Organizzazioni e marchi prosperano su forti repository di risorse di marketing digitale. Trovare quello che stai cercando, tuttavia, può essere una sfida. Scopri come migliorare i tuoi metadati e l'efficienza del tuo team.
I metadati sono in circolazione da quando Callimaco ha inventato i Pinakes alla Biblioteca di Alessandria. Ma ora, non stiamo più catalogando le pergamene. Nelle odierne aziende digitali, i volumi di file possono facilmente eclissare le decine di migliaia di oggetti contenuti in quell'antico repository. Senza una soluzione più sofisticata per la descrizione e la registrazione delle aziende, potremmo anche utilizzare papiri e pennelli.
I metadati sono essenziali per consentire alle persone di trovare rapidamente e facilmente i file che stanno cercando. Se applicati in modo efficiente, i metadati migliorano quasi ogni flusso di lavoro creativo e di marketing, oltre a aumentare il valore delle risorse digitali. Indipendentemente dalla quantità di denaro investita in un documento, video, foto, logo, traccia musicale, presentazione o brochure, i soldi vengono sprecati se non è possibile trovare il materiale.
I sistemi di metadati dipendono da un framework o schema per l'immissione di dati descrittivi. Tale framework può variare a seconda del tipo di contenuto archiviato; ad esempio, le foto potrebbero avere campi come il nome, la data, la didascalia e le parole chiave del fotografo.
I campi in genere rientrano in due categorie:
- Testo libero: che consente agli utenti di inserire informazioni come ID prodotto, numeri di lavoro,
- Titoli di attività ed elenchi di vocaboli controllati (CVL) – che richiedono agli utenti di selezionare da un elenco di opzioni preimpostate.
I CVL migliorano la coerenza, eliminano gli errori di ortografia e unificano le informazioni e possono assumere la forma di campi di completamento automatico, caselle di controllo, elenchi a discesa e selezione multipla palati, se gestiti correttamente.
Le politiche e i processi sono fondamentali per creare quadri di metadati. Un approccio strategico alla creazione e alla cura dei metadati assicura che il contenuto taggato sia organizzato, reperibile e condivisibile durante il suo ciclo di vita.
Tali politiche e processi devono anche basarsi sulle capacità tecniche della tua organizzazione e sulle esigenze dei tuoi utenti.
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Migliorare la gestione dei metadati
Le piattaforme di gestione patrimoniale digitale (DAM) sono costruite per facilitare la creazione, la catalogazione, la distribuzione e il monitoraggio di una vasta gamma di contenuti, dalla fotografia al video e tutto il resto. Possono anche essere incredibilmente utili per ottimizzare il tuo sistema di metadati.
Ecco alcuni suggerimenti che garantiranno che tutti i tuoi metadati siano pertinenti, istintivi e precisi:
Adotta l'approccio Goldilocks a tequadro quadro.
Che tu stia iniziando da zero o correggendo e migliorando un sistema di metadati esistente, è fondamentale che la tua tassonomia e i processi abbiano senso per i tuoi utenti. Vuoi assicurarti di avere il giusto numero di campi senza essere schiacciante. Troppo controllo sul processo di input può arrestare il potenziale del tuo sistema, mentre troppo poco può invitare il caos.
Dovresti anche rendere il tuo schema altamente intuitivo. Se trovi campi vuoti nei metadati, ad esempio, potrebbe essere perché le scelte non erano autoesplicative per l'utente. Un suggerimento è di lasciare "nessuno" o "null" come opzione in modo da poter distinguere tra una risposta trascurata e un utente confuso.
I giusti tipi di CVL garantiscono precisione e coerenza. Scopri come gli utenti stanno già cercando o pensando alle risorse digitali della tua organizzazione, quindi incorpora quella logica nel tuo sistema di immissione dei metadati.
Conduci sessioni di brainstorming per migliorare i tuoi metadati.
Un altro ottimo modo per definire o migliorare i metadati è fare brainstorming con gruppi di utenti. Tutto ciò che serve sono alcuni Post-it® note, stampe delle tue risorse e un grande piatto di biscotti. Le stampe delle risorse daranno ai tuoi volontari qualcosa a cui reagire e il Post-it® le note sono per l'esercizio di metadati interattivi. I cookie servono ad attirare i tuoi volontari (10-15 persone sono l'ideale) per partecipare!
Per iniziare la sessione, seleziona 20-40 risorse che rappresentano partecipazioni comuni nella tua biblioteca. Montare tali risorse sul muro in gruppi, quindi porre queste domande ai volontari dell'utente:
- Cosa evidenzia ogni risorsa?
- Come useresti ogni risorsa; vale a dire, per cosa usi ciascuna risorsa?
- Qual è la cosa più importante per te in ogni risorsa?
- In uno stato ideale, quale termine cercherai per trovare ciascuna di queste risorse?
Chiedi ai partecipanti di scrivere risposte di una sola parola sul Post-it® note e apporre quelle note a ciascun gruppo di attività. Dopo 45-60 minuti, rivedi quelle risposte come gruppo e chiarisci eventuali risposte non chiare. (È importante notare che solo perché viene proposto un termine, non dovrebbe necessariamente fare il taglio. Potrebbe essere rilevante solo per una o due persone.)
Alla fine delle sessioni di brainstorming, avrai un grande input per la tua tassonomia dei metadati e per la tua strategia CVL. Tieni presente quando organizzi le sessioni che dovresti pensare a livello globale, rendendo la tua base di volontari il più diversificata possibile sia dal punto di vista geografico che da quello della descrizione del lavoro, quindi le tue conclusioni sono rilevanti per la più ampia gamma di utenti.
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Utilizza le funzionalità di Digital Asset Management.
Se disponi di metadati esistenti ma non è organizzato in CVL utilizzabili, il tuo DAM dovrebbe avere la possibilità di automatizzare la sua creazione. Segui questi passi:
- Esporta le tue risorse dalla tua DAM usando una funzione di ricerca di tutte le risorse.
- Controlla la tua esportazione per i modelli nei tuoi metadati. Cercherai cose che puoi controllare come la creazione del colore, errori di ortografia, spazi vuoti, scelte di parole e incoerenze.
- Se il DAM supporta questa funzionalità, creare un campo di metadati CVL, selezionando un tipo di campo che meglio soddisfa i tuoi utenti e le tue esigenze.
- Copia i nomi dei file dalla tua esportazione e incollali nella tua DAM.
- Modifica in batch le tue risorse con i valori precedenti e modificarli con i nuovi valori CVL.
- Rimuovi il precedente campo dei metadati, assicurandoti che non venga utilizzato altrove, ad esempio in una ricerca Spotlight o in un'integrazione API.
- Rinomina il nome visualizzato del nuovo campo dei metadati CVL.
Automatizza il tuo processo di mappatura.
Se i metadati risiedono in più sistemi martech, il DAM può automatizzare il processo di unificazione, eliminando un'enorme quantità di lavoro manuale. La mappatura – il processo di associazione di valori o campi coerenti da un sistema a un altro – può essere eseguita sia come importazione singola, sia su base continua come desiderato.
Molte piattaforme DAM hanno funzioni che avvieranno automaticamente il processo di mappatura tra i sistemi martech più diffusi. Se lavori con i fotografi che utilizzano Adobe Bridge, Lightroom o Photoshop, il tuo DAM sarà probabilmente in grado di importare tag di metadati con pochi clic del mouse. Questo è un grande risparmio di tempo. Con altri sistemi meno popolari, i tuoi team possono utilizzare l'importazione dell'API della piattaforma DAM per scrivere le proprie integrazioni, con un piccolo aiuto da parte del reparto IT.
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Assegna o crea flussi di lavoro di metadati adeguati.
Ogni organizzazione dovrebbe avere delle politiche per definire chi è responsabile della creazione dei metadati e quando. È comune che le risorse vengano taggate quando vengono caricate nel DAM o in altri repository. Questo passaggio può essere gestito dal singolo che carica i file, dall'amministratore di sistema o da un altro membro del team.
Mentre un amministratore DAM a tempo pieno può garantire che i campi dei metadati siano correttamente compilati, a volte hanno bisogno di aiuto con il carico di lavoro o le risorse richiedono conoscenze specializzate. Le organizzazioni possono distribuire le responsabilità tra più gruppi di persone, ad esempio creatori, designer e supervisori. I flussi di lavoro possono essere impostati per aiutare a informare le persone di nuovi beni che richiedono la loro attenzione.
I caricamenti in batch e le funzionalità di modifica in un DAM possono anche essere utilizzati per popolare i campi in numerosi asset contemporaneamente. Durante la mappatura dei metadati, i dati dei file incorporati vengono automaticamente inseriti nei campi man mano che i file vengono importati, rendendo il processo di popolamento manuale dei campi molto meno laborioso.
È richiesta una revisione frequente
È importante ricordare che i sistemi di metadati, i framework e le tassonomie si evolvono nel tempo. Proprio come cambiano le risorse, le priorità e i comportamenti di ricerca, così cambieranno anche i termini dei metadati e le strategie di governance. Le revisioni mensili delle preoccupazioni relative ai metadati non sono troppo frequenti.
Il fornitore DAM può essere la risorsa di riferimento per consigli, feedback e best practice per la gestione dei metadati. Sfortunatamente, Callimachus non aveva esperti esterni per aiutarlo a creare il primo sistema di metadati al mondo. Stando al passo con le ultime tecniche e aggiornando le tue strategie di metadati quando necessario, tuttavia, il valore dei tuoi archivi sarà liberato – e questo è un obiettivo estremamente degno, indipendentemente dal millennio in cui vivi.
