Come la gestione del tempo diventa la massimizzazione del tempo

Se sei come un sacco di gente, probabilmente ti riferisci a questo momento da (uno dei miei film preferiti) Spazio ufficio.

Voglio aiutare tutti voi che vi sentite in questo modo (e so che molti di voi sono), perché massimizzare il vostro tempo sarà la chiave per accelerare la vostra carriera e la vostra azienda.

Avevo giorni in cui guardavo indietro e avevo interi blocchi di tempo che non potevo giustificare. Mi sentivo occupato, ma sentivo anche che non stavo realizzando nulla. 2 anni fa, ho fatto una risoluzione per l'anno nuovo per smettere di cercare di gestire il mio tempo e iniziare a "massimizzare" il numero di ore che ho in un dato giorno, e ho intenzione di condividere qui come lo faccio.

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Spesso, non ci rendiamo conto di quanto tempo abbiamo in un giorno. Supponendo che tu dorma per 8 ore e lavori per 8 ore, hai ancora un bel po 'di tempo dopo. Quindi parliamo massimizzazione del tempo al contrario di gestione del tempo. Come si ottiene il massimo dal proprio tempo invece di chiedersi dove è andato?

C'è una citazione di John Maxwell, uno dei più importanti leader di leadership nel mondo degli affari, che adoro.

Scambio tempo per soldi qui e trovo lo stesso è vero.

Budgeting tuo tempo sta dicendo il tuo momento dove andare invece di chiedersi dove è andato.

Quello di cui stiamo veramente parlando è intenzionalità: l'intenzione è come otteniamo il dominio sui nostri giorni. Quello di cui parlerò qui è il modo in cui blocco il mio calendario per rendere realisticamente la maggior parte del mio tempo.

Non è necessario implementare tutte le strategie che copro, ma se ne fai qualcuno, sarai più intenzionale riguardo al tuo tempo. In questo modo puoi dire al tuo momento dove andare e smettere di chiedersi dove è andata la giornata.

Quindi passiamo attraverso i passaggi per farlo.

Step 1: Architetto Your Ideal Week

Pensa in anticipo: come voglio che passi la mia settimana, prima che il resto del mondo entri in esso? Vogliamo provare e imporre la nostra volontà nei nostri orari. Hai un'agenzia e controlli su come sarà la tua settimana, ma devi decidere in anticipo che hai quel controllo Se aspetti che insorgano ulteriori obblighi, non hai più il controllo.

Il passaggio 1 è il 90% del lavoro. Sta impostando la tua pianificazione predefinita.

Decidi tu stesso: qual è la tua settimana ideale? Ricorda, ideale è la parola chiave qui. Quello che tu architetti qui non accadrà mai * realmente *. Questa è la realtà. Ma avvicinarsi a quell'ideale e essere intenzionale con il tuo tempo aiuta a massimizzarlo.

Ci sono alcune buone pratiche che mi piace prendere in considerazione quando avvio questo:

Ho creato un calendario della mia settimana lavorativa in Excele lo uso per creare il mio programma predefinito. Suggerisco di stamparlo e bloccare a mano il tuo tempo.

(SUGGERIMENTO: questo è un link al foglio che uso.)

È importante che l'intero programma sia su un solo calendario. Non è solo un piano ideale per la tua vita lavorativa da solo. Ho incluso i fine settimana perché sei una persona. Non avere una settimana ideale per il lavoro e una per la tua vita personale. Questo dovrebbe essere il tuo ideale complessivamente settimana.

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1. Tema ogni giorno:

Pensa alle cose normali (riunioni, scrittura, altre attività critiche) che devi fare ogni settimana e raggruppare quelle cose insieme. I temi che uso sono:

• Attività critiche
• Giorni di riunione
• Giorni di registrazione
• Giorni strategici

Per esempio, le domeniche sono i miei giorni liberi con la famiglia. Il lunedì e il martedì sono i miei "giorni critici". Metto da parte il mercoledì per le riunioni. Devo stare molto sulla macchina fotografica, quindi i giovedì sono giorni di registrazione, quando faccio la maggior parte delle registrazioni. Venerdì ho messo da parte per recuperare le cose.

Ricorda: non vogliamo gestire ogni singolo secondo di ogni giorno. È importante costruire la realtà nel mio programma e riconoscere che non tutto verrà fatto entro venerdì. Il sabato è un altro giorno libero.

Questi sono solo temi generali. Non dobbiamo essere rigidi con esso, non significa che non avrò mai un incontro in un giorno di "attività critica". Questi non sono destinati a essere catene, ma guide.

I tuoi saranno diversi. Ma il punto è pensare agli aspetti critici del tuo lavoro e cosa fai e decidere di dividerli.

2. Blocca il tempo personale

Ciò può sorprendere, ma la prima cosa che blocco è il mio tempo libero, perché è importante avere del tempo libero. La mia ipotesi è che tu abbia delle priorità nella tua vita e avventurerò un'ulteriore ipotesi sul fatto che il lavoro che fai non sia il top assoluto di quella lista. Spero non lo sia! Che si tratti di famiglia, amici, fede, ci dev'essere qualcosa a cui dare la priorità.

Se è così (supponendo che sia qualcosa di personale), dai prima di tutto. Chiediti: quando inizi a lavorare sulle cose che vuoi fare? Quando riesci a lavorare su cose importanti ma non urgenti?

Ecco come appare il mio:

Budget 80% della tua capacità. Ma lascia un buffer del 20% che puoi spendere come vuoi.

Dopo che il mio tempo personale è bloccato, questo lascia un sacco di tempo per altre cose. Abbiamo un sacco di tempo qui per svolgere compiti di lavoro, quindi non lasciamo che il lavoro finisca in un sabato. Perché? Perché quel tempo è richiesto. Ricorda, il lavoro tende ad espandersi per riempire lo spazio che hai dato.

3. Blocca i tempi di avvio e di arresto

Successivamente, blocco gli orari di inizio e fine delle mie attività, consentendo il tempo di buffer.

Quando inizia la giornata in genere e quando finisce? Blocco 30 minuti al mattino per arrivare in ufficio. In realtà ci vogliono 30 minuti? No. Può a volte? Assolutamente.

Blocco anche la mia routine di avvio. Ciò significa rivedere il mio pianificatore e controllare i miei compiti e il giorno complessivo. Esamino "to dos" per l'allineamento con i miei obiettivi trimestrali. Esamino i miei obiettivi per il trimestre e poi mi assicuro che i miei "dos" siano allineati con quelli. Ho anche messo da parte obiettivi settimanali "Big 3" che devo fare entro la fine della settimana.

Successivamente, rivedi il tuo calendario per il giorno. Saresti scioccato quanto spesso guardo il mio calendario e mi rendo conto di essermi completamente dimenticato di qualcosa.

Avanti guarda la tua casella di posta. Qualcosa è arrivato nel giro di una notte che completamente stravolgerà quello che hai impostato sul tuo programma per oggi? Un sacco di produttività la gente dirà di non controllare la tua posta per prima cosa al mattino, ma praticamente parlando, a volte ci può essere una mina che ti aspetta nella tua email e devi guardarla. Ma guardo solo alle email dopo Ho ancorato il giorno. Solo allora chiedo: "C'è qualcosa qui in cui valga la pena di ri-dare la priorità alla mia giornata?"

Una volta fatto, il passo successivo è fondamentale: mi ricompenso con una tazza di caffè. Una volta che mi siedo con il mio caffè, so già la prima cosa su cui inizierò a lavorare, perché ho avuto il tempo di andare oltre la mia giornata.

Quindi questa è la mia routine di avvio.

Vale la pena pensare a: come vuoi iniziare la giornata?

Ho anche una routine di spegnimento per la fine della giornata. In questo modo, non tengo fisicamente o mentalmente il mio lavoro a casa con me. È un rovescio della mia routine di avvio. Dò un'occhiata ai miei compiti per il giorno successivo, chiedo cosa ho fatto per quel giorno e guardo di nuovo nella mia casella di posta.

E invece di ricompensarmi con una tazza di caffè, potrei ricompensarmi con un bourbon o semplicemente una passeggiata in ufficio per raggiungere i colleghi. Solo un modo per segnarlo: ok, questo è il giorno della chiusura.

Notate che stiamo passando molto tempo qui a pensare durante i nostri giorni e non siamo ancora arrivati ​​all'effettiva giornata di lavoro. Ma ricorda che la parola chiave è intenzionale.

4. Blocca riunioni e impegni ricorrenti

Quindi, pensa a tutte le riunioni settimanali che hai, quelle in cui altre persone contano su di te per essere lì. Blocca quelli dentro

5. Blocca la messa a fuoco e il tempo di attività critica

Se non blocchi il tempo nel tuo calendario per fare le cose che contano davvero, la tromba d'aria prenderà il sopravvento. Il "vortice" è tutte le piccole cose che possono sorgere; è il corso normale della vita. Il vortice è, "Ehi, hai 15 minuti?" "Questa cosa è rotta, puoi aggiustarla?"

Il vortice è il corso regolare della vita, specialmente negli affari. Che tu sia un'azienda di 1 o di un'azienda di 1000, succederanno cose che sono fuori dal tuo controllo. Quello che possiamo controllare è QUANDO ci occupiamo di esso.

Quindi creo blocchi di tempo per concentrarmi su compiti specifici, come i miei "grandi 3" obiettivi per quel giorno. Blocco il mio tempo di concentrazione al mattino, perché so che è quando sono al mio meglio. Potresti essere diverso. Blocca il tuo tempo in base a quando sei al meglio.

Cerco di ottenere almeno un'ora al giorno per concentrarmi. Le cose si presenteranno, ma se ho fissato il mio tempo per un blocco di messa a fuoco di 2 ore, so che avrò almeno 1 di quelle ore per fare qualcosa.

6. Blocca "Orari di apertura" per riunioni e altre attività

Successivamente, i tempi di blocco per le riunioni che possono sorgere. Se qualcuno mi chiede di andare a pranzo, so che i lunedì sono generalmente aperti. Lascio 11 a mezzogiorno aperto per riunioni interne: è qui che chiunque in azienda può programmare il tempo per incontrarmi.

Passaggio 2: trasferirlo in un calendario online

Il calendario cartaceo è dedicato all'elaborazione della mia pianificazione predefinita, ma ho bisogno di una copia digitale in modo che possa essere flessibile, perché le cose cambieranno inevitabilmente.

Codice colore mio. Usa tutti i colori che funzionano per te, ma questo è il mio aspetto:

• Blu scuro è tempo prenotato
• L'azzurro è aperto e disponibile
• L'arancione è tempo personale

Non ci sono spazi aperti o vuoti sul mio calendario. Tutto è rappresentato da una prospettiva predefinita. Se qualcuno mi chiede di andare a pranzo, so dalle mie impostazioni predefinite, che sarà sempre un giovedì o un lunedì, perché in quel momento ho bloccato il mio tempo per essere disponibile a pranzo.

Una volta che hai deciso la tua pianificazione predefinita, è tempo di …

Step 3: Pianifica la tua settimana

Quindi hai le tue impostazioni predefinite, hai un po 'di tempo bloccato, ora puoi pianificare la tua settimana.

Ecco alcune best practice da tenere a mente:

Ogni settimana, uso la domenica sera per pianificare quella particolare settimana. Alcuni lo fanno alla fine del venerdì, ma è una preferenza personale. Il lunedì mattina è troppo tardi-Quindi, tenterai di gestire il tuo tempo (invece di massimizzare) perché la tromba d'aria è già iniziata.

Questo è quando rivedo i miei obiettivi e mi connetto con loro:

• Quali sono i miei obiettivi per questa settimana?
• Controlla il mio calendario e annota importanti impegni e "must-do".
• Rivedi le riunioni e gli impegni ricorrenti. Mi sto ancora incontrando con questa persona? Sono fuori città? Ho appena acquisito un blocco di messa a fuoco.

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Inoltre valuto i miei temi su base settimanale e chiedo se funzionano ancora.

Poi guardo a ciò a cui mi sono già impegnato e ripasso i miei temi e obiettivi, solo per assicurarmi che non permetta a cose che non sono prioritarie insinuarsi.

Infine, stabilisco il mio "Big 3" settimanale. Queste sono le cose che devono essere fatte per avvicinarsi ai miei obiettivi più grandi. Scelgo anche obiettivi settimanali realistici: devo essere in grado di realizzarli all'interno dei blocchi di focus che ho già creato.

L'ultima parte del passaggio sta limitando gli spazi vuoti. È dove guardo il mio programma e vedo se riesco a far sparire la maggior parte dell'azzurro.

Se c'è ancora luce blu sul mio programma, non significa che non ho qualcosa in programma, significa solo che mi sto impegnando a fare un incontro con me stesso. E lo blocco in blu scuro.

Passaggio 4: Determinazione giornaliera "Big 3" e altre attività

Ricorda, abbiamo obiettivi "Big 3" settimanali, ma alla fine di ogni giornata mi chiedo: "Cosa devo fare domani per passare a realizzare quei" Big 3 "settimanali?

Se ogni giorno, posso passare solo 1 ora su uno dei miei big 3 settimanali, è raro che non riesca a farli finire entro la fine della settimana. Questa è la mia regola per me stesso. Quella 1 ora può spesso trasformarsi in 2 o 3. Ma se non lo pianifichi mai, non succede mai.

Poi rivedo le altre cose che devo fare il giorno dopo e le classifico per priorità. Se ho programmato una riunione, anche questa lista viene inserita.

Passaggio 5: documenta i tuoi giorni

Per me, è anche importante rivedere e riflettere su ciò che ho fatto durante la mia giornata, così posso valutare se sto facendo progressi sui miei obiettivi.

Facciamo un esercizio: prenditi un minuto e pensa a tutte le cose che hai fatto la scorsa settimana al lavoro.

Se non riesci a ricordare, è perché non hai fatto nulla di significativo. O significa che hai fatto delle grandi cose e non riesci a ricordarle, perché hai perso la capacità di celebrare.

Ecco perché raccomando di tenere un diario di lavoro. Non uso il mio per documentare ciò che DEVO fare: questo è il mio calendario digitale. Uso il diario di lavoro per documentare ciò che ho fatto.

Ecco il mio:

In questo modo, ho una registrazione scritta di ciò che ho fatto in modo da poter vedere dove è andato il mio tempo (è la massimizzazione del tempo, gente). Ciò che è programmato per il futuro sta per cambiare, quindi deve essere flessibile. Ecco perché un calendario digitale ha più senso per pianificare la prossima settimana piuttosto che riflettere su quello passato.

Hai bisogno di un pianificatore fisico per realizzare questo. Assicurati di sceglierne uno che funzioni per il tuo stile. Ecco alcuni che sono stati raccomandati dai dipendenti qui a DigitalMarketer:

Uso il pianificatore Full Focus, ma ancora una volta, è una preferenza personale e qualsiasi cosa funzioni meglio per te. Non hai bisogno di un fantasioso pianificatore, naturalmente. Potresti semplicemente farlo in un normale taccuino e documentare i tuoi "Big 3", le tue cose da fare e come hai passato quel giorno.

Passaggio 6: verifica settimanale

L'ultimo passaggio consiste nel rivedere la settimana una volta eseguita in modo da poter pianificare il tuo prossimo. Di solito lo faccio la domenica sera quando pianifico la prossima settimana. Di nuovo, se aspetti fino a lunedì mattina, è troppo tardi.

Porsi queste domande e utilizzare le risposte per aiutarti a inquadrare la tua prossima settimana. In questo modo stai costantemente migliorando e massimizzando il tuo tempo.

Trovare la strada giusta per massimizzare il tuo tempo (invece di gestire il tuo tempoovviamente, faremo una piccola sperimentazione. Ma con ogni aggiustamento, avrai una maggiore intenzionalità e avrai massimizzato la maggior parte del tuo tempo. In sostanza, avrai più controllo sulla tua vita, quindi la tua vita non ti controlla. In questo modo, non ti guarderai più indietro e ti chiedi dove è andata quella settimana della tua vita.

(NOTA: Hai bisogno di una mano con i tuoi sforzi di marketing digitale? O forse vuoi solo strumenti di marketing, tattiche e modelli collaudati e attuabili da implementare nella tua azienda? Controlla l'ultimo accordo di DigitalMarketer e sarai sulla buona strada per aiutare la tua azienda a crescere.)