La semplice guida per scrivere una richiesta di informazioni

Le grandi aziende e le agenzie governative non cercano i migliori appaltatori e liberi professionisti allo stesso modo di un’azienda SaaS o di una piccola impresa.

Invece di affidarsi al passaparola, a una rapida ricerca su Google o a un annuncio su Facebook, queste organizzazioni seguono un processo di approvvigionamento che garantisce pratiche commerciali eque e risultati di qualità.

Come fase preliminare del processo di appalto, una richiesta di offerta fornisce a un’azienda o organizzazione le informazioni necessarie per procedere con una richiesta di offerta e una richiesta di offerta. Ma cos’è esattamente una RFI e cosa significa questo acronimo?

Le RFI sono importanti perché riducono i punti ciechi e consentono al tuo team di prendere decisioni migliori. Con più informazioni a tua disposizione, puoi comprendere il mercato e avere un’idea migliore delle domande che dovrai porre mentre avanzi nel processo di approvvigionamento.

Come funziona una RFI?

Passaggio 1: l’acquirente sviluppa l’RFI.

Le RFI sono documenti scritti con l’obiettivo di raccogliere informazioni dai venditori. Queste informazioni possono essere utilizzate per aiutare gli acquirenti a prendere una decisione di acquisto. Le domande che sono incluse in una RFI sono specifiche e dirette in modo che i venditori capiscano cosa sta chiedendo l’acquirente.

I venditori possono trovare una richiesta di informazioni sul sito Web dell’azienda, in database come Procore e pagine Web governative come grants.gov.

Passaggio 2: i venditori redigono le risposte alla RFI.

Una volta che un venditore trova una RFI, ha una finestra di tempo specificata dall’acquirente in cui completarla.

Le informazioni raccolte nella RFI sono organizzate in modo tale da poter essere confrontate e contrastate con le informazioni fornite da altri venditori.

Passaggio 3: l’acquirente esamina tutte le risposte dei venditori.

Dopo la scadenza del termine per le RFI, l’acquirente esamina tutte le risposte inviate dai venditori. In questa fase, l’acquirente cerca informazioni sulle aziende, sui prodotti o servizi che offrono, sulla sua storia e sul suo background e su altri fattori che possono influire sull’efficacia del venditore nel realizzare il progetto.

Nota: Prezzo, budget, tempistica e altre informazioni specifiche non sono coperte da una richiesta di offerta poiché fa parte del primo passaggio del processo di approvvigionamento generale.

Passaggio 4: l’acquirente passa alla fase successiva del processo di appalto: la richiesta di offerta.

Dopo che l’acquirente ha determinato quale delle richieste RFI soddisfa le qualifiche preliminari per il progetto, passerà alla fase successiva del processo che è una RFP (Richiesta di proposta).

Una RFI è il passo iniziale che un’azienda compie per sollecitare informazioni dal potenziale venditori, come descritto sopra. Il suo obiettivo principale è ottenere informazioni, non prendere una decisione definitiva. Una volta inviate le richieste di informazioni, l’azienda le esaminerà e selezionerà le migliori opzioni, armata di maggiori informazioni. Quindi, invieranno una richiesta di proposta a quel breve elenco di venditori che soddisfaceva i requisiti della RFI.

Una richiesta di proposta è una richiesta formale rivolta ai fornitori o venditori selezionati di rispondere a una specifica opportunità contrattuale. Il documento specifica la portata e il prezzo così potenziale venditori può fare un’offerta per il lavoro.

Queste offerte vengono quindi confrontate per comprenderle ciascuna venditorepunti di forza e di debolezza e viene scelta la soluzione migliore. Le richieste di offerta sono un documento decisionale, quindi le domande sono più mirate e specifiche.

Dopo una richiesta di offerta, l’azienda può essere contattata con una richiesta di offerta o una richiesta di preventivo che suddivide ulteriormente il progetto in strutture di costi e risultati specifici.

Modello di richiesta di informazioni

E RFI è simile a una RFP, ma con meno dettagli. Scarica il modello sottostante e utilizza la versione breve di una pagina della richiesta di proposta per redigere la tua RFI. Dopo aver scaricato la tua copia gratuita, segui i passaggi seguenti per imparare a scrivere una RFI.

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Come scrivere una RFI

Creare la tua prima RFI può essere travolgente. Cosa dovresti chiedere? Quali informazioni fa il venditore bisogno di sapere? Per aiutare a rispondere a queste domande, usa questa semplice guida per ottenere il massimo dal processo RFI.

1. Redigere una panoramica o una dichiarazione di necessità.

Delinea i tuoi obiettivi e obiettivi, insieme ad alcune informazioni generali sulla tua azienda. Questa sezione dovrebbe essere breve e fornire una panoramica del tuo progetto a qualcuno senza informazioni di base.

2. Aggiungi contesto alla tua organizzazione.

Includere ulteriori informazioni sulla tua organizzazione può aiutare il venditore adatta la loro risposta alle tue esigenze. Potresti voler menzionare quale dipartimento sta guidando il progetto, chi sono i tuoi clienti e quali sono i valori della tua azienda, tra le altre cose.

3. Finalizzare i dettagli.

Che problema stai cercando di risolvere? Di quali informazioni hai bisogno? Ecco dove puoi dettagliare ciò che stai cercando. Includere qualsiasi informazione aggiuntiva a venditore potrebbe essere necessario sapere per sviluppare una risposta RFI completa. Ciò può includere:

• Eventuali competenze e credenziali necessarie al rispondente potrebbero aver bisogno per avere successo
• Cronologia o ambito generale
• Quello che non stai cercando

4. Menzionare le informazioni sul processo.

Spiegare come le parti interessate dovrebbero rispondere alla RFI. Allega un modello di risposta, se ne hai uno, delinea eventuali scadenze e annota se e quando risponderai agli intervistati dopo che le RFI sono state raccolte. Potresti voler menzionare tutti i criteri di valutazione che utilizzerai durante la creazione della rosa dei candidati per le richieste di offerta.

Migliori Pratiche per la Documentazione RFI

Più sei attento al tuo documento RFI, migliore sarà la qualità delle risposte che riceverai. Invece di inviare casualmente un’e-mail a un rappresentante di vendita e chiedere informazioni, la creazione della documentazione RFI ti garantirà di ottenere esattamente le informazioni di cui hai bisogno. In quel documento, assicurati di:

• Indica chiaramente le informazioni che stai richiedendo.
• Sii specifico su come e quando desideri ricevere le risposte del venditore.
• Mantieni una mente aperta in modo che i venditori possano fornire ulteriori informazioni che ritengono pertinenti.
• Sii breve e rispettoso del tempo dei venditori.

Esempi RFI

Hai bisogno di più ispirazione? Leggi i seguenti esempi di RFI per ulteriori idee su cosa includere nel tuo. Queste tre RFI provengono tutte da settori diversi e hanno esigenze diverse, quindi sono una buona panoramica delle opzioni a tua disposizione.

1. Amministrazione dei servizi generali degli Stati Uniti

Nel 2021, la US General Services Administration ha collaborato con il Dipartimento dell’Energia degli Stati Uniti per emettere una RFI a sostegno di un progetto per ridurre le emissioni di gas serra degli edifici commerciali. L’obiettivo generale che la GSA e il DOE miravano a raggiungere era l’azzeramento delle emissioni nette di carbonio all’interno di questi edifici e la RFI si è concentrata su tre aree specifiche che avrebbero consentito di raggiungere questo obiettivo. I venditori che disponevano della tecnologia per soddisfare i requisiti di questa RFI dovevano proporre criteri di successo misurabili in diverse categorie.

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Oltre ai requisiti RFI sulla pagina web, la GSA e il DOE hanno ospitato un webinar, fornito una FAQ e reso disponibili sulla pagina web le diapositive della presentazione del webinar in modo che tutti i venditori avessero accesso alle informazioni di cui avrebbero bisogno per inviare il migliore risposta.

Ciò che distingue questo esempio RFI è che viene aggiornato frequentemente. Nuove informazioni vengono aggiunte frequentemente. Una volta scaduto il termine, questo viene annotato chiaramente nella parte superiore dell’RFI in modo che i venditori possano passare ad altre richieste che accettano le richieste. Questo è un ottimo esempio della migliore pratica che abbiamo menzionato in precedenza sul rispetto del tempo dei venditori quando chiedono gli invii RFI.

2. NASA

Quando la NASA ritira parti delle sue navette spaziali, gli piace esporle nei musei o in altre istituzioni educative. Per valutare l’interesse e comprendere le potenziali opzioni per una parte imminente in pensione, hanno aperto una RFI. Ecco un esempio del documento:

“Questa RFI viene utilizzata per raccogliere ricerche di mercato affinché la NASA prenda decisioni in merito allo sviluppo di strategie per il posizionamento di Space Shuttle Orbiters e Space Shuttle Main Engines (SSME) per l’esposizione pubblica dopo la conclusione dell’SSP. La NASA sta cercando informazioni dalle istituzioni educative, musei della scienza e altre organizzazioni appropriate sulla capacità della comunità di acquisire e mostrare uno Space Shuttle Orbiter dopo che i veicoli sono stati ritirati dallo stato di volo”.

Ci piace questo esempio RFI perché fornisce una panoramica diretta dello scopo dell’RFI e delinea ciò che la NASA vuole imparare dal processo.

3. Governo del Canada

I siti web del governo sono un ottimo posto per trovare esempi di RFI perché sono tenuti a rendere pubblicamente disponibili tutti i processi di appalto. L’esempio seguente proviene da una RFI per il software di pianificazione finanziaria.

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La sezione dei requisiti di questa RFI è un ottimo esempio di come spiegare cosa si fa e non è necessario nelle risposte. Mentre il governo del Canada è alla ricerca di un software di pianificazione finanziaria, manterrà il proprio fornitore di CRM e data lake.

4. Università di Ottawa

Nella seguente eccezione RFI, l’Università di Ottawa è alla ricerca di una soluzione di integrazione ERP. La particolarità di questa RFI è il modo in cui vogliono ricevere le risposte. Invece di raccogliere risposte o documenti scritti, l’U of O sta programmando discussioni sulla strategia con i fornitori. Questo è un modo unico per raccogliere informazioni, ma utile quando non hai abbastanza conoscenze nell’area per mettere insieme un ambito di lavoro.

“L’Università di Ottawa (Università) sta emettendo questa richiesta di informazioni (RFI) per programmare discussioni sulla strategia (tramite una teleconferenza) da fornitori interessati con esperienza nelle integrazioni ERP.

L’intento di queste discussioni è ottenere feedback dai fornitori per assistere l’Università nello sviluppo di un ambito di lavoro più accurato e di un approccio generale per una prossima richiesta di proposta (RFP) per soluzioni di integrazione ERP”.

Richiesta di successo

Ogni RFI sarà unica per la tua organizzazione e le informazioni di cui hai bisogno. Usa il modello sopra come guida per creare una RFI che ti farà risparmiare tempo nella valutazione di potenziali soluzioni.

Con le informazioni giuste che ti vengono inviate, tutto ciò che devi fare è leggere! Sarai sulla buona strada per procurarti la soluzione migliore per le esigenze del tuo team.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell’aprile 2021 ed è stato aggiornato per completezza.