Come scrivere lettere di rifiuto professionali ma gentili [4 Templates]

Non è mai facile avvisare qualcuno che non ha ottenuto il lavoro.

Questo spesso porta a e-mail generiche o, peggio, al silenzio completo: è qui che un modello di lettera di rifiuto può tornare utile.

Anche se non è mai divertente farlo, ci sono modi gentili ma professionali per rifiutare un candidato che preservano il marchio del tuo datore di lavoro.

Come scrivere una lettera di rifiuto

Potresti non pensarci due volte a una lettera di rifiuto una volta inviata. Ma la verità è che la tua lettera di rifiuto è un riflesso della tua azienda. Se è scritto male, lascia un’impressione negativa della tua azienda che potrebbe facilmente diffondersi ad altri candidati.

Questo è il motivo per cui è fondamentale scrivere una lettera di rifiuto ponderata. Ti permette di mantenere un buon rapporto con il candidato, anche se non si adattava bene a un ruolo particolare. Chissà, potresti voler tornare a loro se si apre un’altra posizione.

Quando si presenta, vuoi che un candidato sia entusiasta della prospettiva di lavorare con te e il modo in cui comunichi gioca un ruolo fondamentale in questo.

È fondamentale che tu rimanga positivo con la tua lingua e ti concentri sul linguaggio dalla descrizione del lavoro stesso.

Inoltre, tieni presente che una lettera di rifiuto è una fantastica opportunità per il candidato di ricevere feedback positivi e imparare a fare meglio in futuro. Considera come puoi includere feedback specifici e preziosi.

Una lettera di rifiuto può essere suddivisa in tre sezioni:

Paragrafo uno

Il tuo primo paragrafo dovrebbe essere completamente personalizzato e includere il nome del richiedente e la posizione per cui si è candidato. Successivamente, ringrazia il candidato per il suo interesse per la tua azienda e per aver dedicato del tempo al colloquio.

Infine, è fondamentale che tu dica al candidato entro il primo paragrafo che hai deciso di andare avanti con un altro candidato.

Puoi deluderli gentilmente includendo un complimento nel rifiuto, ad esempio “Anche se le tue qualifiche sono piuttosto impressionanti …”

Paragrafo due (facoltativo)

Il secondo paragrafo è dove entra davvero in gioco la personalizzazione. Ciò che scrivi dipenderà dalla tua esperienza con il candidato e da quanto è arrivato nel processo.

Ad esempio, se stai rifiutando un candidato dopo il primo round, puoi mantenere questa sezione breve e saltare al paragrafo tre. Tuttavia, per un candidato che ha raggiunto il round finale, probabilmente vorrai dare più contesto al motivo del rifiuto.

Il candidato si è preso del tempo per prepararsi per il processo di intervista, quindi se sei rimasto colpito da loro durante il colloquio, potrebbe fare un’enorme differenza farglielo sapere.

Includi semplicemente un loro punto di forza che hai ricordato dal processo di intervista, come “Il nostro team è rimasto particolarmente colpito dalle tue capacità di scrittura”.

Per aggiungere davvero valore, vorrai anche includere feedback costruttivi per aiutare il tuo candidato a identificare le aree di miglioramento. Prendi appunti dettagliati durante il colloquio (o chiedi al responsabile delle assunzioni di farlo) e quando rifiuti il ​​tuo candidato, fornisci una o due aree di miglioramento.

Concentrati su un aspetto della descrizione del lavoro che ritieni il candidato non corrispondesse del tutto.

Supponiamo che il ruolo richiedesse esperienza nell’analisi dei dati, ma il candidato non era forte in quest’area. Potresti dire: “In questo momento, stiamo cercando candidati con una comprensione più profonda dell’analisi dei dati…”

Se sei rimasto colpito dal candidato e ritieni sinceramente che sarebbe adatto alla tua azienda lungo la strada, lascia la porta aperta dicendo loro che li inserirai nel tuo database di contatti e li riconsidererai in futuro.

Inoltre, se è stata una decisione difficile, dillo al tuo candidato: può aiutare ad attenuare il colpo.

Paragrafo tre

Concludi augurando buona fortuna al candidato nella sua ricerca di lavoro e ringraziando ancora il candidato per aver preso in considerazione la tua azienda.

Lettera di rifiuto standard

Cara [Name],

Grazie per l’intervista per [position] su [date of interview] e dedicare del tempo a conoscere la nostra azienda. Dopo un’attenta valutazione, abbiamo selezionato un altro candidato per la posizione.

Ci auguriamo che ci terrete a mente quando pubblicizzeremo ruoli in futuro e vi incoraggeremo a candidarvi di nuovo.

Ti auguriamo buona fortuna nella tua ricerca di lavoro e ti ringraziamo per il tuo interesse per la nostra azienda.

Cordiali saluti,

[Name]

Lettera di rifiuto del feedback

Cara [Name],

Grazie per l’intervista per [position] su [date of interview]. È stata una decisione molto difficile, ma abbiamo selezionato un altro candidato per la posizione.

Il nostro team è rimasto particolarmente colpito dal tuo [skills]ma abbiamo sentito che ti mancava l’esperienza [skill/experience]. Consigliamo [taking a course/obtaining a certificate/gaining project experience] migliorare.

Vorremmo rimanere in contatto con te per opportunità future che potrebbero essere adatte. Fateci sapere se siete interessati a rimanere nel nostro pool di talenti.

Grazie ancora per aver dedicato del tempo per fare domanda e per incontrare il team. Ti auguriamo buona fortuna nella tua ricerca di lavoro e ti ringraziamo per il tuo interesse per la nostra azienda.

Cordiali saluti,

[Name]

Lettera di rifiuto di reindirizzamento

Cara [Name],

Grazie per l’intervista per [position] su [date of interview]. Dopo un’attenta considerazione, abbiamo deciso di andare avanti con un altro candidato.

Il nostro team è rimasto particolarmente colpito dal tuo [skills]ma abbiamo sentito che ti mancava l’esperienza [skill]. Tuttavia, riteniamo che il tuo set di competenze si allineerebbe meglio [position] e mi piacerebbe prenderti in considerazione per questo.

Fateci sapere se siete interessati a discuterne ulteriormente.

Vorremmo ringraziarti ancora per il tuo tempo e augurarti il ​​meglio per i tuoi sforzi futuri.

Cordiali saluti,

[Name]

Lettera di rifiuto breve

Cara [Name],

Grazie per l’intervista per [position] su [date of interview]. Dopo un’attenta considerazione, abbiamo deciso di andare avanti con un altro candidato.

Ti ringraziamo per il tuo interesse per l’azienda e ti auguriamo buona fortuna nella tua ricerca di lavoro.

Cordiali saluti,

[Name]

Notificare a un candidato che è stato rifiutato non è mai facile. Scrivendo una lettera ponderata e adatta alla situazione, lasci la porta aperta per future collaborazioni e lasci un’impressione positiva della tua azienda.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell’ottobre 2018 ed è stato aggiornato per completezza.