Un promemoria (noto anche come memorandum o “promemoria”) viene utilizzato per comunicazioni interne relative a procedure o attività ufficiali all’interno di un’organizzazione.
A differenza di un’e-mail, un memo è un messaggio che invii a un ampio gruppo di dipendenti, come l’intero reparto o tutti i membri dell’azienda. Potrebbe essere necessario scrivere un promemoria per informare il personale degli eventi imminenti o per trasmettere modifiche interne.
Se hai bisogno di informare i tuoi dipendenti delle attività interne ufficiali, ecco un modello di promemoria aziendale facile da seguire, oltre a esempi per ulteriori indicazioni.
Modello di promemoria aziendale
MEMORANDUM
A:
A PARTIRE DAL:
DATA:
SOGGETTO:
vi scrivo per informarvi che [reason for writing memo].
Mentre la nostra azienda continua a crescere… [evidence or reason to support your opening paragraph].
Per favore fatemi sapere se avete domande. Nel frattempo, apprezzerei la tua collaborazione come [official business information] ha luogo.
Intestazione:
Nella tua intestazione, ti consigliamo di etichettare chiaramente il tuo contenuto “Memorandum” in modo che i tuoi lettori sappiano esattamente che stanno ricevendo. Quindi, ti consigliamo di includere “TO”, “FROM”, “DATE” e “SUBJECT”. Queste informazioni sono rilevanti per fornire contenuti, ad esempio a chi ti rivolgi e perché.
Paragrafo uno:
Nel primo paragrafo, ti consigliamo di indicare rapidamente e chiaramente lo scopo del tuo memo. Potresti iniziare la tua frase con la frase “Sto scrivendo per informarti…” o “Sto scrivendo per richiedere…”. Un promemoria deve essere breve, chiaro e diretto al punto. Ti consigliamo di fornire in anticipo le informazioni più critiche e quindi utilizzare i paragrafi successivi come opportunità per approfondire i dettagli.
Paragrafo due:
Nel secondo paragrafo, ti consigliamo di fornire contesto o prove a sostegno. Ad esempio, supponiamo che il tuo promemoria informi l’azienda di una riorganizzazione interna. In tal caso, il paragrafo due dovrebbe dire qualcosa del tipo: “Mentre la nostra azienda continua a crescere, abbiamo deciso che ha più senso separare il nostro team di produzione video dal nostro team di contenuti. In questo modo, quei team possono concentrarsi maggiormente sui loro obiettivi individuali».
Paragrafo tre:
Nel terzo paragrafo, ti consigliamo di includere la tua richiesta specifica di ciascun dipendente: se stai pianificando una gita di gruppo, questo è lo spazio che includerai, “Rispondi con restrizioni dietetiche” o “Per favore inviami un’e-mail con domande.”
Al contrario, se stai informando il personale dell’imminente costruzione dell’edificio, potresti dire: “Apprezzerei la tua collaborazione durante questo periodo”. Anche se non ci sono azioni specifiche che ti aspetti dai dipendenti, è utile includere come speri che gestiranno le notizie e se ti aspetti che facciano qualcosa in risposta al memo.
Modello di promemoria scaricabile
Vuoi vedere il formato memo sopra nella sua forma finale? Scarica i modelli di promemoria aziendali gratuiti di HubSpot, mostrati di seguito. Il documento fornisce una struttura che ordina il tuo memorandum in sottoargomenti per aiutare i dipendenti a digerire meglio le informazioni e capire cosa ci si aspetta da loro dopo averlo letto.
Scarica questo modello
Formato del modello di promemoria aziendale
Il formato illustrato nei modelli sopra è progettato per comunicare efficacemente il tuo messaggio. Un promemoria dovrebbe diffondere le informazioni necessarie in un modo che sia facile da digerire per un numero di dipendenti di massa.
Una riga dell’oggetto accurata li avviserà che questo memo è rilevante per loro in particolare. E iniziare con un riepilogo esecutivo consente ai destinatari di comprendere il messaggio generale prima di approfondire i dettagli. Le informazioni di base offrono un contesto al messaggio e la panoramica e la cronologia dovrebbero rispondere alle domande che potrebbero sorgere.
Esempi di modelli di promemoria aziendali
Industrie o situazioni diverse richiederanno promemoria leggermente diversi. Alcuni dovranno essere più lunghi o più brevi, altri potrebbero non avere una cronologia e alcuni avranno ampie informazioni di base. Il formato del tuo memo dovrebbe cambiare per adattarsi al messaggio che desideri che i tuoi dipendenti ricevano.
Promemoria ritardo lancio
L’obiettivo di questo memo è di annunciare che il lancio di un prodotto sarà ritardato. L’introduzione include la nuova data, quindi non è necessaria una cronologia o una panoramica lunga. Questo formato di promemoria potrebbe essere applicato ad altre situazioni in cui si sta verificando un cambiamento semplice, ma importante. Anche altri cambi di data, promozioni, pietre miliari o annunci di prodotti potrebbero utilizzare questo formato.
Promemoria aggiornamento edificio
Ci sono aspetti logistici di un’azienda che riguardano i tuoi dipendenti, ma non necessariamente coinvolgono il loro lavoro. Questo memo descrive un esempio sulla cucina in ufficio. È un po’ un inconveniente, ma non dovrebbe influire molto sul loro lavoro. Questo potrebbe essere applicato ad altri aggiornamenti dell’edificio, al lavoro da casa o ad altri annunci diffusi ma minori.
Memo della comunità
Celebrazioni, eventi, giornate a tema o altre cose divertenti per i tuoi dipendenti possono essere comunicate anche tramite memo. I promemoria della community come questo esempio sono generalmente più brevi perché non richiedono molte informazioni di base o molti dettagli. Questi devono solo includere un riepilogo, una data e un luogo come minimo.
Scrivi i tuoi appunti al punto
La principale differenza tra un memo e solo un’e-mail non è il livello di complessità, è la dimensione del pubblico. Un promemoria può essere semplice o complesso, purché comunichi efficacemente il tuo messaggio e sia rilevante per il gruppo di dipendenti che lo riceve. E il messaggio stesso dovrebbe essere chiaro e conciso, indipendentemente dal formato di promemoria utilizzato.
Nota dell’editore: questo post è stato originariamente pubblicato nell’ottobre 2018 ed è stato aggiornato per completezza.