Un promemoria (noto anche come memorandum o "promemoria") viene utilizzato per comunicazioni interne relative a procedure o affari ufficiali all'interno di un'organizzazione.
A differenza di un messaggio di posta elettronica, un promemoria è un messaggio inviato a un ampio gruppo di dipendenti, come l'intero reparto o tutti i membri dell'azienda. Potrebbe essere necessario scrivere un promemoria per informare il personale degli eventi imminenti o per trasmettere le modifiche interne.
Se hai bisogno di informare i tuoi dipendenti di affari interni ufficiali, ecco un modello di business memo facile da seguire, oltre a esempi per ulteriori indicazioni.
Modello di Memo di affari
MEMORANDUM
A:
A PARTIRE DAL:
DATA:
SOGGETTO:
Ti scrivo per informarti [reason for writing memo].
Mentre la nostra azienda continua a crescere … [evidence or reason to support your opening paragraph].
Per favore fatemi sapere se avete domande. Nel frattempo, apprezzerei la tua collaborazione come [official business information] ha luogo.
Intestazione:
Nella tua intestazione, ti consigliamo di etichettare chiaramente il tuo contenuto "Memorandum" in modo che i tuoi lettori sappiano esattamente cosa stanno ricevendo. Quindi, ti consigliamo di includere "A", "DA", "DATA" e "SOGGETTO". Questa informazione è rilevante per fornire contenuti, come chi ti stai rivolgendo e perché.
Primo paragrafo:
Nel primo paragrafo, ti consigliamo di indicare in modo rapido e chiaro lo scopo del tuo memo. Potresti iniziare la frase con la frase "Sto scrivendo per informarti …" o "Sto scrivendo per richiedere …". Un memo è pensato per essere breve, chiaro e al punto. Ti consigliamo di fornire le informazioni più importanti in anticipo e quindi utilizzare i paragrafi successivi come opportunità per approfondire i dettagli.
Paragrafo 2:
Nel secondo paragrafo, ti consigliamo di fornire un contesto o prove a supporto. Ad esempio, diciamo che il tuo promemoria sta informando l'azienda di una riorganizzazione interna. Se questo è il caso, il secondo paragrafo dovrebbe dire qualcosa del tipo: "Mentre la nostra azienda continua a crescere, abbiamo deciso che ha più senso separare il nostro team di produzione video dal nostro team di contenuti, in questo modo i team possono concentrarsi maggiormente sulle loro obiettivi individuali. "
Terzo paragrafo:
Nel terzo paragrafo, ti consigliamo di includere la richiesta specifica di ciascun dipendente: se stai pianificando una gita in team, questo è lo spazio che includi, "Per favore RSVP con restrizioni dietetiche" o "Inviami un'email con domande. "
Al contrario, se stai informando lo staff dell'imminente costruzione dell'edificio, potresti dire "Apprezzerei la tua collaborazione in questo periodo". Anche se non ci sono azioni specifiche che ti aspetti dai dipendenti, è utile includere il modo in cui speri che gestiranno le notizie e se ti aspetti che facciano qualcosa in risposta al memo.
Esempi di appunti
