È una domanda in cui si imbattono quasi tutte le aziende in rapida crescita: dovremmo assumere un’azienda di pubbliche relazioni o creare un team interno? E se combatti con questa domanda abbastanza a lungo, si trasforma rapidamente in un infinito avanti e indietro (“d’altro canto…“).
La verità è che, a seconda dei tuoi obiettivi, risorse e budget specifici, un percorso può avere più senso dell’altro. Abbiamo raccolto alcuni consigli utili dai professionisti delle pubbliche relazioni di HubSpot per aiutarti a fare la chiamata giusta.
Analizziamo i principali vantaggi e svantaggi dell’assunzione di un’agenzia, esploriamo come prendere la decisione giusta per la tua attività e copriamo cinque attività di PR che puoi gestire internamente.
Motivi per assumere una società di pubbliche relazioni
1. Sai cosa vuoi.
Assumere un’azienda senza sapere cosa vuoi è come guidare verso una nuova destinazione senza una mappa. È probabile che ti perderai, rapidamente.
“L’assunzione di un’azienda di PR può essere un investimento significativo, quindi prima di farlo, devi essere chiaro sui tuoi obiettivi e su ciò che speri di ottenere attraverso le PR”, consiglia Ellie Flanagan, Manager of Product & Corporate Communications di HubSpot.
I tuoi obiettivi sono la tua bussola. Influenzano il tuo budget, la tempistica e persino le tattiche che vuoi impiegare. Altrettanto importante, ti danno un quadro chiaro di ciò di cui hai bisogno da un’agenzia.
2. Sei pronto per “alimentare la macchina PR”.
Le pubbliche relazioni non sono un’attività “imposta e dimentica”, anche se assumi un’agenzia per fare il lavoro pesante.
Mia MacKinnon, Head of Brand & Public Relations, APAC presso HubSpot, fa eco a questo punto, dicendomi: “Se, come fondatore o leader aziendale, non hai la capacità di investire nel supportare la tua agenzia o il lead interno con lo sviluppo e approvare le narrazioni, supportare i lanci, prepararsi per interazioni ed eventi con i media ed essere disponibili per opportunità di intervento, sarà difficile vedere i risultati”.
Continua: “Se le informazioni alimentate a goccia di un’agenzia, con poca visibilità della tua strategia aziendale e delle sfide che stai affrontando, avranno un momento incredibilmente difficile per ottenere risultati. Ottieni quello che metti con le pubbliche relazioni e i miei migliori partner di agenzia sono stati quelli in cui il team con cui abbiamo lavorato è diventato un’estensione del nostro team interno”.
In altre parole, svolgi un ruolo enorme nella creazione della tua agenzia per il successo. Se tratti la tua agenzia come una vera partnership, è più probabile che otterrai grandi risultati.
3. Vuoi estendere la portata dei tuoi media.
Quando assumi una società di pubbliche relazioni, non solo accedi a nuove idee, prospettive e competenze, ma lavori anche con persone che hanno relazioni con contatti chiave nei media. E quando si tratta di sensibilizzazione dei media, sei forte solo quanto le tue relazioni.
Flanagan aggiunge: “Costruire relazioni con i giornalisti è una componente fondamentale delle PR di successo. Se decidi di seguire la strada dell’agenzia, è importante che abbiano un contatto quotidiano presso la tua azienda che possa fornire loro informazioni e aiutarli a connettersi agli stakeholder interni”.
Detto questo, il tuo budget potrebbe interferire qui. Se è così, non temere. Flanagan consiglia: “Se hai un budget limitato, assumere una persona PR interna per concentrarsi sulla costruzione di relazioni può essere un investimento migliore. I team interni hanno anche un migliore accesso alle risorse e ai portavoce interni”.
4. Hai bisogno di conoscenze specialistiche.
Dicono che tutta la stampa sia buona stampa, ma questo è in discussione. Indipendentemente da ciò, quando una situazione di crisi arriva a bussare, la maggior parte delle piccole imprese e delle start-up non sono attrezzate per gestirla. Anche feedback negativi e clienti scontenti possono influire sulla reputazione e sull’immagine di un marchio.
Tutto questo per dire, se la tua azienda ha bisogno di comunicazione di crisi – o di qualsiasi conoscenza specializzata di PR – è meglio lasciare che siano i professionisti. Le società di pubbliche relazioni sono più esperte e appositamente addestrate per gestire (e prevenire) questo tipo di situazioni.
Ora esploriamo alcune bandiere rosse che dovresti considerare prima di passare al passaggio successivo.
Motivi per cui potresti non aver bisogno di una società di pubbliche relazioni
1. Il tuo team interno è più vicino alle informazioni.
Il tuo team interno ha un solo cliente: tu. Ciò significa che possono prestare la loro attenzione completa e indivisa, mentre un’agenzia deve distribuire il proprio tempo su più clienti.
Come mi dice Flanagan, “i team interni hanno anche un migliore accesso alle risorse interne e ai portavoce”.
Mentre è necessario istruire un’agenzia esterna sui dettagli della tua attività e monitorare l’accuratezza del loro lavoro, il tuo team interno ha già una solida conoscenza delle conoscenze interne dell’azienda.
Inoltre, con strumenti come Marketing Hub e Hootsuite di HubSpot, lavorare su attività relative alle PR, come l’invio di e-mail promozionali e il monitoraggio sociale, non è mai stato così facile.
2. Non hai trovato una buona soluzione con un’agenzia.
Quando assumi un’agenzia, non sottovalutare mai l’importanza di trovare una buona misura.
MacKinnon mi dice: “Ci sono molte parti in movimento per trovare l’agenzia giusta – specializzazione del settore, B2B rispetto al consumatore, dimensioni dell’agenzia e come strutturano i loro team, quanto è flessibile un’agenzia, il loro modello – sono pure relazioni con i media o sono più integrato, e quale dei due ti serve?”
Per le piccole imprese che non conoscono il gioco delle PR, MacKinnon suggerisce di cercare agenzie che offrano flessibilità:
“Le agenzie che hanno un modello flessibile e possono adattarsi alle esigenze della tua attività sono spesso quelle in cui le piccole imprese trovano un’ottima soluzione – finché non hai un modello di lavoro prestabilito, è importante che l’agenzia possa adattarsi per allinearsi con te – questo potrebbe essere un un grande lancio un mese e un periodo tranquillo il successivo, mentre ti prepari per la tua prossima campagna”.
Inoltre, la reputazione è fondamentale nel mondo delle PR. Non esitate a chiedere in giro per consigli da altri.
MacKinnon spiega: “Le agenzie eccezionali tendono a essere conosciute e di cui si parla: chiedi consigli alle aziende di cui ammiri le campagne di pubbliche relazioni, alle aziende in un settore simile al tuo o che affrontano sfide simili quando si tratta di consapevolezza, percezione e fiducia. “
3. Stai cercando una soluzione rapida.
Le PR non sono una “soluzione rapida”. I semi di PR che pianti oggi hanno bisogno di tempo per crescere, soprattutto considerando che la natura delle pubbliche relazioni riguarda la costruzione di relazioni reali. Di conseguenza, il rapporto che hai con la tua agenzia dovrebbe sembrare una vera partnership, non un investimento a breve termine.
Se tutto ciò suona scoraggiante, il percorso dell’agenzia potrebbe non essere la risposta.
MacKinnon fa eco a questo, dicendo: “Uno dei più grandi apprendimenti che ho avuto nella mia carriera lavorando internamente, e qualcosa che condivido con il mio team, è che una volta trovata la tua agenzia, hai un ruolo enorme da svolgere nella creazione di te entrambi in cerca di successo, e questo significa trattarli come un vero partner”.
5 attività di PR che il tuo team interno può gestire
1. Comunicati stampa.
Nel mondo di oggi, le aziende devono generare il proprio buzz. Che si tratti di condividere un nuovo prodotto, un evento imminente o cambiamenti nella struttura organizzativa, un comunicato stampa ben scritto può spargere la voce sulla tua attività. Dai un’occhiata a questa utile guida su come scrivere un comunicato stampa che si distingua dalla massa.
2. Comunicazioni sui social media.
Ciò che le persone dicono della tua attività sui social media può influire sulla tua reputazione generale. Ogni team interno dovrebbe avere il proprio “orecchio a terra” per monitorare queste conversazioni.
Gli strumenti di ascolto sociale, come il software di gestione dei social media di HubSpot, Sprout Social e Buffer, tengono traccia delle menzioni del tuo marchio, delle parole chiave pertinenti e del feedback diretto tramite hashtag e DM. Inoltre, molti di questi strumenti ti permetteranno di rispondere alle menzioni sui tuoi account di social media direttamente dalla dashboard.
3. Scrittura del blog.
La sensibilizzazione della comunità è un pilastro delle pubbliche relazioni. Un ottimo modo per interagire con un pubblico è attraverso i canali di proprietà, come un blog aziendale. Quando si tratta di sviluppare una strategia di blogging a tutto tondo, il tuo team interno potrebbe aver bisogno di dividere e conquistare: una persona crea un calendario editoriale, un’altra persona cerca contributori ospiti, mentre un’altra persona scrive i contenuti del blog.
4. E-mail promozionali.
Grazie a strumenti come Marketing Hub, Mailchimp e Constant Contact di HubSpot, è più facile che mai gestire, progettare e inviare e-mail ai clienti. Tuttavia, per inviare e-mail, è necessario prima che le persone le inviino. Pertanto, la creazione di una sana lista di e-mail – e semplificare l’adesione – dovrebbe essere un obiettivo di lunga data per il tuo team interno.
5. Comunicazioni dei dipendenti.
Le comunicazioni dei dipendenti, note anche come comunicazioni interne, sono diventate rapidamente un obiettivo importante nelle PR. Dopotutto, i dipendenti possono essere i critici più severi o i sostenitori più appassionati di un’azienda.
Le comunicazioni dei dipendenti implicano la condivisione di informazioni attraverso vari canali, come la posta elettronica o un forum interno. I team di PR interni possono condividere notizie aziendali, aggiornamenti sui progetti e altro ancora. Quando i dipendenti si sentono “in gioco”, sono più coinvolti, connessi e responsabilizzati sul lavoro.
Indietro da te
In definitiva, nessuno conosce la tua attività e le sue esigenze meglio di te. Se stai decidendo se assumere o meno una società di pubbliche relazioni, inizia con i consigli in questo articolo. E ricorda, fintanto che consideri le PR nella tua strategia aziendale in una certa misura, sei già diretto nella giusta direzione.