Essendo sia un dipendente che un piccolo imprenditore, io adorare G Suite. Lo considererei uno dei migliori strumenti che ho a mia disposizione, principalmente perché è così facile da usare e incredibilmente multi-funzionale.
Sia che sto collaborando con il mio editor su un nuovo articolo del blog HubSpot, programmando il tempo per chattare con un nuovo cliente, o mandando via email ai miei amici un divertente GIF, G Suite è utile per quasi tutto ciò che stai facendo sul tuo computer – produttivo o altrimenti.
Google è entrata nel 2019 con 5 milioni di clienti G Suite a pagamento – un numero che è aumentato del 25% dall'inizio del 2017. Farò in modo che la statistica parli da sola: G Suite è uno strumento prezioso per privati e aziende in tutto il mondo. I clienti di G Suite includono Uber, BuzzFeed, PwC e, naturalmente, HubSpot.
Se non hai sfruttato la piattaforma G Suite per la tua attività, ti invitiamo a verificarlo. Leggi questa guida per capire meglio la piattaforma G Suite, come puoi ottimizzare il tuo account e come puoi utilizzare lo strumento per crescere meglio. Meglio ancora, aggiungi questo segnalibro in modo da poterlo consultare più tardi.
Cos'è G Suite?
G Suite è una raccolta di software di business, produttività, collaborazione e formazione sviluppata e potenziata da Google. Gli strumenti principali di G Suite includono Gmail, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Calendario, Google+, Sites, Hangouts e Keep.
G Suite è stato rilasciato 12 anni fa come "Google Apps per il tuo dominio". Il lancio iniziale comprendeva Gmail, Google Talk, Google Calendar e Google Page Creator (ora noto come Sites). Google Apps for Education è seguito due mesi dopo.
Negli ultimi 10 anni, Google ha rilasciato vari strumenti e aggiornamenti come parte della sua suite di applicazioni. Google Apps è stato rinominato in G Suite nel settembre del 2016 e, non molto tempo dopo, la società ha lanciato il suo primo prodotto hardware: Jamboard.
La piattaforma G Suite include anche G Suite Marketplace (originariamente pubblicato nel 2010), attraverso il quale è possibile installare applicazioni cloud di terze parti da utilizzare come parte della propria raccolta di strumenti G Suite.
Chi usa G Suite?
Sia le aziende che i privati utilizzano G Suite.
Gli account consumer non sono necessariamente chiamati "G Suite", però. Ad esempio, quando ho effettuato l'accesso al mio account Google personale, l'angolo in alto a destra dello schermo è simile al seguente:
In alternativa, quando ho effettuato l'accesso al mio account Google aziendale personale, l'angolo in alto a destra riflette questo:
Sebbene i servizi di G Suite siano gratuiti per i consumatori, le aziende devono pagare per funzionalità aziendali come un dominio di posta elettronica personalizzato, spazio di archiviazione cloud illimitato, strumenti di amministrazione e marketing aggiuntivi e supporto 24/7. (Entreremo nella struttura dei prezzi di G Suite in seguito).
Se le aziende hanno più utenti sulla propria G Suite, devono pagare anche a persona. Ecco come appare Google quando ho effettuato l'accesso al mio account dipendente HubSpot:
A differenza di altri software gratuiti, tuttavia, gli utenti G Suite gratuiti non vedono annunci mentre utilizzano i servizi. Bonus: Google non utilizza le informazioni memorizzate nelle applicazioni e negli account di G Suite per scopi pubblicitari.
I prodotti G Suite
Google offre un'ampia varietà di prodotti sia per uso personale che aziendale. La maggior parte sono accessibili con un account Google (toccando il menu nell'angolo in alto a destra), anche se alcuni devono essere installati come estensioni di Google Chrome per ottenere tutte le funzionalità.
Gmail
Gmail è il software di posta elettronica di G Suite. È stato rilasciato nel 2004 e ora ha oltre 1 miliardo di utenti in tutto il mondo.
Con un piano G Suite, le aziende godono di 30 GB di spazio di archiviazione, indirizzi email aziendali personalizzati (yourname@company.com), indirizzi email di gruppo Google illimitati, supporto telefonico e via email 24/7 e add-on compatibili disponibili tramite G Suite Marketplace .
Conoscere il secondo lead: aprire una mail, inviare un follow-up perfettamente aggiornato e chiudere le trattative più rapidamente che mai con il monitoraggio dell'email di HubSpot – compatibile con Gmail.
Guidare
Google Drive è la piattaforma di cloud storage di G Suite ed è stato lanciato nel 2012. Drive gestisce tutti i contenuti della tua azienda e supporta la collaborazione nell'intera organizzazione. Consente inoltre di visualizzare vari formati di file in modo da non dover scaricare software aggiuntivo sui dispositivi.
A seconda del piano di G Suite, le aziende godono di 30 GB, 1TB o spazio di archiviazione illimitato per utente e approfondimenti di verifica e reporting per il contenuto di Drive.
Documenti, fogli e presentazioni
Google Documenti, Fogli Google e Presentazioni Google sono rispettivamente il programma di elaborazione testi, il foglio di calcolo e i programmi di presentazione di G Suite. Sono stati aggiunti alla piattaforma nel 2006.
Questi programmi consentono la collaborazione in tempo reale, salvano automaticamente le modifiche e tengono traccia della cronologia delle revisioni. Gli utenti possono inserire commenti, suggerire modifiche, comunicare attraverso una chat integrata e creare modelli per uso futuro.
Con un piano G Suite, le aziende godono di una cronologia delle revisioni illimitata tra gli altri vantaggi.
Le forme
Google Forms è lo strumento per il modulo web e il sondaggio di G Suite. Anche lanciato nel 2006, Forms condivide molte delle stesse funzionalità di Documenti, Fogli e Presentazioni, come il salvataggio automatico, la collaborazione in tempo reale e la creazione di modelli. Per raccogliere dati tramite Moduli, gli utenti possono personalizzare sondaggi o quiz, inviare gli intervistati all'URL e rivedere i dati (che vengono raccolti automaticamente in Fogli).
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Calendario
Google Calendar è il calendario online di G Suite. È stato lanciato nel 2006 e si integra con Gmail per gestire orari, appuntamenti, riunioni e attività (tramite Google Task).
Con un piano G Suite, le aziende godono di una programmazione intelligente (dove i dipendenti possono vedere finestre di tempo aperte sui calendari dei colleghi), calendari per Google Gruppi, calendari per sale riunioni e risorse condivise, calendari pubblici in modo che i clienti possano visualizzare gli eventi aziendali e una facile migrazione da calendari esterni (ad es. iCal, Outlook o Exchange).
Google+
Google+ è il social network di G Suite. È stato lanciato nel 2011 e, a partire da ottobre 2018, Google prevede di passare al tramonto di Google+ per i consumatori nell'aprile 2019.
Tuttavia, con un piano G Suite, le aziende possono ancora usufruire del servizio, nonché delle community con restrizioni e dei controlli della privacy potenziati.
siti
Google Sites è il builder del sito web di G Suite. È stato aggiunto alla piattaforma nel 2008 e consente agli utenti di creare siti Web con conoscenze di progettazione o conoscenza della codifica minime o inesistenti. La pagina di destinazione e i siti Web del progetto possono essere creati utilizzando modelli predefiniti e pubblicati internamente o pubblicamente.
luoghi di ritrovo
Google Hangouts è lo strumento di comunicazione e messaggistica di G Suite. Lanciato originariamente nel 2006 come Google Talk, Hangouts supporta conversazioni di testo, voce e video (per un massimo di 25 partecipanti) e può essere utilizzato tra desktop e dispositivi mobili. È anche un'alternativa comune a Slack.
Con un piano G Suite, le aziende godono di una perfetta integrazione con Calendar, condivisione dello schermo per i partecipanti, messa a fuoco automatica e funzioni di muting intelligente, live stream pubblici salvati automaticamente su YouTube e controlli amministrativi personalizzati.
conservare
Google Keep è lo strumento per prendere appunti di G Suite. La più recente aggiunta alla piattaforma G Suite, Keep può essere utilizzata per creare, organizzare e condividere memo, elenchi, immagini e note vocali su più dispositivi. È disponibile come download di Chrome e applicazione mobile.
Con un piano G Suite, le aziende godono di una perfetta integrazione con Google Docs, tra gli altri vantaggi.
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G Suite for Business
Non c'è dubbio che G Suite sia uno strumento prezioso per le aziende di tutte le dimensioni. È l'equivalente digitale di un coltello da tasca: supporta la collaborazione, l'organizzazione, la produttività, il marketing e le vendite.
Pensi che G Suite sarebbe una grande aggiunta alla tua azienda? Segui questa sezione mentre discutiamo su come configurare G Suite for business.
Prezzi di G Suite
Negli ultimi dieci anni, G Suite è cresciuta e si è espansa tremendamente … senza cambiare i prezzi. (Quanto è pazzesco?)
Dal primo giorno, Google ha offerto due offerte aziendali di G Suite: la versione base di G Suite (a $ 5 per utente al mese) e la versione Business Edition di G Suite (a $ 10 per utente al mese). Maggiori informazioni su G Suite Editions qui.
Il 16 gennaio 2019, Google annunciò che, per la prima volta in un decennio, avrebbero aumentato i prezzi di G Suite (anche se per una frazione). A partire dal 2 aprile, la Basic Edition aumenterà a $ 6 per utente al mese e la Business Edition aumenterà a $ 12 per utente al mese. I prezzi per i clienti di G Suite Enterprise Edition non cambieranno.
Nonostante l'aumento incrementale, G Suite è ancora un investimento fantastico per la tua azienda. Il modello di prezzo per utente presenta un costo proporzionato per ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni. Inoltre, con il piano flessibile di G Suite, le aziende possono pagare mensilmente ed evitare impegni a lungo termine.
Impostazione del tuo account G Suite
La creazione di un account G Suite è semplice. Vai alla home page di G Suite e fai clic su "Inizia".
Inserisci la tua Nome della ditta e indica quanti dipendenti hai. Puoi sempre modificare questo numero man mano che la tua squadra cresce.
Quindi, inserisci il tuo informazioni sui contatti (o le informazioni per chi gestirà l'account G Suite). Google invierà una conferma all'indirizzo email che inserisci qui, quindi assicurati che sia accessibile.
La schermata successiva chiederà se si dispone di un nome del dominio aziendale. Se ne hai già uno, inseriscilo qui. In caso contrario, Google ti aiuterà a trovare e acquistare uno: la maggior parte dei domini costa $ 12 all'anno se acquistati tramite Google.
Inserisci la tua recapito di lavoro e informazioni di contatto nella schermata successiva.
Infine, scegli a nome utente e password per il tuo account G Suite. Utilizzerai queste credenziali per accedere a qualsiasi strumento di G Suite in futuro. Nota: il tuo nome utente sarà anche la prima parte (o parte locale) della tua email aziendale.
Per completare la configurazione del tuo account, ti verrà chiesto di farlo rivedere il tuo account e check-out. In questa schermata, vedrai un riepilogo dei tuoi addebiti mensili (dopo il periodo di prova di 14 giorni) e qualsiasi altro addebito occasionale, ad esempio un nome di dominio. Ti verrà anche chiesto di rivedere le informazioni del tuo account e inserire il metodo di pagamento.
Infine, vedrai due opzioni per rinnovare automaticamente il tuo dominio e mantenere private le informazioni del tuo dominio: ti invitiamo a tenerle controllate per semplificare la procedura di acquisto del dominio.
Gestire il tuo account G Suite
Una volta creato l'account G Suite, verrai indirizzato al tuo pannello di amministrazione di G Suite. Questa è probabilmente la parte più importante del tuo account G Suite, che gestirai tutti delle tue impostazioni da questa pagina.
Analizziamo le sezioni e cosa puoi fare all'interno di ciascuna.
utenti
Qui è dove aggiungi nuovi utenti al tuo account G Suite. Puoi anche gestire i tuoi utenti e assegnare loro vari attributi, come il titolo del lavoro e il dipartimento, oltre a tracciare il loro ultimo accesso e l'utilizzo dell'email.
Profilo Aziendale
Qui è possibile aggiornare le informazioni sulla tua azienda e personalizzare il tuo account G Suite con il logo della tua azienda. Puoi anche creare URL personalizzati per i tuoi vari servizi G Suite per i tuoi utenti.
Fatturazione
Qui è dove si visualizzano i costi dell'account e si gestiscono le licenze di G Suite. Dovresti vedere qualsiasi Edizione (piano) che hai scelto per la tua attività riflette qui.
Rapporti
Qui è possibile monitorare l'utilizzo dei servizi e delle app di G Suite e l'attività degli utenti. Sotto Mette in risalto, vedrai una panoramica delle attività di utilizzo per app, stato utente, statistiche di archiviazione e sicurezza. Sotto Rapporti, vedrai le opzioni per eseguire rapporti su servizi, dispositivi e utenti specifici. È inoltre possibile eseguire controlli per vedere quali utenti accedono a quali servizi e strumenti.
applicazioni
Qui è dove gestisci i tuoi servizi G Suite e le loro impostazioni. Qui puoi vedere quante app di base di G Suite utilizzi, quali servizi Google aggiuntivi stai utilizzando e qualsiasi servizio Marketplace o SAML (Security Assertion Markup Language) connesso al tuo account.
Gestione dei dispositivi
Qui è possibile proteggere i dati della tua azienda su tutti i dispositivi collegati al tuo account G Suite. Vedrai quanti dispositivi mobili e Chrome sono connessi e quanti dispositivi Google (come Jamboard) sono collegati al tuo account. C'è anche una comoda schermata su cui è possibile gestire tutti i dispositivi di proprietà dell'azienda.
Sicurezza
Qui è dove gestisci tutte le funzionalità di sicurezza per il tuo account G Suite. Dalla gestione e monitoraggio delle password alla configurazione del Single Sign-On (SSO), questa pagina ti equipaggia per mantenere sicuro il tuo account e gli utenti G Suite.
Supporto
È qui che accedi al supporto di G Suite, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 via telefono o e-mail. Prima di essere diretto a una linea di supporto dal vivo, però, ti verrà mostrato a Aiuto per amministratori casella pop-up con contenuto di guida consigliato.
Migrazione dei dati
Qui è dove si importa la posta elettronica aziendale, il calendario e i dati di contatto. Google semplifica il trasferimento dei dati aziendali necessari per organizzare e utilizzare correttamente G Suite. Avrai bisogno di eseguire questo strumento per ogni tipo di dati che migri. Per eseguire una migrazione, sono necessari l'origine della migrazione, il protocollo di connessione e le credenziali di un account per verificare che possiedi i dati.
Cruscotto
È qui che visualizzi informazioni pertinenti su tutti i domini aziendali collegati al tuo account G Suite.
Edifici e risorse
Qui è dove gestisci e monitora tutti gli edifici, le stanze e le risorse aziendali collegate al tuo account G Suite. Qui, inserirai tutte le sale riunioni e conferenze che desideri siano disponibili per i tuoi utenti per pianificare il loro calendario. Puoi anche accedere agli approfondimenti che ti dicono come e quando vengono utilizzate le tue stanze.
gruppi
Qui è dove si creano gruppi e mailing list. I gruppi sono utili per comunicare con interi team o parti della tua organizzazione contemporaneamente. È inoltre possibile assegnare a ciascun gruppo il proprio calendario per pianificare eventi e gestire riunioni di team.
Ruoli di amministratore
Qui puoi aggiungere nuovi amministratori e gestire i ruoli e le autorizzazioni di amministratore attuali per il tuo account G Suite. Puoi anche impostare le autorizzazioni di amministratore per gruppi, servizi e dispositivi specifici. Vedrai quali amministratori hanno le autorizzazioni e puoi modificarli di conseguenza.
domini
Qui puoi aggiungere o rimuovere domini associati al tuo account G Suite. È possibile aggiungere un nuovo dominio o alias dominio su questa pagina, purché sia possibile verificare la proprietà. Puoi anche gestire dove vengono reindirizzati i tuoi visitatori quando visitano il tuo dominio.
Nota: Ho utilizzato il mio account G Suite aziendale personale per estrarre immagini di esempio per questa sezione. Vedrai che c'è un solo utente sul mio account (io ??♀️) … il tuo account e il pannello di amministrazione avranno probabilmente un aspetto molto diverso se hai più utenti, gruppi, amministratori e domini.
Sei modi per utilizzare G Suite per crescere meglio
G Suite è una piattaforma preziosa per la tua azienda. Ma come puoi usarlo per far crescere meglio la tua attività? Di seguito, copriamo sette strategie specifiche per ottenere il massimo dal tuo account G Suite.
1. Creare modelli su marchio con Drive
L'identità del marchio è fondamentale e il costo del marchio e del design del logo può essere costoso. Chi vuole vedere i propri dollari di marketing andare in rovina (ad esempio, vedere dipendenti che utilizzano documenti, presentazioni e grafica off-brand)? Io sicuramente non lo farei.
Utilizza i tuoi servizi G Suite per semplificare il processo di rimanere in-brand. I documenti, i fogli, le diapositive e i moduli di Google hanno tutte le funzionalità dei modelli: chi ha creato un designer crea modelli di design e salvali sul tuo Drive. Quindi, incoraggia i dipendenti a utilizzare questi modelli anziché iniziare da zero.
2. Raccogliere il feedback dei clienti con i moduli
Il feedback dei clienti è la linfa vitale di un'azienda sana e in crescita. Se non sai cosa stai facendo bene, non puoi fare di più. Se non sai cosa stai sbagliando, non puoi risolverlo. Il feedback dei clienti dovrebbe essere una priorità per la tua azienda.
Google Forms semplifica la raccolta e l'analisi dei dati da clienti e clienti. Utilizza lo strumento per creare semplici sondaggi che raccolgono feedback dei clienti, ricerche di mercato, il tuo Net Promoter Score® e altro ancora. Puoi anche utilizzare i moduli per condurre ricerche interne o raccogliere informazioni da colleghi e colleghi.
3. Responsabilizzare i dipendenti remoti con il calendario
Prendilo da me – per quanto fantastico possa essere il lavoro a distanza, c'è qualcosa da dire sul lavorare fianco a fianco con il tuo team ogni giorno. Per uno, può essere più facile collaborare se ci si vede di persona. Ma non è sempre possibile per chi lavora da remoto o all'estero.
Se hai dipendenti remoti, Google Calendar può aiutarli a sentirsi connessi e inclusi in quello che sta succedendo al lavoro. Con il calendario è facile vedere gli orari dei colleghi e prenotare l'ora in una stanza aperta vicino alla loro scrivania, senza mai dover entrare in ufficio. È inoltre possibile impostare calendari dedicati per eventi aziendali o extracurricolari come i club della palestra o del doposcuola. I dipendenti possono semplicemente iscriversi a tali calendari per rimanere aggiornati.
4. Gestisci le attività del team con Keep
Internet ci tiene connessi, ma può essere ancora difficile collaborare da remoto. Se hai sempre desiderato un posto dove scrivere annotazioni, creare elenchi, disegnare schizzi e salvare immagini, mentre lavori insieme a più persone, Keep è la soluzione che fa per te. Keep è un'alternativa Evernote comune che è di grande aiuto anche se non stai utilizzando G Suite.
Utilizza Keep per gestire le attività del team, i progetti in sospeso e le collaborazioni in corso. Crea elenchi di controllo per rimanere in cima ai compiti e collegare un Collaboratore in modo che possano vedere ciò che è dovuto. Puoi anche salvare articoli e siti web nella tua cartella Keep e aggiungere note con idee e pensieri importanti, rendendo la ricerca online ancora più semplice.
5. Vedi Come i dipendenti utilizzano G Suite con i report
Non tutti utilizzano G Suite allo stesso modo. Il pannello Rapporti sulla tua Console di amministrazione ti informa su come e quanto spesso il tuo team utilizza gli strumenti e le app di G Suite. Utilizza questa intuizione per istruire meglio il tuo team su ciò che G Suite ha da offrire. Inoltre, il pannello Rapporti può fornire preziose informazioni di sicurezza, ad esempio quali dispositivi sono stati utilizzati per l'accesso e quali utenti potrebbero aver bisogno di installare aggiornamenti, in modo da poter tenere il tuo team e i dati al sicuro.
6. Sfrutta nuovi strumenti nel Marketplace di G Suite
Il Marketplace di G Suite è uno dei miei luoghi preferiti per fare acquisti. Google ha integrato letteralmente centinaia di strumenti di terze parti che servono solo a semplificare la vita di tuoi e dei tuoi dipendenti. Scegli tra strumenti per il business, la produttività, la comunicazione, l'istruzione e l'utilità. Scarica app come Zoom, Xero, Google Analytics e Asana per collegarti senza problemi al tuo account G Suite e integrarti con altre app come Fogli, Calendario e altro.
Mancia: Tieni d'occhio il modo in cui i dipendenti utilizzano nuovi strumenti per vedere se stanno beneficiando o meno della tua attività.
Scopri e installa l'app HubSpot su G Suite Marketplace oggi.
Porta la tua attività al livello successivo con G Suite
Nell'ultimo decennio, G Suite ha aiutato le aziende a collaborare, comunicare e crescere. Attraverso strumenti semplici e un processo di on boarding ancora più semplice, G Suite è diventato uno strumento indispensabile per le aziende di tutto il mondo. Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, G Suite può solo aiutarti a migliorare i processi aziendali, dentro e fuori.
G Suite fornisce ai dipendenti la possibilità di completare centinaia di attività con la massima facilità, produttiva o meno. ?
Originariamente pubblicato Feb 26, 2019 7:30:00, aggiornato il 26 febbraio 2019
