Come condurre un efficace One-On-One

Condurre un efficace one-to-one può richiedere un po 'di pratica. Ma se segui questo semplice modello, sarai in grado di avere conversazioni produttive con il tuo team che portano a un ROI più elevato e una migliore possibilità di spuntare i tuoi KPI.

L'obiettivo di un incontro uno-a-uno ricorrente tra dipendente e supervisore (che si tratti di un manager, il fondatore, un CEO, ecc.) È che il supervisore scopra come gestire quel dipendente, all'interno della propria filosofia di gestione, in un modo che li aiuta a essere il dipendente più efficace possibile.

Perché tenere una riunione individuale?

• Crea lo spazio per un dipendente per parlare delle loro frustrazioni e suggerimenti
• Costruisce relazioni di gruppo
• Ti mostra quali sono i livelli di stress, morale e coinvolgimento dei tuoi dipendenti
• Ti dà la possibilità di riconoscere le vittorie dei dipendenti
• Stabilisce obiettivi e crea responsabilità
• Aiuta i tuoi dipendenti e te a crescere personalmente e professionalmente
• Mitiga i problemi futuri

Come manager, il modo più importante per condurre un efficace one-to-one è quello di creare uno spazio in cui il dipendente possa aprirsi e condividere. Hai bisogno che siano in grado di parlarti delle loro preoccupazioni o se si sentono bruciati.

Come dipendente, il loro ruolo principale è quello di entrare in uno contro uno in uno spazio aperto e onesto. Devono essere in grado di essere trasparenti su come questo lavoro li sta influenzando e se si sentono positivamente o negativamente sui loro progetti e collaboratori.

Qui a DigitalMarketer, ogni dipendente ha un settimanale uno a uno, quindi abbiamo deciso di costruire 4 passaggi per capire esattamente come condurre un efficace uno a uno.

Passaggio n. 1: comprendere l'obiettivo della riunione

In qualità di supervisore della riunione, è tuo compito assicurarti che entrambe le parti (incluso) conoscano lo scopo di questa riunione ricorrente. Avere un incontro che viene capito in tempo reale è inefficiente e impossibile da preparare.

Ad esempio, l'obiettivo dell'incontro dovrebbe essere quello di discutere:

1. Le prestazioni del dipendente
2. Suggerimenti del dipendente
3. Quanto è felice o infelice il dipendente con le attività correnti

Prima di andare dal tuo dipendente con l'idea di uno a uno, assicurati di poter riempire questo spazio vuoto:

L'obiettivo di questo one-to-one è discutere ___________________, __________________ e __________________.

Passaggio 2: pianificare un orario di incontro ricorrente

La riunione one-to-one deve essere una riunione di opt-out, non di opt-in. Spieghiamo questo. La riunione ricorrente dovrebbe essere impostata per ogni settimana, mese o trimestre (qualunque cosa abbia più senso per i dipendenti e il modello di business). È programmato nel calendario e tutti partecipano automaticamente alla riunione.

Ciò significa che non viene respinto a settimane dalla data originariamente programmata, o peggio, non succede mai. È sul calendario ed entrambe le parti stanno elaborando il loro programma attorno a quella riunione.

Quando hai la possibilità di annullare l'iscrizione, quando entrambe le parti sanno che la riunione non è necessaria. Ad esempio, forse l'incontro non è necessario questo mese perché tutti i problemi discussi nell'ultima riunione sono stati risolti, tutte le attività sono in programma e ha più senso dedicare tempo agli obiettivi del progetto.

Ma anche se la riunione non è necessaria, è importante che tu sia sempre in grado di dire: "La mia riunione ricorrente con [EMPLOYEE NAME] è previsto per ____ / ____ / ____ alle __: __. ”

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Passaggio n. 3: preparare un'agenda della riunione

La tua agenda è come il tuo itinerario di viaggio. È ciò che ti tiene in pista e ti assicura di arrivare in aeroporto in tempo per prendere il tuo volo. Se tu e il tuo dipendente prendete una tangente della durata di 30 minuti circa solo un punto di discussione della riunione, la riunione di un'ora programmata intende:

• Esegui molto più a lungo del previsto
• Non toccare i punti essenziali che devono essere discussi

È necessario un programma a cui attenersi con intervalli di tempo liberi di quanto dovrebbe essere lunga ogni conversazione, ad esempio per riassumere le piccole e grandi vittorie di un dipendente richiederà circa 10 minuti. La risposta del tuo dipendente a domande come "Dove vedi possiamo migliorare il nostro processo di imbarco in modo da ridurre l'attrito?" Potrebbe richiedere più tempo.

Identifica le parti della discussione che puoi esaminare rapidamente e le parti che richiedono tempo.

Non sei sposato con questo modello temporale, ma puoi usarlo come modello e modificarlo per adattarlo alla tua discussione.

Prima parte: 10 minuti

• Chit-chat informale e raggiungi
• Parla delle vittorie dei dipendenti

Seconda parte: 10 minuti

• Parla di come si sente il dipendente riguardo alle attività assegnate, alla gestione delle attività, al carico di lavoro, ecc.

Terza parte: 30 minuti

• Preoccupazioni dei dipendenti e revisione della larghezza di banda mentale
• Chiedere al dipendente che tipo di soluzioni sono necessarie per migliorare la propria esperienza
• Dare al dipendente il tempo di parlare di ciò che ritengono importante

Quarta parte: 10 minuti

Chiedi al dipendente un feedback su:

• Come puoi migliorare come manager
• Come questi incontri possono essere migliorati

Passaggio n. 4: creare un piano di azione e responsabilità

Che cos'è un'azienda senza un piano? La seconda parte più importante di questo incontro, oltre a creare uno spazio vulnerabile per consentire ai dipendenti di aprire e condividere feedback, è assicurarsi che venga fatto qualcosa al riguardo.

La riunione dovrebbe concludersi con un piano di azione e responsabilità inviato in un'email di follow-up. Nuovi compiti e obiettivi che stanno per essere completati devono aver fissato le scadenze e tutto ciò che deve essere verificato alla prossima riunione deve essere annotato.

Prima di passare al prossimo one-to-one con un altro dipendente o tornare a lavorare sull'elenco delle attività, è necessario impostare il piano.

Ecco un modello per un'e-mail di follow-up:

"Ciao [EMPLOYEE NAME]!

Grande chiacchierata oggi. Sono felice che siamo riusciti a connetterci e ti ringraziamo per la tua onestà e trasparenza. Ecco di cosa abbiamo discusso e come inizieremo a implementarlo immediatamente.

Abbiamo parlato di:

_______________ e sarà completato da __ / __ / __ alle __: __ (assegnato a te)

_______________ e sarà completato da __ / __ / __ alle __: __ (assegnato a te)

_______________ e sarà completato da __ / __ / __ alle __: __ (assegnato a te)

_______________ e sarà completato da __ / __ / __ alle __: __ (assegnato a me)

_______________ e sarà completato da __ / __ / __ alle __: __ (assegnato a me)

Abbiamo anche parlato di _____________ e di come migliorare le prestazioni lavorative. Diamo una prova di una settimana e torniamo indietro via email la prossima settimana su __ / __ / __. Se funziona bene, continueremo e se dovremo migliorare, lo faremo.

Infine, abbiamo parlato di come potrei migliorare come manager e team leader. Apprezzo molto il tuo feedback. Ecco cosa ho intenzione di fare per incorporarlo nel mio programma:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Il prossimo one-to-one è programmato per __ / __ / __ alle __: __.

Fammi sapere se hai domande su questa email o se c'è qualcosa che ho perso.

[YOUR NAME]”

Ora conosci i 4 passaggi per condurre un efficace one-to-one. Come azienda leader, sai già che ogni concetto e strategia deve essere adattato alla tua attività. Usa le parti di questo modello che hanno senso per la tua attività e aggiungi e migliora le parti che ti aiuteranno a eseguire operazioni dirette produttive ed efficienti.

I tuoi dipendenti sono la chiave per il successo. Investi in loro con il tuo tempo ed energia attraverso uno a uno e la tua azienda vedrà i risultati.

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