Poiché la popolazione remota di HubSpot è cresciuta da una manciata di persone a oltre 300 negli ultimi anni, abbiamo imparato una serie di lezioni su come ruotare le comunicazioni di persona in un ambiente virtuale.
Quando si tratta di una riunione di gruppo, abbiamo appreso che mentre il contenuto spesso rimane lo stesso, il modo in cui tale contenuto viene presentato e discusso spesso deve essere modificato per garantire che le informazioni risuonino e tutti i partecipanti siano coinvolti attivamente.
Siamo stati tutti in una teleconferenza che fa qualcosa del genere:
Ma, con il telelavoro in aumento, le teleconferenze non sono più l'unica opzione.
Oggi ci sono molte opzioni disponibili per ospitare riunioni su una piattaforma di riunioni virtuale come Google Hangouts, Zoom, WebEx o Join.me.
Mentre ogni azienda dovrà considerare diverse esigenze, se stai iniziando a pensare alle riunioni virtuali, ti consigliamo di iniziare con una piattaforma che consente la condivisione di video, audio e schermo poiché questi strumenti consentono un migliore coinvolgimento e collaborazione durante la riunione come al contrario della teleconferenza standard.
Qui, mi immergerò in alcune delle migliori pratiche che ho raccolto lungo la strada come Responsabile del programma di lavoro e inclusione a distanza di HubSpot.
Come ospitare un meeting virtuale inclusivo
1. Predisporre regole di base per il primo incontro.
Sia che sia la prima volta che gestisci un team remoto o che il tuo team lavori improvvisamente da casa, le riunioni virtuali sono spesso un nuovo ambiente per tutti. Quindi è importante stabilire alcune regole di base su come funzioneranno le riunioni e cosa ti aspetti dai partecipanti.
Ecco alcune cose da considerare:
- Video: Incoraggia i partecipanti a utilizzare il loro video per le riunioni in quanto ciò ci consente di interagire meglio tra loro attraverso la comunicazione non verbale.
- Audio: In generale, è consigliabile rimanere disattivati durante una riunione virtuale a meno che non si presenti o si risponda a una domanda. Questo evita che il rumore di fondo diventi una distrazione e crea un segnale (riattivato) quando qualcuno ha qualcosa da dire.
- Fidanzamento: Sii chiaro su come ti aspetti che i partecipanti si impegnino nelle riunioni (vedi Suggerimento n. 3 per maggiori dettagli).
- Etichetta: Sii intenzionale nel definire le aspettative di etichetta. Alcuni di quelli comuni che emergono sono l'uso dei telefoni, il fatto di dover allontanarsi dalla propria scrivania, controllare le notifiche o mangiare durante le riunioni. Se hai aspettative specifiche riguardo al rispetto dell'etichetta, sii esplicito su questo con i tuoi partecipanti.
- Allestire il palco: Se stai incontrando un gruppo più grande, può essere utile impostare le aspettative su una diapositiva iniziale che i partecipanti vedranno al momento dell'iscrizione alla riunione.
Ad esempio, su HubSpot, presento spesso questa diapositiva all'inizio, quindi i miei partecipanti conoscono le regole di base per la riunione:
Inoltre, potresti considerare di includere una diapositiva che dice "Registra la riunione", come promemoria per te stesso, nel caso in cui qualcuno salti la riunione o desideri fare riferimento ad essa in un secondo momento.
2. Prenditi del tempo per rompere il ghiaccio.
Gli ambienti virtuali possono essere intimidatori, soprattutto se non ci si abitua o se si incontrano persone con cui non si ha familiarità. Per riscaldare le cose, consigliamo di iniziare le riunioni con un rompighiaccio. È un ottimo modo per testare che l'audio di tutti funzioni correttamente ed è un modo ancora migliore per saperne di più gli uni sugli altri e far sentire tutti a proprio agio prima di saltare all'ordine del giorno.
Per facilitare questo, ti suggeriamo:
Mantienilo semplice: A seconda dell'incontro, potrebbe avere senso iniziare con una domanda standard come "Come ti senti oggi?"
Mescolalo: Se hai tempo, prova a mescolare alcuni rompighiaccio unici per conoscerti meglio (dai un'occhiata ad alcuni di i nostri suggerimenti qui).
Passa il microfono: Probabilmente abbiamo tutti familiarità con quel silenzio imbarazzante che si verifica quando tutti si aspettano che qualcun altro salti dentro. Per risolvere questo, incoraggia i team a "passare il microfono" l'un l'altro dopo la propria risposta.
Se tutti dovrebbero fornire una risposta, avvia l'host e passa il microfono proverbiale a qualsiasi partecipante. Una volta che il partecipante risponde, termina la sua dichiarazione con "Avanti, passerò il microfono a [name]“. Ciò mantiene la conversazione in movimento e impedisce l'imbarazzante silenzio di aspettare che qualcun altro salti dentro.
3. Determinare una struttura per come ci si aspetta che i partecipanti si impegnino durante la riunione.
Non è sempre ovvio come le persone dovrebbero fornire feedback o risposte durante una riunione virtuale. Per mantenere il flusso della conversazione, determinare una struttura per come ci si aspetta che i partecipanti si impegnino durante le riunioni ed essere anticipati su queste aspettative all'inizio della riunione.
Alcune delle nostre strategie preferite sono:
Alza la tua mano virtuale. Molte piattaforme di riunione virtuali dispongono di strumenti di feedback non verbali che consentono a un partecipante di indicare di avere una domanda, ad esempio la funzione "alza la mano" di Zoom. Per riunioni di grandi dimensioni, chiedi alle persone di utilizzare questi strumenti per indicare quando hanno una domanda o un input e l'host può quindi chiamarli direttamente. Questo può anche essere un ottimo modo per ottenere una rapida risposta sì / no dal gruppo e approfondirla.
Esempio: "Alza la mano se hai avuto un'interazione positiva con un team di supporto esterno." In base a chi alza la mano, puoi quindi chiamare una persona per espandere quella risposta, se necessario.
Usa la funzione di chat: Per domande rapide, puoi chiedere alle persone di inserire le loro risposte nella chat (ad esempio, la funzione Chat di Google Hangouts). Ciò ti consente di ascoltare rapidamente le risposte di un gruppo numeroso e consente a tutti di imparare dalle reciproche risposte. Inoltre, come sottolinea il nostro Customer Success Trainer di APAC, Mariel Argonza, questo è anche un ottimo modo per essere inclusivo dei partecipanti che usano l'inglese come seconda lingua.
Esempio: “Come si sentono oggi tutti? Descrivilo in una sola parola nel riquadro della chat. "
Saltare nel: A seconda delle dimensioni della riunione e della sicurezza psicologica dei partecipanti, è possibile scegliere di fare in modo che le persone partecipino semplicemente al feedback e alle domande. Come facilitatore, è importante essere consapevoli della partecipazione al fine di garantire che un individuo non domini la conversazione.
Esempio: “Qualcuno può dirmi la definizione di Inbound Marketing? Sentiti libero di saltare dentro. "
4. Assicurarsi che tutti i partecipanti si trovino sulla stessa pagina.
A seconda della natura della riunione, potrebbero essere necessari alcuni strumenti aggiuntivi per accedere alla stessa pagina con la tua idea, come una lavagna virtuale o uno strumento di collaborazione. Alcuni dei nostri preferiti includono:
- Lavagna virtuale: Molti degli strumenti per riunioni virtuali dispongono di uno strumento nativo per la lavagna che consentirà ai partecipanti di scrivere le loro idee sulla lavagna e di salvare le immagini della lavagna per usi futuri.
- Condividi il tuo schermo: Cerchi un'email con cui hai bisogno di aiuto o stai lottando per spiegare un problema tecnico che stai vedendo? Utilizza uno strumento di condivisione dello schermo come Zoom Screen Share in modo che i tuoi partecipanti possano vedere ciò che stai vedendo dal tuo punto di vista.
- JamBoard: Parte di GSuite, JamBoard consente virtualmente la lavagna, l'inserimento di immagini e testo e il salvataggio / condivisione della lavagna per uso futuro.
- LucidChart: Lucidchart è una piattaforma di produttività visiva che aiuta le persone a comprendere e condividere idee, informazioni e processi con chiarezza.
- Miro: Miro è uno strumento di lavagna online che consente ai team distribuiti di collaborare virtualmente ovunque si trovino.
5. Rimani in pista con un ordine del giorno o diapositive chiari.
Anche con un'agenda chiara, può essere difficile tenere una conversazione in pista – e puntualmente – in un ambiente virtuale. Per aiutare la riunione a rimanere in corso, prova:
Fai circolare l'agenda: Nell'invito alla riunione, chiarire quali argomenti verranno discussi, cosa ci si aspetta dai partecipanti in termini di preparazione e quali saranno i risultati della riunione.
Pausa: Quando tutti sono muti e ti fissano con la videocamera, può essere istintivo correre attraverso i tuoi appunti senza prendere aria. Tuttavia, in un'atmosfera virtuale, è più importante che mai rallentare e mettere in pausa spesso per garantire che le persone abbiano l'opportunità di saltare, connessioni WiFi più lente possono recuperare il ritardo con una risposta audio ritardata e i partecipanti hanno l'opportunità di digerire le tue parole .
Poni domande: In un'ambientazione virtuale, potresti non avere sempre uno sguardo confuso e la gente potrebbe non sentirsi a tuo agio nel interromperti per chiarimenti. Quindi, chiedi intenzionalmente ai tuoi partecipanti: quali domande hai per me? Metti in pausa più a lungo di quanto normalmente dovresti aspettare per le domande.
Usa le diapositive per rimanere in pista: Avere una visuale per tenerti in pista consentirà a tutti di essere più organizzati e concentrati durante l'incontro. Puoi scegliere di inviare le diapositive prima o dopo la riunione, ma è un modo utile per avere un resoconto di ciò che è stato discusso. Inoltre, l'invio di diapositive significa che le persone non dovranno prendere tutte le note (e quindi non trascorreranno la riunione a scrivere).
Anche con la preparazione, è probabile che si verifichino pause imbarazzanti, problemi tecnici e momenti scomodi. Tuttavia, ti incoraggiamo ad abbracciare questi momenti, imparare da essi e superarli. Siamo tutti insieme dopo tutto!
Se hai appena iniziato con riunioni virtuali, ti invitiamo a essere onesto con il tuo team sul fatto che questa è un'abilità su cui stai lavorando. Pratica diverse tecniche per trovare ciò che funziona meglio per te. Chiedi feedback al tuo team su cosa funziona nel contesto delle riunioni e cosa no.
Inoltre, quando trovi qualcosa che funziona per te, condividilo con gli altri in modo che tutti possiamo imparare insieme.
