Una guida passo passo per lasciare andare un dipendente

Terminare è portare a termine. E se hai mai dovuto capire come risolvere un dipendente, sai che le cose non diventano molto più difficili o più tristi. Molti manager temono questa parte del lavoro più di ogni altra.

E francamente, tu dovrebbero sentire un po 'di terrore quando si separano modi con un dipendente – è ciò che ti rende umano. Fortunatamente, ci sono alcuni passaggi che puoi fare per assicurarti che la conversazione vada liscia.

A causa dei sensi di colpa, dell'incertezza sulla decisione, delle preoccupazioni legali e delle scuse del membro del team, molti manager non lasciano andare i poveri esecutori quando dovrebbero (o del tutto). E quando agiscono, quasi ogni conversazione terminata è stressante.

Tuttavia, mantenere i deboli esecutori nel team è un disservizio per gli altri membri del team, i clienti, l'organizzazione e persino per il dipendente in questione. Gli standard inferiori sono contagiosi e possono abbassare il livello di aspirazione degli altri membri del team, e gli attori poveri spesso incitano al risentimento. Agire mette in guardia gli altri soggetti a basso rendimento, aiuta i manager a raggiungere gli obiettivi e garantisce ai clienti il ​​valore e l'assistenza di cui hanno bisogno.

Più volte mi è stato detto da colleghi e dirigenti che hanno perso il lavoro che la parte peggiore non è stata la terminazione stessa, ma Come il messaggio è stato consegnato. Per citare un collega, "il messaggio è caduto come una bomba".

Quando è il momento di lasciare che un membro del team vada, il processo che usi – mentre non cambia il risultato – altera in modo significativo l'esperienza e riduce le possibilità di contenzioso. Sapere come terminare correttamente un dipendente rende i manager più fiduciosi e compassionevoli, ei membri del team accettano maggiormente l'uscita della persona.

1. Informare il team delle risorse umane.

Dopo aver preso la decisione di lasciar andare qualcuno, rivedere prima il manuale del dipendente. Assicurati che i tuoi motivi di risoluzione siano in linea con la politica aziendale e che tu sia pronto a informare in anticipo le persone giuste.

Di solito, sono le prime persone a notificare un licenziamento risorse umane (HR) e legale. Entrambi i team spiegheranno come licenziare il dipendente e informeranno l'IT e la sicurezza in modo che possano disconnettere l'attrezzatura da ufficio del dipendente dopo che se ne sono andati. Collaborare con le risorse umane per calcolare il risarcimento e / o la liquidazione finale e raccogliere tutta la documentazione e i documenti necessari per la partenza del dipendente (passeremo i documenti al punto 7).

Non avere la conversazione di terminazione da solo. Idealmente includere un collega dell'AR o uno dei tuoi pari come testimone durante la risoluzione.

2. Organizzare un incontro con il dipendente.

Una volta che l'HR è stata informata del licenziamento previsto, istituire un incontro con il dipendente. Avere subito l'incontro è l'ideale, ma se il loro programma semplicemente non lo consente, dovrebbe essere abbastanza subito dopo l'invito alla riunione. Se ti viene chiesto di cosa tratta l'incontro, usa la tua discrezione, ma di 'che preferisci approfondire i dettagli durante la riunione.

Oppure, se la discussione sarà per telefono, concentrare lo scambio su quando ci sarà tempo sufficiente per parlare (parleremo di come licenziare qualcuno al telefono dopo l'ultimo passaggio di questo processo).

Se hai la possibilità, licenziare un dipendente è meglio farlo faccia a faccia in un ambiente privato. Ciò ti consente di impostare un tono serio ma di supporto e di presentare tutto ciò che il dipendente dovrà conoscere, compresi eventuali documenti rilevanti in materia di assicurazione sanitaria, separazione o disoccupazione.

3. Conduci le cattive notizie.

La prima cosa che esce di bocca nella riunione di chiusura dovrebbe essere fai sapere alla persona che è stato lasciato andare. Offrire troppo contesto o lead-up prima del licenziamento stesso potrebbe sembrare maturo, ma alla fine può rendere la conclusione non ufficiale e lasciare il dipendente con troppe cose a cui soffermarsi dopo che se ne sono andati.

Non annullare la decisione di licenziare questa persona se non vengono presentate prove nuove e convincenti. Ma non andare alla ricerca di queste informazioni. Puoi lasciare che il dipendente offra il loro punto di vista, ma è inusuale che invalidi un licenziamento a questo punto del processo.

4. Riferimento ai precedenti obiettivi di rendimento.

La quarta fase di un corretto processo di accensione dipende da qualcosa che si stava (si spera) facendo prima di questo incontro: monitoraggio delle loro prestazioni e supportandoli in ogni fase del percorso. Quando lasci andare qualcuno, è importante che tu alluda educatamente agli avvertimenti e alla guida che hanno ricevuto in vari punti durante il loro impiego.

Con un numero sufficiente di sessioni di coaching, l'incontro di terminazione avrà seguito una riunione di "conseguenza finale", in cui si indicano chiaramente gli obiettivi da raggiungere, il lasso di tempo in cui realizzarli e, soprattutto, le conseguenze se gli obiettivi non vengono raggiunti – cioè la persona perderà il lavoro.

Documentare tutte queste sessioni di coaching in forma scritta prima della riunione di cessazione. Non hai documentazione? Incontra le risorse umane e valuta se mettere la persona su un piano di prestazioni di 30, 60 o 90 giorni prima di separarle ufficialmente dalla compagnia. Questo dà loro la possibilità di migliorare effettivamente, fornendo allo stesso tempo i documenti giusti se alla fine la persona non lo fa.

Il valore di un piano di miglioramento delle prestazioni è, tra le altre cose, quello di garantire che il dipendente non si senta accecato se finisce per essere licenziato. In tutta onestà alla persona, la risoluzione dovrebbe mai vieni sorpreso (a meno che non sia dovuto a un atto eclatante oa parte del ridimensionamento aziendale).

5. Tieni la tua spiegazione breve ma specifica.

Quando si fa riferimento alle performance passate del dipendente, c'è una linea sottile ma importante tra spiegare perché sono stati chiusi e semplicemente farli sentire peggio. Mantieni la tua ragione breve e chiara.

Ad esempio, "Impostiamo [objective X] da realizzare da [date Y] e sfortunatamente questo non è stato raggiunto ". Un feedback più dettagliato su questo obiettivo avrebbe dovuto essere fornito nelle revisioni delle prestazioni.

Ci sono due ragioni per mantenere l'incontro breve:

1. Non vuoi entrare in una discussione o una lunga discussione. La decisione è stata presa e non è negoziabile. Mentre un chiaro feedback è molto importante per la crescita, dovrebbe essere già stato dato a questo punto.
2. Non c'è bisogno di ferire ulteriormente i sentimenti della persona. Il dipendente può sfogare e fare domande, ma solo ascoltare e ripetere il messaggio conciso.

Non dare una lunga lista di fallimenti. Verserà solo sale nella ferita, creerà risentimento e provocherà una discussione.

6. Ascolta e ripeti la tua decisione.

Nonostante i tuoi migliori tentativi di risoluzione rapida e indolore, potresti comunque ricevere lunghe risposte di contestazioni da parte del dipendente. Va bene – dovrebbero sentirsi disposti ad esprimersi. Cosa loro non dovrebbe sento che è ancora in corso la decisione di licenziarli.

Ascolta ciò che il tuo dipendente ha da dire e presta sinceramente attenzione al suo feedback: probabilmente è una conversazione che avrai di nuovo nella tua carriera e il punto di vista del dipendente è prezioso. Ma a meno che non offrano prove sostanziali che c'è stato un errore, continua a reiterare che il loro impiego non è più necessario.

7. Fornire continui documenti sanitari e relativi passaggi successivi.

Definire chiaramente i prossimi passi con il dipendente terminato (sì, ci sono alcuni importanti che è necessario prendere). Il primo è quello di chiarire la data effettiva della risoluzione; in molte aziende, questo significa immediatamente.

Quindi, comunica la tua politica di separazione, se ne hai uno, e spiega come può farlo il dipendente continuare la loro assicurazione sanitaria per un periodo limitato dopo che se ne sono andati. Il Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act del 1986 – comunemente indicato come COBRA – consente ai dipendenti licenziati di estendere la copertura assicurativa sanitaria dopo la partenza. Le risorse umane normalmente passano i documenti di COBRA durante le interruzioni, ma è importante che mostri la tua consapevolezza di questo passaggio cruciale.

Una volta che hai seguito ogni passo successivo con il membro del team, identifica chi li accompagnerà alla loro scrivania per raccogliere le loro cose.

8. Ringrazia il dipendente per i loro servizi e auguro loro buona fortuna.

Il tuo ultimo passo durante una sparatoria è ringraziare la persona per i servizi. Non chiedere scusa, ma dire che desideri che le cose siano andate diversamente e estendere i migliori auguri per il futuro.

Un ultimo consiglio: evitare le interruzioni del venerdì. Il lunedì è ampiamente preferito perché il dipendente può iniziare a creare contatti più facilmente durante la settimana.

Sparare a qualcuno tramite una telefonata non è l'ideale, ma a volte la natura del loro impiego lo giustifica. Forse sono impiegati remoti che non possono facilmente viaggiare in ufficio – e farlo solo per perdere il lavoro renderebbe l'intera conversazione ancora più scoraggiante. Forse sono un freelance per l'azienda, e una breve telefonata è tutto ciò che è necessario per portarli fuori dalla rotazione dell'appaltatore.

Non importa il motivo, c'è un modo giusto per gestire una terminazione per telefono.

1. Avvia una riunione telefonica con il dipendente.

Proprio come faresti per un licenziamento faccia a faccia, assicurati di organizzare un incontro con il dipendente prima della chiamata e assicurati che sia a conoscenza del fatto che stia avvenendo per telefono.

Se hai i mezzi, considera ospitare la chiamata tramite video chat invece, consentendo a te e al dipendente di vedersi l'un l'altro anche se non sono presenti nella stanza con te (è una mossa di integrità, fidati).

Come gesto di cortesia, sii tu che chiami tu stesso l'impiegato e fagli sapere che sarai tu a farlo. Data la natura della telefonata, è più educato fare il più pesante dei sollevamenti per ottenere la chiamata da terra, e avere la chiamata del dipendente al proprio termine può farti sembrare disinteressato a quella che avrebbe dovuto essere una decisione difficile .

2. Presenza di risorse umane (e presentazione).

Assicurati che un membro del tuo team delle risorse umane sia presente alla chiamata con te. Ma perché il dipendente dall'altra parte non saprà che ci sono tre di voi sulla linea, assicuratevi di voi presenta il rappresentante. Le risorse umane potrebbero parlare anche in questa conversazione, e farle interagire casualmente senza che il dipendente sapendo di essere nella stanza possa sembrare maleducato e negligente.

3. Avere i prossimi passi e documenti sanitari pronti per e-mail al dipendente.

Prima di chiamare questo dipendente, lavora con le risorse umane per ottenere i passaggi successivi adeguati e le pratiche sanitarie COBRA pronte per e-mail a loro dopo la fine della chiamata. Essere licenziato dà a un dipendente molto da masticare e dare loro tutte le risorse di cui hanno bisogno per atterrare è cruciale quando non sono nella stanza con te per ricevere queste informazioni.

4. Conduci le cattive notizie.

Hai sentito questo consiglio nei passaggi precedenti per licenziare qualcuno di persona. Bene, lo stesso principio si applica a una terminazione basata sul telefono. Inizia sempre dal fatto che l'azienda si sta separando dal dipendente, indipendentemente dal fatto che quel dipendente sia nella stanza con te o meno.

5. Obiettivi di prestazione di riferimento e dare al dipendente la parola per rispondere.

Alludere agli obiettivi di rendimento passati del dipendente e al modo in cui non sono stati raggiunti, è altrettanto importante in una telefonata così come lo è di persona. Ma perché il membro dello staff non può vedere come si sta svolgendo questa conversazione, dai loro un invito verbale a rispondere una volta che li hai informati delle notizie.

6. Informali che invierai un'email di follow-up.

In attesa di prove da parte del dipendente che il loro rapporto di lavoro non debba terminare, ribadire che la società ha concordato che questa è la decisione migliore per entrambe le parti.

Per minimizzare la resistenza ancora di più e per mantenere la telefonata che si muove nella giusta direzione, informa l'impiegato che lei (o il personale) invierà loro un'e-mail di follow-up con tutta la documentazione necessaria a confermare la loro partenza. Questa è anche la tua opportunità di inviare un documento sanitario elettronico COBRA, che consente al dipendente di sostenere la copertura sanitaria per un periodo limitato dopo l'impiego. Date al vostro rappresentante delle risorse umane l'opportunità di commentare questo documento, se necessario.

Il dipendente ha oggetti personali che sei in ufficio con te? Chiedi al dipendente di confermare e di prendere nota di questa e-mail per spedire ogni articolo al dipendente all'indirizzo desiderato.

7. Ringrazia il dipendente per i loro servizi e auguro loro buona fortuna.

Non indugiare troppo solo perché è una telefonata. Può essere abbastanza difficile chiudere le conversazioni al telefono, e mentre vuoi dare al dipendente il tempo di reagire, non vuoi lasciare troppi silenzi imbarazzanti quando non riescono a vedere tur reazione dall'altra parte della linea (solo un altro motivo per avere questo incontro tramite video chat). Semplicemente, li ringrazio molto per i loro servizi per l'azienda e gli auguro tutto il meglio per i loro sforzi futuri.

Mentre la risoluzione è spesso la cosa migliore per entrambe le parti, alla fine è difficile per la maggior parte delle persone riconoscerla al momento. Quali sono i passaggi sopra riportati che ti aiutano a licenziare il tuo dipendente nel modo più rispettoso possibile. La compassione e l'assicurazione che nulla all'incontro sia una sorpresa sono le chiavi per evitare di bruciare ponti.

Le preoccupazioni in merito alle controversie hanno mitigato le conversazioni di chiusura e hanno aggiunto un'altra dimensione di stress a queste conversazioni già impegnative. Tuttavia, penso che sia importante esprimere alla conclusione che rimpiangi le cose come hanno fatto e auguro al successo della persona in futuro. Quando pensi a come risolvere un dipendente, mantieni il tuo messaggio obiettivo ma il tuo tono umano.

Ho iniziato con la definizione di termine – per portare a termine. Professionalmente, questo è quello che stai facendo. Ma il tono emotivo che hai impostato – uno di cura e rispetto – farà la differenza nel breve e lungo periodo. Non importa quanto sia stato cattivo il membro del team, mostra di avere cuore.

Questo post sul blog ha fornito informazioni progettate per aiutare i nostri lettori a comprendere meglio le questioni legali relative alle risorse umane. Ma le informazioni legali non sono le stesse della consulenza legale – l'applicazione della legge alle circostanze specifiche di un individuo. Sebbene abbiamo condotto una ricerca per garantire che le nostre informazioni siano accurate e utili, insistiamo affinché tu consulti un avvocato se desideri assicurarti che le nostre informazioni e la tua interpretazione sono accurate. Per chiarire ulteriormente, non si può fare affidamento su queste informazioni come consulenza legale, né come raccomandazione o approvazione di alcuna particolare comprensione legale, e si dovrebbe invece considerare questo articolo come inteso solo per scopi di intrattenimento.