Come utilizzare Wrike per la gestione dei progetti di marketing

Stai ancora utilizzando fogli di calcolo per gestire i tuoi progetti di marketing?

O forse uno strumento di gestione delle attività?

Non c'è niente di sbagliato in entrambi, ma quando un progetto si complica è necessario più di questo.

Che ne dici di uno strumento di gestione del progetto che fornisce funzionalità specifiche per il marketing?

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… e altro ancora

Benvenuti in Wrike.

A proposito di Wrike

Wrike è uno strumento online creato per aiutarti a gestire i tuoi progetti. Se vuoi essere al corrente di tutti i tuoi compiti, lavorare con un gruppo di persone, avere una chiara visibilità di dove ti trovi e di cosa deve fare tutto pur rimanendo organizzato, allora questo può essere uno strumento da considerare.

Scopriamolo!

Interfaccia utente e usabilità

Se il software non è semplice da usare, non c'è posto per questo sul mio scaffale!

Non abbiamo il tempo di provare a capire il nuovo software.

E avere un'interfaccia datata è un grande no-no …

Fortunatamente Wrike non cade in nessuna di queste trappole.

Fornisce un'interfaccia utente davvero piacevole ed è relativamente facile da usare. L'unico lato negativo è che non fornisce un aiuto sensibile al contesto (ad esempio, aiuto disponibile che è specifico per la schermata in cui ci si trova).

Creare un progetto

Il modo più semplice per comprendere la funzionalità che Wrike ha da offrire è impostare un progetto.

Stiamo costruendo un corso di strategia per blog al momento, quindi abbiamo usato questo come esempio.

Per creare il tuo primo progetto, devi solo fare clic sull'icona più nel menu orizzontale in alto e scegliere Progetto.

Vedrai immediatamente la seguente schermata:

Dopo aver nominato e creato il tuo progetto, sarai in grado di impostare una data di inizio e una data di fine, aggiungere una descrizione, condividere con i membri del team e caricare file e aggiungere note in modo che siano facilmente accessibili da chiunque lavori al progetto.

Successivamente inizierai ad organizzare il lavoro in cartelle (che possono contenere sottocartelle, attività e attività secondarie) in modo che tutte le informazioni pertinenti siano raggruppate insieme ed è facile da individuare e condividere con il tuo team.

Per il nostro progetto, era logico dividere il lavoro in 3 fasi e creare cartelle per le attività di pre-lancio, lancio e post-lancio in modo da sapere esattamente cosa deve essere fatto in ogni fase, chi deve farlo e in quale periodo di tempo.

Questo ha funzionato per noi e per questo particolare progetto, ma puoi scegliere di classificare il tuo lavoro in qualsiasi modo che ti si addice, ad es. dalla squadra o dal cliente. Tratteremo le cartelle in modo più dettagliato più avanti in questo post.

A livello di progetto, è possibile tenere sotto controllo lo stato e le scadenze del progetto separatamente dalle singole attività. Fondamentalmente, ottieni una panoramica di alto livello sui progressi del progetto.

Una bella caratteristica qui è che è possibile assegnare uno stato al progetto (verde, giallo, rosso, in attesa, annullato e completato) e modificarlo di conseguenza nel corso del progetto.

Viste del progetto

Anche un progetto in Wrike ha punti di vista diversi. Questo significa che puoi passare da Elenco, a Tavola, a tavolo, o diagramma di Gantt in ogni momento.

Questi sono tutti modi diversi ed estremamente utili per tenere traccia del tuo progetto. Se sei un fan delle schede Kanban e hai usato Trello o strumenti simili molto, ti piacerà la vista Board.

Se vuoi un modo più visivo di tracciare il modo in cui sono pianificati il tuo progetto e le attività associate, passerai molto alla visualizzazione del diagramma di Gantt.

Oltre a queste diverse visualizzazioni, il menu principale del Progetto contiene anche File (dove è possibile vedere tutti i file allegati al progetto), Timelog (se il tuo team sta registrando il tempo speso per le attività), Carico di lavoro (calendario del carico di lavoro pianificato) e Analytics (diversi grafici, tra cui Performance e Work Progress).

Analisi del progetto

Ora, diamo un'occhiata più da vicino agli Analytics disponibili poiché è qui che otterrai tutte le informazioni necessarie per valutare se il tuo progetto avanza nel modo desiderato.

La scheda Analytics mostra un'istantanea delle attività del progetto sulla sinistra, incluso il numero di attività e punti cardine e i grafici relativi all'avanzamento del progetto sulla destra.

Ora, i grafici che Wrike genera automaticamente in base ai dati di progetto disponibili potrebbero non essere sufficienti per le specifiche esigenze di reporting.

Quindi, ad esempio, se hai bisogno di riferire su cose come le attività degli utenti, la buona notizia è che c'è anche un'opzione per creare un nuovo grafico.

In questo caso puoi scegliere di mostrare le attività completate, in corso, annullate o in ritardo. Un buon modo per tenere traccia di come il tuo team sta gestendo il carico di lavoro e se stanno consegnando in tempo.

Lavorare con le cartelle e le attività

Abbiamo già consultato le cartelle in precedenza e abbiamo menzionato che sono un ottimo modo per classificare il tuo lavoro, ovvero raggruppare e salvare attività e informazioni in un modo facile per tutti da trovare. Ora vediamo come creare e lavorare con le cartelle in Wrike.

Per creare una nuova cartella, fai semplicemente clic su "+" nel menu in alto orizzontale e seleziona "Cartella". Assegna un nome alla cartella (chiarisci ad es. Nome di un cliente, dipartimento, stage di lavoro, ecc.) E scegli la visualizzazione predefinita.

Come con i progetti, una cartella può avere viste diverse tra cui Elenco, Scheda, Tabella e Diagramma di Gantt.

Dopo aver scelto una vista predefinita, selezionerai le persone con cui vuoi condividere la nuova cartella e fai clic su "crea". Verranno visualizzati nella cartella tre sul lato destro della dashboard.

Come puoi vedere nello screenshot qui sotto, la mia cartella pre-lancio è già popolata di attività.

Indipendentemente dalla tua vista Cartella predefinita, l'aggiunta di un'attività è sempre la stessa: devi solo fare clic su "+ Nuova attività"

Poiché le attività sono le attività effettive che i membri del team devono completare per un determinato progetto, sono sicuro che apprezzerai le funzionalità offerte da Wrike qui. Avrai gli strumenti giusti per gestire, assegnare e tenere traccia di tutte le attività.

Per ogni attività che crei, sarai in grado di:

Imposta la data di scadenza
Aggiungi assegnatario
Aggiungi attività secondaria
Allegati
Aggiungi dipendenza
Includi una descrizione
Aggiungi commenti

Inoltre, con il tasto destro del mouse su un'attività, otterrai più opzioni, tra cui la possibilità di riprogrammare o aggiungere un livello di importanza. Tutte queste funzionalità dovrebbero consentire a te e al tuo team di rimanere organizzati e nei tempi previsti.

Dopo aver aggiunto più cartelle e averle popolate con attività associate, è possibile che si desideri fare di più per organizzare al meglio l'albero delle cartelle.

È qui che entra in gioco la codifica dei colori.

Basta fare clic destro su una cartella, passare con il mouse su "Colore" nell'elenco a discesa e scegliere un colore tra le opzioni disponibili. Il colore che scegli viene immediatamente applicato alla Cartella, è così facile!

Puoi anche condividere una cartella con un gruppo o singoli utenti inviando loro un invito. Puoi farlo con il tasto destro del mouse su una cartella> Condividi.

Usare i modelli in Wrike

Nel marketing, spesso gestiamo progetti e attività simili e la creazione da zero più e più volte non è il modo più efficiente di fare le cose.

Il team di Wrike lo sa bene, quindi consente ai propri utenti di creare modelli che possono utilizzare per muoversi rapidamente sul loro prossimo progetto o compito. Ecco i loro consigli su come farlo.

Crea una cartella e chiamala "Modelli".
All'interno di questa cartella Modelli, creare una sottocartella per un progetto che si ripete spesso e aggiungere le attività all'interno di questa cartella. Questi saranno compiti tipici necessari per completare questo tipo di progetto. Aggiungi la descrizione del progetto in modo che chiunque lavori su di esso saprà esattamente cosa fare.
Imposta la durata per ciascuna attività (non è necessario rispettare le scadenze)
Cambia ciascuno degli stati delle attività in "Differito".

Ulteriori informazioni su come avviare un progetto da Template.

Pensieri finali

Questo strumento è sicuramente uno da testare per individui e team che gestiscono regolarmente più client o progetti contemporaneamente. È ottimo per gli operatori di marketing e le agenzie che apprezzano avere uno strumento per tenere traccia dei loro progetti e attività. Considerato quanto sia completa la funzionalità di Wrike, all'inizio potrebbe essere un po 'opprimente e potresti trovare uno strumento meno complesso più adatto alle tue esigenze.

Come gestisci i tuoi progetti di marketing? Mi piacerebbe sentirti nella sezione commenti!