Come migliorare le capacità organizzative sul lavoro

Quando lavori per un nuovo lavoro o cerchi di ottenere una promozione, devi essere organizzato. Sebbene tu possa elencare le capacità organizzative nel tuo curriculum, metterle in pratica è un po’ più difficile.

Avere capacità organizzative significa poter rispettare le scadenze ed essere efficiente nella gestione del flusso di lavoro. Le capacità organizzative, infatti, possono essere nella maggior parte dei casi sinonimo di gestione dell’energia e del tempo.

Tutte queste abilità sono molto importanti sul posto di lavoro e i potenziali datori di lavoro vogliono assicurarsi che tu possa rimanere al passo con le cose.

In questo post, approfondiremo cosa sono le capacità organizzative, esempi specifici di come appaiono in azione e come sviluppare le capacità organizzative sul posto di lavoro.

Le capacità organizzative riguardano la costruzione di strutture, l’aumento della produttività e la definizione delle priorità delle attività giuste al momento giusto.

L’antitesi delle capacità organizzative è la procrastinazione, il disordine, l’inefficienza e la cattiva comunicazione.

Le capacità organizzative ti consentono di mantenere la calma mentre elabori un piano programmato. Molte persone con buone capacità organizzative suddividono i progetti in obiettivi più piccoli in modo che siano più facili da realizzare.

Importanza delle capacità organizzative

Le capacità organizzative sono importanti perché ti aiuteranno a portare a termine le attività in tempo. Questi tipi di abilità sono importanti sul posto di lavoro perché i manager vedranno che puoi gestire i tuoi compiti e avere autonomia sui tuoi progetti. Questo ti aiuterà a ottenere promozioni e referenze se ti candidi per nuovi lavori in futuro.

Se non hai un piano in atto su come realizzare qualcosa, sarà molto più difficile per te portarlo a termine. Dovrai essere in grado di anticipare quanto tempo impiegherà un’attività, di quali risorse avrai bisogno per completarla e avere la disciplina per bloccare il tempo necessario per completarla.

Abilità organizzative su un curriculum

Quando elenchi le capacità organizzative nel tuo curriculum, potresti considerare di suddividerle in insiemi più specifici di competenze. Entriamo negli esempi seguenti.

Esempio di abilità organizzative

Le migliori capacità organizzative da elencare nel tuo curriculum includono:

• Comunicazione
• Gestione del tempo
• Delegazione
• Attenzione ai dettagli
• Il processo decisionale
• Pianificazione strategica
• Impostazione degli obiettivi
• Pensiero creativo
• Risoluzione dei problemi
• Produttività
• Gestire le priorità
• Lavoro di squadra/collaborazione
• Scadenze
• Programmazione
• Gestione dei conflitti
• Gestione dell’ufficio

1. Possiedi il tuo calendario.

Il modo migliore per sviluppare capacità organizzative è possedere veramente il tuo calendario. Blocca il tempo in cui devi svolgere il lavoro. Quindi, crea un programma per te stesso che sia realistico a cui attenersi. È difficile rimanere organizzati quando hai riunioni casuali che spuntano sul tuo calendario.

Inoltre, è importante sapere come lavori al meglio. Ad esempio, mi piace avere riunioni consecutive perché è difficile per me portare a termine il lavoro con incrementi di 30 minuti tra una riunione e l’altra. Voglio tutte le mie riunioni contemporaneamente, così posso bloccare l’orario di lavoro e poi l’orario di incontro.

2. Crea elenchi.

Quando hai molte cose da fare, puoi creare elenchi separati per ciò che deve essere fatto e quando. Di solito ho una lista di cose da fare in esecuzione in cui aggiungerò tutto ciò che devo fare per la settimana. Quindi, lo suddividerò in elenchi di cose da fare quotidiane. Puoi organizzare le tue liste per attività, riunioni, promemoria, ecc.

3. Scopri quali strumenti ti aiuteranno.

Ovviamente ognuno lavora in modo diverso. Ecco perché è importante capire come lavori al meglio. Ti piace usare un calendario fisico o un calendario digitale? Indipendentemente da ciò, avrai bisogno di strumenti per aiutarti a rimanere organizzato. Di seguito è riportato un rapido elenco di strumenti fisici e digitali per aiutarti a iniziare.

Strumenti fisici

• pianificatore
• Calendario
• Bloc notes
• cartelle
• Riviste

Strumenti digitali

• Google Calendar
• Trello
• Asana
• Evernote
• Teuxdeux

4. Comunica con il tuo team.

Un altro modo per sviluppare capacità organizzative è comunicare con il tuo team. È importante comunicare il proprio piano d’azione a tutte le parti interessate necessarie. Inoltre, la comunicazione ti aiuterà a renderti responsabile.

Se stai lavorando a un progetto con più persone, puoi comunicare aggiornamenti sulla tua parte del progetto non appena si verificano o alla fine della giornata. Questo è un ottimo modo per mantenere il team organizzato e in attività.

5. Riordina il tuo spazio di lavoro.

Infine, per essere veramente organizzato, il tuo spazio di lavoro dovrebbe essere libero dal disordine. Anche se non a tutti piace tenere tutto pulito e in ordine tutto il tempo, dovresti comunque avere solo gli oggetti necessari sulla scrivania in modo da non distrarti. Ciò aiuterà la produttività e l’organizzazione in generale. Quando hai bisogno di trovare un elenco o un elemento, è importante che tu sappia dove si trova e non si perde.

Competenze organizzative sul posto di lavoro

Ora ti starai chiedendo, “Come posso utilizzare queste capacità organizzative sul posto di lavoro?” e “Come posso evidenziare queste abilità?”

Il primo passo è elencare queste abilità nel tuo curriculum quando ti candidi per un lavoro. Puoi dire “abilità organizzative” o puoi elencare altre abilità, come quelle sopra, per essere ancora più specifico.

Se sei in un colloquio di lavoro, pensa a storie ed esempi di come sei rimasto organizzato e di come ti ha aiutato a risolvere un problema oa completare con successo un progetto. È importante discutere di come hai pianificato il tuo tempo, come gestisci più incarichi e come deleghi le attività.

Anche se un potenziale datore di lavoro potrebbe non porre domande specifiche sulle capacità organizzative, puoi evidenziare queste storie in domande come “Quali sono i tuoi punti di forza?” e “Perché sei adatto per questo ruolo?”

Una volta che lavori per un’azienda, puoi mettere in evidenza le tue capacità organizzative durante progetti o riunioni. È una buona idea usare queste abilità ogni volta che puoi perché impressionerà sicuramente il tuo capo e ti aiuterà ad andare avanti nella tua carriera.

Le capacità organizzative non significano solo tenere elenchi di cose da fare. Significa che gestisci il tuo tempo in modo efficiente, sei produttivo, puoi risolvere i problemi e pensare in modo critico. Ecco perché è importante sviluppare le tue capacità organizzative ogni volta che puoi.