Sul posto di lavoro, ogni dipendente può avere i propri compiti e obiettivi, ma insieme si lavora tutti verso lo stesso obiettivo finale.
Ma con così tante persone diverse che si uniscono, è inevitabile che ci sia qualche attrito su come implementare al meglio idee e strategie. La chiave per aiutare il tuo team ad avere successo è la comunicazione.
La comunicazione è uno sforzo collaborativo e tutti possono lavorare sulle proprie capacità comunicative. Mentre alcuni lavoratori possono sentirsi timidi e non condivideranno le loro idee brillanti, altri membri del team potrebbero avere difficoltà a vedere o comprendere diversi punti di vista.
Non importa dove ti trovi con le tue capacità comunicative, puoi migliorarle con cinque semplici passaggi, portando a un team più collaborativo e produttivo.
Come migliorare le capacità di comunicazione sul posto di lavoro
Migliorare le capacità di comunicazione sul posto di lavoro può coinvolgere molti elementi diversi. Sia che tu voglia essere un ascoltatore migliore o controllare ogni dipendente, ci sono diversi modi per aiutare il tuo team a comunicare in modo più efficace tra loro. Ecco cinque semplici modi per iniziare a migliorare le tue capacità comunicative.
1. Sii un ascoltatore attivo.
Stai veramente ascoltando i membri del tuo team? Se stai scarabocchiando in una riunione, scrivendo e-mail durante una chiamata Zoom o interrompendo con le tue idee o soluzioni, non stai ascoltando attivamente. Fortunatamente, ci sono molti modi per migliorare le tue capacità di ascolto per garantire che i tuoi colleghi si sentano ascoltati.
- Stabilisci il contatto visivo quando gli altri parlano.
- Metti da parte le distrazioni. Puoi prendere appunti, ma non scarabocchiare, inviare e-mail o digitare testi quando qualcuno sta cercando di parlare con te.
- Presta attenzione al tono e al linguaggio del corpo dell’altra persona.
- Mantieni i tuoi pensieri finché la persona non ha finito di parlare. Quando è il tuo turno, rispondi in modo appropriato e rifletti sulle informazioni appena condivise con te per mostrare la tua attenzione.
- Annuisci e sorridi come appropriato mentre l’altra persona sta parlando. Se possibile, cerca di evitare di tirarti i capelli, le dita o altri oggetti vicini.
- Non pianificare cosa dire dopo nella tua testa. Puoi essere rapidamente consumato da questi pensieri e perdere ciò che l’altra persona sta dicendo.
- Tieni giudizi e opinioni per te stesso. Evita di saltare alle conclusioni e, invece, lascia che la persona condivida tutto ciò che ha da dire.
- Una volta che la persona ha finito di parlare, fai domande per chiarire qualsiasi punto su cui non sei sicuro.
2. Tenere riunioni efficaci.
Se inizi ad aggiungere riunioni al calendario a giorni alterni, probabilmente avrai molti dipendenti che si lamentano e si lamentano. Migliorare la comunicazione non significa ospitare di più incontri. Il trucco è invece ospitare riunioni efficienti e significative.
- Cominciando dall’inizio. Determina quali riunioni sono necessarie e quali sarebbero meglio come e-mail. Perdere tempo in riunioni improduttive lascia i dipendenti con meno tempo ed energie per portare a termine i loro compiti essenziali.
- Crea schemi per ogni riunione. Questo aiuta a mantenere tutti sull’argomento e puoi tornare allo schema ogni volta che la conversazione inizia a deviare.
- Invita solo le persone che hanno veramente bisogno di partecipare alla riunione. Mentre la comunicazione a livello aziendale è importante, è controproducente invitare persone che non hanno bisogno di essere presenti a una riunione. Se ci sono alcuni punti che riguardano qualcuno, ma non è necessario che siano presenti per l’intera riunione, invitalo a partecipare e inizia con quei punti. Meglio ancora, invialo per e-mail.
- Abbandona la riunione con le azioni definite. Questo aiuta a rendere l’incontro utile.
- Follow-up con la squadra dopo l’incontro. Invia note su ciò che la riunione ha trattato e termina con le azioni previste dal team.
3. Spiega il perché.
Quando chiedi a un dipendente di iniziare a fare ricerche per un nuovo progetto o di scaricare rapporti, prova a spiegare perché stai chiedendo loro di svolgere l’attività. Puoi chiedere a un dipendente di scaricare i rapporti per qualcosa su cui ha lavorato il mese scorso.
Senza alcuna spiegazione, potrebbero preoccuparsi che le loro prestazioni siano state scarse e sono nei guai quando in realtà vuoi solo applicare i numeri a una nuova iniziativa aziendale a cui stai lavorando.
Indipendentemente dal compito e dal motivo, condividi il motivo per cui stai chiedendo determinate cose. Questo può anche aiutare a evitare incomprensioni e problemi di comunicazione tra il team.
4. Check-in con i dipendenti.
Anche se disponi di una politica della porta aperta che invita i dipendenti a esprimerti la propria opinione in qualsiasi momento, non tutti trarranno vantaggio da questa linea di comunicazione aperta. Alcuni dipendenti potrebbero sentirsi nervosi all’idea di condividere i propri pensieri o preferire restare per sé stessi.
Organizza periodicamente incontri individuali, magari una volta al mese o ogni trimestre, per verificare con ogni membro del team. Chiedi loro i progressi nei loro compiti, controlla se si sentono sopraffatti e invitali a condividere le loro idee e obiettivi.
5. Chiedi un feedback.
La comunicazione è una strada a doppio senso. Oltre a condurre riunioni produttive e controllare con i dipendenti i loro compiti e lo stato di avanzamento del progetto, dovresti anche accogliere con favore il feedback sulle tue prestazioni e sull’azienda nel suo insieme.
Ciò può accadere durante riunioni individuali o offrire sondaggi regolari che i dipendenti devono compilare. Offri anche un’opzione per inviare feedback in modo anonimo, il che può aiutare alcuni dipendenti a sentirsi più a proprio agio nel parlare.
Quando ricevi un feedback, non limitarti a metterlo da parte e dimenticartene. Crea un piano d’azione per lavorare per migliorare le tue debolezze. Se ricevi feedback che si applicano all’azienda, assicurati di condividere tali informazioni anche con la tua direzione.
Opzioni aggiuntive per migliori capacità di comunicazione
Sebbene questi cinque passaggi siano un ottimo punto di partenza, ci sono altri modi per aumentare le capacità di comunicazione sul posto di lavoro. Utilizza la tecnologia, come Google Chat o Slack, per creare canali di comunicazione.
Se utilizzi un’app o altri strumenti di comunicazione, valuta la possibilità di applicare dei limiti all’apertura di tali linee. Messaggi costanti alle 3 del mattino su un progetto di lavoro possono portare molti dipendenti a sentirsi esauriti se non riescono mai a staccarsi dalla modalità di lavoro.
Chiedi anche ai tuoi colleghi le loro preferenze di comunicazione. Sicuramente ci saranno momenti in cui dovrai avere un incontro per tutti, ma tieni a mente le preferenze di comunicazione quando devi raggiungere solo una o due persone. Alcune persone conservano meglio le informazioni quando possono leggerle in un’e-mail, mentre altre preferiscono esprimere le proprie idee di persona.
Quando stabilisci una comunicazione efficace tra il tuo team, assicurati di includere tutti. Ovviamente, vuoi inserire le persone in un’e-mail solo quando è rilevante per loro, ma nel complesso, includi tutti, anche se non si trovano nella tua sezione dell’ufficio o anche nella stessa città, nelle tue politiche di comunicazione .
Infine, prendi in considerazione l’idea di stabilire una politica della porta aperta per consentire ai dipendenti di fermarsi nel tuo ufficio per discutere di preoccupazioni o pensieri in qualsiasi momento.
Vantaggi di forti capacità di comunicazione
I vantaggi di migliorare le tue capacità di comunicazione sono apparentemente infiniti. Quando tutti si sentono ascoltati, ci sono meno possibilità di scontri tesi. Inoltre, il tuo team impiegherà meno tempo a correggere i malintesi accaduti perché una persona non stava ascoltando attivamente o qualcun altro stava interrompendo una riunione. Ciò significa maggiore produttività e più tempo dedicato a compiti significativi.
Quando il tuo team comunica in modo efficace su tutta la linea, è probabile che anche tu migliori l’esperienza del cliente. I dipendenti possono soddisfare le esigenze dei clienti in modo più efficiente quando possono affrontare insieme le sfide e possono assicurarsi che ci siano problemi di comunicazione minimi che lasciano i compiti in difficoltà.
Migliori capacità di comunicazione significano che ogni dipendente si sente ascoltato e più a suo agio nel condividere le proprie idee. Ciò significa che il tuo team può portare più idee sul tavolo, il che aiuterà la tua azienda a stabilire e raggiungere nuovi obiettivi.
La comunicazione è fondamentale sul posto di lavoro
La tua squadra è forte quanto lo sono le loro capacità di comunicazione. Prendersi del tempo per utilizzare gli strumenti di comunicazione, rivedere il feedback, impostare l’agenda delle riunioni e condurre sessioni individuali con i dipendenti si tradurrà in un maggiore coinvolgimento e produttività dei dipendenti su tutta la linea.
La comunicazione funziona in entrambi i modi, quindi assicurati di lavorare sulle tue capacità comunicative e aiuta il tuo team a migliorare la propria comunicazione. Alla fine, la tua azienda sarà tanto meglio per questo.
