Cosa sono i SOP e come si scrive bene?

Immagina questo: sei un project manager di una società di marketing di boutique con il compito di formare il nuovo PM e metterli al passo su come svolgere il proprio lavoro per soddisfare le aspettative. Per soddisfare questa richiesta, probabilmente hai dovuto imparare una serie di azioni già avviate. Quella serie di azioni è chiamata procedura operativa standard (SOP) e aiuta a sistemare le funzioni del lavoro.

Un buon SOP è chiaramente formulato e di facile lettura. SOP ben scritti hanno passaggi che sono brevi e semplici e di solito sono presentati in un diagramma di flusso o in un documento chiaramente etichettato.

Fonte immagine: Process.it

Se non hai mai scritto una SOP prima, dai un'occhiata a come scrivere a grande uno.

1. Creare un elenco di processi

Per iniziare, elaborare un elenco approfondito delle funzioni che i dipendenti svolgono per i loro lavori che richiedono SOP. Alcuni dipartimenti che potrebbero trarre vantaggio da SOP includono finanza, legale, risorse umane, servizio clienti e IT. Pensa a quei lavori che hanno un protocollo rigoroso; dove non manca un passo è vitale.

Ad esempio, un nuovo professionista delle pubbliche relazioni dovrebbe conoscere i processi di stesura di comunicati stampa e protezione della stampa per la propria azienda. Questo è un ottimo motivo per creare un SOP.

2. Formatta il tuo processo

Puoi essere creativo con il modo in cui presenti i SOP. Finché sono facili da capire, non ci sono limiti al modo in cui un flusso di lavoro può essere creato. I formati SOP più visti includono: documenti passo-passo, diagrammi del flusso di lavoro, organigrammi, istruzioni dettagliate e liste di controllo.

Quale tipo di formato sarebbe meglio ricevere dal professionista delle pubbliche relazioni il proprio SOP? Molto probabilmente un diagramma del flusso di lavoro. Ciò consentirebbe loro di capire perché devono completare un passaggio per passare al successivo. Dalla scrittura del titolo in alto all'inclusione dei collegamenti ipertestuali corretti, ogni passaggio sarebbe chiaramente annotato.

3. Comunicare

Assicurati che il processo che scrivi sia accurato. Parla con i dipendenti che lo useranno ogni giorno. Chiedi feedback e consigli. Se sono in grado di fornire utili modifiche o suggerimenti che faciliterebbero la comprensione dello SOP, includerli.

Ad esempio, una fonte affidabile per un SOP su come scrivere un solido comunicato stampa sarebbe probabilmente un funzionario o dirigente senior dell'azienda

3. Scrivi

Scrivi lo SOP usando il metodo che funziona meglio per la tua situazione. Pensa a chi stai scrivendo lo SOP e a come le informazioni saranno presentate al meglio. Questo è anche un buon momento per capire chi sarà responsabile dell'aggiornamento dello SOP, se necessario.

Molto probabilmente un professionista delle pubbliche relazioni trarrebbe beneficio da un SOP su come scrivere comunicati stampa che forniscano indicazioni specifiche sul formato. Per esempio, "Il primo paragrafo deve contenere 50-60 parole che introducono l'album, la band e il loro concetto per il ciclo discografico," e "Il paragrafo due deve contenere 30-40 parole e includere brevi descrizioni di 2-3 brani.”

4. Attuazione

Le POS dovrebbero essere aggiornate almeno una volta all'anno dopo l'attuazione. Dovrebbero sempre riflettere le esigenze dell'organizzazione in quel momento. Il loro mantenimento è importante in modo che i dipendenti abbiano sempre le informazioni più aggiornate su ciò che ci si aspetta dal loro giorno per giorno.

Le SOP non sono le guide più veloci o più brevi da scrivere. Ma possono diventare un progetto che richiede tempo. Il software può aiutare ad accelerare il processo di scrittura e abbiamo raccolto un paio di superstar:

(era un po 'incerto sulla formattazione dell'elenco)

1. Trello

Prezzo: gratuito, $ 10 al mese per l'abbonamento Business Class, $ 20,83 per 100 utenti al mese

Trello è uno strumento di pianificazione che consente ai suoi utenti di vedere la loro collaborazione utilizzando "carte", che sono come note adesive virtuali per ogni scheda. Trello può essere utilizzato per l'organizzazione; dai calendari editoriali ai SOP.

Fonte immagine: Trello

Ci piace Trello per la sua facilità di avere tutti i documenti in un unico posto. Se si scorre questo consiglio di amministrazione di Office, è possibile visualizzare un elenco di responsabilità per determinati dipendenti.

2. Flussi di lavoro HubSpot

Prezzo: Incluso con Hub di marketing, assistenza e servizi di vendita con abbonamenti Professional ed Enterprise.

Il CRM di HubSpot include lo strumento dei flussi di lavoro, che consente agli utenti di utilizzare la tecnologia di automazione del marketing all'interno della propria attività. I flussi di lavoro trasformano azioni e / o comandi in diagrammi di flusso personalizzabili.

Fonte immagine: HubSpot

Ci piace lo strumento dei flussi di lavoro per gli SOP perché ha la possibilità di scrivere elenchi in un grafico visivo.

3. Evernote

Prezzo: piano gratuito, quindi $ 7,99 al mese per Evernote Premium e $ 14,99 per Evernote Business.

Evernote è una popolare app per prendere appunti che ti consente di fare molto di più che prendere appunti organizzati. Offre numerose funzioni di organizzazione, collaborazione e amministrazione. L'app ha anche una serie di modelli, incluso uno per i SOP.

Fonte immagine: Evernote

Ci piace Evernote per la compatibilità con diversi sistemi operativi e capacità organizzative.

4. Pipefy

Prezzo: piano gratuito, quindi $ 9 al mese per il piano professionale, $ 18 al mese per il piano aziendale e basato sui contatti per il piano aziendale

Pipefy offre risorse e strumenti per la gestione dei processi. Scegli tra un assortimento di modelli (sul serio, ce ne sono così tanti), la maggior parte dei quali sono offerti gratuitamente. Esistono numerosi modelli SOP che specificano le esigenze della tua organizzazione, come "Onboarding dei membri del team".

Fonte immagine: Pipefy

Adoriamo Pipefy per la sua abbondanza di modelli disponibili e titoli di modelli di facile comprensione.

5. SweetProcess

Prezzo: 14 giorni di prova gratuita, quindi $ 82,50 al mese per un team di 20 membri, più $ 4,17 per ogni utente aggiuntivo.

La scrittura SOP è l'inceppamento principale di SweetProcess. Il loro slogan è "Chi ha detto che scrivere SOP deve essere doloroso?", In modo da poter garantire un'esperienza facile da seguire.

Fonte immagine: SweetProcess

Per ulteriori ispirazioni gratuite, consulta la sezione di modelli di facile utilizzo di HubSpot.