La breve e dolce guida di Google Keep

Devo fare una confessione: l'organizzazione non mi viene naturale.

Per darti un'idea più precisa di cosa stiamo parlando, ecco come appare la schermata iniziale del mio telefono in un dato giorno:

Non troppo carino.

In effetti, lo screenshot di cui sopra ha dato a qualcuno dei miei colleghi più dipendenti dalla posta in arrivo, con zero inclinazione, una buona paura (Scusa, Braden!).

amo il idea di essere una persona che può prendere gioia nel meticolosamente strutturare e ottimizzare la mia giornata attraverso un elaborato sistema di bullet journal, ma realisticamente, non lo sarò mai. Vado dove il mio Google Calendar mi dice di andare. Mi mando promemoria unici via email criptica e messaggi Slack ("invia un'email a quella persona con cui hai parlato in sala"). Tengo traccia delle note di riunione in una serie di fogli di lavoro disconnessi. Ho aggiunto segnalibri alle conversazioni di Gmail a cui devo rispondere. E quando tutto il resto fallisce, scrivo cose sul mio braccio.

Questa (spericolata) combinazione di messaggi e documenti mi è servita (sorprendentemente) bene, ma c'è sempre margine di miglioramento.

Per vedere se potevo strutturare la mia vita lavorativa con un po 'più di intenzione, recentemente ho iniziato a utilizzare Google Keep, l'app gratuita per le app di Google.

La più grande attrazione di Google Keep rispetto ad altre app per la raccolta di note è la sua semplicità. L'interfaccia è minima e intuitiva, consentendoti di iniziare a prendere e organizzare le note con una curva di apprendimento minima (se presente).

Mentre applicazioni più solide come Evernote offrono integrazioni di terze parti e funzionalità aggiuntive per la cura di database avanzati di note, il sistema pulito e diretto di Google Keep è l'ideale per chi desidera semplicemente tenere traccia delle proprie attività quotidiane e collaborare con piccoli team. Per gli utenti interessati a creare un archivio serio di contenuti all'interno di un'organizzazione più grande, le funzionalità di Google Keep saranno probabilmente troppo limitate per scopi che vanno oltre l'uso personale.

Se sei interessato a offrire a Google Keep un vortice, questa guida ti illustrerà come iniziare, insieme ad alcuni suggerimenti utili per ottenere il massimo dall'app.

Guida introduttiva con Google Keep

Per prima cosa: puoi accedere a Google Keep qui (assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo account Google).

Una volta effettuato l'accesso, verrà visualizzata un'area per la creazione di note:

Per aggiungere una nuova nota, diamo un'occhiata alla barra "Prendi nota …" nella parte superiore dello schermo.

Cliccando nella casella si avvierà automaticamente una nota di testo. L'icona del pennello sulla sinistra avvierà una nota di disegno e l'icona dell'immagine avvierà una nota basata sull'immagine.

Una volta deciso il tipo di nota che si desidera creare, nella parte inferiore dell'area prendere appunti vedrai le opzioni per:

• Imposta un promemoria per un'ora o un luogo specifici
• Aggiungi un collaboratore
• Cambia il colore della nota
• Aggiungi un'immagine alla nota
• Archivia la nota
• "Altro" = aggiungi un'etichetta, aggiungi caselle di controllo, aggiungi un disegno
• Disfare
• Rifare

Abbastanza semplice, vero? Una volta che fai clic fuori dall'area di presa delle note, la tua nota verrà automaticamente aggiunta alla schermata di Google Keep e sincronizzata su tutti i dispositivi su cui utilizzi lo stesso account Google e hai effettuato l'accesso a Google Keep.

Sebbene queste funzioni siano abbastanza semplici rispetto ad altre applicazioni, consentono di curare un'ampia varietà di attività, cose da fare e promemoria.

Puoi modificare qualsiasi tipo di nota in qualsiasi momento semplicemente facendo clic su di esso.

Diamo un'occhiata più approfondita a come queste funzionalità possono essere utilizzate per organizzare le tue attività e migliorare la tua efficienza complessiva.

1. Pin per prioritizzare.

Quando sembra che tu abbia un milione di cose da fare nella tua lista di cose da fare, affrontare ogni attività nell'ordine in cui le hai aggiunte alla lista non è solitamente l'approccio più efficace. Alcuni compiti sono semplicemente più urgenti o sensibili al tempo rispetto ad altri, e la tua lista delle cose da fare dovrebbe riflettere questo.

Con Google Keep, puoi mantenere le tue priorità in ordine di priorità utilizzando la funzione "pin". Passa con il mouse su qualsiasi nota e fai clic sull'icona a forma di puntina visualizzata nell'angolo in alto a destra della nota.

Questo aggiungerà la nota a una sezione "Pinned" separata sopra il resto delle note. Le note bloccate rimarranno in questa sezione finché non le elimini o le sblocchi. È certamente una caratteristica organizzativa umile, ma ho scoperto che appuntare i miei compiti più importanti all'inizio di ogni giornata mi ha aiutato a dare priorità al mio tempo in modo più efficace.

2. Suddividi attività più grandi in attività più piccole.

Hai un compito particolarmente grande, complicato o semplicemente noioso da affrontare? Spezzalo in piccole parti.

Questo è uno dei miei modi preferiti in assoluto per farcela con le mie cose da fare più complesse e le attività correlate ai gruppi insieme in un secchio. Utilizzando la funzione di elenco di Google Keep, creo una nuova nota card "elenco", che crea una piccola lista di controllo all'interno di una singola nota. Per creare una gerarchia di elementi dell'elenco di controllo, è possibile trascinare gli elementi per annidarli sotto altri elementi.

3. Condividi le note con i membri del team per tenerli aggiornati.

Google Keep ha un'utile funzione di collaborazione che ti consente di condividere una nota direttamente con un altro utente di Google. Ho trovato questo strumento particolarmente utile quando devi tenere aggiornato un collega sui tuoi progressi o inviare a qualcuno un promemoria amichevole.

Per aggiungere un collega a una nota, fai clic sull'icona della persona "+" in fondo a qualsiasi nota. I collaboratori hanno la possibilità di apportare modifiche dopo averlo aggiunto alla nota.

Se il tuo team sta già utilizzando altri strumenti di Google, la funzione di collaborazione in Google Keep può essere facilmente integrata in altre aree dei processi del tuo team senza dover adottare un nuovo strumento per restare connesso.

4. Aggiungi annotazioni alle immagini.

Google Keep ti consente di aggiungere annotazioni direttamente alle immagini: un prezioso risparmio di tempoSe lavori su un team creativo che si occupa regolarmente di contenuti visivi. Questo può far risparmiare tempo quando è necessario fare un commento su un particolare aspetto di un'immagine, poiché non è necessario descriverlo – è possibile disegnare direttamente sull'area che si desidera evidenziare.

Per aggiungere un'annotazione a un'immagine, fai clic sulla nota dell'immagine in Google Keep per espanderla. Nell'angolo in alto a destra dello schermo, vedrai un'icona a forma di penna (accanto all'icona della stampante):

Questo ti porterà in una schermata separata in cui puoi selezionare una larghezza e un colore della penna e disegnare direttamente sullo schermo.

5. Utilizza promemoria basati sulla data per mantenerti aggiornato e strutturare la giornata.

Hai bisogno di tenere traccia di una grande scadenza? O forse hai solo bisogno di alcuni piccoli promemoria per tenerti in pista per tutto il giorno? Io uso la data e i promemoria basati sul tempo di Google Keep come spunto utile quando ne ho bisogno, sia per i progetti più grandi, sia per le cose più piccole che devo ricordare di fare.

Per impostarne uno, fai clic sull'icona della campana di allarme nella parte inferiore di qualsiasi nota, e riceverai un menu per selezionare un'ora e una data per ricevere un promemoria.

6. Impostare un promemoria basato sulla posizione.

Se ti sposti da un luogo all'altro durante il giorno e desideri promemoria quando arrivi a una posizione specifica, puoi impostarlo in Google Keep. Solo dallo stesso menu del passaggio precedente, seleziona "Seleziona luogo" e seleziona la posizione in cui desideri ricevere un promemoria.

Ho trovato che questa funzione è utile per una vasta gamma di commissioni – come promemoria per comprare qualcosa quando si arriva al negozio di alimentari, o un promemoria per controllare un'attività di lavoro eccezionale quando si arriva in ufficio il giorno successivo. Ricordati di avere il tuo dispositivo collegato a Google con te e le impostazioni relative alla posizione attivate per ricevere questi promemoria.