La popolarità dell'ecommerce B2B è in aumento.
Frost & Sullivan prevedono che l'ecommerce B2B colpirà fino a $ 6,6 trilioni di dollari entro il 2020.
Ma, con questa maggiore opportunità di mercato, aumentano le aspettative dei clienti.
Ora è più probabile che mai supportare gli acquirenti e gli acquirenti B2B cresciuti con Internet e l'era digitale a portata di mano. In effetti, Lead Forensics sostiene che oltre il 73% delle transazioni di vendita B2B coinvolge ora i decision maker millenari.
Per soddisfare questa nuova coorte di acquirenti, è essenziale un processo di gestione degli ordini B2B semplificato.
Trattare con la complessità
Gli ordini online B2B tendono ad essere più complessi rispetto alla vendita online B2C media.
Spesso hanno un costo più elevato dell'acquisizione dei clienti, mentre il ciclo di acquisto medio di solito è molto più lungo e richiede tecnologie più avanzate come punchouts, RFP ed EDI.
Ma utilizzando un sistema di gestione degli ordini online combinato con i flussi di lavoro delle best practice e una solida strategia, la tua azienda può migliorare la sua efficienza operativa e superare le sfide frequentemente associate alla gestione degli ordini B2B.
Gestione ordini B2B
La gestione degli ordini B2B è il processo di tracciamento degli ordini effettuati dai clienti della tua azienda e della gestione dei necessari processi di evasione degli stessi.
Un tipico processo di gestione degli ordini B2B si presenta così:
- Il vostro rappresentante di vendita inserisce l'ordine dal vostro cliente nel vostro sistema di tracciabilità degli ordini – sia esso il software di gestione degli ordini, ERP o fogli di calcolo manuali.
- Una conferma d'ordine viene inviata al cliente.
- I prodotti sono riservati e assegnati agli ordini, manualmente o automaticamente.
- L'ordine viene inviato al magazzino per essere prelevato, imballato e spedito, mentre viene creato un ordine arretrato per gli articoli esauriti.
- Una conferma di spedizione viene inviata al cliente.
- L'ordine viene consegnato e ricevuto dal cliente.
A volte, potrebbe anche essere necessario monitorare e gestire resi, scambi e rimborsi, che sono tutti considerati parte del processo di gestione degli ordini.
Cos'è un sistema di gestione degli ordini?
Un sistema di gestione degli ordini è qualsiasi piattaforma, strumento o tecnologia utilizzata per centralizzare e tracciare gli ordini, nonché i livelli di inventario e le spedizioni.
Anche se discuteremo ulteriormente le tue opzioni in dettaglio, è ampiamente riconosciuto che esistono cinque tipi comuni di sistemi di gestione degli ordini:
- Il tuo back-end di e-commerce.
- Fogli di calcolo.
- Software di gestione ordini autonomo.
- Software ERP (Enterprise Resource Planning).
- Piattaforme operative al dettaglio e B2B.
Sfide della gestione degli ordini B2B online
Come accennato, l'aumento di popolarità per l'e-commerce B2B ha aumentato le aspettative, mentre diversi metodi di acquisto e vendita hanno introdotto complessità.
Di seguito sono elencate le sfide più comuni che le aziende B2B devono affrontare oggi.
1. Le catene di approvvigionamento globali sono complesse e in crescita.
Dai fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL) alle società dropshipping, oltre ai tradizionali metodi di supply chain interni, ora ci sono una miriade di modi in cui soddisfare gli ordini e completare le spedizioni in tutto il mondo.
Quando si lavora con un 3PL, invierete regolarmente spedizioni di inventario al vostro fornitore di servizi logistici, mentre gestiscono tutte le spedizioni di ordini, resi, spedizioni e persino l'elaborazione degli ordini, a seconda del pacchetto di servizi con cui siete d'accordo.
L'adempimento di Dropshipping comporta l'inoltro di ordini e spedizioni come richiesta a un fornitore o produttore. Saranno quindi responsabili dell'invio degli articoli ai tuoi clienti per tuo conto, di solito con il tuo marchio, quindi il cliente non è a conoscenza che hai persino utilizzato una compagnia dropshipping.
Ma un particolare metodo di catena di fornitura vincente che presenta alle aziende B2B una nuova serie di sfide e complessità è l'Electronic Data Interchange (EDI).
EDI offre alle aziende la possibilità di scambiare documenti e transazioni tra partner commerciali in formato elettronico standard.
Ad esempio, i tuoi clienti potrebbero inviare un ordine di acquisto in modo digitale tramite EDI, anziché inviare un documento cartaceo o un fax.
I compratori di grandi aziende che scelgono di fare affari con te – come Target, Walmart e Tesco – si aspettano che i tuoi sistemi siano in grado di parlare con loro, in quanto ciò consente di risparmiare tempo prezioso, denaro e risorse quando si tratta di effettuare e completare gli ordini.
Per fortuna, ci sono molte aziende là fuori che si specializzano nelle integrazioni EDI sia per il tuo negozio di e-commerce che per i sistemi di gestione degli ordini per rendere questo processo meno complesso.
I principali fornitori includono SPS Commerce, B2B Gateway e Arizon Digital Intelligent Solutions.
2. Vendita multicanale e una crescente domanda di acquisti online.
Più ordini online significa più ordini da soddisfare, il che può mettere a dura prova i tuoi processi se la tua azienda non ha velocità ed efficienza.
Questo è anche il caso in cui spesso le imprecisioni di inventario possono insinuarsi, specialmente se i tuoi sistemi e processi non consentono aggiornamenti di inventario su tutti i tuoi canali in tempo reale, indipendentemente da quanto tu acquisti e vendi.
Inoltre, se stai operando come attività di vendita al dettaglio e B2B ibrida, avrai anche bisogno di "evasione ordini a due velocità".
Elaborerai meno ordini (ma più grandi) contemporaneamente a quelli più piccoli ma più frequenti, ma dovrai anche bilanciare tempi di consegna più lunghi per i tuoi clienti B2B con tempi di consegna più brevi per i tuoi clienti B2C.
3. Gli acquirenti hanno standard elevati.
Poiché i tuoi clienti B2B probabilmente inseriscono ordini più grandi e di valore con te, oltre a cercare spesso un fornitore a lungo termine con cui ripetere rapporti commerciali, di solito hanno standard molto più elevati rispetto ai tuoi clienti B2C.
La crescente coorte di acquirenti B2B millenari è alla ricerca di un'esperienza che rispecchi quella di B2C, come la navigazione senza sforzo, il checkout veloce, la spedizione veloce e il servizio clienti stellare.
Mentre gli incontri di vendita one-to-one, gli sconti interessanti, il servizio personalizzato e gli efficienti processi di ordinazione sono anche la chiave per la maggior parte degli acquirenti.
La tua azienda deve essere in grado di competere con queste elevate esigenze. In caso contrario, rischierai chargeback e contratti annullati dai tuoi preziosi clienti B2B.
È qui che sono efficienti i sistemi di gestione degli ordini e le piattaforme di e-commerce con supporto intrinseco per il tuo tipo di business unico.
4. Le esigenze aziendali differiscono dalle esigenze dei consumatori.
Proprio come i tuoi clienti B2B hanno aspettative diverse quando si tratta della tua azienda e dei suoi processi, hanno anche esigenze diverse.
Devi essere in grado di supportare qualsiasi combinazione dei seguenti requisiti:
- Incontri faccia a faccia e ordini in viaggio.
- Sconti alla rinfusa.
- Prezzi su misura.
- Ordini precedenti e pre-ordini.
- Varie opzioni di pagamento e termini di credito come fatture proforma, depositi, pagamenti divisi e pagamenti in conto.
- Opzioni di consegna varie come adempimenti parziali, dropshipping e ordini back-to-back.
- Ordinazione online e gestione degli ordini self-service.
- Comunicazione regolare e aggiornamenti personalizzati.
Cosa può fare la gestione degli ordini B2B per te
Per aiutarti a superare le sfide di cui sopra, efficaci sistemi di gestione degli ordini B2B possono intervenire per toglierti gran parte del lavoro manuale delle mani, lasciandoti libero di lavorare sulle eccezioni e sulla tua strategia di front of house.
1. Gestire gli ordini su tutte le piattaforme di vendita.
Le soluzioni di gestione ordini B2B più efficaci consentono di adottare strategie multicanale o omnicanale all'interno dell'azienda.
Ciò significa che puoi accettare gli ordini ovunque i tuoi clienti navigano e acquistino mentre li elaborano in linea con i tuoi flussi di lavoro e le tue pratiche uniche.
Ciò consentirà di risparmiare tempo sia per te che per i tuoi clienti riducendo il tradizionale back-and-end che di solito accade tra te, come la gestione dell'inventario, la creazione e l'aggiornamento degli ordini e l'elaborazione dei pagamenti.
Quindi, se i tuoi clienti B2B inviano ordini online, telefonicamente, tramite EDI o di persona, sarai in grado di ottenere facilmente una panoramica di tutti loro.
Inoltre, se sei un'azienda ibrida B2B e B2C, i tuoi sistemi dovrebbero anche acquisire le vendite da altre piattaforme utilizzate dai tuoi clienti al dettaglio, come Amazon, eBay e mattoni e malta.
2. Vai senza carta.
I sistemi di gestione degli ordini odierni sono spesso basati sul cloud.
In effetti, Forbes afferma che fino al 60-70% di tutto il software, i servizi e la spesa tecnologica saranno basati sul cloud entro il 2020.
Il motivo principale per cui i sistemi cloud sono così diffusi è che consentono alle aziende di non utilizzare supporti cartacei.
Questo ti aiuta a migliorare l'efficienza aziendale rendendo i tuoi dati facilmente accessibili da qualsiasi parte del mondo in qualsiasi momento, proteggendo l'ambiente da un uso pesante (e non necessario) della carta.
Con i sistemi basati su cloud, non avrai più bisogno di inviare direct mail, fax e lettere scritte a mano.
Invece, puoi usare l'email e le piattaforme online specialistiche per comunicare con i tuoi clienti e prendere ordini.
Oltre ai vantaggi ambientali associati alla riduzione dell'utilizzo della carta, è possibile liberare anche il budget solitamente speso per la carta, l'inchiostro e il toner, che può essere adattato alle altre esigenze aziendali.
3. Centralizza le informazioni su più canali.
Se i tuoi clienti B2B acquistano online, faccia a faccia, telefonicamente o EDI, tutti i tuoi ordini e inventario saranno tracciati in un'unica piattaforma centrale.
Ciò garantisce che la tua attività sia sostenuta da dati accurati, coerenti e affidabili, indipendentemente da dove e dove i tuoi clienti effettuano gli ordini.
4. Ridurre la complessità della supply chain.
Centralizzando i tuoi ordini e i dati di inventario, sarai in grado di controllare più facilmente il tuo inventario in tutto il mondo.
Da quando arriva un ordine, attraverso la raccolta, l'imballaggio e la spedizione, sarai facilmente in grado di tracciare quegli ordini e commentare lo stato corrente di ciascuno.
Non solo sarai in grado di farlo per tutti i tuoi magazzini e negozi, ma anche per i magazzini appartenenti a fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL), oltre a centri di evasione del mercato come quelli gestiti da Amazon.
5. Traccia gli ordini e fai felici i clienti.
Tracciando i tuoi ordini in modo efficace, sarai in una posizione migliore per soddisfare i tuoi clienti.
Sia che chiedano un aggiornamento sul luogo in cui si trovano i loro ordini, sia che debbano apportare un emendamento a un ordine o una fattura precedente, il personale può aggiornarli in un tempo record, indipendentemente da chi parla con i clienti in tutto il business.
Inoltre, con la tecnologia per condividere il lavoro del grunt quando si tratta di gestione degli ordini, evasione degli ordini e aggiornamenti di inventario, si riduce il rischio di errori e errori costosi mentre si accelerano le operazioni e si migliora l'esperienza complessiva del cliente.
6. Soddisfare gli elevati standard degli acquirenti attraverso la personalizzazione.
Non sorprende che i vostri clienti aziendali abbiano standard elevati.
I loro ordini sono spesso più grandi e di gran lunga più preziosi delle loro controparti B2C e, a meno che il tuo prodotto o servizio non sia particolarmente di nicchia, spesso hanno molte opzioni competitive tra cui scegliere.
Un modo per distinguerti dalla concorrenza è l'evoluzione dell'esperienza e del servizio che offri a tutti i tuoi clienti.
Un avanzato sistema di gestione degli ordini può offrire la possibilità di personalizzare le fasi chiave del ciclo order-to-cash per ciascun cliente, come ad esempio evasione degli ordini, spedizione, fatturazione, metodi di pagamento e canali di vendita.
7. Prendi gli ordini di persona.
Come stabilito in precedenza, i tuoi clienti B2B avranno spesso requisiti diversi rispetto ai tuoi clienti B2C.
Uno dei quali include la necessità di effettuare ordini durante le riunioni faccia a faccia.
Un sistema di gestione degli ordini basato su cloud, in particolare uno con funzionalità di modalità offline, ti consentirà di prendere gli ordini sulla strada senza perdere un colpo.
8. Ottieni gli ordini più velocemente.
La gestione manuale del processo di ordine di vendita B2B è lunga e frustrante sia per i dipendenti che per i clienti.
Adottando un sofisticato sistema di gestione degli ordini, sarete in grado di automatizzare diversi processi dispendiosi in termini di tempo, tra cui l'assegnazione degli ordini, l'evasione degli ordini, il routing di magazzino, gli aggiornamenti di spedizione, gli aggiornamenti di inventario e altro ancora.
Ciò ti consentirà di portare gli ordini fuori dalla porta e nelle mani dei tuoi clienti in modo più rapido e molto più economico.
Firma il tuo business B2B ha bisogno di un sistema di gestione degli ordini online
Se la tua azienda sta iniziando a mostrare crepe nella tua capacità di servire con successo le tue vendite B2B, probabilmente stai riscontrando uno o più dei seguenti sintomi.
1. I canali di vendita sono difficili da mantenere.
L'elaborazione degli ordini su un solo canale è abbastanza complessa. Ma gestire gli ordini su più canali – sia che si tratti di e-commerce, mercati online, telefono, EDI o di persona – aggiunge un nuovo livello di complessità.
Con più punti di contatto, ci sono più opportunità per ritardi, errori umani e colli di bottiglia – e rischi di perdere il controllo della tua attività.
Avrai bisogno di avere una visione centralizzata degli ordini, aggiornamenti istantanei dell'inventario su tutti i canali, forse anche innescati da più magazzini e la libertà di segnalare su quali canali si comportano meglio di altri.
In genere, le aziende mirano a implementare un sistema di ordinazione online B2B dopo aver elaborato più di 100 ordini al giorno.
2. L'inventario spesso si esaurisce improvvisamente.
Senza un efficace sistema di gestione degli ordini online, sarai naturalmente in ritardo rispetto al volume di ordini che devi elaborare, specialmente quando la tua azienda cresce.
Lo spazio pubblicitario non verrà assegnato e prenotato per gli ordini nel tempo, i livelli di inventario non verranno aggiornati tra i canali di vendita e probabilmente aumenterai l'inventario di cui disponi.
Risolvere problemi di overselling è ancora uno dei motivi principali per cui le aziende considerano il software di gestione ordini B2B, tuttavia è una delle sfide più semplici da superare una volta che questa tecnologia è stata implementata.
3. Dati e informazioni sembrano sparsi e difficili da gestire.
All'inizio, molte aziende si affidano a sistemi separati per aiutare a gestire i loro ordini.
Spesso, questa è una combinazione della loro piattaforma di e-commerce B2B, del software di gestione degli ordini standalone e di un sistema di contabilità o contabilità.
Tuttavia, con questo tipo di stack tecnologico, i dati sono pesantemente disattivati.
Il personale dovrà registrarsi costantemente in diversi sistemi per completare le attività, mentre raramente le informazioni in tempo reale possono essere raggiunte.
Ciò si traduce in inefficienze all'interno del business, così come finanze scadute e rapporti di vendita.
4. Gli acquirenti trovano difficile il tuo sistema.
Le aspettative dei clienti sono in aumento, il che significa – a livello di base – i clienti B2B desiderano ottenere facilmente informazioni sullo stato degli ordini, rispondere rapidamente alle loro domande e alle loro preoccupazioni e avere fiducia che i prodotti ordinati siano disponibili e verranno consegnati a loro in modo tempestivo.
Ma se i tuoi clienti trovano difficile, ingombrante e dispendioso in termini di tempo per ottenere queste informazioni, dovrai affrontare il rischio che diventino sempre più insoddisfatti e più disposti a fare affari altrove la prossima volta.
Invece, rendendo semplice ed efficiente il fulcro di tutto ciò che fai, migliorerai la fedeltà e il lifetime value del cliente, vincerai il business ripetuto e guadagnerai la trazione anche con i nuovi clienti.
Le migliori soluzioni di gestione degli ordini online per le vendite B2B
Come business B2B di avvio, probabilmente sceglierai di gestire le tue vendite tramite fogli di calcolo e il back-end della tua piattaforma di e-commerce.
Ma una volta elaborati oltre 100 ordini al giorno, ti servirà un approccio più automatizzato.
È qui che possono essere d'aiuto le seguenti migliori soluzioni di gestione degli ordini online per le vendite B2B.
1. Software di gestione ordini standalone (OMS).
Una combinazione di software di gestione ordini standalone (OMS), una piattaforma di e-commerce e un software di contabilità separato è spesso il primo passo delle aziende B2B per migliorare l'efficienza operativa.
OMS consente di centralizzare i dati degli ordini, spesso attraverso i canali, mentre i sistemi di gestione degli ordini più avanzati includono anche la gestione dell'inventario e le funzionalità di reporting.
Tuttavia, questo tipo di installazione non è sufficiente quando si tenta di integrarsi efficacemente con altre tecnologie di cui si potrebbe aver bisogno, ad esempio software di spedizione e di evasione degli ordini e sistemi di contabilità.
Confrontare e correlare i dati tra i diversi reparti richiede più tempo e richiede una doppia immissione dei dati; per non parlare dell'accesso ai dati in tempo reale è quasi impossibile.
2. Software ERP (Enterprise Resource Planning).
Il software ERP (Enterprise Resource Planning) è il prossimo approccio più comune per le aziende da intraprendere una volta che si verificano le inefficienze operative frequentemente associate a dati e sistemi archiviati.
I sistemi ERP abbracciano un'ampia gamma di funzionalità, dalla gestione degli ordini e degli inventari, fino alla gestione finanziaria, agli acquisti, al CRM, al magazzino e alla logistica, fino persino alle risorse umane e ai salari.
Tuttavia, nonostante vantino una vasta gamma di funzionalità, il software ERP spesso non è adattato a specifici settori e tipi di business, il che significa che potresti dover pagare per funzionalità che non utilizzerai o non avrai mai bisogno, senza perdere competenze e buone pratiche del settore.
Inoltre, sono spesso sistemi complessi per navigare e apprendere, richiedendo molto più tempo per l'implementazione rispetto ad altre tecnologie B2B.
3. Piattaforme operative al dettaglio e B2B.
La tua terza opzione – e quella che prende il meglio di entrambe le opzioni precedenti – è una piattaforma specializzata di operazioni al dettaglio e B2B come Brightpearl.
Una piattaforma di operazioni al dettaglio e B2B ha tutte le funzionalità principali di cui avrai bisogno, tra cui gestione finanziaria, gestione degli ordini di magazzino e di vendita, gestione degli acquisti e dei fornitori, CRM, evasione degli ordini, gestione del magazzino e logistica. Si noti che alcune funzioni associate al software ERP tradizionale come risorse umane e buste paga non sono incluse.
Poiché questi sistemi sono personalizzati in base alle complessità uniche che rappresentano le attività di vendita al dettaglio, all'ingrosso e B2B, puoi essere certo che i tuoi flussi di lavoro governati dal sistema rispetteranno le migliori pratiche e ti forniranno l'esperienza di acquisto senza soluzione di continuità dei tuoi clienti.
Inoltre, poiché sono personalizzati per il tuo tipo di business e hanno meno funzionalità rispetto ai sistemi ERP tradizionali, la maggior parte degli utenti si lancia con il nuovo sistema in soli 90 giorni in media; un terzo del tempo rispetto alla maggior parte dei sistemi ERP.
Conclusione
B2B presenta enormi opportunità di mercato per il tuo business. Tuttavia, sostenere questo tipo di clienti e i loro standard sempre più elevati ha le sue sfide.
Adottando processi chiari e la tecnologia giusta per supportare non solo le transazioni B2B ma tutti i processi dopo il pulsante di acquisto, è più probabile che si riducano i costi mentre si aumentano le entrate.
Se il B2B è (o lo sarà) una parte importante di ciò che fa la tua attività, allora i tuoi prossimi passi sono identificare quale soluzione di gestione degli ordini B2B funzionerà al meglio per te e la tua azienda.
Per le aziende più piccole che elaborano meno di 100 ordini al giorno, è probabile che il software di gestione degli ordini standalone soddisfi le tue esigenze.
Tuttavia, è necessario anche un elemento di verifica futura se si intende sfruttare appieno la crescita dell'ecommerce B2B.
È qui che le piattaforme di vendita al dettaglio specializzate e B2B ti consentono di competere promuovendo efficienza, processi centralizzati e approfondimenti in tempo reale in tutta la tua attività.
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