Email, messaggi istantanei e documenti condivisi – oh mio!
Con tutti i diversi canali di comunicazione che utilizziamo ogni giorno al lavoro, è facile perdere le loro sfumature. Certo, l'e-mail sembra un buon punto di partenza, ma ha i suoi lati negativi. E le pagine di Google Docs o Confluence? Quando dovrebbero essere aperti e limitati?
Siamo reali: queste non sono domande che ci tengono svegli di notte.
Tuttavia, scegliere il canale giusto per il messaggio è un ottimo modo per aumentare la produttività e ridurre le frustrazioni nel lavorare con gli altri. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida pratica per usare email, chat, documenti e comunicazioni in tempo reale.
Noterai una forte propensione a rendere le informazioni rilevabili ogni volta che sono pratiche (e talvolta quando non lo sono) in modo da non creare accidentalmente silos di informazioni. Ma non ha senso travolgere i tuoi colleghi con più informazioni di quante ne possano assorbire o di cui hanno bisogno. Quindi troverai anche suggerimenti per superare il confine tra condivisione e oversharing.
Comunicare via e-mail
Ideale per: Condivisione di contenuti ospitati in documenti condivisi o pagine di confluenza con le persone interessate. Questo è l'ideale. Ma ovviamente, useremo ancora la posta elettronica per inoltrare articoli ai colleghi, comunicare con persone esterne all'azienda, ecc. L'importante è non usare la posta elettronica per discussioni e processi decisionali lunghi e approfonditi: è un lavoro per documenti e pagine condivisi.
Per esempio:
- "Ehi squadra, ecco il riassunto del progetto che ho citato in precedenza. Per favore, leggilo entro il giorno successivo o due e lascia commenti con il tuo feedback. Grazie!"
E ricorda …
- Se ti trovi in una lunga discussione via e-mail, è perfettamente accettabile dire "Spostiamo questa conversazione su Slack. Ho creato una stanza chiamata
e ti ho invitato "o" Spostiamolo su Confluence, ho spostato tutto il contenuto da questa discussione in una pagina ".
Ecco un albero delle decisioni e-mail a portata di mano che abbiamo preso. Sì, l'abbiamo mappato tutti su.
Comunicazione tramite chat 1 a 1
Ideale per: Discussioni rapide o domande con una sola persona. Se non hai bisogno di una risposta urgente, fai sapere loro quando ne hai bisogno in modo che possano stabilire le priorità in modo appropriato. Ciò è particolarmente importante quando si lavora con persone a diversi fusi orari.
Per esempio:
- "Non posso partecipare alla riunione, potresti compilare per me?"
- "Ehi, non ti vedo da un po 'di tempo – come stai? Come sta il tuo gatto malvagio? Quei graffi sono mai guariti?"
E ricorda …
- Componi e invia l'intero messaggio in una volta sola. Non inviare "Ciao!" e quindi attendere una risposta prima di inviare il resto. Questo è fonte di distrazione e richiede tempo perché ora devono aspettare che tu invii il vero messaggio e, dal momento che la loro concentrazione è ora interrotta, è difficile per loro fare molto valore nel frattempo.
Comunicazione tramite chat di gruppo
Ideale per: Discussioni rapide o trasmissioni a un gruppo. Prestare attenzione all'invio di messaggi che attiveranno una notifica pop-up per tutti gli utenti presenti nella stanza, ad esempio i comandi @here e @channel in Slack. Entrambi dovrebbero essere riservati a cose che tutti hanno davvero bisogno di sapere proprio adesso.
Per esempio:
- "In ritardo. Il mio gatto non uscirà da sotto casa."
- "Qualcuno ha provato quel nuovo framework JavaScript? Va bene?"
E ricorda …
- Raramente c'è un buon motivo per bloccare le chat room. Le stanze private sono solo un altro silo, dopo tutto!
Comunicazione tramite documenti condivisi e pagine Wiki
Ideale per: Contenuti su cui collaboreranno più persone o che probabilmente cambieranno nel tempo. Se il tuo lavoro è nelle prime fasi e non sei ancora pronto per il feedback, metti una nota o uno striscione di rilievo nella parte superiore della pagina. Limitare l'accesso alla pagina spesso porta a condividere il lavoro troppo tardi, quando è difficile incorporare feedback. Inoltre, le pagine bloccate generano una cultura di sfiducia.
Per esempio:
- "Politica sul congedo parentale"
- "Obiettivi del team di Platform Engineering: FY19 Q3"
- "Foto di gatti dell'Atlantico"
E ricorda …
- Dai alle tue pagine titoli che trasmettono contesto. Il "piano di progetto" potrebbe avere senso in una determinata gerarchia di pagine o cartelle, ma tali informazioni non sono incluse quando si condivide la pagina con i collaboratori o si notificano le modifiche. Quindi sii esplicito nei titoli, anche se finisci per ripetere il contesto dalle pagine principali.
Comunicazione tramite post di blog interni
Ideale per: Annunci interni su eventi temporali e risultati che non verranno aggiornati in seguito. Si tu poteva utilizzare la posta elettronica in questi casi. Ma metterlo sulla tua intranet consente alle persone di condividere i loro pensieri commentando la pagina. Nessuno vuole risposte infinite di "Evviva!" e "+1!" ingombra la loro casella di posta.
Per esempio:
- "Congratulazioni a Maria per la sua promozione all'ingegnere principale!"
- "Il club degli amanti dei gatti si incontrerà questo sabato (porta puntatori laser)"
- "Jira 9.0 è stato spedito!"
E ricorda …
- Quando condividi, includi un messaggio utile in modo che le persone possano decidere se è rilevante per loro. "Questa è una sintesi dell'esperimento del nostro team con il lavoro a distanza con lezioni che il tuo team può imparare" è utile. "Dai un'occhiata a questo blog" non lo è.
Comunicazione di persona o tramite videochiamata
Ideale per: Tutto ciò che può essere risolto più velocemente semplicemente parlando, oltre a qualcosa di sensibile, difficile o emotivo. Essere faccia a faccia è la cosa migliore, quindi non perderti segnali non verbali come la postura o le espressioni facciali. Se ti trovi in uffici diversi, approfitta di tutti i recenti progressi nelle videochiamate. Strumenti come Zoom ti consentono di avviare facilmente una chat video (anche se non hai un dottorato di ricerca in IT).
Per esempio:
- "Hai qualche minuto per parlare dell'ambito del progetto? Non sono sicuro che la discussione in Slack ci porti dove dobbiamo essere."
- "Dopo l'incidente di ieri, preferirei che non avessi più portato il tuo gatto in ufficio."
E ricorda …
- Per videochiamate rapide e improvvisate, basta portarlo proprio lì sulla tua scrivania. Saltare su per trovare una stanza privata spesso richiede più tempo della conversazione stessa! Il suono del tuo parlare non è più forte di qualsiasi altra conversazione che si verifica nelle nostre aree di lavoro, quindi non stressarti a distrarre i tuoi compagni di squadra. Indossare le cuffie è considerato educato, però.
Ecco qua! Queste linee guida aiutano gli atlantiani a essere efficienti e produttivi, sostenendo al contempo il nostro valore "società aperta, niente cazzate". Entrambi (Penny e Sarah, i tuoi intrepidi coautori) siamo stati con l'azienda sin da quando eravamo solo poche centinaia di persone e siamo in grado di attestare quanto siano state importanti le pratiche di comunicazione intelligenti e aperte mentre abbiamo ridimensionato. Ora, come una squadra di poche migliaia, queste pratiche sono più importanti che mai.
Ogni organizzazione ha la sua cultura unica nel condividere informazioni e usare vari canali di comunicazione. Usa questa guida come punto di partenza e continua a ripetere per rendere fantastica la tua cultura della comunicazione.