Il team di marketing di HubSpot ha lavorato in remoto per una settimana. Ecco cosa abbiamo imparato.

s Pensa all'ultima volta in cui sei stato in una teleconferenza con qualcuno in un'altra posizione. Hai incontrato problemi di comunicazione, tecnici o di altro tipo? Ti sei trovato a cercare di parlare ma non hai saputo parlare? Se c'erano più persone in quella chiamata, hai scoperto che tutti erano in grado di partecipare?

Le riunioni remote stanno diventando sempre più comuni. Non tutte le persone con cui lavori sono in grado di sedersi nella stessa stanza con te. Per molti di noi, la maggior parte dei nostri incontri ora include dipendenti remoti o membri del team provenienti da tutto il mondo.

Questa è la tendenza che abbiamo iniziato a vedere su HubSpot. Mentre ci espandiamo a livello globale, sempre più delle nostre riunioni e dei nostri team sono distribuiti nei nostri diversi uffici. Ciò non significa solo svegliarsi presto o stare alzati fino a tardi per fare una telefonata con i colleghi di Sydney. Significa imparare a lavorare con i nostri colleghi in un modo completamente diverso (e potenzialmente stimolante).

Dopo aver parlato con altre società con un numero crescente di dipendenti remoti (incluso il CEO di Zapier Wade Foster), il nostro team di marketing ha deciso di fare "Remote Week".

Tre obiettivi per la settimana remota

• Lavorare in modo più efficace come team altamente distribuito e aiutare a preparare la strada per una collaborazione più efficace tra le aree geografiche di HubSpot nel suo insieme.
• Coltivare l'empatia per i lavoratori remoti a tempo pieno.
• Per migliorare la nostra comunicazione con i lavoratori remoti ed essere al meglio quando si lavora in remoto.

Regole della settimana remota

1. Tutti i membri del team devono essere remoti per la settimana. Potevano lavorare ovunque volessero, ma non potevano trovarsi in un ufficio HubSpot.
2. Tutti devono disporre di una connessione Internet ed essere in grado di partecipare alle riunioni con video.
3. Nessuno dovrebbe posticipare o riprogrammare qualsiasi riunione. Dovrebbero provare tutti i diversi tipi di riunioni in remoto: 1: 1, riunioni di gruppo, riunioni interfunzionali, ecc.

Dopo una settimana, abbiamo raccolto feedback da tutti i partecipanti e scoperto alcune tendenze comuni che ci aiuteranno a gestire più efficacemente i nostri dipendenti remoti andando avanti.

Lezioni dalla settimana remota

1. Per riunioni più grandi, è necessario un facilitatore.

Per le riunioni dal lato più ampio, può essere una vera sfida garantire che la voce di tutti venga ascoltata. Tutti parlano, avvengono conversazioni secondarie tra persone in luoghi diversi e prima che tu lo sappia la riunione è finita e non hai avuto la possibilità di pesare sulla discussione.

È qui che entra in gioco il facilitatore della squadra. Il lavoro del facilitatore è duplice: 1) Assicurati che tutti abbiano la possibilità di parlare. 2) Riconosci quando si verificano conversazioni secondarie in modo da assicurarti che siano condivise con l'intero gruppo.

Per assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di parlare, è importante notare quando qualcuno sta cercando di parlare e continua a farsi trascurare. Un buon modo per individuarlo è quello di fare in modo che il facilitatore faccia attenzione a "la faccia del pesce rosso": la faccia che qualcuno fa quando continua ad aprire e chiudere la bocca prima di avere la possibilità di dire qualcosa. Avendo un facilitatore che lo raccoglie e spinge i partecipanti a parlare a turno, il problema può essere eliminato.

Un altro problema con grandi riunioni remote sono le conversazioni secondarie che si verificano con persone nella stessa posizione. Ad esempio, il mio team è distribuito tra Cambridge e Dublino. Ci sono spesso conversazioni secondarie che avvengono tra le squadre a Cambridge e Dublino disattivando la chiamata per dire qualcosa al loro collega seduto accanto a loro.

Un modo efficace che abbiamo imparato a risolvere questo problema è far andare tutti in una stanza diversa (anche se si trovano nella stessa posizione) per dare a tutti la giusta possibilità di parlare e assicurarsi che queste conversazioni secondarie deragli la discussione principale.

2. Approfitta delle discussioni spontanee.

Quando ti trovi fisicamente nella stessa posizione dei tuoi colleghi, hai l'opportunità di conversazioni spontanee durante il giorno. Che si tratti di un riassunto mattutino delle ultime Game of Thrones episodio o una breve chat per svelare i dettagli di un problema che non è stato possibile risolvere tramite e-mail, questi incontri faccia a faccia non pianificati ci avvicinano ai nostri colleghi e ci aiutano a scoprire nuove prospettive.

Durante la nostra settimana remota, sapevamo di aver bisogno di un modo per ricreare la bellezza di queste conversazioni spontanee. In pratica, ci vuole un po 'di sforzo. Significa che devi essere aperto a una videochiamata veloce e non pianificata o a una chat di messaggistica istantanea per rispondere a una domanda o chiarire i dettagli di un'e-mail.

Siamo anche grandi sostenitori della registrazione di un rapido video su Loom per comunicare qualcosa quando il tuo team non è disponibile per una chiamata dal vivo. In effetti, mi sono svegliato con molte registrazioni di Loom del mio team a Dublino per spiegare un'analisi dettagliata o l'ultimo esperimento che volevano eseguire.

Avere una comunicazione regolare e aperta come questa è la chiave per evitare qualsiasi comunicazione errata e assicurarsi che la tua squadra si senta ancora come un'unità anche se non si vedono faccia a faccia.

3. Trova la tua routine ideale e seguila.

Al mattino mi sveglio, faccio la doccia, mi vesto, porto il mio cane e prendo l'autobus. Mi metto al lavoro, faccio il mio tè, leggo un po 'di mattina, rispondo alle e-mail e inizio la mia giornata. Ho la mia routine mattutina e ho un'altra routine alla fine della giornata da concludere.

Siamo creature dell'abitudine: avere una chiara routine ci dà struttura e ci consente di essere produttivi. E questo è doppiamente vero per i lavoratori remoti.

All'inizio della settimana remota molti di noi hanno scoperto che la nostra routine era appena iniziata. Ci siamo svegliati e non eravamo sicuri di cosa fare dopo. Iniziamo a rispondere alle e-mail? Lavoriamo al prossimo esperimento? Facciamo colazione? Allenarsi? Cosa facciamo prima? Alla fine della giornata, abbiamo avuto lo stesso enigma. Quando smettiamo di lavorare? Dovremmo cenare e poi tornare al lavoro?

Durante l'esperimento di una settimana, la mia collega Henni Roini, una responsabile marketing di HubSpot, si è concentrata sulla strutturazione del suo lavoro per evitare di incappare nelle domande sopra.

"La creazione di strutture è fondamentale quando si lavora in remoto", afferma Roini. "Tendo a bloccare i tempi nel mio calendario per il lavoro, il pranzo e le attività personali, e poi effettivamente attenermi a loro al meglio delle mie capacità. Senza struttura, finisci per perdere il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata."

Anche quando lavori in remoto e non devi entrare in ufficio entro un certo tempo, è comunque importante avere una routine. Anche se ci sono voluti tutti un paio di giorni per capire come strutturare il nostro tempo durante la Remote Week, alla fine abbiamo capito tutti i nostri ritmi individuali per assicurarci di portare a termine il nostro lavoro senza esaurirci.

4. Resta visibile all'interno della tua squadra anche se non sei effettivamente visibile.

Se sei uno dei pochi lavoratori remoti nella tua squadra, può essere facile sminuire il lavoro e perdere le comunicazioni regolari che continuano con il resto della squadra. Qualcosa di cui il nostro team è diventato molto consapevole durante la Remote Week stava trovando un modo per rimanere disponibile e visibile ai nostri colleghi anche quando non eravamo direttamente in contatto.

Ci sono un paio di chiavi che puoi tenere sul radar della tua squadra, anche quando non sei in vista. Uno di questi è attraverso la partecipazione alle riunioni del team. Quando sei remoto, è estremamente importante parlare e condividere i tuoi pensieri durante le grandi discussioni.

Un altro modo per rimanere visibili è partecipare alle discussioni di gruppo tramite chat. In HubSpot utilizziamo Slack per le nostre comunicazioni e disponiamo di canali cross-team dedicati a tutto, dai progetti legati al lavoro agli interessi fuori sede, come yoga e cani. È facile non partecipare a quelle discussioni, ma è molto più gratificante e prezioso condividere le tue idee, l'ultimo articolo interessante che hai letto o anche quello che hai fatto quel fine settimana.

Anche se non puoi essere fisicamente visibile in ufficio, è importante rimanere visibile all'interno dell'organizzazione.

5. Assicurarsi di disporre di una connessione Internet funzionante.

Ho salvato il meglio, e probabilmente il più importante, per ultimo. Garantire la corretta tecnologia per svolgere il proprio lavoro e rimanere in contatto con i colleghi è assolutamente essenziale. Può essere frustrante per tutte le persone coinvolte se all'improvviso il tuo computer si blocca o se la tua connessione Internet si interrompe e la tua chiamata viene disconnessa. E sai che succede sempre quando è meno conveniente.

Prima di pianificare di lavorare in remoto (anche se è solo per un giorno), prova le posizioni da cui prevedi di chiamare. Se lavori da casa, assicurati di disporre di una forte connessione WiFi. Provalo in anticipo con un amico o un collega per assicurarti di essere in grado di svolgere il tuo lavoro in modo efficace e rimanere in contatto con le persone necessarie.

Se pensi di voler andare in un luogo alternativo durante la settimana di lavoro remota, prova anche quello. Incoraggio il mio team a testare i nuovi coffee shop da cui vogliono lavorare durante le riunioni con puntate più basse – come 1: 1 con il loro manager – invece di aspettare fino a una riunione di gruppo più ampia. Ciò riduce il pericolo che le tue difficoltà tecniche incidano su più persone.

Mentre stai preparando la configurazione remota, scopri se hai bisogno di altre tecnologie oltre al WiFi. Avere un secondo monitor a casa, ad esempio, può aiutarti ad aumentare la tua efficienza. Avere una scrivania in piedi è un altro modo per assicurarti di muoverti durante il giorno.

6. Assicurati di lavorare in uno spazio di lavoro produttivo.

Mentre molti potrebbero pensare che sia rilassante o più facile lavorare da casa, molti dei nostri compagni di squadra in ufficio hanno scoperto quanto sia difficile lavorare in remoto senza distrazioni.

Per questo motivo, molti dei nostri compagni di squadra suggeriscono di mettere insieme uno spazio di lavoro remoto produttivo se si prevede di fare del lavoro da casa un'abitudine regolare.

"Sii deliberato sul lavoro che devi fare e qual è la configurazione più favorevole per questo", afferma Connor Cirillo, senior marketing manager conversazionale.

"Nei giorni in cui stai facendo progetti da solista, andare in un bar e far scoppiare le cuffie potrebbe funzionare bene. Ma quando hai cinque ore di chiamate back-to-back, essere in pubblico potrebbe non essere un'opzione", aggiunge Cirillo. "Se lavori in remoto, dai una lettura al tuo calendario prima che ogni giorno inizi. Avvolgi il lavoro che devi fare e poi chiediti il ​​posto migliore dove trovarlo."

Mentre le persone che lavorano a distanza a tempo pieno potrebbero già avere un'area di lavoro o un ufficio dedicati in uno spazio tranquillo della loro casa, alcuni dei nostri membri del team in-office hanno capito quanto sia difficile trovare il posto perfetto per il lavoro.

"Quando occasionalmente lavoravo da remoto quando il mio ruolo è iniziato in HubSpot, ho dovuto provare alcune configurazioni diverse prima di trovarne una che funzionasse per me", afferma Pam Bump, Responsabile della crescita del pubblico del Blog HubSpot. "Un'area del mio appartamento aveva un segnale di internet basso, il divano era troppo vicino a una finestra che dava su una strada rumorosa, e lavorare nella mia cucina mi ricordava solo tutte le faccende che dovevo fare."

"Alla fine, ho messo una scrivania nella mia tranquilla camera da letto", dice Bump. "Quindi, dopo aver sentito che alcuni dei miei colleghi a tempo pieno in ufficio hanno riscontrato questo esatto problema durante la loro settimana di lavoro remoto, sono stato così felice di essere stato in grado di facilitare uno spazio di lavoro prima che iniziasse l'esperimento."

7. Se sei un manager, pianifica attività di gruppo inclusive.

Una cosa che alcuni di noi hanno scoperto lavorando in remoto è che puoi sentirti abbastanza isolato, solo o fuori dal giro molto rapidamente. Come membro del team o team manager, può essere utile inventare attività o rompighiaccio che aiutino il tuo team a legarsi virtualmente, includendo comunque tutti.

"Ricordiamo spesso ai manager che sono veramente le piccole cose che possono fare la differenza nel consentire a un dipendente remoto di sentirsi incluso", afferma Siobhán McGinty, un responsabile marketing principale.

"Tla sensazione di inclusione del cappello può fare una tale differenza per la fidelizzazione, la felicità e le prestazioni dei dipendenti – quindi le piccole cose contano davvero molto ", aggiunge McGinty." Durante la settimana remota, abbiamo ascoltato molti esempi di come manager e team vanno al di sopra e oltre a garantire che le loro controparti remote siano incluse nel quotidiano ".

Ecco alcuni esempi condivisi da McGinty:

• Invio di biglietti d'auguri elettronici con i messaggi di tutti i membri del team inclusi in essi.
• Se c'è una riunione di gruppo in cui tutti mangiano cibo che è stato ordinato in ufficio, incoraggia i dipendenti remoti a ordinare. Quindi, spendi la consegna del cibo se puoi. Allo stesso modo, puoi anche offrirti di spendere cibo se i tuoi dipendenti remoti devono partecipare a una riunione che è in ritardo nel loro fuso orario ma durante l'orario di ufficio nel tuo.
• Organizzare uno scambio di regali virtuali o fisici pianificato in anticipo in modo che i dipendenti remoti possano inviare articoli tramite posta.
• Invio di fiori a dipendenti malati o in difficoltà, incoraggiandoli a mettere a tacere le notifiche di lavoro per concentrarsi su se stessi. Questo perché allontanarsi mentalmente dal lavoro può essere particolarmente impegnativo quando lavori già in remoto.
• Celebrare eventi della vita – tra cui docce per bambini, compleanni e annunci di nozze – nelle sale conferenze in cui i compagni di squadra remoti possono chiamare.

Infine, se sei un manager, McGinty dice che dovresti "assicurarti di essere inclusivo quando si tratta di iniziative in ufficio".

"Ad esempio, abbiamo recentemente celebrato la settimana HEART su HubSpot e abbiamo lanciato una serie di eventi entusiasmanti a cui la nostra forza lavoro remota potrebbe partecipare. Abbiamo anche inviato loro un pacchetto HEART con alcuni piccoli regali", spiega McGinty.

Riportare la settimana remota in ufficio

Remote Week è stata un'esperienza fantastica per il team. Ci ha offerto un'opportunità unica per metterci nei panni dei nostri compagni di squadra e comprendere veramente i pro ei contro del lavoro a distanza.

Da questa esperienza, abbiamo imparato ad essere più collaborativo con le nostre controparti remote, assicurarci che tutti abbiano una voce nelle riunioni del team ed essere più flessibili sperando in una veloce chat video con un collega remoto. La prossima volta che interagisci con un collega remoto, ricorda queste lezioni per assicurarti di creare un ambiente produttivo e collaborativo per il tuo team e collaboratori, indipendentemente da dove lavorino.