Se lavori con una squadra o per clienti, probabilmente vorrai avere una comunicazione migliore.
Anche con i team migliori e più produttivi e le relazioni con i clienti, le cose scivolano sempre attraverso le fessure.
Riunioni che avrebbero dovuto essere e-mail, messaggi istantanei avanti e indietro, attività a lungo scadute che venivano ignorate e intenzioni incomprese.
In un mondo ideale, avremmo tutti le informazioni giuste esattamente al momento giusto.
Ma anche con il nostro arsenale di strumenti, tra cui e-mail, IM, piattaforme di gestione dei progetti e altro, non sembriamo mai in grado di raggiungere quel nirvana di informazioni.
Sono stato in diverse squadre che hanno difficoltà con la comunicazione – alcune remote, alcune di persona, alcune intrinsecamente disfunzionali e altre incredibili – e mi sono reso conto che la radice dei problemi di comunicazione non riguardava affatto strumenti o processi.
Era sulla mentalità.
Non puoi semplicemente uccidere tutte le erbacce
Alla fine di marzo, mio marito ed io abbiamo comprato la nostra prima casa, e una delle cose che preferisco è il bellissimo cortile pieno di bulbi e cespugli in fiore.
Dopo che ci siamo trasferiti, però, ho guardato più da vicino i nostri letti di iris, rododendri e rose e ho trovato … erbacce.
Il mio impulso era di tirarli su tutti.
In un sabato pomeriggio, ho riempito mezzo cestino di compost con dandelions, cipolle selvatiche, groundel e crescione di topo … solo per alzare gli occhi e rendermi conto che non ero nemmeno a metà strada.
Ci doveva essere un modo migliore.
Come un buon padrone di casa, mi sono rivolto a Google per i consigli sulla cura del prato e ho appreso che il problema non erano proprio le erbacce: era il cortile stesso.
Il nostro paesaggio era troppo esteso, per uno, e tutti i letti dovevano essere re-mulched. Ma la cosa peggiore era che l'erba aveva drenato le sostanze nutritive dal terreno.
Anche se avessi tirato su tutte le erbacce quel pomeriggio, sarebbero tornati in una settimana.
Invece, per mantenere il mio cortile bello senza sessioni di estrazione della maratona, avevo bisogno di indirizzare i problemi di fondo e coltivare meglio l'ambiente giusto per il cantiere che volevo.
In questo modo, la comunicazione sul posto di lavoro è un po 'come un giardino. La comunicazione è un'entità in crescita e mutevole, quasi organica a sé stante, e se non è adeguatamente strutturata e curata, può sfuggire al controllo.
Per non parlare, alcuni tipi di comunicazione sono utili e buoni, come una conversazione svolta con un cliente (o le mie splendide iridi). Altri, come le e-mail continue avanti e indietro, sono più come fastidiose infestanti.
Quando ci proponiamo di semplificare la comunicazione sul posto di lavoro, tendiamo ad iniziare con un atteggiamento "tira su tutte le erbacce".
È come la crociata anti-meeting, o "inbox zero". Questi movimenti "tutto o niente" ignorano che, a volte, è necessario un buon incontro lungo per lavorare attraverso un progetto, e l'e-mail non deve essere sempre spietatamente efficiente .
Migliorare la comunicazione al lavoro non significa eliminarla. Si tratta di imparare la differenza tra denti di leone e narcisi e coltivare un ambiente in cui prosperano i tuoi narcisi.
In che modo i nostri strumenti cambiano il modo in cui pensiamo alla comunicazione
Vivendo in un momento in cui possiamo facilmente e istantaneamente interagire con i membri del team dall'altra parte del mondo, è facile dimenticare quanto fosse difficile la comunicazione.
Alcuni decenni fa, gli uffici funzionavano su carta e fax, memo e posta, e persino su complessi sistemi di tubi pneumatici.
Abbiamo impiegato le persone per archiviare e digitare, e se avevi bisogno di ottenere rapidamente un contratto importante per un cliente in tutta la città, hai pagato un corriere per portarlo.
Rispetto a Internet, quelle logistiche di una volta di routine si sentono complicate – ed estenuanti.
Ma non importa quanto sia veloce o economico spostare le informazioni da un luogo a un altro, l'atto di una buona comunicazione è stato, e sarà sempre, funzionante.
In generale, non sono io a incolpare ciecamente internet per i mali della società. Ma, mi sembra che, poiché la comunicazione è diventata così facile e senza restrizioni, forse siamo diventati un po 'pigri.
Se hai solo 50 caratteri per trasmettere un messaggio importante in un telegramma, li usi bene. Se devi scrivere un memo, fare 30 copie e distribuirlo a mano alla tua squadra, assicurati che la nota abbia le giuste informazioni.
Non sto dicendo che tutti quelli che hanno scritto un memo o un telegramma lo hanno fatto con cura e perfettamente. Ma quando abbiamo così tante opzioni per strumenti e piattaforme che ci aiutano a comunicare, è facile incolparli per le nostre cattive abitudini di comunicazione.
Quando veramente, il problema è:
Non stiamo facendo il lavoro di riflessione attraverso l'informazione e perché la condividiamo, mettendoci nei panni della persona che ne ha bisogno.
Gli strumenti, le piattaforme e i processi che usiamo per comunicare sono solo la struttura. Nella nostra analogia con il giardino, sarebbero il paesaggio, il piano per il quale piante crescerai dove.
Il paesaggio intelligente è indubbiamente parte di una strategia di prevenzione delle erbacce, ma l'architettura del paesaggio da sola non può risolvere le cattive condizioni.
Le felci piantate nel troppo sole appassiranno, le rose prive di drenaggio marciranno, l'erba senza sostanze nutritive morirà e i denti di leone prenderanno il sopravvento.
Allo stesso modo, se la tua squadra non fornisce ai tuoi strumenti e processi di gestione del progetto la cura, l'attenzione e l'energia di cui hanno bisogno, la comunicazione noiosa e proliferante prolifererà al suo posto.
Impara a coltivare una buona comunicazione
Se la tua squadra lotta con la comunicazione e la gestione del progetto, forse è ora di riconsiderare la tua mentalità.
Chiedilo a te stesso:
Stiamo creando il giusto tipo di condizioni per una buona comunicazione?
La soluzione sarà diversa per ogni squadra, ma è importante ricordare che la comunicazione produttiva e utile non sempre avviene in modo naturale.
Se vuoi ridurre la comunicazione a perdita di tempo e tirare fuori il meglio della tua squadra, devi prima creare l'ambiente giusto per far prosperare una buona comunicazione.
