Una guida per principianti ai diagrammi di flusso di dati

Chiedi a qualsiasi atleta professionista o dirigente d’azienda come hanno avuto successo e ti diranno che hanno padroneggiato un processo. Capendo quali delle loro abitudini hanno portato al successo e quali no, hanno migliorato la loro efficienza, efficacia e produttività sul lavoro.

Ma implementare un processo in un’azienda, in un dipartimento o persino in un team è un animale completamente diverso dall’affinare il proprio processo personale. Con così tante parti in movimento, come si tiene traccia di ogni aspetto del processo aziendale e come lo si perfeziona?

Diagrammi di flusso dei dati fornire alle organizzazioni un modo semplice ed efficiente per comprendere, perfezionare e implementare nuovi processi o sistemi. Sono rappresentazioni visive del tuo processo o sistema, quindi facilitano la comprensione e la potatura.

Prima di approfondire il modo in cui i diagrammi di flusso di dati possono aiutare a perfezionare qualsiasi sistema o processo aziendale, esaminiamo di cosa si tratta esattamente.

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I DFD sono diventati popolari negli anni ’70 e hanno mantenuto il loro uso diffuso essendo di facile comprensione. Mostrare visivamente come funziona un processo o un sistema può attirare l’attenzione delle persone e spiegare concetti complessi meglio di quanto possano fare blocchi di testo, quindi i DFD sono in grado di aiutare quasi chiunque a comprendere la logica e le funzioni di un sistema o di un processo.

Esistono due tipi di DFD: logici e fisici. I diagrammi logici mostrano il processo teorico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, ad esempio da dove provengono i dati, dove vanno, come cambiano e dove vanno a finire.

I diagrammi fisici mostrano il processo pratico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, ad esempio il modo in cui il software, l’hardware, i file, i dipendenti e i clienti specifici del sistema influenza il flusso di informazioni.

È possibile utilizzare diagrammi logici o fisici per descrivere lo stesso flusso di informazioni oppure è possibile utilizzarli insieme per comprendere un processo o un sistema a un livello più granulare. Tuttavia, prima di poter utilizzare un DFD per comprendere il flusso di informazioni del sistema o del processo, è necessario conoscere le notazioni standard oi simboli utilizzati per descriverlo.

Simboli del diagramma del flusso di dati

I simboli del diagramma del flusso di dati sono notazioni standardizzate, come rettangoli, cerchi, frecce ed etichette di testo breve, che descrivono la direzione del flusso di dati di un sistema o processo, input di dati, output di dati, punti di archiviazione dei dati e i suoi vari sottoprocessi.

Esistono quattro metodi comuni di notazione utilizzati nei DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM e Unified. Tutti usano le stesse etichette e forme simili per rappresentare i quattro elementi principali di un DFD: entità esterna, processo, archivio dati e flusso di dati.

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Entità esterna

Un’entità esterna, nota anche come terminatori, sorgenti, sink o attori, è un sistema o processo esterno che invia o riceve dati da e verso il sistema schematizzato. Sono le fonti o le destinazioni delle informazioni, quindi di solito sono posizionate ai margini del diagramma. I simboli di entità esterne sono simili tra i modelli ad eccezione di Unificato, che utilizza un disegno a figura stilizzata invece di un rettangolo, un cerchio o un quadrato.

Processi

Il processo è una procedura che manipola i dati e il relativo flusso prendendo i dati in entrata, modificandoli e producendo un output con essi. Un processo può farlo eseguendo calcoli e usando la logica per ordinare i dati o cambiarne il flusso di direzione. I processi di solito iniziano in alto a sinistra del DFD e terminano in basso a destra del diagramma.

Archivio dati

Gli archivi dati conservano le informazioni per un utilizzo successivo, come un file di documenti in attesa di essere elaborato. Gli input di dati fluiscono attraverso un processo e quindi attraverso un archivio dati mentre gli output di dati fluiscono fuori da un archivio dati e quindi attraverso un processo.

Flusso di dati

Il flusso di dati è il percorso che le informazioni del sistema prendono da entità esterne attraverso processi e archivi di dati. Con frecce ed etichette succinte, il DFD può mostrarti la direzione del flusso di dati.

Prima di iniziare a mappare i diagrammi di flusso di dati, è necessario seguire quattro best practice per creare un DFD valido.

1. Ogni processo dovrebbe avere almeno un input e un output.

2. Ogni archivio dati deve avere almeno un flusso di dati in ingresso e un flusso di dati in uscita.

3. I dati memorizzati di un sistema devono essere sottoposti a un processo.

4. Tutti i processi in un DFD devono collegarsi a un altro processo o archivio dati.

Livelli dei diagrammi di flusso di dati

I DFD possono variare da semplici panoramiche a rappresentazioni complesse e granulari di un sistema o processo con più livelli, a partire dal livello 0. I DFD più comuni e intuitivi sono DFD di livello 0, chiamati anche diagrammi di contesto. Sono panoramiche digeribili e di alto livello del flusso di informazioni attraverso un sistema o un processo, quindi quasi chiunque può capirlo.

Livello 0: diagramma di contesto

Questo livello DFD si concentra sui processi o sulle funzioni di sistema di alto livello e sulle origini dati che fluiscono verso o da essi. I diagrammi di livello 0 sono progettati per essere panoramiche semplici e dirette di un processo o sistema.

Livello 1: decomposizione del processo

Sebbene i DFD di livello 1 siano ancora ampie panoramiche di un sistema o processo, sono anche più dettagliate: suddividono il singolo nodo di processo del sistema in sottoprocessi.

Livello 2: immersioni più profonde

Il livello successivo di DFD approfondisce ulteriormente i dettagli suddividendo ogni processo di livello 1 in sottoprocessi granulari.

Livello 3: complessità crescente

I DFD di livello 3 e di numero superiore sono rari. Ciò è in gran parte dovuto alla quantità di dettagli richiesti, che vanifica il suo scopo originale di essere facile da capire.

Esempi di diagrammi di flusso di dati

I professionisti di vari settori, come l’ingegneria del software, l’IT, l’e-commerce e la gestione e progettazione dei prodotti, possono utilizzare DFD per comprendere, perfezionare o implementare un nuovo sistema o processo.

Ma che aspetto ha in pratica un diagramma del flusso di dati e in che modo aiuta la tua azienda? Di seguito sono riportati tre esempi per contestualizzare l’impatto della DFD.

1. Livello 0 DFD

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Questo DFD di livello 0 fornisce una mappa contestuale di una piattaforma di negoziazione di titoli. I dati fluiscono in una direzione dall’assistente del servizio clienti e dal broker alla piattaforma e in due direzioni dai clienti alla piattaforma e viceversa.

2. Livello 1 DFD

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Questo DFD di livello 1 suddivide il processo del cliente in modo più dettagliato, espandendolo per includere la creazione di account, i prelievi di contanti e le eventuali transazioni di titoli.

3. Livello 2 DFD

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Questo DFD di livello 2 scompone il processo “Effettua ordine” per contestualizzare i passaggi necessari per effettuare un ordine – da un cliente o da un intermediario. Rappresenta anche un centro di borsa di terze parti in cui i dettagli della transazione vengono inoltrati dopo che è stato effettuato un ordine.

1. Selezionare un sistema o un processo.

Inizia selezionando un sistema o un processo specifico che desideri analizzare. Sebbene qualsiasi sistema o processo possa essere trasformato in un DFD, più grande è il processo più complicato è il diagramma e più difficile sarà contestualizzare. Ove possibile, inizia con una piccola funzione o processo che stai cercando di migliorare.

2. Classificare le attività commerciali correlate.

Quindi, categorizzare tutte le attività relative a questo processo in entità esterne, flussi di dati, processi e archivi di dati.

Considera un sistema di ordinazione del cibo da ristorante. I clienti sono entità esterne, il sistema di ordinazione del cibo è un processo e l’interazione tra i clienti e il sistema (che va in entrambe le direzioni) è il flusso.

Vale anche la pena notare? Il sistema di ordinazione funge anche da archivio dati, quindi per un modello SSADA, questo significa disegnarlo come un rettangolo con angoli arrotondati con due linee orizzontali all’interno per rappresentare la sua doppia funzione.

3. Disegna un DFD di contesto.

Ora è il momento di iniziare a disegnare. I DFD possono essere creati a mano, utilizzando modelli gratuiti disponibili online o tramite estensioni del browser.

Inizia con un semplice DFD di livello 0: inizia con il tuo processo o sistema, quindi mappa tutte le connessioni ei flussi di base.

4. Controlla il tuo lavoro.

Prima di immergerti in DFD più complessi, controlla il lavoro che hai già svolto per assicurarti che sia accurato e completo. Se hai perso (o aggiunto) un processo, un’entità o un flusso, i tuoi DFD di livello successivo potrebbero non avere senso e potresti essere costretto a ricominciare da capo.

5. Creare diagrammi figlio.

Per ogni processo o sistema descritto nel tuo DFD di livello 0, crea un nuovo diagramma figlio con le proprie entità e flussi. Alla fine, puoi usare questi diagrammi figlio per connettere i processi insieme.

6. Espandere i processi in DFD di livello 1.

Usando i tuoi diagrammi figlio, dovresti mappare connessioni più approfondite tra ogni processo. Nel caso del nostro esempio di ristorante, ciò potrebbe significare scavare più a fondo nel sistema di ordinazione del cibo e nella sua connessione con fornitori, manager, clienti e personale di cucina.

7. Ripetere se necessario.

Ogni processo, non importa quanto grande o piccolo, può essere reimmaginato come un diagramma di contesto di livello 0 e il ciclo può ricominciare. Ripetere questi passaggi secondo necessità per creare tutti i DFD necessari o suddividere ulteriormente i processi per sviluppare DFD di livello 2, 3, ecc.

Perfezionare il tuo processo

Sebbene non esista un diagramma di flusso di dati “perfetto”, la pratica continua può aiutare a semplificare il processo e offrire una visione critica di ciò che funziona, cosa no e dove la tua azienda può apportare miglioramenti che offrono il maggiore impatto.

La tua migliore scommessa? Ricorda la regola: mantienilo semplice. Inizia con il contesto, crea processi connessi e ripeti se necessario per mappare connessioni, flussi ed entità chiave nella tua organizzazione.