Da quando mi sono interessato a piccole modifiche che tutti possiamo fare per migliorare le nostre capacità comunicative (anche se siamo già orgogliosi di loro), volevo parlare con il mio collega Loryn Cole dell'argomento.
Loryn è l'analista dei dati di Copyblogger e condividiamo uno stile simile quando si parla di comunicazione.
Qualcuno potrebbe chiamarlo over-comunicanti.
Noi lo chiamiamo evitando problemi di comunicazione. ?
Ecco la mia conversazione con Loryn sulla comunicazione di successo sul posto di lavoro.
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D: Quali elementi costituiscono il tipo di e-mail o le note del progetto che ti piace leggere?
Loryn: Tendo ad apprezzare e-mail e note di progetto che hanno due qualità apparentemente contraddittorie: sono chiare e concise, ma anche complete e di ampio respiro.
Le buone comunicazioni progettuali usano meno parole possibili per comunicare ciò che è importante, ma assicurano anche di coprire tutti i dettagli importanti.
La scrittura è breve, ma il contenuto è completo.
Lo apprezzo anche quando le persone si prendono il tempo per scrivere obiettivi e obiettivi per il progetto. Troppo spesso, assumiamo che queste siano ovvie per le persone coinvolte – e forse è vero alcune volte, ma non è assolutamente vero tutto il tempo.
Se non scrivi altro su un progetto, annota i tuoi obiettivi, la tua strategia o i tuoi obiettivi, perché, se ti sei perso qualcos'altro, questi aiuteranno i tuoi compagni a colmare le lacune e ad assumere la proprietà del progetto.
Q: puoi descrivere i dettagli Scrivi per garantire che ai destinatari piaccia leggere le e-mail o le note del progetto?
Loryn: Non posso dire con certezza se altre persone piace leggendo le mie e-mail … Ma posso dire che faccio del mio meglio per renderle facili da leggere. Ciò significa utilizzare molta punteggiatura e formattazione invece delle frasi complete e separare sempre i paragrafi quando diventano più lunghi di due o tre righe.
Scrivere e-mail mi ricorda sempre quella citazione di Mark Twain: "Non ho avuto il tempo di scrivere una lettera breve, così ho scritto invece una lunga".
Ci dimentichiamo che scrivere una e-mail concisa e utile o una descrizione del progetto richiede lavoro.
Non puoi aspettarti che la tua prima bozza di note disordinata abbia senso per la persona che deve eseguire il progetto.
Rallenta, prenditi il tuo tempo ed entra in empatia con la persona che dovrà agire sulle tue parole.
D: Hai una procedura per rivedere le tue comunicazioni scritte prima di inviarle o postarle?
Loryn: Non particolarmente, ma cerco di limitare il lavoro che la prossima persona dovrà fare assicurandosi di collegare risorse e documenti importanti.
Ad esempio, se faccio riferimento a un documento, mi collego ad esso, o almeno dico loro dove trovarlo.
E, naturalmente, rivedo quello che ho scritto per chiarezza, grammatica, leggibilità e completezza.
D: Come gestisci tutti i diversi modi di comunicare al lavoro (email, Skype, Slack, Trello, ecc.)?
Loryn: Ogni piattaforma serve una diversa nicchia di comunicazione, il che significa che a volte devi raddoppiare.
Ad esempio, quando termino un rapporto su uno dei nostri progetti completati, aggiungo il rapporto alla scheda Trello, quindi inviamo il rapporto al team su Slack con un breve sommario.
Lo faccio perché Slack è generalmente un mezzo migliore per ottenere interazioni più veloci – idealmente, voglio che le persone leggano il report (o almeno il riassunto) e mi facciano domande al riguardo. Ho notato che raramente accade su strumenti di gestione del progetto come Trello.
Ma anche il rapporto deve essere pubblicato su Trello perché è una parte importante della documentazione del nostro progetto. In futuro, se qualcuno ritorna per vedere cosa abbiamo fatto sul progetto, voglio che abbiano il rapporto su come i nostri sforzi sono stati eseguiti.
Quindi, per gestire le tue piattaforme di comunicazione, devi essere consapevole di come ogni piattaforma viene utilizzata e che tipo di informazioni i tuoi compagni di squadra si aspettano di trovare in ciascuna di esse.
Anche se questo significa che occasionalmente si condividono informazioni duplicate su piattaforme, è meglio farlo che non avere le informazioni dove è necessario.
D: Perché i problemi di comunicazione al lavoro sono così frustranti?
Loryn: La comunicazione è la linfa vitale del posto di lavoro moderno – e questo è ancora più vero per le aziende remote come la nostra.
Senza comunicazione (che include la documentazione), il lavoro a distanza diventa un gioco circolare di "Dov'è quel file?" E "Qualcuno sa come farlo?" E "Quando lanciamo di nuovo quel nuovo ebook?"
Tendiamo a pensare a problemi di comunicazione al lavoro come un caso di incomprensione, in cui due parti pensano diversamente a un compito e finiscono per creare obiettivi finali completamente diversi.
E questo potrebbe succedere a volte. Ma più spesso, quello che ho visto è che la cattiva comunicazione cronica (e la sottocommissione) spesso assumono la forma di confusione e disorganizzazione. E nel tempo, questa disorganizzazione indebolirà il senso di agenzia dei tuoi colleghi.
All'inizio, le persone chiederanno cose che non riescono a trovare o capire da sole. Ma con il passare del tempo diventa estenuante chiedere continuamente dove sono le cose o come fare i compiti di base, specialmente quando le cose cambiano, e lascia le squadre sentirsi disgiunte e alienate.
Con cattive comunicazioni, la tua azienda funziona come gli amici che cercano di preparare la cena in una casa sul lago affittata. Alla fine, una o due persone finiscono per fare tutto, mentre il resto inizia una partita a Cards Against Humanity.
Affinché i tuoi dipendenti facciano del loro meglio, il tuo ufficio dovrebbe funzionare più come una cucina professionale, dove tutti sanno qual è il loro ruolo e dove trovare tutto ciò di cui hanno bisogno.
D: A che punto, se mai, la comunicazione eccessiva diventa un peso per tutte le persone coinvolte?
Loryn: La comunicazione eccessiva può diventare un peso quando i compagni di squadra non sono sulla stessa pagina su come usare i loro strumenti di comunicazione.
Ad esempio, se un compagno di squadra comunica sempre solo informazioni importanti in Slack e utilizza "@canale" in ogni messaggio, diventa rapidamente fastidioso e non è utile, e quindi qualcun altro deve tradurlo nello strumento di gestione del progetto.
I team devono avere chiare linee guida su come utilizzare i loro strumenti e su quali informazioni devono appartenere.
Ma anche la comunicazione eccessiva sul tipo sbagliato di informazioni può diventare una seccatura.
Troppa comunicazione sui fatti ("Quando stiamo lanciando questo?" "Quale pagina di destinazione stiamo usando?") È confusa e frustrante per tutti. Questo tipo di eccesso di comunicazione dovrebbe essere risolto con processi e documentazione migliori, piuttosto che con le domande avanti e indietro.
D: In che modo una comunicazione migliore è correlata all'aumento della produttività?
Loryn: La facile risposta a questa domanda è che buoni processi e documentazione fanno risparmiare tempo – se tutti sanno dove sono le cose, le persone possono svolgere il loro lavoro più velocemente, come l'analogia professionale in cucina che ho menzionato prima.
Ma ancora più importante, quando tutti sanno dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno e come comunicare, i compagni di squadra si sentono più padroni del proprio lavoro e la conversazione si sposta da "Dove trovo le cose?" A "Come possiamo fare meglio?"
La produttività non consiste solo nel fare le cose; si tratta di fare le cose giuste e fare progressi sui tuoi obiettivi.
Se la tua azienda ha cattive comunicazioni, tu ei tuoi compagni di squadra probabilmente vi sentirete oppressi e indaffarati. Con una comunicazione migliore, potresti sentirti meno occupato e sarai in grado di concentrarti su progetti, iniziative e domande che migliorano il tuo lavoro e la tua azienda.
D: C'è un trucco per evitare un eccessivo messaggio avanti e indietro?
Loryn: Nella mia esperienza, i tipi di messaggi avanti e indietro che sono più irritanti e che fanno perdere tempo riguardano sia i fatti ("Dove trovo questo?") Che le approvazioni ("Va bene se faccio questo?").
Per ridurli, devi fare due cose:
- Documenta chiaramente le informazioni importanti e assicurati che tutti sappiano dove trovarle.
- Permetti ai tuoi compagni di diventare padroni delle loro responsabilità all'interno dei progetti.
Un dipendente che si sente insicuro riguardo al proprio ruolo nella società cercherà l'approvazione da un "alto livello" per ogni piccola attività, che è una perdita di tempo per entrambe le parti.
Creare una cultura di buona comunicazione può aiutare, come ho già detto. Ma devi anche assicurarti che i dipendenti sappiano che ti fidi di loro per fare il loro lavoro.
D: Qual è una cosa che le persone possono fare, a partire da oggi, per comunicare in modo più efficace con i loro colleghi, clienti o capi?
Loryn: La prossima volta che scrivi una mail o un ambito del progetto, mettiti nella posizione del tuo lettore.
- Cosa devono sapere per agire?
- Cosa puoi fare per rendere l'informazione più chiara e facile da leggere?
- Quali ipotesi stai facendo che dovrebbero essere esplicitamente affermate?
In questo modo, non solo scrivi migliori e-mail, proposte, documentazione o richieste, ma creerai anche relazioni migliori e più forti con le persone con cui lavori.
A voi …
Quali sono i tuoi migliori consigli per comunicare in modo più efficace con i tuoi colleghi, clienti o capi?
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