C’è un concetto nella filosofia della produttività che suggerisce di “gestirlo solo una volta” (OHIO): l’idea è che affronti immediatamente qualsiasi cosa incrocia la tua scrivania piuttosto che perdere tempo mettendolo da parte e tornando su più tardi. Quando progetto flussi di lavoro per me e il mio team, mi piace fare un ulteriore passo avanti e impostare i processi in modo tale che le persone debbano svolgere solo un’attività semplice una volta.
“Perché dovresti fare qualcosa più di una volta?” potresti chiedere. Potresti non pensarla in questo modo, ma, in molti casi, il lavoro quotidiano implica fare la stessa cosa più volte. Ad esempio, contrassegni un’attività come completata nel tuo software di gestione del prodotto, quindi invii un’e-mail al tuo collega per informarlo che è stato completato. Inserisci il contenuto nel CMS per il tuo sito Web, quindi copia lo stesso contenuto nel sistema che utilizzi per il tuo sito mobile. Non solo questo genere di cose è inefficiente, ma ogni volta che inserisci o copi dati da un sistema all’altro, rischi di introdurre errori.
Nel mio ultimo articolo, ho spiegato come salvare le informazioni dei nuovi contatti inserendole in un modulo che quindi aggiorna una varietà di sistemi diversi. Questa volta, ti guiderò attraverso alcuni altri esempi, spiegando gli strumenti di automazione che li abilitano.
Posting incrociato da un sito web all’altro
Un tempo, inviavamo spesso i contenuti da uno dei nostri siti a un altro ogni volta che l’articolo interessava entrambi i segmenti di pubblico. Invece di iniziare completamente da zero, ho progettato un flusso di lavoro in cui gli editori selezionavano una determinata categoria in WordPress (che non sarebbe stata visualizzata sul sito) per indicare che un pezzo doveva essere pubblicato su entrambi i siti.
Lo screenshot annotato sopra, insieme a questo Zap condiviso, ti dà un’idea di come ha funzionato. L’innesco che ha messo in moto il flusso di lavoro è stata la pubblicazione di qualsiasi articolo sul primo sito. La prima cosa che ha fatto Zapier, utilizzando la sua funzione di filtro integrata, è vedere se la categoria richiesta è stata controllata. In caso contrario, non accadrebbe più nulla.
Se lo Zap è continuato, viene poi copiato sull’immagine in primo piano associata all’articolo. Ciò ha richiesto diversi passaggi, in parte perché ricevevamo molti errori di timeout sul secondo sito. Abbiamo risolto il problema, per la maggior parte, ottenendo il nome del file immagine in primo piano, scaricando l’immagine sul nostro Google Drive se non c’era già un file con quel nome nella cartella, quindi caricando quell’immagine sul secondo sito WordPress .
Abbiamo continuato ad avere problemi di timeout, quindi ho impostato un passaggio in base al quale se l’immagine non fosse stata caricata correttamente sul secondo sito WordPress, sarebbe stata invece selezionata un’immagine generica predefinita. Ciò ha mantenuto il processo in corso piuttosto che rimanere bloccato su un errore.
Infine, il sistema creerebbe un nuovo post sul secondo sito WordPress, copiando il titolo, il body copy e l’immagine in primo piano. Il resto delle immagini all’interno dell’articolo era ancora ospitato sul primo sito, che avevamo deciso che fosse d’accordo. Il post risultante è stato impostato sullo stato Bozza anziché pubblicato automaticamente perché dovevamo fare alcune cose manualmente.
La parte manuale (e perché)
In primo luogo, potresti notare che il processo non affronta la questione della paternità. Poiché WordPress memorizza gli autori come numeri ID e poiché i nostri ID autore differivano da un sito all’altro, non potevamo semplicemente copiare un ID. A un certo punto, abbiamo eseguito una ricerca in Fogli Google che corrispondeva ai numeri ID da un sito all’altro, ma alla fine è stato difficile da mantenere, quindi abbiamo selezionato manualmente l’autore.
Anche le nostre categorie e ID di categoria differiscono da un sito all’altro, il che significa che abbiamo classificato gli articoli dopo che sono stati copiati sul secondo sito. Inoltre, siamo entrati nel plug-in Yoast SEO e abbiamo designato l’URL originale come canonico. Questo ci ha anche dato l’opportunità di controllare l’articolo per assicurarci che tutto funzionasse come previsto prima della pubblicazione.
L’invio di moduli va oltre
L’invio di un modulo è un momento fantastico per attivare altri eventi. Per i nostri rapporti di intelligence MarTech, utilizziamo un modulo per raccogliere informazioni sui fornitori di software nelle categorie che copriamo. Quando qualcuno a cui abbiamo chiesto di compilare un questionario risponde all’invio, questo attiva una serie di processi.
- Il logo dell’azienda che hanno caricato viene aggiunto a una cartella di Google Drive configurata per questo scopo.
- Le risposte vengono copiate in un documento Google, che funge da punto di partenza per un profilo fornitore. Le parti interne ricevono una notifica via e-mail con un collegamento alla bozza.
- Il mittente riceve un’e-mail di conferma.
- Lo stato dell’attività ClickUp che rappresenta il profilo del fornitore viene aggiornato automaticamente per indicare che abbiamo ricevuto l’invio del modulo
- Viene inviato un commento all’attività ClickUp con un collegamento alla bozza del documento.
- L’analisi del fornitore delle tendenze del settore va nel mio strumento di archiviazione dati non strutturato, Mem, quindi posso toccarlo quando scrivo la parte analitica del report.
- Il nome, l’azienda e l’indirizzo e-mail del mittente vengono aggiunti alla mia directory di contatti.
Ti guiderò attraverso alcuni di questi processi in modo che tu possa vedere come tutto accade.
Anche se copriamo molti tipi di software diversi nei nostri rapporti di intelligence MarTech, utilizziamo un unico questionario per raccogliere informazioni dai fornitori. Tale questionario utilizza la logica condizionale per garantire che le domande giuste appaiano per la categoria corretta. Ciò significa che quando apportiamo una modifica a una domanda richiesta per ogni fornitore, non è necessario modificarla 12 volte in 12 forme diverse. Utilizziamo anche un campo nascosto per collegare il modulo all’attività per la quale viene inviato utilizzando un ID attività.
Caricamento del logo aziendale (numero 1 sopra) utilizza una semplice funzione JotForm per chiamare un webhook al momento dell’invio, inviando l’immagine caricata alla cartella Google Drive appropriata.
Creazione di una bozza di Google Doc dall’input del modulo (numero 2) utilizza la funzionalità nativa di JotForm per inviare un’e-mail con i dati del modulo quando viene inviata. Una sfida generale con questi invii di moduli è che, anche se la logica condizionale impedisce che determinate domande appaiano alla persona che compila il modulo, tali domande (e risposte vuote) vengono emesse ogni volta che esporti i dati del modulo. E man mano che ci espandiamo per coprire nuove categorie, questo problema si allarga.
Per ovviare a questo problema, utilizziamo la funzione di notifica e-mail nativa, che è impostata per includere solo i campi completati. L’email va a uno strumento Zapier chiamato “Email Parser by Zapier” che analizza l’email con tutte le domande e risposte (ma solo quelle pertinenti, perché quelle vuote non sono state inviate) e copia il testo normale in un documento Google.
Non è formattato molto bene, ma è un buon vantaggio, mettendo le risposte nello strumento che useremo per scrivere il profilo. Lo stesso Zap invia un’email al team che sta lavorando al rapporto con un collegamento a Google Doc in modo che possiamo metterci al lavoro.
UNimpostando automaticamente lo stato dell’attività ClickUp (numero 4) è qualcosa che ho implementato solo di recente e lo trovo davvero utile. L’invio del modulo attiva un webhook da Zapier che passa il numero ID attività dal campo modulo nascosto. Ciò avvia un POST all’API ClickUp che seleziona una casella nell’attività collegata per indicare che il modulo è stato inviato.
Sto usando l’API invece dell’integrazione nativa di Zapier ClickUp perché il connettore nativo mi richiede di designare uno spazio, una cartella e un elenco per ogni Zap. A causa del modo in cui le nostre attività sono organizzate in ClickUp, ciò significa che avrei bisogno di uno Zap separato (o di qualche altra funzionalità) per ogni rapporto. Con l’API, devo solo specificare l’ID attività ClickUp univoco per lavorare con tale attività.
Per qualsiasi motivo, tuttavia, l’API non mi consente di modificare gli stati delle attività. Quindi ho una casella di controllo all’interno del record dell’attività che essenzialmente chiede “il modulo è stato inviato?” e quella casella viene selezionata tramite l’API quando lo è. Quindi, utilizzo le automazioni native di ClickUp per modificare lo stato dell’attività in “Informazioni inviate” e inserire un piccolo commento sul record avvisando l’assegnatario.
Questo processo non “sa” dell’altro Zap che crea il Google Doc, quindi un’altra chiamata API (numero 5) è per collegare il compito e la bozza. Ogni volta che viene creato un nuovo documento nella cartella designata, Zapier analizza il titolo del documento ed estrae l’ID attività (che ho impostato come ultima parte del titolo).
Con quell’ID attività, utilizza l’API ClickUp per POST un nuovo commento all’attività fornendo all’assegnatario l’URL di Google Doc.
Mentre spiego questo, mi rendo conto che probabilmente dovrei combinare il numero 2 e il numero 5 in un unico Zap. Vedere? Stiamo tutti imparando insieme!
Tutto questo vale la pena?
Come puoi vedere, c’è un sacco di lavoro di dettaglio coinvolto nell’impostazione di questi flussi di lavoro e, come qualsiasi altro processo informatico, non è molto clemente: includi uno spazio extra o lascia un segno di barra e questo è tutto fallito.
Detto questo, se stai automatizzando i processi che il tuo team incontra più e più volte nel corso della loro routine quotidiana, vale la pena la fatica della configurazione iniziale. Stiamo facendo 12 MIR quest’anno e ognuno di loro ha da 10 a 22 profili, quindi per me vale la pena impostarlo una volta e potenzialmente beneficiarne 286 solo nel 2022. Una volta che i flussi di lavoro automatizzati come questo funzionano senza intoppi, eliminano un sacco di lavoro ripetitivo che intorpidisce la mente e ti consentono di concentrarti su attività più creative e strategiche.