Per gestire i miei progetti, lavoro con un team di cinque persone, incluso me stesso. Non è una grande squadra, ma ci è voluto del tempo per impostare un'efficace routine di marketing tra noi 5.
Ogni mese ci assumiamo una serie di attività per il nostro marchio, lavorando per aumentare l'esposizione, consolidare la presenza sociale, migliorare l'autorità e generare contatti che diventano conversioni.
Questo è difficile. Non solo i compiti che ci poniamo, ma coordinandoli tra cinque persone, tre delle quali vivono al di fuori del paese e tre di noi che gestiscono le questioni a livello locale e nazionale.
Aggiungi a questa lotta il bisogno ricorrente di includere altre persone nel mix. Abbiamo membri premium con cui pianificare chiamate di supporto, abbiamo host #vcbuzz con cui dobbiamo coordinare le chat settimanali su Twitter, collaboriamo con influencer e partner per incontrarci.
Abbiamo esaminato ogni possibile strumento di produttività, piattaforma di gestione del team e task manager noto a un uomo. Abbiamo esaminato le demo delle principali soluzioni SaaS che offrono funzionalità di gestione delle attività e abbiamo anche ottenuto il loro aiuto nell'installazione.
Non è stato fino a quando non abbiamo lavorato insieme per più di un anno che le cose finalmente sono andate a posto. Cosa ha funzionato effettivamente per il nostro team ragtag di disadattati globali?
Notifiche di Google Calendar ed e-mail
Vedi, si è trattato di una semplice comodità. Avere queste fantasiose piattaforme avrebbe funzionato per un po ', ma era una seccatura. Nessuno li usava per nessun altro lavoro e non volevano smettere di usare quello che erano stati prima.
Alcuni membri del mio team hanno usato Evernote, o Trello o Producteev. Uso Zenkit. Salire su un'intera dashboard solo per i nostri progetti e non riuscire a integrarli in quelli più ampi ha reso il lavoro ingrato che nessuno voleva affrontare.
I calendari e le email di Google sono diventati la soluzione più efficace per noi. Non solo è stato facile integrarsi in piattaforme diverse, ma abbiamo già utilizzato entrambi gli strumenti su base giornaliera. Erano facili da sincronizzare su qualsiasi dispositivo, su cui potevano essere condivisi e collaborati. È possibile creare calendari diversi e inviare e-mail di massa con un registro della conversazione.
Ad oggi, utilizziamo questa combinazione per il nostro elenco di attività e conversazioni. Che include collegamenti ad annunci di eventi e voci in sospeso necessarie nell'elenco di cose da fare nelle e-mail.
Innanzitutto, dovrai creare un calendario dedicato per le attività e le riunioni in team. Una volta creato, puoi prendere il tuo link:
- Facendo clic su "Impostazioni" in alto a destra
- Selezione del nuovo calendario nell'elenco
- Facendo clic su "Autorizzazioni di accesso"
- Impostazione del calendario su "Pubblico"
- Fare clic sul pulsante "Ottieni link condivisibile" e copiare il collegamento da lì
[Once you share this link with your team members, friends and community, they will see your newly added events without you having to manually notify anyone]
Da li:
Primo passo: creare un evento
Per creare un evento nei calendari di Google, accedi al tuo account e vai alla pagina principale dei calendari. Ci sarà un grande pulsante che dice "Crea". Qui puoi inserire i dettagli del tuo evento (nome, data, persone coinvolte, ecc.)
Il nome dell'evento dovrebbe essere qualcosa di pertinente, come il nome del progetto, e quindi aggiungere eventi al suo interno.
Ciò che lo rende conveniente è che puoi scegliere di vedere quel calendario solo facendo clic sulla piccola freccia su ogni singolo. Ciò mostrerà solo eventi relativi a quel set.
Passaggio due: ricontrolla i dettagli
Nel popup che appare quando scegli di creare un evento, sarai in grado di selezionare i tuoi dettagli. Questi includono nome, data, ora, luogo, descrizione, chi è invitato / deve essere avvisato, chi può apportare modifiche all'evento e se / quando si ripete.
Uno dei compiti più importanti è quello di ricontrolla questi dettagli prima di inviare la notifica! Anche se potrebbe non sembrare un grosso problema (puoi inviare una notifica a tutti coloro che hanno firmato l'evento quando apporti una modifica), diventa molto fastidioso se più eventi modificati vengono inviati alla tua e-mail. Fidati di me.
Passaggio tre: utilizzare il collegamento ovunque
Infine, è necessario collegare ipertestuali la voce dell'evento nelle e-mail. Questo è abbastanza autoesplicativo. Seguire il collegamento li porterà alla voce di Google Calendar o consentirà loro di aggiungerlo al proprio calendario facendo clic su una delle opzioni del pulsante. Troveranno tutte le informazioni che hai incluso lì.
A seconda del tuo evento, potrebbero esserci diversi posti in cui potresti voler includere il tuo link, ad esempio:
- Incorpora il tuo calendario nella tua pagina principale. Se hai una pagina interna che utilizzi per gli aggiornamenti tra team, puoi incorporare l'intero calendario lì. Questo è quello che abbiamo fatto sulla nostra pagina di chat di Twitter. Il bello di questo metodo è che devi farlo una volta: il calendario incorporato si aggiornerà da solo.
- Importa gli eventi di Google Calendar sulla tua pagina Facebook utilizzando questa integrazione di Zapier per avvisare i tuoi fan o membri del team di ogni nuovo evento aggiunto.
- Includi il link del tuo calendario nella tua firma e-mail. Ciò aggiornerà automaticamente tutti coloro che ricevono la tua email. È possibile utilizzare questi esempi di firma e-mail per configurare il proprio, quindi è altamente informativo, ma utilizzabile.
È possibile aggiungere il collegamento del calendario alla firma e-mail utilizzando l'app "HTML" dalla scheda "Componenti aggiuntivi" nella dashboard di WiseStamp
Tutto sommato, Google Calendar è gratuito, estremamente flessibile e facilmente integrabile con altri prodotti Google, incluso il mio preferito, Fogli di lavoro Google, che la rende la mia soluzione di pianificazione preferita.
ContentCal e calendario della campagna
Sebbene Google Calendar sia perfetto per tutti i tipi di pianificazione e organizzazione del flusso di lavoro, abbiamo dovuto trovare un'altra app per il marketing di contenuti e social media.
Quando lavori con dipendenti remoti, stai affrontando due problemi principali:
- Mantieni tutti in pista e produttivi
- Mantieni tutti motivati (è troppo facile concentrarsi sui tuoi compiti attuali e non guardare mai fuori dagli schemi quando sei isolato dal resto del team).
Penso che abbiamo risolto entrambi questi problemi con ContentCal, una piattaforma collaborativa per la condivisione di social media che unisce tutto il tuo team alla costruzione dei tuoi canali di proprietà del marchio.
ContentCal è piuttosto leggero: non ci sono centinaia di funzioni di gestione e reportistica da cui scherzare. Ma fa molto bene il suo lavoro, senza dedicare molto tempo all'allestimento e alla formazione.
- Aggiungi i membri del tuo team come collaboratori (può fornire aggiornamenti sui social media) o come manager (può modificare e pubblicare)
- Crea un sistema in cui ogni membro del team è responsabile del proprio pezzo (ad esempio, se qualcuno sta lavorando su un programma di chat, è responsabile della pubblicità e della promozione di ogni evento)
Una volta impostato, il tuo calendario si costruirà da solo con tutti i partecipanti su base giornaliera.
Inoltre, puoi pianificare le prossime campagne per tutto il tuo team per vedere cosa sta arrivando. Ogni campagna può avere un brief e i membri del tuo team possono anche contribuire ad essa per condividere i risultati e le idee di ricerca.
I brief della campagna sono minimi ma funzionano benissimo per la memorizzazione di idee e l'organizzazione dei tuoi prossimi piani:
Usa i riassunti della campagna per mettere le tue idee su parole chiave, risorse, ecc.
È facile!
Sono innamorato di queste app di calendario e ovviamente tutti usiamo la posta elettronica. Quindi utilizzare i due per la gestione delle attività, la gestione del team, il marketing e la portata del pubblico ha perfettamente senso. Aggiungi il fatto che entrambi sono gratuiti e hai un motivo valido per provarlo.
