Lavorare in remoto? Prova questi 35 strumenti per una migliore comunicazione, collaborazione e organizzazione

Oggi, tu e il tuo team dovrete esibirvi allo stesso livello, indipendentemente da dove state lavorando.

Con l'aiuto della connessione Internet, è relativamente facile per noi svolgere la maggior parte del nostro lavoro quotidiano, sia che si tratti di pubblicare un post sul blog, inviare un'e-mail di follow-up, condurre una videochiamata con un membro del team di prospettiva o impostare un flusso di lavoro per alimentare potenziali clienti e clienti nel tuo CRM.

Ma quando si tratta di lavoro a distanza, sappiamo tutti che la connessione a Internet non risolve qualunque cosa .

Compiti e ostacoli che sorgeranno difficili da gestire da remoto – quando si tratta di questi compiti complessi e la collaborazione, la comunicazione e la produttività tra team possono diventare complicate.

Con il crescere della necessità di un lavoro remoto produttivo, molte aziende hanno scoperto e iniziato a implementare strumenti e risorse che consentono ai dipendenti di essere il più produttivi possibile mentre lavorano da casa.

Per determinare quali strumenti sono ideali per il tuo team remoto, abbiamo compilato un elenco di alcuni dei migliori strumenti con cui sperimentare.

35 Utili strumenti e software di lavoro a distanza

I seguenti 35 strumenti di lavoro remoti sono segmentati in base al caso d'uso per aiutarti a determinare il tipo di risorsa di cui tu e il tuo team trarremmo maggiori benefici.

Iniziamo.

Strumenti di lavoro a distanza per la collaborazione generale

1. Google Suite

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Google Suite (G Suite) è una piattaforma Google economica che consente ai tuoi team di collaborare su Google Documenti, Fogli Google e Google Slide, tra gli altri strumenti di Google Drive facili da usare. Puoi anche condividere un calendario del team e creare e-mail di lavoro tramite GSuite.

2. Team di Microsoft Office

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Mentre GSuite può essere utilizzato interamente online all'interno di una piattaforma, Microsoft Office Teams ti consente di scaricare app come Excel, Outlook, Word e PowerPoint sul tuo computer o dispositivo mobile. Come GSuite, puoi anche utilizzare questa suite generale di strumenti per gestire, condividere, archiviare e modificare documenti nelle cartelle del team.

Oltre alle app più specifiche, Microsoft Teams ti consente anche di comunicare con i tuoi compagni di squadra tramite videochiamate, e-mail e attraverso una piattaforma di discussione interna in cui i tuoi colleghi possono creare post o porre domande.

Strumenti di lavoro remoto per software di gestione di attività e progetti

3. Trello

Trello ti consente di creare una dashboard che evidenzia grandi progetti o categorie e attività ad essi correlate. Ogni piccola attività, chiamata "carta" può essere etichettata con un tag e un testo colorati.

Ad esempio, se vuoi dire che qualcosa è "Urgente" puoi creare un cartellino rosso con scritto "Urgente" su di esso e incollarlo sulle carte Trello appropriate. Puoi anche assegnare carte e scadenze ai membri della tua squadra e tenere traccia dei progressi di ciascuna carta attraverso la sua area di attività.

4. Asana

Asana ti consente di creare e delegare attività, organizzare e selezionare attività in progetti condivisi, chattare all'interno di ciascuna attività in modo che le conversazioni siano organizzate e aggiungere allegati dal tuo computer, Dropbox, Box e Google Drive. Ha anche funzionalità di calendario, dashboard per progetti e il tuo elenco di cose da fare.

5. Assembla

La gestione dei progetti per gli sviluppatori Web sembra essere la nicchia di Assembla, sebbene possa gestire la gestione dei progetti per qualsiasi tipo di freelance. Tiene traccia dei biglietti e del tempo, produce report e semplifica le versioni dei prodotti e corregge i bug, inoltre molti sostengono che sia più facile da configurare rispetto a Jira.

6. Basecamp

Basecamp è un software di gestione dei progetti semplice e facile da usare che ti aiuta a organizzare i tuoi calendari, impostare i programmi delle riunioni, tenere traccia delle assegnazioni e archiviare i documenti.

Tutta la gestione del tuo progetto avviene su una dashboard organizzata per darti una visione digeribile di tutto ciò che sta accadendo.

7. RingCentral e Glip

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C'è un altro grande strumento di Ring Central e Glip. Mentre RingCentral consente di inoltrare le chiamate aziendali alla propria linea di business a un telefono cellulare quando si lavora in remoto, Glip ti aiuta a gestire la gestione di base del progetto e la comunicazione di gruppo basata su testo.

Per la gestione delle attività, i calendari condivisi, la condivisione di file, l'annotazione di immagini e la chat di gruppo in tempo reale, Glip è uno strumento efficace. Inoltre aiuta a garantire che tutte quelle chat siano completamente ricercabili.

Oltre alle chat di gruppo e alle funzionalità standard di gestione dei progetti, puoi attivare le chat video sull'app Glip che ti consente di parlare con i tuoi compagni di squadra sulle attività in corso.

8. Github

Gli sviluppatori Web adoreranno GitHub perché è progettato per creare software con team remoti. La piattaforma consente ai team di partecipare virtuale alla revisione del codice e alla gestione di progetti sia open source che privati.

Il mercato GitHub offre ai programmatori una varietà di strumenti che possono aiutarli a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente, indipendentemente da dove accedono.

9. Jira

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Jira è un altro strumento di gestione dei progetti principalmente per sviluppatori, supporto clienti e rappresentanti IT che consente di assegnare e tenere traccia del lavoro, nonché dei problemi che devono essere risolti. Ha anche una comoda interfaccia mobile e desktop per la gestione dei progetti in movimento.

10. Podio

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In parte project manager, in parte Facebook per le aziende, puoi usare Podio per tenere traccia di ciò che devi fare e chattare mentre lo fai.

Con l'app per dispositivi mobili e il sito Web, è possibile creare "aree di lavoro" per diversi aspetti del lavoro o dei progetti. Queste aree di lavoro sembrano simili a una pagina di Facebook poiché i colleghi possono commentare o condividere informazioni su di loro in modo simile a come condivideranno un post di Facebook.

Puoi anche utilizzare la piattaforma per comunicare con i compagni di squadra o gestire i contatti dei clienti in privato poiché dispone di una vasta gamma di impostazioni sulla privacy.

11. Taskworld

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Il punto debole per Taskworld è la gestione dei progetti e il monitoraggio di attività e attività secondarie. La sua funzione di valutazione consente di misurare e fornire feedback sulle prestazioni del lavoro, distinguendolo da altri programmi di gestione dei progetti simili.

12. Wunderlist

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Commercializzato più come un elenco personale di cose da fare per il tuo telefono, Wunderlist è anche usato da alcuni di noi per tenere traccia del lavoro dei clienti. L'app non ha molto da fare, tranne per un pratico elenco di cose da fare che puoi gestire e spuntare mentre procedi.

13. Monday.com

Monday.com è una piattaforma di gestione delle attività web specifica per aziende e agenzie. Offre funzionalità simili ad Asana e Trello in quanto è possibile monitorare lo stato di avanzamento delle attività su una dashboard e assegnare progetti ai membri del team.

Inoltre, consente anche ai team di marketing di pianificare le attività tenendo presente il proprio budget.

Strumenti di lavoro remoto per la pianificazione e l'hosting di riunioni virtuali

14. Zoom

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Zoom è una piattaforma desktop e un'app facili da usare che ti consentono di pianificare, avviare e registrare riunioni virtuali con il tuo team. Queste riunioni possono essere immesse in remoto da un computer, uno smartphone o una voce tramite un telefono a chiamata.

Durante le riunioni di Zoom, puoi anche condividere lo schermo con i compagni di squadra in modo che possano vedere il tuo lavoro o le tue presentazioni.

15. Vai a Riunione

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GoToMeeting ti consente di pianificare e avviare riunioni virtuali o webinar in cui gli utenti possono accedere o chiamare per ascoltare solo gli host che parlano. Queste riunioni possono essere registrate e inviate ai partecipanti dopo il completamento.

16. Google Hangouts

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Google Hangouts è un'opzione popolare perché Google è generalmente conveniente per coloro che utilizzano Google Calendar per gestire il tuo programma e GMail per le email.

17 Join.me

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Join.me è ottimo per riunioni di condivisione dello schermo facili e veloci. Oltre a poter pianificare e avviare riunioni virtuali rapide con la condivisione dello schermo, puoi anche creare un URL condivisibile nella tua sala riunioni personale a cui le persone possano accedere quando desiderano incontrarsi con te.

18. Skype

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A questo punto, molti di noi hanno già usato Skype. Oltre a consentire di ospitare piccole riunioni virtuali gratuite, Skype consente anche di creare chat di gruppo. Se desideri utilizzare la versione a pagamento di Skype, puoi anche tenere riunioni con gruppi o effettuare chiamate vocali internazionali.

19. Conferenza Uber

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Con Uber Conference, non c'è da chiedersi chi si sia unito alla chiamata, chi abbia detto cosa o cosa diamine il numero PIN della riunione è. Inoltre consente la condivisione dello schermo e ha un'app mobile.

Puoi creare videochiamate con il tuo nome e quando qualcuno accede, puoi vederle facilmente nella dashboard delle videochiamate. Quindi, quando qualcuno parla, il loro feed video verrà evidenziato in modo da poter vedere facilmente cosa sta succedendo e rimanere concentrato.

20. Google Calendar

Invece di avere una conversazione completa su una piattaforma di messaggistica istantanea su quando tenere una riunione, puoi utilizzare la funzione Google Calendar di GSuite.

Con la funzione, puoi condividere il tuo Google Calendar con i tuoi colleghi. Quindi, quando desideri pianificare un incontro con loro, cerca semplicemente i loro nomi e prenota un orario suggerito che funzioni.

Quando lo fai, puoi anche mettere note nell'area della descrizione come "Vorrei prenotare questo incontro per discutere della newsletter di marketing. Fammi sapere se questa volta non funziona per te."

Strumenti di lavoro a distanza per chat rapide con i colleghi

21. Lento

Slack è ottimo per la comunicazione in tempo reale per conversazioni individuali o con tutti i membri della tua squadra. Puoi anche organizzare le chat per argomento e integrare l'attività da piattaforme come Github, Trello e Pingdom.

Mi piace l'idea qui espressa che Slack sia il più vicino possibile a un ufficio virtuale. Puoi persino creare un canale per ogni cliente e invitare solo le persone di quel progetto a essere su quel canale.

(Vuoi saperne di più su Slack? Ecco una guida a tutti gli hack che non sapevi ancora di poter fare con la piattaforma.)

22. WhatsApp

Se hai un team remoto o disperso a livello globale o comunichi regolarmente con clienti o potenziali clienti internazionali, WhatsApp è una piattaforma di comunicazione eccezionale che ti consente di creare chat di gruppo con loro, inviare messaggi di testo, ospitare videochiamate multiple o effettuare chiamate vocali gratuitamente su una rete Wi-Fi.

23. Flowdock

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Flowdock è un'app di messaggistica istantanea e un sito Web semplice e facile da usare simile a Slack. Si integra anche con Jira, GitHub, Basecamp, Asana, Assembla, Trello e molte altre app.

Strumenti di lavoro a distanza per la gestione delle risorse

24. Google Drive

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Adoro Google Drive, ma tende ad aggiornarsi piuttosto frequentemente, il che significa che proprio quando l'hai capito e hai organizzato tutto, le cose cambiano.

Detto questo, è gratuito, archivia e organizza tutti i tuoi contenuti e informazioni e puoi lavorare sullo stesso documento con più persone contemporaneamente.

25. Dropbox

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La condivisione di file di grandi dimensioni non funziona così bene tramite la posta elettronica, che è il punto di forza di Dropbox e Dropbox Business. Questo è un ottimo strumento per l'organizzazione del lavoro di libero professionista. Chiedi al libero professionista di caricare i loro documenti in cartelle mensili e di inviarti un messaggio quando il loro lavoro è in corso.

26. Adobe Creative Cloud

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I programmi Adobe Creative Cloud come Photoshop, InDesign e Illustrator consentono di creare file di progettazione o risorse visive che possono essere modificati o aggiornati dal team.

27. Canva

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Simile ad Adobe, ma più facile da usare per i principianti del design, Canva consente di creare account di team in cui è possibile condividere modelli e risorse di progettazione con i colleghi in remoto. Ciò ti consente di accedere e modificare qualsiasi file di progettazione o immagine di marca di cui potresti aver bisogno mentre lavori da casa.

Strumenti di lavoro a distanza per annunci e documentazione interna

28. Confluenza

Confluence ti consente di creare un blog o wiki interno per il tuo team. È più un team manager, che conserva documenti, note, best practice, requisiti di prodotto e piani in un unico luogo facilmente ricercabile.

Suggerimento professionale: puoi anche utilizzare l'integrazione Gliffy per eseguire wireframe rapidi.

29. GitHub Wiki

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Le aziende di marketing inbound esperti utilizzano GitHub Wiki per l'onboarding dei dipendenti organizzando risorse utili per i nuovi dipendenti.

30. Telaio

Ti rendi conto che parlare ad alta voce è un modo migliore per comunicare un annuncio della squadra, ma non hai tempo di prenotare una riunione?

Con Loom puoi registrare una presentazione o solo la tua voce per dare un annuncio o play-by-play alla tua squadra. Quindi, puoi ottenere un link per condividere la registrazione e farla circolare facilmente attraverso canali come messaggistica istantanea o e-mail.

Strumenti di lavoro a distanza per tenere traccia dei progressi della squadra

31. Time Doctor

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Devi tenere d'occhio il modo in cui il tuo team sta spendendo il loro tempo, ai fini della fatturazione o della produttività dei clienti? Time Doctor può aiutarti a fare proprio questo.

Con lo strumento, tu e il tuo team e / o liberi professionisti remoti potete creare progetti e avviare un orologio all'avvio di una nuova attività. Quindi la dashboard di Time Doctor mostra un report di quante ore ha lavorato il tuo collega durante il giorno e su quali progetti ha trascorso più tempo.

32. Harvest

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Per tenere traccia di tempo e spese, questo è un semplice strumento di pochi fronzoli. Con Harvest, è sufficiente creare progetti o elementi dell'elenco di cose da fare e avviare l'orologio quando si inizia a lavorare su ciascuna attività.

Quindi puoi vedere quanto tempo hai trascorso su diversi elementi dell'elenco, come scrivere post sul blog, strategizzare o produrre e-mail di marketing.

33. iDoneQuesto

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Non so te, ma a volte non ricordo cosa ho fatto ieri. iDone Questo risolve questo problema per singoli e team inviando un "riassunto" di ciò che tutti hanno fatto.

Strumenti di lavoro a distanza per il processo decisionale del team

34. Polly.ai

Quando il tuo team deve prendere una decisione che non richiede una riunione completa, Polly.ai ti consente di creare un sondaggio che puoi quindi inviare attraverso piattaforme come Slack. Da lì, i tuoi colleghi possono semplicemente votare un'opzione.

35. Doodle

Devi pianificare una riunione di gruppo? Doodle è una piattaforma di polling che ti consente di porre rapidamente domande alla tua squadra e vedere come votano. Puoi anche creare un sondaggio sull'orario della riunione che consente al tuo team di votare un orario della riunione che funziona meglio per loro in modo da poter gestire gli orari.

Naviga nel panorama del lavoro remoto con strumenti utili

Oggi, i tuoi dipendenti devono avere la capacità di svolgere efficacemente il loro lavoro da remoto: hanno bisogno dell'accesso alle risorse giuste per aiutarli a essere produttivi a casa come lo sono in uno spazio ufficio.

Non è un segreto che tutti lavorano in modo leggermente diverso e presentano una serie unica di sfide. Ma quando i nostri problemi riguardano l'organizzazione e la produttività, prova a implementare uno degli strumenti sopra menzionati.

Per ulteriori informazioni su come padroneggiare il lavoro remoto, dai un'occhiata ai suggerimenti di successo della forza lavoro remota di HubSpot.

Nota del redattore: questo post sul blog è stato originariamente pubblicato ad aprile 2015, ma è stato aggiornato per completezza e freschezza ad aprile 2020.