Chiedi a qualsiasi atleta professionista o dirigente aziendale come hanno avuto successo e ti diranno che hanno seguito un processo. Individuando quali delle loro abitudini hanno portato al successo, cosa che non accadeva e imparando dai successi e dai fallimenti del passato, potevano migliorare la loro efficienza, efficacia e produttività sul lavoro.
Ma implementare un processo in un'azienda, un dipartimento o anche una squadra è un animale completamente diverso da quello di affinare il tuo processo personale. Con così tante parti mobili, come fai a tenere traccia di ogni aspetto del tuo processo e, più impegnativo ma importante, come lo raffini?
Per quasi 50 anni, i diagrammi del flusso di dati sono stati uno degli strumenti più semplici ed efficaci per le organizzazioni per comprendere, perfezionare e implementare nuovi processi o sistemi. Sono rappresentazioni visive del tuo processo o sistema, quindi facilitano la comprensione e la potatura.
Prima di approfondire il modo in cui i diagrammi di flusso dei dati possono aiutarti a perfezionare i sistemi o i processi della tua azienda, andiamo oltre a quello che è esattamente.
Cos'è un diagramma del flusso di dati (DFD)?
Un diagramma di flusso di dati, o un DFD, è una rappresentazione visiva di qualsiasi processo o flusso di informazioni del sistema. Mappando il flusso di dati del processo o del sistema, i DFD ti aiutano a comprendere meglio il tuo processo o sistema, a scoprire i suoi nodi, a migliorarlo e persino a aiutarti a implementare un nuovo processo o sistema. I DFD possono andare da semplici panoramiche a visualizzazioni complesse e granulari di un processo o di un sistema.
I DFD sono diventati popolari negli anni '70 e sono stati in grado di mantenere il loro uso diffuso essendo facili da capire. La visualizzazione visiva di come un processo o un sistema funziona può attirare l'attenzione delle persone e spiegare concetti complessi meglio dei blocchi di testo, così i DFD sono in grado di aiutare quasi chiunque a comprendere un sistema o elaborare la logica e le funzioni.
Esistono due tipi di DFD: logico e fisico. I diagrammi logici mostrano il processo teorico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, come il luogo da dove provengono i dati, dove va, come cambia e dove finisce.
I diagrammi fisici mostrano il processo pratico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, ad esempio il modo in cui il software, l'hardware, i file, i dipendenti e i clienti specifici del sistema influenzano il flusso di informazioni.
È possibile utilizzare diagrammi logici o fisici per descrivere lo stesso flusso di informazioni o utilizzarli congiuntamente per comprendere un processo o un sistema su un livello più granulare. Ma prima di poter utilizzare un DFD per capire il tuo sistema o elaborare il flusso di informazioni, devi conoscere le notazioni standard oi simboli usati per descriverlo.
Simboli del diagramma del flusso di dati
I simboli Diagramma di flusso dati sono notazioni standardizzate, come rettangoli, cerchi, frecce e etichette di testo breve, che descrivono un sistema o un processo "direzione del flusso di dati, input di dati, output di dati, punti di memorizzazione dei dati e i suoi vari sottoprocessi.
Yourdon & Coad e Gene & Sarson sono i due principali metodi di notazione utilizzati nei DFD e utilizzano entrambi forme ed etichette per rappresentare i quattro elementi principali di un DFD: entità esterna, processo, archivio dati e flusso di dati.
Immagine di credito: Lucidchart
1. Entità esterna
Un'entità esterna, che è anche nota come terminatori, sorgenti, sink o attori, è un sistema o processo esterno che invia o riceve dati da e verso il sistema diagrammato. Sono o le fonti o le destinazioni di informazioni, quindi di solito sono posizionate sui bordi del diagramma.
2. Processo
Il processo è una procedura che manipola i dati e il loro flusso prendendo i dati in entrata, modificandoli e producendo un output con esso. Un processo può farlo eseguendo calcoli e utilizzando la logica per ordinare i dati o modificare il flusso di direzione. I processi di solito partono dalla parte in alto a sinistra del DFD e finiscono nella parte in basso a destra del diagramma.
3. Data Store
I data store conservano le informazioni per un uso successivo, come un file di documenti che è in attesa di essere elaborato. Gli input dei dati fluiscono attraverso un processo e quindi attraverso un archivio dati mentre le uscite dei dati escono da un archivio dati e quindi attraverso un processo.
4. Flusso di dati
Il flusso di dati è il percorso che le informazioni del sistema prendono da entità esterne attraverso processi e archivi dati. Con le frecce e le etichette succinte, il DFD può mostrarti la direzione del flusso di dati.
Ma prima di iniziare a mappare i diagrammi di flusso dei dati, è necessario seguire quattro regole empiriche per creare un DFD valido.
1. Ogni processo dovrebbe avere almeno un input e un'uscita.
2. Ogni archivio dati deve contenere almeno un flusso di dati e il flusso di dati.
3. I dati memorizzati di un sistema devono passare attraverso un processo.
4. Tutti i processi in un DFD devono essere collegati a un altro processo o archivio dati.
I diversi livelli di DFD e il diagramma del flusso di dati a livello di contesto
I DFD possono andare da semplici panoramiche a rappresentazioni complesse e granulari di un sistema o processo con più livelli, numerati da 0 a oltre. Tuttavia, i DFD più comuni e intuitivi sono DFD di livello 0, denominati diagrammi di contesto. Sono descrizioni riassuntive di alto livello del flusso di informazioni attraverso un sistema o un processo, quindi quasi chiunque può capirlo.
I DFD di livello 1 sono ancora panoramiche generali di un sistema o di un processo, ma sono anche più dettagliati: suddividono il nodo di processo singolo del sistema in sottoprocessi. I DFD di livello 2 si immergono ancora più in profondità suddividendo ogni processo in sottoprocessi granulari. Qualsiasi DFD che superi il livello 2 è raro – ci sarebbero troppi dettagli, che vanificano il suo scopo originale di essere facili da capire.
Esempio DFD
I professionisti di vari settori, come l'ingegneria del software, l'informatica, le attività e la gestione e la progettazione dei prodotti, possono utilizzare i DFD per comprendere, perfezionare o implementare un nuovo sistema o processo.
E per aiutarti a sviluppare una comprensione concreta di come si presenta un DFD e di come può semplificare i complessi sistemi e processi della tua organizzazione, ecco un esempio di un diagramma di flusso dei dati a livello di contesto di un sistema di prestito di DVD, come Redbox.
In questo DFD, il cliente è la fonte di informazioni, il sistema di prestito di DVD è il processo, il flusso di dati e l'archivio dati e il negoziante è la destinazione delle informazioni.
Immagine di credito: Lucidchart
Perfezionare il tuo processo
Ogni grande atleta, dirigente, business o servizio non è solo concentrato nel seguire un processo stellare, ma è anche ossessionato dal perfezionamento. Detto questo, creare e affinare un processo efficace è uno dei compiti più impegnativi nel mondo del lavoro. Ma se riesci a valutare il processo della tua organizzazione con i diagrammi del flusso di dati, la tua azienda avrà una solida conoscenza su come padroneggiarlo.
