Le aziende non riescono ancora a stabilire una comunicazione efficace [New Data]

Qualunque sia la tua nicchia o settore, sicuramente non ci può essere alcun dibattito: una comunicazione efficace è fondamentale per il successo.

Le aziende riconoscono universalmente l'importanza di condividere e documentare le informazioni in modo efficace, sia internamente che con i clienti.

Eppure, controintuitivamente, con più tecnologia disponibile che mai, i nuovi dati pubblicati da Project.co rivelano che le aziende stanno lottando tanto quanto mai per comunicare efficacemente.

Ad esempio, mentre l'89% delle persone ritiene che una comunicazione efficace sia estremamente importante, solo il 17% delle persone crede alla propria proprio la comunicazione commerciale è eccellente. (In effetti, 8 su 10 dicono che è nella media o addirittura scadente.)

Persone conoscere la posta in gioco è alta qui. Tuttavia, non riescono a fare le cose bene. Quindi cosa dà?

Il mutevole mondo del lavoro

Sappiamo tutti che il mondo del lavoro sta cambiando. Naturalmente, questi cambiamenti offrono incredibili benefici, ma anche sfide considerevoli.

Abbiamo assistito ad un enorme aumento del lavoro a distanza, ad esempio, con la ricerca che suggerisce una crescita del 91% negli ultimi 10 anni. Si tratta di una deviazione totale dal luogo di lavoro tipico e consolidato e il cambiamento – come sempre – non è stato privo di ostacoli sulla strada.

Molte aziende hanno dovuto adottare misure significative per facilitare una comunicazione efficace attraverso l'avvento del lavoro remoto e flessibile. Ma sono andati abbastanza lontano?

Secondo il sondaggio sullo stato del lavoro remoto di Buffer (2018) "collaborare / comunicare" è stato citato dal 21% dei lavoratori remoti come la loro più grande lotta.

Allo stesso modo, abbiamo riscontrato carenze nelle comunicazioni nelle aziende che continuano a lavorare negli uffici in loco. L'open plan è diventato la tendenza dominante nella progettazione di uffici, intesa a migliorare la comunicazione – ma è ripetutamente accusato di peggiorare le cose.

In effetti, la ricerca ha dimostrato che i lavoratori negli uffici open space trascorrono il 73% in meno di tempo nelle interazioni faccia a faccia, con e-mail e messaggistica istantanea in aumento di oltre il 67%.

Ciò che è chiaro è che, che si tratti di distanza, design dell'ufficio o solo preferenza, le persone sono meno probabili che mai parlare ai loro collaboratori faccia a faccia.

Una dipendenza eccessiva dall'e-mail?

Tutto ciò è supportato dalla ricerca di Project.co, che suggerisce una particolare dipendenza eccessiva dall'e-mail. Alla domanda su come in primis comunicare con i propri colleghi, il 39% delle persone ha citato la posta elettronica – la risposta più citata di gran lunga – rispetto agli strumenti online (28%), alle interazioni faccia a faccia (23%) e alle telefonate (2%).

L'email ha molti vantaggi, ovviamente. È veloce, facile e semplice. Ma quando si tratta di collaborare e cercare di creare team sincronizzati, spesso può rendere le cose più confuse e ridurre le opportunità di brainstorming spontaneo.

La comunicazione inevitabilmente si insinua, avvenendo in caselle di posta private lontane dal resto del team e oltre la visione della gestione – che a volte si traduce in fili incrociati, confusione, perdita di file e tempo perso.

Inoltre, le caselle di posta mai vuote possono essere difficili da organizzare. In effetti, quasi due terzi (65%) delle persone afferma che, ad un certo punto, hanno perso un file nella propria casella di posta o su un disco rigido personale.

Ci sono anche problemi di continuità quando le persone sono assenti o escono dalla squadra, con il 63% delle persone che ammette di aver perso un messaggio o informazioni importanti che sono state inserite nella posta in arrivo di un collega mentre quel collega era assente o assente.

E che dire dell'impatto sull'equilibrio tra lavoro e vita privata?

Con un crescente accesso alle e-mail di lavoro fuori dall'ufficio, per molti c'è un senso pervasivo che il lavoro non finisce mai davvero. Per molti, la tentazione – o, peggio, il requisito – di controllare le e-mail fuori orario sta consumando la famiglia e il tempo libero, causando stress e ansia.

RescueTime ha scoperto che oltre un quarto del lavoro viene svolto al di fuori del normale orario di lavoro, di sera e nei fine settimana, il che non può essere salutare e porterà a un esaurimento per i dipendenti.

Trasparenza e visibilità

Con il floccaggio della comunicazione di gruppo, la prima vittima è la collaborazione.

Project.co ha riscontrato che il 52% delle persone afferma di avere difficoltà a capire come i loro compiti individuali contribuiscono agli obiettivi generali della loro azienda.

Naturalmente, una soluzione per dimostrare ai dipendenti le loro questioni di lavoro sono le riunioni. Tenendo riunioni stand-up produttive settimanali o trimestrali, i singoli collaboratori sono in grado di interagire con il team più grande per vedere come il loro lavoro ne trae beneficio e migliora il flusso di lavoro del loro team.

Tuttavia, gli incontri per il bene degli incontri possono essere pericolosi.

In effetti, la ricerca di The Muse ha scoperto che fino al 15% di tutti il tempo dell'azienda viene dedicato alle riunioni, che il 67% dei dirigenti considera fallimenti.

Il nuovo studio Project.co lo conferma, scoprendo che il 61% delle persone lo sente regolarmente perdere tempo nelle riunioni.

Quindi, ora abbiamo visto che sia le e-mail che le riunioni possono ostacolare la comunicazione interna dei tuoi dipendenti. Ma, naturalmente, i tuoi dipendenti non sono gli unici a perdere.

I tuoi clienti si perdono quando la comunicazione è inefficace

Finora abbiamo toccato solo i mal di testa interni associati a una comunicazione inefficace. Ma le persone che perdono davvero in questa situazione sono i tuoi clienti.

Alla domanda sulle loro esperienze come clienti, un 96% quasi unanime delle persone ritiene che le aziende con cui hanno a che fare possano migliorare la comunicazione e la gestione dei progetti.

Inoltre, circa tre quarti ci hanno detto che hanno smesso di trattare con un'azienda perché era troppo disorganizzata e invece hanno acquistato da un concorrente.

Il costo di una comunicazione inefficace è chiaramente pesante.

Ma ci sono ancora buone notizie …

Ok, quindi se stai pensando che questa è stata una lettura piuttosto triste finora, avresti ragione. Ma c'è un rivestimento d'argento dietro quelle nuvole.

La buona notizia è che, laddove la tecnologia viene applicata correttamente, sembra avere il potere di farlo massicciamente migliorare la comunicazione, l'organizzazione, la produttività e la soddisfazione del cliente.

Project.co ha scoperto che, quando le persone utilizzano uno strumento online per gestire i propri progetti, hanno il doppio delle probabilità di valutare i loro livelli di efficienza, comunicazione e organizzazione come "eccellenti".

In ogni punto dati, le persone trovano più facile comunicare in modo efficace, misurare i progressi del progetto e mantenere le informazioni organizzate e accessibili quando utilizzano uno strumento online. In effetti, le persone hanno segnalato la comunicazione più facilmente con uno strumento online tramite e-mail, riunioni ed elenchi di cose da fare cartacee.

Quindi, ci sono buone notizie e cattive notizie.

La buona notizia: molti problemi nel mondo del lavoro in rapida evoluzione di oggi possono essere mitigati e persino risolti utilizzando uno strumento online per la comunicazione e la gestione dei progetti.

Le cattive notizie: i problemi non si risolveranno semplicemente senza un'azione positiva dei leader aziendali. Ci vuole una leadership forte e decisa per identificare la necessità di cambiamento, esplorare per trovare i sistemi, gli strumenti e il software giusti e quindi guidare il cambiamento in tutta l'organizzazione.

È una sfida, ma vale la pena affrontarla.