Come scrivere una lettera commerciale che non verrà ignorata

Al giorno d'oggi, scrivere una lettera può sembrare completamente arcaico. Voglio dire, le persone inviano anche la posta o comunicano solo tramite e-mail e messaggi?

Nel mondo degli affari, le lettere sono ancora cruciali per la collaborazione. Per convincere qualcuno a offrirti un lavoro, devi scriverle una lettera di copertura convincente. E per convincere qualcuno a parlare all'evento della tua azienda, devi scrivere un passo decisivo.

Molti professionisti trascurano l'importanza di scrivere lettere commerciali di alta qualità perché sembrano obsolete. Di conseguenza, la maggior parte delle persone non sa come scriverne una.

Per fortuna, se sei nella stessa barca, ti abbiamo coperto. Di seguito, ti insegneremo come creare una lettera commerciale persuasiva per qualsiasi scopo e situazione.

Per insegnarti come scrivere una lettera di lavoro in modo più dettagliato rispetto al frammento sopra, diamo un'occhiata a una lettera che ho scritto a Dharmesh Shah, CTO di HubSpot, quando ero uno studente universitario con gli occhi spalancati che cercava di convincerlo a parlare al mio scuola.

Analizzerò le parti più importanti della mia lettera – l'introduzione, il testo del corpo e l'invito all'azione – e spiegherò come e perché possono rafforzare le tue lettere d'affari.

Esempio di lettera commerciale

1 ottobre 2016

Dharmesh Shah

HubSpot

25 First Street,

Cambridge, MA 02141

Caro signor Shah,

Quando è finito il mio primo anno di college, ho avuto la fortuna di lavorare come stagista di marketing digitale in una startup chiamata SlideBatch. Stavano introducendo sul mercato un nuovo strumento di content marketing e il mio compito era quello di applicare questo strumento alle campagne di marketing sui social media dei loro clienti e dimostrare che SlideBatch era una soluzione di marketing efficace. Ero così entusiasta di andare al lavoro, ma ho avuto un piccolo problema. Non sapevo cosa fosse il content marketing. Così, ho fatto qualche ricerca su Internet e ho scoperto il blog di HubSpot Marketing.

Avanti veloce di un anno e mezzo, e sto ancora leggendo il blog Marketing di HubSpot e sfruttando le sue conoscenze nel mio terzo stage di marketing digitale. Leggere i tuoi blog mi ha cambiato la vita. Sono entrato al college credendo che il consiglio finanziario fosse il mio destino. Ma, dopo aver appreso della filosofia di marketing inbound di HubSpot, come aiutare le persone è il modo migliore per aumentare la fiducia e l'impegno del marchio, sono rimasto affascinato. Poco dopo il termine del mio stage con SlideBatch, ho deciso di perseguire il marketing digitale anziché la consulenza finanziaria. Da allora non ho più guardato indietro.

L'influenza di HubSpot sulla mia vita è la ragione per cui ti scrivo oggi. Sono certo che se parlassi alla mia scuola, la DePauw University, sulla tua vita, su HubSpot e sulla filosofia del marketing in entrata, ci sarebbero centinaia di studenti indecisi che iniziano a perseguire il marketing digitale. Lo so perché la serie di diffusori per altoparlanti McDermond di DePauw è una delle migliori piattaforme per i leader aziendali per mostrare la loro passione per il loro settore, azienda e lavoro. Brad Stevens dei Boston Celtics, Angie Hicks di Angie's List e Bill Rasmussen di ESPN hanno tutti usato con successo la serie di altoparlanti McDermond per ispirare la prossima generazione di imprenditori del mondo, e so che anche tu potresti farlo.

Saremmo onorati se parlassi nella nostra scuola. Grazie per il vostro tempo e considerazione, e non vediamo l'ora di sentirvi!

Cordiali saluti,

Clifford Chi

313 Locust del Sud

Greencastle, NEL 46136

555-555-5555

cliffordchi@aim.com

Introduzione (primo e secondo paragrafo)

Per attirare immediatamente l'attenzione di Dharmesh e convincerlo a leggere il resto della mia lettera, noterai che non ho guidato con lo standard "Ti sto scrivendo oggi perché …". Invece, l'ho coinvolto con una storia su come ho scoperto HubSpot e su come la sua compagnia ha cambiato la mia vita. Ho pensato che ciò avrebbe avuto un forte risonanza con lui perché ho pensato, come co-fondatore di HubSpot, che gli piacerebbe vedere come il lavoro della sua vita abbia giovato agli altri.

Nelle tue lettere di lavoro, non devi necessariamente raccontare una storia per agganciare immediatamente il tuo lettore e persuaderla a leggere. Ma dovresti sicuramente descrivere come ha avuto un impatto sulla tua vita. Questo è ciò che catturerà e attirerà davvero la sua attenzione.

Testo del corpo (terzo paragrafo)

Dopo la mia introduzione, ho seguito rapidamente il motivo per cui stavo scrivendo a Dharmesh – per chiedergli di parlare nella mia scuola. Gli aneddoti personali sono un modo efficace per coinvolgere i lettori, ma perderei l'attenzione di Dharmesh se non mi fossi messo al corrente.

Una volta dichiarata l'intento della mia lettera, ho rapidamente accolto i vantaggi di parlare nella mia scuola e ho rafforzato la reputazione della serie di oratori della mia scuola. Sottolineando come parlare nella mia scuola potrebbe ispirare centinaia di studenti a perseguire il marketing digitale e mettere in risalto il gruppo di impressionanti relatori che Dharmesh potrebbe unire, mi sono concentrato sui dividendi che avrebbe raccolto dall'essere un altoparlante della McDermond Series, piuttosto che su come la mia scuola trarrebbe beneficio da la sua apparizione come ospite

Quindi, se stai cercando di convincere qualcuno ad assumerti o parlare nella tua scuola, devi prima persuadere il tuo lettore che fare ciò che chiedi a loro finirà per trarne beneficio e essere nel loro migliore interesse.

Invito all'azione (quarto paragrafo)

Nel mio ultimo paragrafo, chiedo educatamente a Dharmesh di parlare di nuovo nella mia scuola. Anche se glielo ho già chiesto prima, è importante che termini la mia lettera con un chiaro passo successivo. Imballa più di un pugno e cristallizza l'azione desiderata nella sua mente.

Forti inviti all'azione sono un elemento cruciale di una lettera d'affari persuasiva. Perchè ioSe non dici al tuo lettore cosa fare dopo, potresti anche non aver mai scritto la tua lettera in primo luogo.