Per gestire i miei progetti, lavoro con un team di cinque persone, me compreso. Non è una grande squadra, ma ci è voluto del tempo per impostare una routine di marketing efficace tra noi 5.
Ogni mese assumiamo una serie di compiti per il nostro marchio, lavorando per aumentare l’esposizione, consolidare la presenza sociale, rafforzare l’autorità e generare lead che diventano conversioni.
Questo è difficile, non solo i compiti che ci siamo prefissati, ma anche il coordinamento tra cinque persone, tre delle quali vivono fuori dal Paese e tre che si occupano di questioni a livello locale e nazionale.
Aggiungi a questa lotta la necessità ricorrente di includere altre persone nel mix. Abbiamo membri premium con cui dobbiamo programmare chiamate di supporto, host #vcbuzz con cui dobbiamo coordinare le chat settimanali su Twitter e influencer e partner con cui dobbiamo incontrarci.
Abbiamo esaminato ogni possibile strumento di produttività, piattaforma di gestione del team e task manager noto all’uomo. Abbiamo assistito a demo delle principali soluzioni SaaS che offrono funzionalità di gestione delle attività e abbiamo persino ricevuto il loro aiuto per la configurazione.
È stato solo dopo aver lavorato insieme per più di un anno che le cose sono finalmente andate a posto. Quali app di calendario hanno effettivamente funzionato per il nostro gruppo disordinato di disadattati globali?
App Google Calendar e notifiche e-mail
Vedete, si trattava di semplice comodità. Avere queste piattaforme fantasiose avrebbe funzionato per un po’, ma è stata una seccatura. Nessuno li usava per altri lavori e non volevano smettere di usare quello che usavano prima.
Alcuni membri del mio team hanno utilizzato Evernote, Trello o Producteev. Uso Zenkit. Andare su un’altra dashboard solo per i nostri progetti e non essere in grado di integrarli in quelli più ampi lo rendeva un lavoro ingrato che nessuno voleva affrontare.
I calendari e le e-mail di Google sono diventati la soluzione più efficace per noi. Non era solo facile integrarsi in piattaforme diverse, ma anche familiare in quanto utilizzavamo già entrambi gli strumenti quotidianamente. Erano facili da sincronizzare su qualsiasi dispositivo e potevano essere condivisi e lavorati con altri. È possibile creare calendari diversi e inviare e-mail di massa con un record della conversazione.
Fino ad oggi, utilizziamo questa combinazione per il nostro elenco di attività e conversazioni, che include collegamenti ad annunci di eventi e elementi in sospeso necessari nell’elenco di cose da fare nelle e-mail.
Innanzitutto, dovrai creare un calendario dedicato per le tue attività e riunioni in team. Una volta creato, puoi prendere il tuo link:
- Cliccando su “Impostazioni” in alto a destra
- Selezione del nuovo calendario nell’elenco
- Facendo clic su “Autorizzazioni di accesso”
- Impostare il calendario su “Pubblico”
- Facendo clic sul pulsante “Ottieni collegamento condivisibile” e copiando il collegamento da lì
Una volta che condividi questo link con i membri del tuo team, gli amici e la community, questi vedranno i tuoi eventi appena aggiunti senza che tu debba avvisare manualmente nessuno.
Da li:
Passaggio uno: crea un evento
Per creare un evento in Google Calendars, accedi al tuo account e vai alla pagina principale di Calendars. Ci sarà un grande pulsante che dice “Crea”. Qui è dove puoi inserire i dettagli del tuo evento (nome, data, persone coinvolte, ecc.).
Il nome dell’evento dovrebbe essere qualcosa di rilevante, come il nome del progetto, e quindi aggiungere gli eventi al suo interno.
Ciò che lo rende conveniente è che puoi scegliere di vedere solo quel calendario facendo clic sulla piccola freccia su ogni singolo calendario. Questo ti mostrerà gli eventi relativi solo a quel set.
Passaggio due: ricontrolla i dettagli
Nel popup che appare quando scegli di creare un evento, potrai selezionare i tuoi dettagli. Questi includono nome, data, ora, luogo, descrizione, chi è invitato/deve essere avvisato, chi può apportare modifiche all’evento e se/quando si ripete.
Uno dei compiti più importanti è ricontrollare questi dettagli prima di inviare la notifica! Anche se potrebbe non sembrare un grosso problema, puoi inviare una notifica a tutti coloro che si sono iscritti all’evento quando apporti una modifica). Sii cauto, però, poiché diventa fastidioso molto rapidamente se più eventi modificati vengono inviati alla tua e-mail. Fidati di me.
Fase tre: usa il tuo link ovunque
Infine, devi collegare ipertestuale la voce dell’evento nelle tue e-mail. Questo è abbastanza autoesplicativo.
Seguendo il collegamento, verranno indirizzati alla voce di Google Calendar o consentirà loro di aggiungerla al proprio calendario facendo clic su una delle opzioni del pulsante. Troveranno tutte le informazioni che hai incluso lì.
A seconda del tuo evento, potrebbero esserci diversi luoghi in cui potresti voler includere il tuo link, ad esempio:
- Incorpora il tuo calendario nella tua pagina principale. Se hai una pagina interna che usi per gli aggiornamenti tra i team, puoi incorporare l’intero calendario lì. Questo è ciò che abbiamo fatto sulla nostra pagina di chat di Twitter. Il bello di questo metodo è che devi farlo una volta: il calendario incorporato si aggiornerà da solo.
- Importa gli eventi di Google Calendar sulla tua pagina Facebook utilizzando questa integrazione Zapier per avvisare i tuoi fan o membri della squadra di ogni nuovo evento aggiunto.
- Includi il link del tuo calendario nella firma dell’e-mail. Questo aggiornerà automaticamente tutti coloro che ricevono la tua email. Puoi utilizzare questi esempi di firme e-mail per configurare la tua, quindi è altamente informativo, ma utilizzabile.
Puoi aggiungere il link del tuo calendario alla tua firma e-mail utilizzando l’app “HTML” dalla scheda “Componenti aggiuntivi” all’interno del dashboard di WiseStamp
Tutto sommato, Google Calendar è gratuito, estremamente flessibile e facilmente integrabile con altri prodotti Google incluso il mio preferito, Fogli di lavoro Google, il che la rende la mia soluzione di pianificazione preferita.
ContentCal e calendario della campagna
Sebbene Google Calendar sia ottimo per tutti i tipi di flusso di lavoro di pianificazione e organizzazione, abbiamo dovuto trovare un’altra app per il marketing dei contenuti e dei social media.
Quando lavori con dipendenti remoti, stai affrontando due problemi principali:
- Tenere tutti in pista e produttivi.
- Mantenere tutti motivati (è troppo facile concentrarsi sui tuoi compiti attuali e non guardare mai fuori dagli schemi quando sei isolato dal resto del team).
Penso che abbiamo risolto entrambi questi problemi con ContentCal, una piattaforma collaborativa di condivisione dei social media che unisce tutto il tuo team per costruire i tuoi canali di proprietà del marchio.
ContentCal è piuttosto leggero: non ci sono centinaia di funzionalità di gestione delle attività e reporting da manipolare. Ma fa egregiamente il suo lavoro, senza perdere molto tempo per l’impostazione e l’allenamento.
- Aggiungi i membri del tuo team come contributori (possono contribuire agli aggiornamenti dei social media) o manager (possono modificare e pubblicare).
- Crea un sistema in cui ogni membro del team è responsabile del proprio pezzo (ad esempio, se qualcuno sta lavorando su un programma di chat, ha il compito di pubblicizzare e promuovere ogni evento).
Una volta impostato, il tuo calendario si costruirà da solo con tutti i partecipanti su base giornaliera.
Inoltre, puoi pianificare le prossime campagne per l’intero team per vedere cosa sta arrivando. Ogni campagna può avere un brief e anche i membri del tuo team possono contribuire ad esso per condividere i risultati e le idee della ricerca.
I riassunti della campagna sono minimi, ma funzionano alla grande per archiviare idee e organizzare i tuoi piani imminenti:
Usa i brief della campagna per mettere giù le tue idee per parole chiave, risorse, ecc.
È facile!
Sono innamorato di queste app di calendario e, ovviamente, usiamo tutti la posta elettronica. Quindi l’utilizzo di queste app per la gestione delle attività, la gestione del team, il marketing e la copertura del pubblico ha perfettamente senso. Aggiungi il fatto che entrambi sono gratuiti e hai una valida ragione per provarlo.
