Come guidare bene la tua squadra … da lontano

Alla luce dell'attuale pandemia globale Covid-19, stiamo tutti facendo molto lavoro (e gestendo) … a distanza. E mentre nel mondo di Bette Midler, c'è armonia e pace a distanza, nel nostro mondo, le cose possono essere un po 'più complicate.

In effetti, lavorare a distanza può essere davvero difficile. Soprattutto se sei un leader (come me) che non è abituato a lavorare in remoto, per non parlare della gestione di un team remoto. Nell'ultima settimana, mi sono trovato non solo a mancare i miei compagni di squadra, ma mi sono anche trovato a lottare per comunicare in modi che erano precedentemente così semplici (addio capacità di lasciarsi andare dalla scrivania / ufficio di qualcuno), lottando per dare la priorità alla i modi in cui funzionava così bene (sessioni di brainstorming di lavagna di persona così a lungo) e fatica a rimanere in contatto con il mio team.

In che modo come leader e dipendenti possiamo condurre bene … a distanza? Ti abbiamo coperto con sette consigli.

7 regole per vivere quando si gestisce una squadra remota

# 1: Discutere le aspettative con il proprio team e riepilogare tali aspettative

Come manager, svolgi un ruolo fondamentale nella preparazione della tua squadra remota per il successo. Per iniziare, dedica un po 'di tempo ad avere un dialogo aperto e onesto sul piano di lavoro da casa con il tuo team.

Questa conversazione dovrebbe delineare ciò che ci si aspetta da ciascun membro del team, affrontare in modo proattivo le potenziali sfide e evidenziare le opportunità. Nel rivedere le aspettative, identificare chiaramente gli strumenti che verranno utilizzati per la comunicazione e la gestione di compiti / progetti, stabilire cadenze regolari per la condivisione degli aggiornamenti dello stato (sottolineare che la comunicazione eccessiva è buona), impostare parametri per check-in e riunioni, rivedere il piano per favorire una forte cultura di squadra e fornire ai membri del team un canale regolarmente monitorato in cui possono chiedere aiuto in qualsiasi momento.

Dopo aver delineato il piano, fornisci tutto il tempo per rispondere alle domande (annota tutte le domande e risposte) e invia un riepilogo scritto della discussione a tutti in modo che possano fare riferimento in seguito. Seguire individualmente con i membri del team nelle prossime settimane per effettuare il check-in e perfezionare il piano.

# 2: Comunicare troppo … Strategicamente

Come indicato nel Suggerimento n. 1, la comunicazione eccessiva è fondamentale quando si lavora in remoto, ma dovrebbe comunque comportare una strategia, altrimenti la comunicazione diventa rumorosa. Questo significa semplicemente che non è necessario pubblicare lo stesso messaggio su ogni possibile canale di comunicazione a tua disposizione se non è necessario.

Il tuo team inizierà a sintonizzarti se la tua comunicazione non è pertinente o ponderata. Invece, determina quali canali servono allo scopo per la tua squadra.

Ad esempio, un messaggio diretto Slack è un ottimo modo per porre una domanda rapida e una tantum, mentre un canale Slack della squadra offre un grande spazio per porre una domanda veloce la cui risposta può essere vantaggiosa per l'intera squadra. Una videochiamata può essere un'opzione migliore per una domanda o un argomento che richiede una risposta più complessa e un'e-mail può essere il metodo per ricapitolare quella conversazione.

Determina la migliore strategia di comunicazione che funziona per il tuo team, implementala e continua a perfezionare tale strategia in modo che rimanga efficace.

# 3: imposta lo spazio di lavoro designato

Parlando di efficace, mentre lavori comodamente dal tuo letto suoni come una grande idea, è in realtà un modo infallibile per cancellare la tua giornata lavorativa. C'è comodo, e poi c'è che sto solo andando a rannicchiarsi con Netflix a mio agio.

Dillo alla tua squadra.

Quando si tratta di classifica della tua squadra Gli elementi di azione "lavoro da casa", "designare uno spazio di lavoro definito" è l'oggetto n. 1 perché aiuta a stabilire questo confine definito tra lavoro / vita domestica. Che lo spazio di lavoro sia una scrivania nel tuo salotto, una sezione del tavolo della cucina o un vero ufficio a casa, questo spazio dovrebbe essere impostato per consentire la produttività.

Per cominciare, selezionare a silenzioso spazio che non include molto traffico pedonale nella vista della tua webcam. Controlla la tua connessione WiFi, quindi aggiungi le basi come un monitor, un supporto per laptop e una sedia robusta. Sentiti libero di personalizzare da lì! Forse sei un genitore (di piante, animali domestici, kiddos … non giudichiamo) e desideri includere una foto o una pianta nell'area di lavoro.

Per renderlo ancora più divertente, condividi una foto del tuo spazio di lavoro con il tuo team in Slack (o altra piattaforma di chat) e incoraggiali a farlo anche tu, o considera la possibilità che tutti offrano un mini tour virtuale durante il tuo primo video meeting del team.

# 4: vestirsi ogni giorno

Hai designato il tuo spazio di lavoro (e spero che tu abbia aggiunto del carattere). Ora parliamo di farsi sbrigare la mattina!

Quando dico "vestiti", non intendo semplicemente indossare vestiti. Spero sinceramente di non doverti dire di indossare vestiti. Voglio dire "vestirsi".

Alza la barra e pensa fuori dal cassetto del pigiama, almeno per la parte di te che è visibile sulla fotocamera (guardandoti fan di #BusinessMullet).

Vuoi davvero essere ricordato per aver indossato il tuo accappatoio di Harry Potter Quidditch in quella riunione Zoom (quella che tu pensiero era solo audio)?

Nel prendere la decisione consapevole di vestirti, non solo eviti gli infiniti meme che caratterizzano il tuo pigiama da notte supercool, comunichi a te stesso e al mondo che sei pronto per affrontare la giornata.

Perché non incoraggiare i membri del tuo team a mostrare anche il loro aspetto migliore in modo che possano sentirsi al meglio (questa è la cosa più importante!).

# 5: sposta le riunioni ricorrenti online per creare coerenza / struttura

Hai impostato il tuo spazio, sembri nitido dalla vita in su, ti senti eccitato per la tua giornata … sei pronto per il tuo primo incontro video remoto con la tua squadra! È tempo di spostare le tue riunioni online.

Se non l'hai mai fatto in precedenza, ora è il momento giusto per fare un passo indietro e valutare onestamente la tua attuale riunione e decidere quali incontri tenere, uccidere e / o combinare.

La regola empirica qui: è più facile annullare una riunione programmata piuttosto che programmarne una al volo. Non utilizzare il lavoro da casa come motivo per annullare tutte le riunioni. Invece, usa la tua nuova normalità come motivo per valutare le tue riunioni attuali.

Per iniziare: annotare lo scopo di ciascuna riunione, le principali parti interessate, la frequenza della riunione e la durata e la classifica dell'efficacia della riunione.

Annullare riunioni non produttive (DO notificare ai partecipanti), rivedere i dettagli delle riunioni necessarie ma attualmente inefficaci e spostare tutte le riunioni importanti online (il calendario di aggiornamento DO invita con i dettagli delle chiamate e condividere un programma flessibile).

Stabilire un programma di riunioni ricorrenti (effettive) regolare opportunità di collaborazione, discussione e check-in per il tuo team, nonché una buona struttura mentre costruiscono le proprie settimane lavorative e gli orari delle riunioni.

# 6: contatto ogni giorno

Eccellente! Hai fatto molto fino a questo punto. Hai identificato i canali di comunicazione del tuo team (almeno ONE dovrebbe consentire la connessione faccia a faccia), hai contribuito a impostare alcuni parametri su come comunicare in modo efficace e hai spostato tutte le tue comunicazioni e interazioni online.

Detto questo, a meno che le tue settimane non siano spesso ad alta intensità di incontri, queste azioni non garantiscono che avrai tutto il tempo che hai fatto in ufficio.

In una normale giornata lavorativa in ufficio, molti di noi, come minimo, vedere più membri del team ogni ora. Questo può scendere a zero in un giorno in cui lavori da remoto, se lo permetti, e può creare un profondo senso di solitudine e isolamento.

Durante la giornata, chiediti:

1. Hai avuto un'interazione faccia a faccia oggi?
2. Il tuo team sta interagendo attivamente tramite i tuoi canali di comunicazione?
3. Ci sono membri del team che sono stati più silenziosi di altri?

Usa le lacune nel tuo programma per effettuare il check-in attivo con membri del team casuali. Il video è un ottimo modo per effettuare il check-in, ma anche una breve nota su Slack o chat ha un impatto. Fai sapere alla tua squadra che sei lì per loro e stai attento al loro benessere.

# 7: Dai la priorità alla salute mentale

Abbiamo delineato alcuni modi per combattere l'isolamento e connetterci con la tua squadra, ma non ci fa bene supporre che la solitudine non si insinui nonostante i nostri migliori sforzi.

Questo vale per te e per il tuo team.

Incoraggia i membri del tuo team a designare il tempo nei loro programmi / calendari per le pause regolari, proprio come farebbero per qualsiasi altra riunione.

Trattare le pause in questo modo comunicherà alla tua squadra che dai la priorità al loro benessere e ti aspetti che facciano lo stesso. Fai un ulteriore passo avanti e offri alcuni suggerimenti e idee per massimizzare quel tempo.

Meditazione, yoga, una passeggiata intorno all'isolato, una tazza di tè caldo, un pisolino, un episodio di podcast, un capitolo di un libro: tutte queste opzioni sono ottimi modi per ripristinare.

Non dimenticare di suggerire che i membri del tuo team si allontanino dalle loro aree di lavoro durante le pause e le notifiche di silenzio. Mentre un dettaglio apparentemente minore, allontanarsi dal tuo spazio di lavoro (anche se è il tuo tavolo da cucina) rafforza la separazione della tua vita lavorativa / domestica.

Spero che questi suggerimenti abbiano contribuito a fornire una base mentre voi e il vostro team esplorate insieme questo momento interessante.

Come ultimo consiglio, sii gentile.

Sono sicuro che la tua mente è andata immediatamente al tuo team, perché è il tipo di persona che sei.

Ma in questo momento, il mio consiglio è che ti ricordi di essere gentile con te stesso.

Stai navigando nel nuovo; gli errori sono inevitabili. Sii gentile mentre commetti questi errori, impara da loro e continua. Il tuo team ti guarda come guida.

Il modo in cui risponderai al mondo che cambia e navighi nel caos è ciò che ricorderanno di più.

E so che ce l'hai!