell'area "Valori".
- Ottimizza i tuoi calcoli.
Ora che hai un migliore senso di quali tabelle pivot possono essere usate, entriamo nel nocciolo di come effettivamente crearne uno.
1. Inserisci i tuoi dati in un intervallo di righe e colonne.
Ogni tabella pivot in Excel inizia con una tabella di Excel di base, in cui sono alloggiati tutti i dati. Per creare questa tabella, inserisci semplicemente i tuoi valori in un insieme specifico di righe e colonne. Utilizza la riga più in alto o la colonna più in alto per classificare i tuoi valori in base a ciò che rappresentano.
Ad esempio, per creare una tabella Excel dei dati sul rendimento dei post sul blog, potresti avere una colonna che elenca ogni "URL", una colonna che elenca "Post Title" di ciascun URL, una colonna che elenca "Views to Date" di ciascun post e così via. (Useremo questo esempio nei passaggi successivi).
2. Ordina i tuoi dati per un attributo specifico.
Quando hai tutti i dati che desideri inserire nel tuo foglio Excel, dovrai ordinare questi dati in qualche modo, in modo che sia più facile da gestire una volta trasformato in una tabella pivot.
Per ordinare i dati, fare clic su "Dati" scheda nella barra di navigazione in alto e selezionare il "Ordinare" icona sotto di esso. Nella finestra che appare, puoi scegliere di ordinare i tuoi dati per ogni colonna che desideri e in qualsiasi ordine. Per ordinare il foglio Excel con "Visualizzazioni fino alla data", ad esempio, selezionare questo titolo di colonna sotto "Colonna" e poi seleziona se vuoi ordinare i tuoi post dal più piccolo al più grande, o dal più grande al più piccolo.
Selezionare "OK" in basso a destra nella finestra Ordina, e riordinerai con successo ogni riga del foglio Excel per il numero di visualizzazioni ricevute da ogni post del blog.
3. Evidenzia le celle per creare la tua tabella pivot.
Dopo aver inserito i dati nel foglio di lavoro di Excel e averli ordinati a piacere, evidenzia le celle che desideri riepilogare in una tabella pivot. Clic "Inserire" lungo la navigazione in alto, e seleziona il "Tabella pivot" icona. Puoi anche fare clic in qualsiasi punto del foglio di lavoro, selezionare "Tabella pivot" e inserire manualmente l'intervallo di celle che desideri includere nella tabella pivot.
Si aprirà una casella di opzione in cui, oltre a impostare l'intervallo di celle, è possibile selezionare se avviare o meno questa tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro o conservarlo nel foglio di lavoro esistente. Se apri un nuovo foglio, puoi navigare verso e fuori da esso nella parte inferiore della cartella di lavoro di Excel. Una volta scelto, fai clic "OK."
In alternativa, puoi evidenziare le celle, selezionare "Tabelle pivot consigliate" a destra dell'icona Tabella pivot e aprire una tabella pivot con suggerimenti preimpostati su come organizzare ogni riga e colonna.
Nota: Se stai utilizzando una versione di Excel precedente a Excel 2016, "PivotTables" potrebbe essere sotto "Tabelle" o "Dati" lungo la navigazione in alto, piuttosto che "Inserisci". In Fogli Google, puoi creare tabelle pivot da "Dati" menu a discesa lungo la navigazione in alto.
4. Trascina e rilascia un campo nell'area "Etichette di riga".
Dopo aver completato il passaggio 1, Excel creerà per te una tabella pivot vuota. Il prossimo passo è trascinare e rilasciare un campo – etichettato in base ai nomi delle colonne nel foglio di calcolo – nel "Etichette di riga" la zona. Questo determinerà quale identificatore univoco – titolo del post del blog, nome del prodotto e così via – la tabella pivot organizzerà i tuoi dati per.
Ad esempio, supponiamo di voler organizzare una serie di dati sui blog per titolo del post. Per fare ciò, devi semplicemente fare clic e trascinare il campo "Titolo" nell'area "Fila etichette".
Nota: La tabella pivot potrebbe essere diversa a seconda della versione di Excel con cui stai lavorando. Tuttavia, i principi generali rimangono gli stessi.
5. Trascina e rilascia un campo nell'area "Valori".
Una volta stabilito ciò che organizzerai i tuoi dati, il prossimo passo è aggiungere alcuni valori trascinando un campo nel "Valori" la zona.
Seguendo l'esempio dei dati dei blog, supponiamo di voler riassumere le visualizzazioni dei post del blog per titolo. Per fare questo, devi semplicemente trascinare il campo "Visualizzazioni" nell'area Valori.
6. Ottimizza i tuoi calcoli.
La somma di un determinato valore verrà calcolata per impostazione predefinita, ma è possibile modificarla facilmente in base a valori medi, massimi o minimi a seconda di ciò che si desidera calcolare.
Su un Mac, puoi farlo cliccando sul piccolo "io" accanto a un valore nell'area "Valori", selezionando l'opzione desiderata e facendo clic su "OK". Una volta effettuata la selezione, la tabella pivot verrà aggiornata di conseguenza.
Se utilizzi un PC, dovrai fare clic sul piccolo triangolo capovolto accanto al tuo valore e selezionare "Impostazioni campo valore" per accedere al menu.
Scavando più in profondità con le tabelle pivot
Ora hai imparato le basi della creazione di tabelle pivot in Excel. Ma a seconda di cosa hai bisogno del tuo tavolo girevole, potresti non farlo.
Ad esempio, potresti notare che i dati nella tabella pivot non sono ordinati nel modo desiderato. Se così fosse, la funzione Sort di Excel può aiutarti. In alternativa, potrebbe essere necessario integrare i dati di un'altra fonte nei rapporti, nel qual caso la funzione CERCA.VERT potrebbe rivelarsi utile.
Per approfondire il mondo di Excel e conoscere le sue varie funzioni, scarica la nostra guida completa, Come usare Excel.
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