Questo post è stato ispirato dalla serie di video, 4 competenze essenziali di Microsoft Excel che ogni marketer dovrebbe imparare. Se vuoi diventare un maestro del foglio di calcolo onnipotente, guarda qui la serie completa di video.
Lo so, "la funzione VLOOKUP" suona come la cosa più geekissima e complicata di sempre. Ma quando finisci di leggere questo articolo, ti chiedi come mai sei sopravvissuto in Excel senza di esso.
Come nel caso delle tabelle pivot, la funzione CERCA.VERT di Microsoft Excel è più facile da usare di quanto si pensi. Inoltre, è incredibilmente potente ed è sicuramente qualcosa che vuoi avere nel tuo arsenale di armi analitiche.
Che cosa fa esattamente VLOOKUP? Ecco la semplice spiegazione: la funzione CERCA.VERT cerca un valore specifico nei tuoi dati e, una volta identificato quel valore, può trovare – e visualizzare – qualche altra informazione associata a quel valore.
VLOOKUP Esempio
È possibile utilizzare la formula CERCA.VERT per trasferire i dati sulle entrate da un foglio di calcolo separato e abbinarli al cliente appropriato in base a un identificatore comune come un ID cliente o un indirizzo email. In questo esempio, VLOOKUP consente di vedere facilmente le entrate per cliente senza cercare, copiare e incollare per ogni singola cella.
In termini pratici, ciò significa che puoi prendere i dati relativi alle entrate dal tuo secondo foglio di calcolo e integrarli con i dati dei clienti nel tuo primo foglio di lavoro per rivelare l'immagine più ampia delle prestazioni della tua attività.
Di seguito, vedrai una guida in cinque passaggi per eseguire questo esempio di VLOOKUP, seguito da a video tutorial per utilizzare VLOOKUP per organizzare un elenco di post del blog.
Come funziona VLOOKUP?
CERCA.VERT è l'acronimo di "ricerca verticale". In Excel, questo significa l'atto di cercare i dati verticalmente attraverso un foglio di calcolo, utilizzando le colonne del foglio di calcolo e un identificatore univoco all'interno di tali colonne, come base della ricerca. Quando cerchi i tuoi dati, deve essere elencato verticalmente ovunque si trovino i dati.
La formula cerca sempre a destra.
Quando si esegue un CERCA RICERCA in Excel, si sta essenzialmente cercando nuovi dati in un foglio di calcolo diverso associato ai vecchi dati in quello corrente. Quando VLOOKUP esegue questa ricerca, cerca sempre i nuovi dati su destra dei tuoi dati attuali.
Ad esempio, se un foglio di calcolo ha un elenco verticale di nomi e un altro foglio di lavoro ha un elenco non organizzato di tali nomi e i loro indirizzi email, puoi utilizzare VLOOKUP per recuperare quegli indirizzi email nell'ordine in cui li hai nel tuo primo foglio di calcolo. Gli indirizzi email devono essere elencati nella colonna a destra dei nomi nel secondo foglio di calcolo oppure Excel non sarà in grado di trovarli. (Vai a capire … )
La formula ha bisogno di un identificativo univoco per recuperare i dati.
Il segreto di come funziona VLOOKUP? Identificatori univoci
Un identificativo univoco è un'informazione che condivide entrambe le origini dati e, come suggerisce il nome, è univoca (ovvero l'identificatore è associato solo a un record nel database). Gli identificatori univoci includono i codici prodotto, le unità di stoccaggio (SKU) e i contatti dei clienti.
Poiché i CRM come HubSpot utilizzano gli indirizzi e-mail per identificare in modo univoco i contatti nei loro database, i clienti HubSpot possono utilizzare "indirizzo e-mail" come identificatore univoco per eseguire un CERCA.VERT.
Come utilizzare CERCA.VERT in Excel
- Identifica una colonna di celle che desideri riempire con nuovi dati.
- Seleziona 'Funzione' (Fx)> CERCA CERCA e inserisci questa formula nella cella evidenziata.
- Immettere il valore di ricerca per il quale si desidera recuperare nuovi dati.
- Inserisci l'array di tabelle del foglio di lavoro in cui si trovano i dati desiderati.
- Immettere il numero di colonna dei dati che si desidera che Excel restituisca.
- Immettere la ricerca intervallo per trovare una corrispondenza esatta o approssimativa del valore di ricerca.
- Fai clic su 'Fatto' (o 'Invio') e riempi la nuova colonna.
Prendi l'esempio VLOOKUP qui sopra. Supponiamo che tu stia consultando i tuoi dati HubSpot e stia verificando quali pagine del tuo sito hanno visualizzato i tuoi contatti. Stai anche prestando attenzione al fatto che nessuno di questi contatti sia stato convertito in clienti.
Poi ti colpisce: oltre a sapere quali di questi contatti sono stati chiusi, vuoi sapere quanto MRR (entrate mensili ricorrenti) ognuno di loro porta. In questo modo, puoi collegare le tue entrate alle pagine del tuo sito e fare un po 'di soldi analisi per vedere quali pagine stanno avendo il maggiore impatto sulla tua linea di fondo.
C'è un solo problema: i tuoi dati MRR risiedono nel tuo CRM. E mentre puoi cercare manualmente ogni singolo contatto nel tuo CRM per trovare il loro MRR, e quindi abbinare manualmente quei valori ai contatti corrispondenti nei tuoi dati HubSpot, l'intero processo sarebbe ridicolmente dispendioso in termini di tempo e poco pratico.
È qui che entra in gioco la funzione CERCA.VUOTO. Come riferimento, ecco come appare una funzione CERCA.VERT:
CERCA.VERT (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Nei passaggi seguenti, assegneremo il giusto valore a ciascuno di questi componenti, utilizzando i nomi dei clienti come identificatore univoco per trovare l'MRR di ciascun cliente.
1. Identifica una colonna di celle che desideri riempire con nuovi dati.
Se questi dati provengono da una tabella pivot realizzata in Excel, copia i dati in un nuovo foglio di calcolo in modo che la funzione CERCA.VERT possa leggere liberamente questi dati.
Quindi, contrassegna una colonna accanto alle celle su cui desideri maggiori informazioni con un titolo appropriato nella cella superiore, ad esempio "MRR", per entrate mensili ricorrenti. Questa nuova colonna è dove andranno i dati che stai recuperando.
2. Selezionare "Funzione" (Fx)> CERCA.VERT e inserire questa formula nella cella evidenziata.
A sinistra della barra di testo sopra il foglio di calcolo, vedrai una piccola icona di funzione simile a uno script "Fx". Fare clic sulla prima cella vuota sotto il titolo della colonna e quindi fare clic su questa icona di funzione. Una casella intitolata "Formula Builder" apparirà a destra del tuo schermo.
Seleziona "VLOOKUP" dall'elenco di opzioni incluse in Formula Builder. Quindi, selezionare "Inserisci funzione" nella parte inferiore di questo elenco. La cella che hai attualmente evidenziato nel tuo foglio di lavoro ora dovrebbe avere questo aspetto: "= VLOOKUP ()"
È anche possibile inserire questa formula in una chiamata manualmente inserendo il testo in grassetto sopra esattamente nella cella desiderata.
3. Immettere il valore di ricerca per il quale si desidera recuperare nuovi dati.
Con il testo = VLOOKUP inserito nella tua prima cella, è il momento di riempire la formula con quattro criteri diversi. Questi criteri aiuteranno Excel a restringere esattamente dove si trovano i dati che vuoi e cosa cercare.
Il primo criterio è il tuo valore di ricerca: questo è il valore del tuo foglio di calcolo che contiene dati associati, che vuoi che Excel trovi e restituisca per te. Per inserirlo, fai clic sulla cella che contiene un valore per il quale stai cercando una corrispondenza. Nel nostro esempio, mostrato sopra, è nella cella A2. Inizierai la migrazione dei nuovi dati in D2, poiché questa cella rappresenta l'MRR del nome del cliente elencato in A2.
Tieni presente che il tuo valore di ricerca può essere qualsiasi cosa: testo, numeri, link al sito web, il tuo nome. Finché il valore che stai cercando corrisponde al valore nel foglio di calcolo di riferimento, di cui parleremo nel passaggio successivo, questa funzione restituirà i dati desiderati.
4. Immettere l'array di tabelle del foglio di calcolo in cui si trovano i dati desiderati.
Accanto al campo "matrice tabella", inserisci l'intervallo di celle che desideri cercare e il foglio in cui si trovano queste celle, utilizzando il formato mostrato nella schermata sopra. La voce sopra indica che i dati che stiamo cercando si trovano in un foglio di lavoro intitolato "Pagine" e possono essere trovati ovunque tra la colonna B e la colonna K.
Il foglio in cui si trovano i tuoi dati deve essere all'interno del tuo file Excel corrente. Ciò significa che i tuoi dati possono trovarsi in una diversa tabella di celle da qualche parte nel tuo foglio di calcolo corrente, o in un foglio di lavoro diverso collegato nella parte inferiore della cartella di lavoro, come mostrato di seguito.
Ad esempio, se i dati si trovano in "Foglio 2" tra le celle C7 e L18, la voce dell'array tabella sarà "Sheet2! C7: L18".
5. Immettere il numero di colonna dei dati che si desidera che Excel restituisca.
Sotto il campo dell'array della tabella, inserirai il "numero indice della colonna" dell'array della tabella che stai cercando. Ad esempio, se ti concentri sulle colonne da B a K (indicato con "B: K" quando inserito nel campo "array tabella"), ma i valori specifici che desideri sono nella colonna K, devi inserire "10" in il campo "numero indice colonna", poiché la colonna K è la decima colonna da sinistra.
6. Immettere la ricerca intervallo per trovare una corrispondenza esatta o approssimativa del valore di ricerca.
In situazioni come la nostra, che riguarda le entrate mensili, tu vuoi trovare esatto partite dal tavolo che stai cercando. Per fare ciò, inserisci "FALSE" nel campo "range viewing". Questo indica a Excel che si desidera trovare solo le entrate esatte associate a ciascun contatto di vendita.
Per rispondere alla tua domanda scottante: Sì, puoi consentire a Excel di cercarne uno approssimativo corrisponde invece di una corrispondenza esatta. Per farlo, è sufficiente inserire VERO anziché FALSO nel quarto campo sopra riportato.
Quando CERCA.VERT è impostato per una corrispondenza approssimativa, è in cerca di dati che assomiglino più al tuo valore di ricerca, piuttosto che a dati identici a tale valore. Se stai cercando dati associati a un elenco di link a siti Web, ad esempio, e alcuni dei tuoi link hanno "https: //" all'inizio, potrebbe essere necessario trovare una corrispondenza approssimativa nel caso in cui ci siano collegamenti che non ho questo tag "https: //". In questo modo, il resto del collegamento può corrispondere senza questo tag di testo iniziale che causa la formula VLOOKUP per restituire un errore se Excel non riesce a trovarlo.
7. Fare clic su "Fatto" (o "Invio") e compilare la nuova colonna.
Per inserire ufficialmente i valori desiderati nella nuova colonna dal passaggio 1, fai clic su "Fatto" (o "Invio", a seconda della versione di Excel) dopo aver compilato il campo "Ricerca intervallo". Questo popolerà la tua prima cella. Puoi cogliere questa opportunità per cercare nell'altro foglio di calcolo per assicurarti che questo fosse il valore corretto.
In tal caso, completa il resto della nuova colonna con ogni valore successivo facendo clic sulla prima cella riempita, quindi facendo clic sul quadratino che appare nell'angolo in basso a destra di questa cella. Fatto! Dovrebbero apparire tutti i tuoi valori.
Bene, una spiegazione sufficiente: vediamo un altro esempio di VLOOKUP in azione!
Nel video qui sotto, prendiamo la tabella pivot che abbiamo creato nel video n. 2, incollando i valori in un nuovo foglio e utilizzandolo come rapporto di esempio. Quindi usiamo la funzione CERCA.VERT per abbinare gli autori dei post sul blog (dalla nostra seconda fonte di dati) ai titoli dei post corrispondenti. In questo caso, stiamo usando il titolo del post come nostro identificatore univoco.
Nota dell'autore: Esistono molte versioni diverse di Excel, quindi ciò che vedi nel video sopra potrebbe non corrispondere sempre esattamente a ciò che vedrai nella tua versione. Ecco perché ti incoraggiamo a scaricare le istruzioni scritte e i dati dimostrativi per poterti seguire.
Scarica i dati demo | Istruzioni per il download (Mac) | Scarica le istruzioni (PC)
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