Una semplice guida al miglioramento del processo snello

Ci sono molte aziende là fuori che operano con una mentalità di “Bene, è così che abbiamo sempre fatto.“Sfortunatamente, questo tipo di mentalità chiusa può portare a una grande quantità di sprechi.

Le attività potrebbero non essere necessarie per raggiungere l’obiettivo finale, i processi potrebbero essere ripetuti più volte quando uno sarebbe sufficiente, i dipendenti potrebbero perdere tempo con responsabilità superflue e i materiali potrebbero essere sprecati durante la produzione.

Quando ciò si verifica all’interno di un’organizzazione, la soddisfazione dei dipendenti diminuisce, quindi il fatturato aumenta, la qualità ne risente, quindi la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti diminuiscono e uno sguardo ai libri probabilmente indicherà che l’azienda ha un’emorragia di denaro.

Si potrebbe pensare che questo tipo di inefficienza operativa si verifichi solo nelle grandi aziende e organizzazioni, tuttavia, è altrettanto diffuso nelle piccole e medie imprese e può essere riscontrato in ogni reparto.

L’efficienza è il nome del gioco per le aziende di successo e stai per imparare uno dei modi migliori per trasformare la tua azienda in una macchina snella, meschina e per fare soldi.

Miglioramento del processo snello

Che cos’è il miglioramento del processo snello?

Il miglioramento del processo snello è un concetto originariamente sviluppato da Toyota per ridurre il tempo impiegato dalla ricezione di un ordine alla consegna. Mentre il miglioramento del processo snello viene spesso discusso in un ambiente di produzione, il concetto può essere applicato a servizi, assistenza sanitaria, tecnologia e persino governo.

Considera un reparto marketing che ha più persone che lavorano allo stesso progetto ma non comunicano. Piuttosto che gestire ciascuno un aspetto specifico della campagna, diverse persone affrontano lo stesso compito mentre altre attività non vengono gestite.

Non è un ambiente di produzione tradizionale, tuttavia, il team potrebbe trarre vantaggio dalla creazione di un processo facile da seguire che esamini il prodotto finale desiderato e trovi il percorso più semplice per arrivarci.

L’idea alla base di questo modo di pensare è che quando si guarda al quadro generale, è possibile trovare modi per eliminare gli sprechi, siano essi finanziari, fisici, di tempo o di energia dei dipendenti che potrebbero essere spesi altrove. Questo concetto potrebbe richiedere un po’ di tempo per essere implementato, e va bene così. Non vuole essere una soluzione a breve termine, ma piuttosto un cambiamento dell’intera mentalità e cultura di un’azienda.

Quali sono i vantaggi del miglioramento del processo snello?

Le aziende che incorporano il miglioramento dei processi snelli vedono una serie di vantaggi da questo cambiamento. Questi includono:

• Meno rifiuti
• Meno inventario
• Produttività incrementata
• Qualità migliore
• Clienti più felici
• Meno costi
• Più profitti

Ha perfettamente senso che quando si rimuove la ridondanza, si semplificano i processi e si creano meno sprechi, i profitti aumenteranno. Quando i tuoi clienti riceveranno il loro prodotto più velocemente e con meno problemi, avrai clienti più felici che torneranno e ti consiglieranno ad altri. Con più clienti, i tuoi profitti aumentano ancora una volta.

Se desideri vedere questo tipo di miglioramento nella tua organizzazione, continua a leggere per imparare i passaggi di miglioramento del processo snello.

Come posso integrare il miglioramento del processo snello nella mia attività?

Hai indovinato … c’è un processo per migliorare il processo snello. C’è in realtà una serie di nove passaggi che dovrai implementare per creare questo livello di efficienza nella tua organizzazione. Diamo un’occhiata più da vicino alle fasi di miglioramento del processo snello.

1. Rivedere il processo che si desidera migliorare.

Questo passaggio è essenziale perché se non sai su cosa devi lavorare, non saprai dove concentrare i tuoi sforzi. Per farlo, devi parlare con i dipendenti in prima linea.

L’errore più grande che le aziende commettono durante questo processo è l’implementazione di cambiamenti senza mai parlare con le persone che svolgono il lavoro giorno dopo giorno. Intervista i tuoi lavoratori in prima linea e chiedi loro cosa non funziona bene nella loro routine quotidiana.

2. Identificare quali miglioramenti devono essere apportati.

Una volta identificato ciò che deve essere risolto, è il momento di coinvolgere nuovamente il tuo team. Ci sono ottime possibilità che sappiano già come risolvere il problema e semplicemente non siano stati in grado di implementarlo a causa di una mentalità “Ecco come l’abbiamo sempre fatto”.

3. Attuare le modifiche suggerite.

Come metterete in atto le modifiche? Crea un piano in modo che tutte le persone coinvolte comprendano e comprino il processo. Questo è il modo migliore per garantire il successo a livello di organizzazione.

4. Monitora l’impatto dei cambiamenti sulla tua efficienza.

Anche se sarebbe fantastico se il tuo primo tentativo di esecuzione fosse un successo, la realtà è che una volta che il processo è stato testato sul campo, dovrà essere ulteriormente perfezionato. L’unico modo per farlo è attraverso un costante monitoraggio e rivalutazione. Quando compaiono nuovi problemi, puoi risolverli e apportare le modifiche necessarie.

5. Identificare quali attività aggiungono valore.

Durante questi passaggi, valuterai ogni singola azione e ogni aspetto del tuo processo. Durante questo periodo, devi valutare ogni singola attività per determinare se aggiunge valore al tuo processo o toglie. Se un’attività è ritenuta non necessaria, dovrebbe essere rimossa e il processo testato senza di essa.

6. Limitare il rischio.

La produzione e spesso gli affari, in generale, sono intrinsecamente rischiosi. Questo tempo dovrebbe essere utilizzato per identificare eventuali attività o aspetti rischiosi che fanno parte del processo corrente ed eliminare o semplificare queste attività. Ciò può comportare l’automazione di un’attività o semplicemente la modifica del modo in cui viene eseguita.

7. Standardizzare il processo.

Mentre crei e perfezioni il processo, documenta accuratamente i tuoi progressi. Ciò consente di ripetere il processo, correttamente, da altri dipendenti o, a seconda del processo specifico, da altri team o reparti dell’organizzazione.

8. Garantire la conformità.

Mentre il miglioramento del processo snello dovrebbe essere un cambiamento culturale a livello aziendale, il tuo settore o il tuo organo di governo potrebbe avere metriche, procedure e misurazioni standardizzate specifiche a cui devi aderire. La conformità non può essere sacrificata in nome dell’efficienza.

9. Migliora l’esperienza del cliente.

Nel determinare il successo di un piano di miglioramento del processo snello, i marketer considerano l’esperienza del cliente come “il momento della verità”. In definitiva, qualsiasi miglioramento apportato durante la produzione o il servizio deve arrivare a un impatto positivo sul cliente.

Strumenti di miglioramento dei processi snelli

Mentre intraprendi questo viaggio, hai a disposizione una serie di strumenti. Questi strumenti possono aiutarti a organizzare i tuoi pensieri, identificare i problemi e implementare il tuo piano. I seguenti sono solo alcuni degli strumenti a cui puoi rivolgerti per ricevere supporto.

Proprio come qualsiasi altro strumento, quello che scegli deve essere quello giusto per il lavoro corrente. Se inizi con uno e non trovi che soddisfi le tue esigenze, prova a provarne un altro.

• Perché analisi?: Chiedendo “Come mai?” ripetutamente, puoi identificare la causa principale delle sfide che stai vivendo.
• Diagramma di Ishikawa: noto anche come “diagramma a lisca di pesce” o “diagramma causa-effetto”, consente di esaminare un problema da più angolazioni, comprese misurazioni, materiali, persone, metodi, macchine e ambiente.
• Diagramma di affinità: Funziona benissimo nelle prime fasi dell’implementazione snella in quanto può aiutare a ordinare e organizzare grandi quantità di dati. Identifica il valore che offri al cliente e poi scopri i problemi con i tuoi processi esistenti.
• Analisi FMEA (modalità di errore ed effetti): Individuare i problemi prima che sfuggano di mano può aiutarti a eliminare gli sprechi e risparmiare denaro. Questo strumento consente di esaminare il flusso e identificare i problemi in anticipo.
• Cruscotto 5S: Questo approccio può aiutarti a organizzare il tuo spazio di lavoro per la massima efficienza. Mentre lo strumento originale ha cinque S ‘basate sui termini giapponesi, molte aziende hanno aggiunto una sesta pratica. Questi stanno per:
  • Ordinare
  • Metti in ordine
  • Brillare
  • Standardizzare
  • Sostenere
  • Sicurezza
• Ciclo Plan Do Check Act (PDCA): Crea un miglioramento continuo analizzando ripetutamente un problema, testando un’ipotesi, rivedendo e poi analizzando i risultati e, infine, mettendo in atto il piano una volta che ha avuto successo.

Tecniche di miglioramento del processo snello

Ci sono una serie di approcci che sono stati creati per aiutare nel miglioramento del processo snello. Proprio come gli strumenti, è importante trovare la tecnica giusta per il tuo progetto e la tua organizzazione. Per esempio:

Six Sigma (modello DMAIC)

Con l’obiettivo di ridurre la variazione nei processi, Six Sigma lavora per aumentare la soddisfazione dei clienti sia esterni che interni standardizzando il flusso di lavoro. La Roadmap DMAIC sta per:

1. Definire
2. Misurare
3. Analizzare
4. Migliorare
5. Controllo

Kanban

Queste schede ti consentono di visualizzare il tuo flusso di lavoro e utilizzare la mappatura del flusso di valore per suddividere i tuoi flussi di lavoro in fasi. Avere una rappresentazione visiva del tuo flusso di lavoro e di tutte le attività che lo compongono può aiutarti a identificare le inefficienze.

La condivisione di questa scheda con l’intero team consente a chiunque di interrompere il processo quando si verifica un problema. Ora diventa compito di tutti trovare una soluzione.

Limiti WIP

All’interno delle schede Kanban esiste un concetto noto come WIP Limits o “Work in Progress Limits”. Ogni fase in un flusso di lavoro di una scheda Kanban è rappresentata da una colonna. I limiti WIP ti obbligano a rimanere al di sotto di un numero massimo di elementi di lavoro per ogni fase. Questo può essere per persona, per fase di lavoro o per l’intero progetto.

Avere questi limiti in atto garantisce che le attività correnti siano terminate prima che ne vengano avviate di nuove e aiuta a completare le attività più velocemente.

Considerazioni finali sul miglioramento del processo snello

Ora che hai compreso quanto sia importante il miglioramento del processo snello per un’organizzazione efficiente e di successo, è un buon momento per ribadire che si tratta di un processo continuo. Se tenti di rivedere l’intera organizzazione durante la notte, fallirai senza dubbio e molto probabilmente peggiorerai le cose rispetto a quando hai iniziato.

Identifica le maggiori fonti di inefficienza nella tua organizzazione e individuale per prime, una alla volta, finché non avrai creato un’attività ben funzionante.

Infine, ricorda che i tuoi beni più preziosi sono i dipendenti che si sporcano le mani ogni giorno. Tentare di identificare i problemi e creare soluzioni senza ottenere il loro contributo è come guidare alla cieca quando potresti semplicemente aprire gli occhi.