Sei suggerimenti (e strumenti) per creare un team di marketing remoto di livello mondiale

I team remoti richiedono un certo approccio per essere efficaci, ma se lo fai bene, puoi creare un efficace team di marketing remoto

Oggi le aziende si rivolgono a team remoti più che mai per alimentare le proprie attività per una miriade di ragioni, poiché il lavoro remoto continua a crescere come alternativa fattibile all'occupazione tradizionale.

Ci sono molte ragioni per cui molti tipi di organizzazioni, dalle piccole startup ai grandi team di marketing, scelgono di andare con i lavoratori remoti, tra cui:

• La disoccupazione è ai minimi storici e le aziende devono creare una rete più ampia per trovare i migliori talenti.
• La ricerca ha scoperto che il lavoro dei dipendenti domestici è più felice e più produttivo.
• Le aziende possono ridurre le spese generali senza spazi per uffici.
• La tecnologia moderna rende la collaborazione e la comunicazione virtuali una realtà.

I team di marketing, in particolare, sono adatti alla gestione fuori sede, poiché i professionisti del marketing sono comunicatori naturali e la maggior parte del loro lavoro si svolge attualmente nel regno digitale. Tuttavia, se sei abituato a lavorare in loco, potresti avvicinarti alla creazione di un team distribuito con una certa trepidazione.

I team remoti richiedono un certo approccio per essere efficaci. Se imposti le aspettative in anticipo, mantieni l'organizzazione, mantieni la comunicazione e usi gli strumenti giusti, il tuo team di marketing ha tutto ciò di cui ha bisogno per avere successo.

Con questo in mente, avere gli strumenti giusti in primo luogo fa la differenza. Ecco una panoramica dei sei strumenti e suggerimenti più importanti per iniziare:

1. Assumi le persone giuste

Innanzitutto, dovrai assumere un team che si trovi a proprio agio a lavorare da remoto e impegnato a mettersi al lavoro. Il tuo team deve essere organizzato, motivato, autonomo e creativo. È molto da chiedere, ma i candidati giusti sono là fuori.

Trovare le persone giuste può richiedere qualche sforzo, ma la buona notizia è che non mancano i talenti qualificati che cercano un lavoro a distanza, sia che si tratti di un libero professionista o di uno stipendio. Intervista ai candidati via Skype o Zoom.us per simulare un'intervista faccia a faccia. Ti sentirai più a tuo agio con i tuoi assunti se sei in grado di connetterti a livello visivo, piuttosto che confermare i carichi di lavoro tramite e-mail.

2. Documenta tutto

Poiché la tua squadra non è riunita tutti nello stesso posto ogni giorno, è doppiamente importante che politiche, procedure e processi siano chiaramente documentati.

Durante le riunioni settimanali documenta le realizzazioni del tuo team e dei dipendenti remoti. Offri un riconoscimento speciale ai tuoi migliori artisti e spiega in che modo il loro lavoro ha contribuito alla missione del tuo team. Crea metriche che possano aiutarti a misurare i risultati delle tue attività di marketing, in modo da disporre delle informazioni necessarie per gestire il tuo team e queste saranno documentate per l'uso in un secondo momento.

È essenziale un manuale che delinea le aspettative e l'etichetta per i lavoratori remoti. Chiedi a ciascun dipendente di documentare i propri processi quotidiani in modo che qualsiasi altro membro del team o futuro dipendente possa intervenire senza problemi se necessario. Strumenti come Trainual creano documenti di processo video che consentono ai nuovi dipendenti di aggiornarsi rapidamente sui processi aziendali.

3. Attenersi a una guida di stile

È fondamentale ricordare che la comunicazione è tutto quando si tratta di team remoti.

La creazione di una guida di stile è un ottimo modo per assicurarsi che il tuo team sia coerente nella sua comunicazione esterna, sia che si tratti di post di blog, white paper, post di social media o altri documenti. Una tipica guida di stile includerà regole per scrivere maiuscole, punteggiatura e uso delle parole.

Una guida di stile elimina le congetture della maggior parte dei giorni di scrittura e dà al tuo team una voce in cui scrivere come un'unità forte.

La creazione di una guida di stile che esemplifichi i punti di forza del tuo team può anche essere utile per condividere con i clienti per acquisire fiducia e prevenire qualsiasi timore di utilizzare vari membri del team remoto. Una guida di stile rivolta al cliente mostrerà come il tuo team comunicherà il marchio in modo coerente. Il cliente può firmare con fiducia la guida di stile e avere la certezza che chiunque raccoglierà il progetto fornirà un prodotto eccezionale e on-brand.

Crea da zero la tua guida di stile o adatta una guida di stile esistente come AP Stylebook.

4. Stai al sicuro

Un potenziale rischio di gestione di un team remoto è la sicurezza delle informazioni.

Puoi mitigare questa minaccia facendo in modo che il tuo team remoto utilizzi una VPN di accesso remoto per creare una connessione sicura quando e ovunque usano Internet. ProPrivacy.com mantiene un'ottima directory di VPN in modo da poter scegliere la migliore per le esigenze del tuo team.

Dovresti anche fare attenzione a condividere le password tra i vari servizi basati sul Web utilizzati dal tuo team. LastPass e 1 Password sono entrambi servizi affidabili che rendono la gestione delle password più semplice e sicura.

Se i tuoi liberi professionisti utilizzano i computer aziendali per il loro lavoro, è fondamentale utilizzare l'etichetta corretta durante la gestione dei dispositivi in ​​modo che i dispositivi siano protetti da qualsiasi dato compromesso.

I suggerimenti per i dipendenti che utilizzano i computer di lavoro a casa includono:

• Non salvare mai documenti personali sul computer di lavoro. Non solo potresti accidentalmente compromettere la sicurezza con un file difettoso, ma alla fine della giornata, il contenuto scaricato sul tuo computer aziendale appartiene alla società se rimane lì dopo che te ne sei andato.
• Non sfogliare siti che non mostreresti al tuo capo. Non lo faresti in uno spazio ufficio e non dovresti farlo su un computer da lavoro a casa tua. Inoltre, i siti Web sospetti potrebbero contenere virus e malware che potrebbero danneggiare gravemente il dispositivo.
• Combatti l'impulso di fare acquisti online, poiché i cookie e i popup pubblicitari potrebbero rallentare il tuo dispositivo di lavoro dai siti Web di shopping.
• Usa la tua e-mail personale, in quanto virus o e-mail di phishing potrebbero potenzialmente finire nel dispositivo di lavoro tramite la tua e-mail personale.

Il mantenimento di accessi sicuri e di regole adeguate del Web manterrà i lavoratori remoti concentrati e il sistema di rete al sicuro da attacchi esterni.

5. Sfruttare gli strumenti di comunicazione

Avere gli strumenti online giusti per il tuo team sono componenti chiave di qualsiasi team di marketing di livello mondiale. Sfortunatamente, non esiste una taglia unica per tutte le soluzioni.

Il tuo team farà sicuramente affidamento su una varietà di servizi per la comunicazione, la gestione dei contenuti, la ricerca SEO e altre funzioni.

Ecco alcuni dei servizi più ampiamente condivisi su cui i team di contenuti remoti contano ogni giorno:

• Slack è una potente applicazione di comunicazione di gruppo che è essenzialmente una chat room di gruppo e una piattaforma di messaggistica privata che consente la collaborazione.
• Confluence è una piattaforma per la creazione collaborativa di documenti interconnessi ed è ideale per documentare processi e creare guide di stile.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule e persino Google Calendar sono fantastici per la creazione di calendari editoriali condivisi per la gestione della pubblicazione dei contenuti.
• Airtable, Basecamp e Asana sono strumenti di gestione del prodotto utili per assegnare e seguire le attività tra team remoti.
• Zoom è una solida piattaforma di videoconferenza che funziona per tutto, dalle riunioni di grandi gruppi alle riunioni one-to-one.

6. Vieni a conoscerci

Un ultimo consiglio per la gestione di team remoti: non essere estranei.

È fin troppo facile per i lavoratori remoti allontanarsi da soli in isolamento.

Durante la giornata di lavoro, l'utilizzo di strumenti come videoconferenza, chat e altre tecnologie per organizzare sessioni di brainstorming e riunioni one-to-one, oltre a creare legami tra i membri del team, può aiutare a costruire relazioni con il team di marketing remoto.

Riunire il tuo team alla fine della settimana può dare a tutti la possibilità di sapere come hanno contribuito al quadro generale durante la settimana di lavoro, nonché in che modo vari problemi incidono sul loro lavoro. Tali routine possono offrire ai leader del team l'opportunità di rivedere le prestazioni e rafforzare le strategie per il futuro prima che le piccole sfide possano diventare grandi problemi.

Incoraggia le comunicazioni non legate al lavoro affinché il tuo team possa conoscersi a livello personale. Meglio ancora, se possibile, organizzare incontri del mondo reale o un ritiro annuale per far aderire i membri del team.

Con il team, le strategie e gli strumenti giusti a posto, scoprirai che avere un team di marketing distribuito è efficace quanto averne uno interno, se non di più!