Tutto ciò che tocca Google sembra trasformarsi in oro.
Non solo hanno aiutato le aziende online a generare miliardi di dollari attraverso il loro motore di ricerca, ma hanno anche – e continuano a – espandersi e creare altri prodotti.
Uno di questi prodotti è Google Docs, un elaboratore di testi gratuito e un'alternativa a Microsoft Word che consente a chiunque di creare e modificare facilmente il proprio documento condivisibile.
Questa guida ti insegnerà alcuni motivi per cui l'utilizzo di Google Documenti può essere utile per te e alcuni suggerimenti e trucchi che ti renderanno più efficiente durante l'utilizzo del prodotto.
Che cos'è Google Documenti?
Nessun download di software. Nessun pagamento Non sono necessari browser o computer specifici. C'è davvero qualche prodotto là fuori in questi giorni che è così semplice da ottenere e utilizzare?
La risposta è si.
Google Documenti è un word processor completamente gratuito, multipiattaforma (sincronizza i documenti tra telefoni, tablet e desktop) che funziona sia online che offline. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Google, lo stesso account gratuito che utilizzi per G Suite o Gmail.
Lo strumento basato su cloud include un layout pulito e funzionalità uniche per gli utenti, come la possibilità di lavorare, condividere e collaborare da qualsiasi luogo. La piattaforma sincronizza e salva automaticamente tutto il tuo lavoro, quindi non devi neanche preoccuparti di premere "Salva".
Con queste funzionalità, è chiaro il motivo per cui milioni di utenti preferiscono Google Docs rispetto ad altri word processor.
Google Documenti contro Microsoft Word
Ma che dire di Microsoft Word? La parola è stata più lunga di Google Docs e rimane estremamente popolare oggi. Milioni di singoli utenti e aziende pagano ancora un sacco di soldi per usare Word. Quindi, perché dovresti abbandonare Word per Google Docs?
Microsoft Word deve essere acquistato come parte di un pacchetto Microsoft Office che include diversi prodotti che potresti non utilizzare, come PowerPoint, Excel e Outlook.
Ad esempio, i pacchetti Home e Business vanno da $ 69,99 (per un singolo utente a casa) fino a $ 150 (per un singolo utente al lavoro) per un abbonamento annuale. Google Documenti, d'altra parte, ti consente di collaborare gratuitamente con qualsiasi numero di persone, in qualsiasi parte del mondo.
Un altro vantaggio di Google Documenti è che tutto il tuo lavoro viene salvato nel Cloud, il che significa che non perderai il rapporto di 20 pagine … anche se il tuo laptop gracchia. (Accidenti!)
Per un blogger come me, non posso immaginare di usare qualsiasi cosa tranne Google Doc ogni giorno. A differenza di Word, i miei editor possono saltare nel mio documento ogni volta che è più conveniente per loro e lasciare suggerimenti o commenti. Posso anche rispondere a questi quando voglio – a casa o in viaggio utilizzando l'app Documenti Google.
Ora che abbiamo coperto alcuni vantaggi dell'utilizzo di Google Documenti, andiamo più nel dettaglio su come usarlo.
Condivisione e collaborazione con Google Documenti
Ci sono una miriade di suggerimenti e trucchi che gli utenti possono sfruttare durante l'utilizzo Google Documenti: indipendentemente dal fatto di lavorare come individuo o con un team.
Google Documenti consente a più persone di lavorare, collaborare e modificare all'interno di un singolo documento in tempo reale tramite qualsiasi browser web. Ecco alcuni modi per farlo:
Condivisione del tuo documento Google
Gli individui possono condividere il proprio documento con tutte le persone che desiderano e modificare le autorizzazioni per limitare ciò che possono fare.
Per iniziare a condividere, fai clic su "File", seguito da "Condividi".
Ci sono più opzioni di condivisione: quella che scegli è totalmente la tua scelta.
1. Creare un link condivisibile
Il modo più semplice per condividere una pagina di Google Documenti è generare un link condivisibile. Ciò consente a chiunque di fare clic su un URL univoco e visualizzare il documento.
Dopo aver aperto la casella "Condivisione", premi il pulsante "Ottieni link condivisibile" nell'angolo in alto.
Quindi, seleziona un'autorizzazione di condivisione per il tuo documento.
Dopo aver definito le autorizzazioni, premere "Copia collegamento".
L'URL verrà quindi copiato negli Appunti per poterlo inviare a chiunque desideri visualizzare il documento.
2. Condivisione tramite indirizzo email
Hai anche la possibilità di condividere il tuo documento con un indirizzo email. Questo invierà un invito alla casella di posta in arrivo di quella persona e aggiungerà il documento al proprio account Google.
Per fare ciò, torna alla casella di condivisione.
Inserisci l'indirizzo email della persona con cui desideri condividere il documento e seleziona un'opzione dal menu a discesa per modificare le autorizzazioni.
Se aggiungi una nota a questo invito, questa verrà visualizzata nell'invito e-mail.
3. Opzioni di condivisione avanzate
Torna alla tua casella di condivisione e premi "Avanzate".
Qui puoi vedere tutte le impostazioni di condivisione, inclusi chi ha accesso al tuo documento, le loro impostazioni di autorizzazione e l'opzione per invitare altre persone o rimuoverne altre.
4. Rendi il tuo documento modificabile da chiunque
Vuoi concedere a chiunque il permesso di modificare il contenuto del tuo documento? Premi "File" e "Condividi" per ottenere il tuo link condivisibile.
Nel menu a discesa visualizzato, premere "Chiunque può modificare il collegamento".
Come questa opzione afferma chiaramente, chiunque con il tuo URL univoco potrai apportare modifiche, modificare e perfino cancellare il tuo documento … quindi fai attenzione a chi lo condividi.
Utilizzo dei tasti di scelta rapida
Esistono numerosi tasti di scelta rapida per aumentare la tua produttività mentre lavori in Google Documenti. Rivedere la seguente tabella per imparare alcune delle scorciatoie più popolari.
Per un elenco completo di tasti di scelta rapida per Mac, PC, Android, iPhone e iPad, consulta questo pagina.
Creazione e scrittura in Google Documenti
Quali funzioni di Google Documenti aiuteranno te e il tuo team a creare documenti potenti, indipendentemente dalla posizione? Ecco alcune opzioni da provare:
Lavoro offline
Un bonus all'utilizzo di Google Documenti è che puoi modificare, salvare e creare documenti tramite il tuo browser web anche quando non sei connesso Internet. Questo potrebbe tornare utile se hai bisogno di fare un po 'di lavoro mentre sei in viaggio. Le modifiche apportate vengono comunque salvate e si sincronizzeranno quando tornerai online.
Ma questa non è una funzionalità automatica. Dovrai impostare le connessioni offline nel tuo account.
Per fare ciò, visita la home page di Google Documenti e individua il pulsante menu sul lato sinistro.
Quindi premere "Impostazioni".
Una finestra pop-up sarà quindi visibile sullo schermo. Per impostare la modifica offline, imposta il pulsante "Offline" su "On". (Questo dovrebbe ruotare il pulsante in blu anziché in grigio).
Il tuo browser si adatterà quindi alla modifica offline e vedrai la seguente icona quando modifichi il tuo documento senza Internet.
Usa la Digitazione vocale
La tecnologia vocale è un settore in crescita e Google è stata in prima linea in questa tendenza. Puoi accelerare il processo di scrittura utilizzando la digitazione vocale in Google Documenti.
Per utilizzare la funzione, inizia controllando le impostazioni del tuo dispositivo per confermare che il tuo microfono funzioni.
Quindi vai su "Strumenti" e "Digitazione vocale". Vedrai un'icona del microfono.
Utilizza l'app Documenti Google
Con l'app Documenti Google, gli utenti possono continuare a modificare, condividere, collaborare in tempo reale, aggiungere immagini e creare contenuti tutto mentre si è in viaggio.
L'app gratuita funziona anche offline quando hai attivato questa impostazione, come hai fatto sul tuo laptop o desktop, e salva automaticamente il tuo lavoro sul Cloud.
"Esplorare"
Hai mai scritto di un argomento e ti sei fermato a pensare: "Wow, potrei usare un suggerimento o due su come migliorare il mio pezzo".
Google Documenti hai coperto.
Facendo clic sul pulsante "Esplora", che si trova facendo clic su "Strumenti", quindi su "Esplora", Google Docs eseguirà la scansione dei contenuti forniti e suggerirà informazioni che è possibile aggiungere al pezzo.
Questi suggerimenti potrebbero includere dettagli che potresti aver dimenticato, immagini per migliorare il tuo pezzo o possibili ricerche che potresti includere per sostenere punti e affermazioni.
Formattare il tuo documento
Crea una pagina di Google Documenti che funzioni per te e i contenuti che stai creando. Se si tratta dell'orientamento della pagina, delle immagini o dei numeri di pagina, questi suggerimenti ti aiuteranno a formattare il documento nel modo desiderato.
Come cambiare i margini
Se stai cercando di sfruttare al massimo lo spazio vuoto nel documento o di formattare il documento per la stampa, potrebbe essere necessario modificare i margini.
Prima di fare ciò, è necessario accertarsi che il righello sia visibile sopra il documento.
Basta andare su "Visualizza" e premere "Mostra righello".
Dovresti vedere un righello sotto la barra di formattazione del tuo documento.
Quindi, per modificare i margini della pagina, individuare il piccolo pulsante blu sul lato sinistro del righello e far scorrere il pulsante per modificare il margine sinistro.
Per modificare il margine destro in Google Documenti, ripetere questa procedura utilizzando il pulsante blu sul lato destro del righello.
Per fare ciò, premi "File" quindi "Imposta pagina".
Verrà quindi visualizzata la seguente casella a comparsa in cui è possibile modificare i margini.
Se hai bisogno degli stessi margini in ogni documento che hai creato, risparmia tempo e premi il pulsante "Imposta come predefinito". Questo copierà automaticamente la configurazione del margine su tutti i nuovi documenti.
Come modificare l'orientamento della pagina in orizzontale
Cerchi di cambiare l'orientamento del tuo documento? Vai su "File" e seleziona "Imposta pagina".
Quindi, selezionare l'opzione "Orizzontale" sotto "Orientamento" e premere "OK" per apportare le modifiche.
Se vuoi che tutti i tuoi documenti abbiano lo stesso orientamento, premi "Imposta come predefinito".
Come aggiungere una casella di testo
Le caselle di testo sono una grande opzione se stai cercando di aggiungere un elemento visivo extra al tuo documento. Ti consentono di posizionare testo aggiuntivo in qualsiasi punto della pagina senza alterare il formato del documento esistente.
In Google Documenti, le caselle di testo sono classificate come disegni. È possibile inserirne uno facendo clic su "Inserisci" e "Disegno".
Questo aprirà la funzione "Disegno". Quindi premere "Casella di testo".
Trascina il cursore nello spazio di disegno per creare una casella grande (o piccola) sufficiente per le tue esigenze
Una volta creata la tua scatola, è ora di inserire il tuo testo.
Puoi cambiare il carattere, il colore e l'allineamento del testo nella tua casella usando la barra di navigazione nella finestra pop-up.
Felice della tua casella di testo? Premi "Salva e chiudi" per inserire il "disegno" nel tuo documento.
Da qui, considera la tua casella di testo come un'immagine. Seleziona l'immagine per cambiare l'allineamento o sposta il riquadro attorno al documento per il posizionamento ideale.
Come aggiungere numeri di pagina
I numeri di pagina rendono il tuo documento facile da navigare e consentono una migliore organizzazione durante la stampa: eviterete di chiedervi: "Questa pagina va qui … o lì?"
Aggiungi numeri di pagina al tuo documento facendo clic su "Inserisci", "Intestazione" e "Numero pagina". Quindi scegli l'opzione che preferisci.
Come creare un rientro sporgente
I rientri sporgenti sono rientri che modificano automaticamente il margine di un paragrafo senza interrompere il formato utilizzato altrove nella pagina. Ecco un esempio:
Per aggiungere un rientro sporgente in Google Documenti, assicurati che il righello sia visibile premendo "Visualizza" e "Mostra righello".
Quindi, torna al documento principale ed evidenzia il testo che desideri formattare.
Aggiungi un rientro sporgente posizionando il righello sopra il documento e facendo scorrere le frecce blu secondo le tue specifiche.
Fai scorrere la freccia sul lato sinistro per modificare il rientro sinistro e la freccia sul lato destro per modificare il rientro destro.
Come inserire un'immagine
Per aggiungere un'immagine al tuo documento, metti semplicemente il cursore ovunque desideri inserire l'immagine.
Scorrere fino alla parte superiore della pagina e fare clic su "Inserisci" e "Immagine".
Scegli la posizione dell'immagine: sono disponibili più opzioni che includono il tuo computer, il web, Google Drive o l'URL.
Seleziona la tua immagine, fai clic su "Apri" e voilà! La tua immagine dovrebbe apparire.
Per ulteriori informazioni su questo processo, controlla questo pagina.
Come creare un sommario
Se stai scrivendo una presentazione o un whitepaper, un sommario è un ottimo modo per visualizzare ogni sezione che stai creando e il numero di pagina su cui può essere trovata.
Puoi inserire un sommario nel tuo documento Google assicurandoti che tutti i sottotitoli siano formattati con un "tag intestazione". Per fare ciò, evidenzia il sottotitolo e premi il tag appropriato nella barra di formattazione.
Come regola generale, il tag "Titolo 1" dovrebbe essere il tuo titolo principale. I tag "Titolo 2" dovrebbero essere sottotitoli e i tag "Titolo 3" dovrebbero essere sezioni sotto un sottotitolo.
Ora sei pronto per creare un sommario. Tieni il cursore nel punto in cui desideri inserirlo e vai alla scheda "Inserisci". Fai clic su "Indice" e scegli un'opzione in base alle tue preferenze.
Modifica del documento
Tenere traccia delle modifiche, lasciare commenti ai membri del team e ai colleghi, eseguire il controllo ortografico e altre importanti funzioni di modifica sono tutte disponibili in Google Documenti per garantire che il tuo lavoro raggiunga il massimo potenziale.
Come tenere traccia delle modifiche
Se stai lavorando con un'altra persona sul tuo documento, puoi chiedere a "Monitorare le modifiche". Questo ti mostrerà che ha apportato le modifiche, quando hanno apportato tali modifiche e che testo era prima delle modifiche.
Puoi tenere traccia delle modifiche in Google Documenti modificando "Modifica" in "Suggerimenti" nell'angolo in alto a destra della pagina.
Quindi, quando qualcuno modifica il tuo documento, eventuali modifiche verranno visualizzate in un colore diverso, con una casella sul lato destro per mostrare il loro nome, foto e dettagli di modifica.
È quindi possibile sfogliare le modifiche rilevate e accettarle o rifiutarle secondo necessità.
Come aggiungere commenti
Con Google Documenti, tu e il tuo team potete lasciare commenti in qualsiasi documento l'uno per l'altro da visualizzare. Questi sono spesso usati come promemoria per tornare a una sezione specifica, lasciare idee di revisione più dettagliate o aggiungere URL ad altri siti e immagini come riferimento.
Per fare ciò, evidenzia la parola, la frase o il paragrafo a cui vuoi commentare e fai clic sul pulsante "Aggiungi commento" (la casella di testo con il segno più all'interno).
Puoi quindi scrivere un commento o incollare un URL nella casella dei commenti. Fai clic su "Comment" quando sei pronto per pubblicare la tua casella.
Per modificare le informazioni nella casella, fai clic sui tre punti sulla destra e seleziona "Modifica". Puoi anche inserire commenti sotto il commento originale digitando la casella "Rispondi".
Per eliminare una casella di commento, puoi "cancellarla" o "risolvere" il commento. Fai clic sui tre punti sulla destra e seleziona "Elimina" per eliminare la casella. Fai clic su "Risolvi" nella parte in alto a destra della casella quando il problema è stato risolto e non hai più bisogno della scatola.
Se stai cercando informazioni più approfondite sull'aggiunta e sulla risoluzione dei commenti in Google Documenti, guarda questa pagina.
Come trovare il conteggio delle parole
Hai mai faticato mentre scrivevi un articolo, un rapporto o un post sul blog a causa del numero di parole che stavi cercando di raggiungere?
Anche se il conteggio delle parole richiesto potrebbe non essere sempre facile, Google Docs rende il conteggio semplice.
Una volta nel tuo documento, cerca "Strumenti" nella barra di navigazione. Quindi, seleziona "Conteggio parole".
Google visualizzerà quindi il numero totale di parole (insieme al numero totale di pagine, caratteri e caratteri esclusi gli spazi).
Per contare le parole all'interno di una frase, paragrafo o pagina specifici, evidenzia il testo che vuoi includere e segui gli stessi passaggi precedenti.
Come eseguire un controllo ortografico
Non è raro nemmeno per gli scrittori professionisti fare un errore di ortografia occasionale. Google Documenti può aiutare tutti gli scrittori con questo dilemma.
Esegui un controllo ortografico per individuare e correggere eventuali errori che potresti aver perso. Pensalo come il tuo correttore di bozze personale o il tuo editore.
Per eseguire un controllo ortografico in Google Documenti, premi il pulsante "Strumenti" nella barra di navigazione e premi "Ortografia". Quindi seleziona l'opzione "Controllo ortografico".
Google Documenti eseguirà la scansione dell'intero documento per le parole errate e gli errori grammaticali. Ti verrà data la possibilità di accettare o ignorare il suggerimento di Google.
Se ritieni di utilizzare spesso una parola che Google non riconosce, puoi aggiungerla al tuo dizionario. Ciò impedirà a Google Documenti di evidenziare la parola in futuri controlli ortografici.
Come aggiungere un barrato
In Google Documenti puoi aggiungere un
Utilizza i componenti aggiuntivi di Google Documenti
Puoi aggiungere strumenti di terze parti o componenti aggiuntivi ai tuoi documenti. Questi componenti aggiuntivi contengono funzionalità esclusive per aiutarti a migliorare il tuo lavoro in vari modi.
Puoi trovare questi componenti aggiuntivi localizzando la scheda "Add-on" nella barra di navigazione e facendo clic su "Scarica componenti aggiuntivi".
Ecco alcuni componenti aggiuntivi popolari che potresti trovare utili:
Google Keep
Scrivere un documento che necessita di dati di supporto? Installa questo componente aggiuntivo nel tuo browser per raccogliere note, case study e riferimenti che hai intenzione di citare. Quindi, usa il componente aggiuntivo per inserirli secondo le necessità. Puoi anche modificare le note che hai salvato con Google Keep.
Font Extensis
Il marchio coerente è importante, ma può essere complicato quando si utilizzano caratteri univoci. Il componente aggiuntivo Extensis Fonts importa migliaia di font dalla libreria Google Fonts nel tuo documento per migliorare l'estetica complessiva del tuo brano.
HelloSign
Scrivere un contratto, un accordo o qualsiasi altra documentazione che richiede una firma? Questo componente aggiuntivo di Google Documenti ti aiuterà a raccogliere le firme elettroniche in modo facile e sicuro.
Tradurre
Hai bisogno di un traduttore? Installa questo componente aggiuntivo per tradurre facilmente i tuoi contenuti in un'altra lingua.
Lucidchart
Questo componente aggiuntivo consente di aggiungere diagrammi unici al documento facili da progettare e modificare. È perfetto per chi lavora con i dati o cerca un modo divertente per visualizzare le informazioni.
Strumento di lingua
La correzione di bozze è facile in più di 20 lingue. Non dovrai più interrogarti sulla tua ortografia o grammatica. Il componente aggiuntivo Strumento lingua rileva errori ed errori indipendentemente dalla lingua.
EasyBib
EasyBib è un generatore di bibliografia automatico con oltre 7.000 opzioni di stile, tra cui MLA, APA e, in stile Harvard.
Google Documenti, Fogli Google e Moduli Google in Google Documenti
Con Google Documenti, è facile integrarsi con altri strumenti utili come Fogli Google e Moduli Google. Se crei un foglio di lavoro o un grafico in Fogli Google, puoi inserire tali informazioni direttamente in Google Documenti.
Con Google Forms, puoi creare sondaggi che vengono automaticamente salvati su Google Drive per un facile accesso e revisione da Google Documenti.
Fogli Google
Fogli Google è un'ottima opzione per chiunque abbia bisogno di creare qualsiasi tipo di grafico, elenco, piano o foglio di lavoro. È un generatore di fogli di calcolo, simile a Excel, ed è gratuito.
Dopo aver aperto Fogli Google e creato il tuo grafico, puoi inserirlo facilmente nel tuo documento.
Fai questo andando alla barra degli strumenti, facendo clic su "Inserisci", "Grafico" e "Da fogli". Dovresti essere in grado di visualizzare e selezionare il grafico che vuoi aggiungere al tuo documento.
Google Forms
Google Forms è un ottimo modo per raccogliere informazioni e risposte al sondaggio. Vai sul sito di Google Forms e inizia a creare il tuo modulo o sondaggio in pochi secondi.
Tu e il tuo team potete collaborare e selezionare un modello dalla galleria di Google oppure creare un modello univoco da zero per adattarlo ai vostri gusti.
Anche Google Forms è gratuito e può essere integrato con software come Asana e HubSpot.
Inoltre, tutti i tuoi documenti e le tue risposte su Google Form vengono salvati automaticamente sul tuo Google Drive in modo da poterli accedere facilmente nella tua pagina di Google Documenti.
Per fare ciò, fai clic sull'icona "App" quando apri Google Documenti. Scorri verso il basso fino a "Moduli" per trovare il modulo o il sondaggio che desideri aprire.
Un'ultima caratteristica da notare è che le persone che rispondono al tuo modulo o sondaggio possono farlo su qualsiasi tipo di dispositivo, rendendo Google Forms un'opzione conveniente per tutti.
Conclusione
Congratulazioni! Ora sei un professionista di Google Documenti. Che tu sia un marketer o un CEO, questi suggerimenti ti permetteranno di sfruttare il software di Google e creare incredibili documenti di qualsiasi tipo, indipendentemente dal tuo background professionale.
Google Documenti ti offre la possibilità di condividere il tuo lavoro con tutte le persone che vuoi, quando vuoi, rendendolo un ottimo strumento per i team collaborativi. Mantiene anche la tua vita semplice salvando automaticamente tutte le modifiche al tuo documento sul Cloud … il che significa che non ti preoccupare più di perdere il tuo lavoro. Infine, puoi lavorare sui tuoi documenti ovunque, indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno Internet.
Con tutte queste funzionalità, puoi capire perché così tante persone sono entrate nel carrozzone di Google Documenti. Inoltre, è gratis! Perché non provarlo?
