Ora è più importante che mai stabilire e mantenere un buon ambiente di lavoro, e la trasparenza è una componente chiave di ciò.
Oggi c'è un sovraccarico di informazioni e tutti sono ben informati. Quindi la maggior parte delle persone preferisce lavorare con aziende note per i loro buoni ambienti di lavoro. È facile controllare le recensioni e le valutazioni di qualsiasi azienda, quindi le aziende non possono permettersi alcuna pubblicità negativa. Ora è più importante che mai stabilire e mantenere un buon ambiente di lavoro, e la trasparenza è una componente chiave di ciò.
Mantenere la trasparenza suona molto bene in teoria, ma non è così facile da implementare praticamente. Ci vuole molto tempo e sforzi per creare un'azienda e un ambiente di lavoro veramente trasparenti.
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Ecco alcune best practice e suggerimenti per mantenere la trasparenza nella tua azienda, a diversi livelli.
Società a livello
Se si desidera la trasparenza nella propria attività, è necessario iniziare a livello organizzativo e assicurarsi che scenda al livello più basso.
Ecco due modi efficaci per mantenere la trasparenza a livello aziendale.
Stabilisci i tuoi valori fondamentali
Stabilire valori fondamentali come onestà, trasparenza e correttezza è la pietra angolare per la costruzione di un'organizzazione trasparente. Non solo è necessario stabilirli come valori fondamentali, ma anche assicurarsi che i dipendenti impersonino questi valori e diano l'esempio.
Ad esempio, la società di pianificazione dei social media, Buffer, ha come valore principale "Default to transparent". Per mantenerlo in pratica, la società mantiene un foglio di calcolo disponibile al pubblico che rivela lo stipendio di ciascun dipendente, indipendentemente dalla sua posizione nella società. Ha una formula prestabilita per il calcolo degli stipendi ed è onesto e onesto. Questo è l'epitome di trasparenza e correttezza all'interno di un'organizzazione.
Impostare canali di comunicazione aperti
Un altro modo geniale per mantenere la trasparenza a livello organizzativo è avere canali di comunicazione aperti. Ad esempio, questo può essere un portale in cui sono condivise le ultime notizie e gli eventi dell'azienda.
È possibile utilizzare strumenti di chat di gruppo come Microsoft Teams per mantenere un canale di comunicazione aperto per i membri del team. Oltre alle chat di gruppo, è anche possibile utilizzare questo strumento per condividere file, gestire flussi di lavoro e pianificare attività. Ha anche un forum di discussione in cui i membri del team possono contribuire con le loro idee o opinioni su un determinato argomento.
Immagine tramite Microsoft
Potresti persino avere un forum in cui i dipendenti di tutti i livelli possono porre domande al senior management. Inoltre, un portale informale in stile comunità in cui i dipendenti di tutti i livelli possono connettersi e discutere su argomenti di interesse comune potrebbe essere di grande utilità.
Livello dei dipendenti
A livello di dipendente, il primo passo nella creazione di un ambiente di lavoro trasparente è quello di incoraggiarli a seguire i valori fondamentali dell'azienda. È inoltre possibile creare una pianta aperta per favorire la comunicazione aperta.
Open space
Far sedere i dipendenti nei cubicoli può farli sentire esclusi dagli altri e può ostacolare la comunicazione aperta. Quindi, avere una pianta aperta con pochissime barricate può aiutare a consentire un flusso aperto di comunicazione tra i dipendenti. Più è facile per le persone comunicare, maggiore è la probabilità che facciano domande e abbiano discussioni invece di lavorare in silos.
Questo aumento della comunicazione può anche aiutare a ridurre il lavoro solista, riunire team diversi su progetti – come vendite e marketing – e incoraggiare la collaborazione. Tutto ciò può favorire progetti e campagne.
Livello manageriale
Questo è probabilmente il più importante di tutti perché i manager sono quelli che agiscono come intermediari tra il top management e i dipendenti di livello. L'onere principale del mantenimento della trasparenza ricade sulle loro spalle.
Politica a porte aperte
L'unica cosa che quasi tutte le organizzazioni trasparenti hanno è una politica a porte aperte. I dipendenti dovrebbero essere autorizzati e incoraggiati ad andare a parlare con qualsiasi manager. Ciò fornisce loro una piattaforma per porre domande e discutere dubbi. Tutto ciò aiuta a mantenere un ambiente di lavoro positivo.
Riunioni regolari sulle prestazioni dell'azienda / del gruppo
Un'altra responsabilità che i manager dovrebbero avere è quella di comunicare ai dipendenti lo stato delle cose dell'azienda. Ciò dimostra che le notizie buone e cattive sono condivise con tutti e che la società considera ogni dipendente come parte integrante del sistema.
Lo stesso vale anche per le prestazioni di squadra. Tutti i manager hanno approfondimenti sulle prestazioni complessive del team per un determinato periodo di tempo. Avere una riunione di revisione delle prestazioni del team mensile o trimestrale aiuta tutti a trovare la stessa pagina.
Tuttavia, le riunioni del team non devono solo riguardare le prestazioni. Puoi semplicemente tenere delle riunioni per discutere dei vari progetti su cui il team sta lavorando. Se qualcuno ha bisogno di idee o di aiuto con qualcosa, può chiederlo. Le riunioni del team possono anche essere utilizzate per apprezzare le persone o per annunciare notizie importanti, progetti imminenti, eventi, ecc.
Comunicazione chiara e onesta
I manager dovrebbero stabilire aspettative chiare e fornire un feedback equo sul rispetto o meno di tali aspettative. Se i manager non lo fanno e un dipendente non ottiene un aumento o una promozione previsti, potrebbero sentirsi risentiti.
Tuttavia, se c'è una discussione aperta sul rendimento dei dipendenti e le opportunità di miglioramento, entrambi saranno sulla stessa pagina.
Livello cliente / fornitore
Mantenere la trasparenza solo all'interno dell'organizzazione non è sufficiente per costruire un'organizzazione trasparente. Devi essere trasparente con i tuoi fornitori e clienti e instaurare buoni rapporti con loro.
Avere sistemi digitali a cui i fornitori possono anche accedere
Il primo requisito per mantenere la trasparenza tra tutte le parti interessate è disporre di sistemi digitali anziché manuali, in modo che tutti possano accedere alle informazioni in tempo reale. Digitalizzare i processi e i sistemi operativi e dare accesso a tutti i soggetti coinvolti è un grande passo verso il mantenimento della trasparenza.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia un'azienda manifatturiera in cui hai più fornitori e spesso paghi le quote in un secondo momento, quindi hai molti debiti in conto. Ora, se si utilizza una soluzione di gestione dei fornitori, come quella fornita da PurchaseControl, è possibile fornire a tutti una visibilità in tempo reale del processo. Sia i tuoi dipendenti che i tuoi fornitori possono vedere esattamente cosa è stato ordinato, quanto è stato pagato, quanto rimane ancora come debiti verso clienti, ecc.
Immagine tramite: PurchaseControl
Se lo fai manualmente, le persone riceveranno comunque le informazioni ma non saranno facilmente accessibili e sicuramente non disponibili in tempo reale. La digitalizzazione di tali processi infonde fiducia nei tuoi fornitori in modo che non esitino a farti tenere i debiti dei conti.
Questo è solo uno dei tanti esempi di come la trasformazione digitale può portare maggiore trasparenza tra te e i tuoi fornitori.
Comunicazione bidirezionale regolare e onesta
Per mantenere la trasparenza con i tuoi clienti, devi disporre di comunicazioni regolari a due vie in ogni fase. Dalla raccolta dei requisiti alle discussioni sulla portata del lavoro agli aggiornamenti del progetto, tutto dovrebbe essere comunicato apertamente e onestamente. Ciò non solo mantiene tutti sulla stessa pagina, ma migliora anche la gestione del progetto.
L'invio di una vasta gamma di documenti di lavoro e aggiornamenti regolari del progetto sono due buone pratiche che aiutano a mantenere la trasparenza a livello del cliente.
Conclusione
La trasparenza è una caratteristica essenziale di ogni buona organizzazione e aiuta a mantenere un buon ambiente di lavoro e l'immagine del marchio.
Seguire queste best practice per costruire un'organizzazione trasparente e mantenere la trasparenza a tutti i livelli.
